Önceliklendirme İpuçları: Yapılacaklar Listenizi Yönetmenin 8 Yolu
Yapılacaklar Listenize Hâkim Olun: Önünüzdeki en etkili faaliyetlere odaklanın ve çabalarınızı en değerli sonuçlara yönlendirin—bunu listenizdeki maddeleri düzenleyip sıralayarak yapabilirsiniz.
En Önemli İşle Başlayın: Günün hemen başında listenizdeki en büyük ve en zor görevi tamamlayarak, yani "en zor işle başlayarak" zihninizde ve zamanınızda alan açın.
Yavaş Üretkenliği Deneyin: Acele etmek ve görevler arasında sürekli geçiş yapmak; hatalar, yeniden çalışma ve geçişler arasında beyninizin uyum sağlaması için gereken süre nedeniyle işin tamamlanmasının daha uzun sürmesine yol açabilir.
Bir proje yöneticisi olarak, devasa yapılacaklar listenizi (ekibinizin yapılacaklar listelerini yönetmenin yanı sıra) ele almaya yabancı değilsiniz. Milyonlarca farklı yöne çekilirken nereden başlayacağınıza karar vermek zor olabilir. İşte daha stratejik düşünmenize ve işleri halletmenize yardımcı olacak en iyi ipuçlarımdan ve püf noktalarımdan bazıları.
1. Eksiksiz Bir Liste Oluşturun
Neden İşe Yarıyor: Ağaçlardan ormanı göremediğinizi anlatan ifadeyi bilirsiniz. Eksiksiz bir listeyle başlamak, ormanı ve ağaçları birlikte görmenizi sağlar; böylece gerçekten ele alınması gereken en önemli konunun ne olduğuna ve nelerin daha sonraya bırakılabileceğine karar verebilirsiniz.
Birkaç farklı proje üzerinde çalışıyorsanız veya birden fazla paydaşa rapor veriyorsanız, eksiksiz bir liste önceliklerinizi belirlemenize ve nereden başlayacağınıza karar vermenize yardımcı olabilir. Buradaki amaç herkesi mutlu etmek değil; sınırlı kaynaklarınızı (yani zamanınızı ve enerjinizi) nasıl kullanacağınıza dair en iyi kararları vermektir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nasıl Başlanır: Üzerinizdeki her şeyi listeleyin ve zihninizdekileri tamamen boşaltana kadar bunları öncelik sırasına koyma konusunda endişelenmeyin.
Eksiksiz bir listeniz olduğunda, maddeleri en önemliden en az önemliye doğru sıralamaya başlayabilirsiniz. Hızlıca tamamlayabileceğiniz veya devredebileceğiniz maddeler bulursanız, bunları hemen yapın; bu yalnızca bir bonus.
2. Kurbağayı Yiyin
Neden İşe Yarıyor: Kurbağayı yemek, listenizdeki en zor veya en korkutucu görevleri önce ele almak anlamına gelir. Listenizdeki en çetin maddeyle başlayarak, aksi takdirde bu gözünüzde büyüyen görev tarafından dağılabilecek zihinsel alanı serbest bırakırsınız. Ayrıca, özellikle liste uzun olduğunda, listedeki diğer maddeleri de (kurbağayı yedikten sonra) birer birer tamamlamanıza yardımcı olacak bir ivme kazanırsınız.
Nasıl Başlanır: Listenizi alın (birinci püf noktasına bakın) ve en önemli görevi seçin. Bu görevi daha küçük ve yönetilebilir adımlara bölün; ana görevi tamamlayana kadar bu adımları tek tek işaretleyin. Görevi daha küçük adımlara bölmek, zihinsel açıdan bunaltıcılığını azaltır ve yönetilmesini kolaylaştırır.
3. Her Şey Acilse Hiçbir Şey Acil Değildir
Neden İşe Yarıyor: Proje ekibi üyelerinin, müşterilerin ve paydaşların acil görevler, sorular veya ihtiyaçlarla aynı anda size gelmesi bunaltıcı ve gürültülü bir ortam yaratabilir. Uygun öncelik düzeylerini belirlemek ve hayır demeyi öğrenmek zorunlu hâle gelir. Sizin en yüksek önceliğinizi düşünün; her şey önemliyse donup kalabilir veya yanlış şeylere odaklanabilirsiniz.
Nasıl Başlanır: Ekibe aciliyet tanımınızı öğretin. Örneğin, birisi bilgi veya geri bildirim için sizi bekliyorsa ve bu durum, zaman çizelgesini tehlikeye atabilecek şekilde işini tamamlamasını engelliyorsa, evet, bu acildir. Dikkat dağıtıcı unsurlara kapılma olasılığınızı azaltmak amacıyla günlük önceliklerinizi yapılandırmak için Ivy Lee yöntemini de kullanabilirsiniz.
Talepte bulunan kişiye bir şeyin acil olup olmadığını nasıl belirlediğinizi açıklayın ve aynı fikirde olduğunuzdan emin olun. Böylece daha sonra ortaya çıkan bir ayrıntı, aciliyeti yanlış anladığınızı düşünmenize yol açtığında kendinizi sorgulamaz veya kötü hissetmezsiniz.
Örneğin, bir müşteri için özel bir yazılım geliştirme projesini yönetiyordum. Baş mühendisim, müşterinin ekibinin test edebilmesi için bir geliştirmeyi tamamlamaya çalışıyordu. Bu sırada müşteri, yazılımı kullanırken kendisini rahatsız eden küçük bir sorunu düzeltmek için iş listesinde bekleyen başka bir görev olduğu için hayal kırıklığı yaşıyordu.
Ancak mühendis, test için geliştirmeyi önce tamamlayarak müşteriye lansmandan önce test yapması için daha fazla zaman tanıdığını ve yardımcı olduğunu düşünüyordu. Durumu, sonraki kontrol toplantılarında öncelikleri müşteriyle doğrulayarak çözdük.
4. Mümkün Olduğunda Son Tarihlere İtiraz Edin
Neden İşe Yarar: Ekstra nefes alma alanı, daha üretken ve etkili olmanıza yardımcı olabilir ve önceliklerin çatışmasından kaynaklanabilecek bunalmışlık hissini azaltabilir.
Nasıl Başlanır: Öncelik listenize bakarak işleri yeniden düzenleme konusunda kendinize yetki verebileceğiniz fırsatları değerlendirin. Bir önceliklendirme matrisi, taşınabilecek öğeleri belirlemek için görevleri aciliyet ve önem düzeylerine göre kategorilere ayırmanıza yardımcı olabilir. Bir şey bulamazsanız, nelerin ayarlanabileceği hakkında ekip üyelerinizle veya paydaşlarınızla konuşun. Çoğu zaman işler düşündüğümüz kadar acil değildir. İtiraz etmek ve dışarıdan bir bakış açısı edinmek faydalı olabilir.
Listenizdeki öğeleri erteleyemiyorsanız, başka nereden zaman kazanabileceğinize bakın. Her toplantıda bulunmanız gerekiyor mu? Gününüzde yapılacaklar listenize odaklanmak için fazladan yarım saat veya bir saat bile son derece faydalı olabilir. Bu, size daha fazla odaklanma zamanı kazandırır ve bağlam değiştirmeniz gereken başka bir durumu ortadan kaldırır (bu, üretkenliği kötü etkilediği herkesçe bilinen bir durumdur).
5. Hızlanmak İçin Yavaşlayın
Neden İşe Yarar: Görevleri aceleyle tamamlamaya ve sürekli olarak bağlam değiştirmeye çalıştığınızda, kritik ayrıntıları unutma veya hatalar yapma olasılığınız artar ve bu da yeniden çalışmaya yol açar. Listenizi daha hızlı tamamlamak için yavaşlayın; hataları düzeltmeye ya da daha kötüsü, bir görevi tamamlamayı, onay almayı veya bir kaynak atamayı unuttuğunuz için proje zaman çizelgelerini değiştirmeye fazla zaman harcamanız gerekmez.
Nasıl Başlanır: Takviminizde zaman blokları oluşturun ve her görev için tamamlamaya yetecek kadar zaman bırakarak belirli süreler ayırın. Örneğin, ilk toplantınızdan önce düşünerek yanıt vermeye yeterli zamanınız olduğundan emin olmak için sabahları e-postalarınızı gözden geçirmek üzere bir saatlik bir zaman bloğu oluşturabilirsiniz.
6. Takvimler ve Hatırlatıcılar İçin Proje Yönetimi Araçlarını Kullanın
Neden İşe Yarar: Öncelikleri yeniden düzenlerken önemli görevleri gözden kaçırmayın. Zihninizde (veya kalem ve kâğıt kullanan biriyseniz notlarınızda) yer açmak için bunları proje yönetimi yazılımınızda veya görev yönetimi sisteminizde tutun. Gerekirse son tarihleri haftalar veya aylar sonrasına ayarlayın; gelecekteki siz, zamanında gelen hatırlatıcılar için minnettar olacaktır.
Nasıl Başlanır: Kendi görevlerinizi projeleri yönettiğiniz araçta takip ederek işinizi yapmak için gereken birden fazla şeyi birden fazla yerde aramak zorunda kalmazsınız; bu da bilişsel yükü azaltır. Aracınızı işleri tamamlamak için tek durak noktası hâline getirmek üzere görevlerinizi yönetirken ihtiyaç duyacağınız kaynaklara veya belgelere bağlantılar ekleyin.
7. Kapasitenizi Belirlemek İçin Veri Toplayın
Neden İşe Yarar: Sürekli olarak bunalmış veya aşırı yük altında hissediyor olabilirsiniz; peki hâlâ üretken misiniz? Birkaç hafta, hatta birkaç ay boyunca yapılacaklarınızı takip edin. Her gün kaç görevi tamamlıyorsunuz ve kaç görev ekleniyor? Size verilen işler tamamlayabileceğinizden daha hızlı artıyor ve giderek daha fazla geride kaldığınızı hissediyorsanız, bunu kanıtlamak için veri toplayın.
Bu veriler, bir proje koordinatörü veya başka bir proje yöneticisi biçiminde ek destek talebinizi gerekçelendirmenize yardımcı olabilir. Bu gerekli görünmüyorsa, zamanınızı daha iyi yönetme konusunda koçluk alma veya yeni zaman yönetimi tekniklerini deneme zamanı gelmiş olabilir.
Nasıl Başlanır: Günlük yapılacaklar listenizi belirli bir renkle renklendirin (veya ilk görevlerinizi vurgulamak için proje yönetimi yazılımınızın işlevini kullanın). Listenize ekleme yapmanız gerekirse farklı bir mürekkep rengi kullanın veya görevleri uygun şekilde etiketleyin. Gününüz ilerledikçe her görevin ne kadar sürdüğünü de ekleyebilirsiniz. İşten uzak kaldığınız süreleri (örneğin yemek veya mola saatlerini) not etmeyi unutmayın.
Her günün sonunda, yapılacaklar listenizin ne kadarını tamamladığınızı ve listenin tamamını bitirmek için kaç saate daha ihtiyaç duyacağınızı not edin. Birkaç saate daha ihtiyacınız olabilir; ancak görevler bekleyebiliyorsa, bu durum aşırı iş yükünüz olduğunu savunmak için yeterli olmayabilir.
Her gün tamamladıklarınızla tamamlamanız gerekenler arasındaki farkın ne kadar olduğunu görmek için bu çalışmayı tekrarlayın. İş yoğunluğunda iniş çıkışlar olabilir (her gün aynı iş hacmine sahip değildir). Aradaki farkı görmek için bu çalışmayı hem yoğun sezonunuzda (varsa) hem de iş hacminin daha düşük olduğu bir dönemde yapmak isteyebilirsiniz.
İşletmenizde yoğun ve durgun dönemler arasında büyük farklılıklar varsa, başka bir tam zamanlı ekip üyesi işe almak yerine yoğun dönemlerde geçici destek getirme konusunu liderlik ekibinizle görüşün. Bir yükleniciyseniz, bu çalışma aynı anda kaç saatlik işi veya projeyi üstlenebileceğinizi belirlemenize yardımcı olabilir.
8. Beden Eşlemeyi Deneyin
Neden İşe Yarar: Dikkatiniz dağılıyorsa ve odaklanmak için yardıma ihtiyacınız varsa, bir iş arkadaşınızla veya küçük bir grupla sessizce çalışmak yardımcı olabilir. Beden eşleme olarak bilinen bu teknik genellikle DEHB'si olan kişilere önerilse de bu tanıya sahip olmasanız bile fayda görebilirsiniz.
Bir proje yöneticisi olarak, kendinizi ilgilenmekten pek de heyecan duymadığınız, sıkıcı ve pek de cazip olmayan görevlerden oluşan bir listeyle karşı karşıya bulabilirsiniz. Birinin bunları yapması gerekiyor ve biraz dış motivasyona ihtiyaç duymanızda sakınca yok.
Nasıl Başlanır: Bir iş arkadaşınızı bulun veya bir Zoom odası oluşturun. Çalışma oturumunuz için bir zaman sınırı belirleyin ve oturumu her seferinde yaklaşık bir saatle sınırlayın. Oturum için amacınızı belirleyin. Örneğin bu, zaman çizelgelerini denetlemek, yeni bir proje zaman çizelgesi oluşturmak veya geriye dönük değerlendirme şablonlarınızı güncellemek olabilir.
İşe koyulun ve iş arkadaşınızın da aynısını yapmasına izin verin. Süreniz dolduğunda, ne yaptığınızı (veya yapamadığınızı) iş arkadaşınızla paylaşın. Tüm görevlerinizi tamamlayana kadar gerektiği kadar tekrarlayın.
Daha Fazla İçgörü İçin Digital Project Manager Topluluğuna Katılın
Proje yönetimi ve üretkenlik konusundaki en iyi uygulamalar hakkında daha fazla pratik ipucu veya içgörü istiyorsanız, topluluğumuza katılın ve akranlarınızla etkileşim kurabileceğiniz Slack çalışma alanımıza erişim sağlayın.
