Daha İyi Bütçeler Oluşturmanıza Yardımcı Olacak 5 Zaman Takibi İpucu
"Çalışma süresi", zaman çizelgemi doldurmak için oturana kadar her zaman oldukça basit bir şey gibi görünür. O e-postayı hazırlamak için gerçekten 45 dakika mı harcadım, yoksa düşüncelere dalıp Taylor Swift'e eşlik ederek mi şarkı söylüyordum? (Yargılamayın.)
Zaman takibi bir angarya gibi gelebilir, ancak aynı zamanda kesinlikle faydalıdır. Bir proje ekibinin zamanını nasıl harcadığını anlamanıza, bir şeyin tamamlanmasının ne kadar süreceğini belirlemenize ve hatta ödeme almanıza yardımcı olabilir (merhaba, faturalandırılabilir saatler!). Proje yönetiminde zaman ve para, Taylor Swift ile harika şarkı sözleri kadar yakından iç içedir. (Cidden, yargılamayı bırakın.)
Bir Projede Harcanan Çalışma Süresini Nasıl Takip Edersiniz?
Çalışanların projelerde harcadığı zamanı takip etmek için kullandığım birkaç yöntem var. Kullandığım yöntem, sözleşmenin veya iş kapsamının nasıl yazıldığına ve iş için faturalandırma yapabilmek adına nelere ihtiyaç duyduğumuza bağlıdır.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Yaklaşık tahmin: Bu yöntemi şirket içi projeler için veya sözleşme sabit fiyatlı olduğunda kullanırım. Her bir kişinin görevleri için kaç saat harcadığını ve projeyi tamamlamamızın ne kadar sürdüğünü anlamak isterim. Saatleri raporlamayacağım için zaman takip aracı kullanmam veya ekipten zamanlarını kaydetmesini istemem.
- Kişi bazında zaman takibi: Saatlik ücretlendirme yaparken bu yöntemi kullanırım. Faturalandırma için gerektiğinde rapor alabilmem amacıyla ekibin proje üzerinde harcadığı tüm zamanı bir zaman takip aracında izlemesi gerekir. Bunun için zaman takip yazılımı kullanabileceğiniz gibi faturalandırma özellikleri içeren kaynak yönetimi yazılımını da kullanabilirsiniz.
- Görev bazında zaman takibi: Birden fazla ekip üyesinin disiplinler arasında belirli özellikler üzerinde çalıştığı bir çevik proje gibi bazı durumlarda, ekipten zamanını belirli bir özelliğe göre takip etmesini isteyebilirim. Bu, gelecekteki sprintler için bütçelerin ayarlanması gerekip gerekmediğini belirlemeye yardımcı olabilir.
Çalışma Saatlerini Takip Etmek İçin İyi Bir Uygulama Nedir?
Proje çalışmaları için harcanan zamanı takip etmek amacıyla kullanılabilecek birçok uygulama vardır. Bağımsız bir zaman takip yazılımı arıyorsanız önerebileceğimiz birkaç seçenek bulunuyor. Takviminizle senkronize olabilen ve sizin adınıza otomatik zaman girişleri oluşturabilen bir zaman takip sistemi aramak genellikle faydalıdır.
Ayrıca, yerleşik zaman takibi özelliğine sahip proje yönetimi araçlarını kullanmayı da düşünebilirsiniz. Bu özellikler, proje zaman tahminlerini gerçek zamanlı verilerle karşılaştırarak takip etmenizi sağlar. Görev bilgilerinizi ve zaman takip bilgilerinizi tek bir yerde bulundurmak; raporlama, gerçek zamanlı verilere dayalı tahmin ve bütçeleme konularında yardımcı olabilir.
Bütçeleme İçin Zaman Takibini Kullanmanın 5 Yolu
1. Benzer Tahminler Oluşturun
Projelerden ve görevlerden elde edilen veriler, gelecekteki projeler için tahminler oluşturmanıza yardımcı olabilir. Örneğin, bir web sitesi yeniden tasarımının başlangıcında bir tasarımcının araştırma yapmak, duygu panosu ve desen kitaplığı oluşturmak için ortalama 10 saate ihtiyaç duyduğunu biliyorsanız, yeni iş için ilk teklifinizi hazırlarken daha küçük bir site için 8 saat, daha büyük ve daha karmaşık bir site içinse 12 saat tahmin edebilirsiniz.
2. Kaynakları Nasıl Tahsis Edeceğinizi Belirleyin
Zaman takip verileri, proje bütçesini oluşturmanıza ve kaynaklarınızı nasıl tahsis edeceğinizi belirlemenize yardımcı olarak proje planlamasına katkıda bulunabilir. Daha sıkışık bir zaman çizelgeniz ve daha yüksek bir bütçeniz olduğunu biliyorsanız, daha kıdemli geliştiricinizi görevlendirmek isteyebilirsiniz.
Bu kişi, daha kıdemsiz bir kaynağa göre daha yüksek bir saatlik ücret üzerinden faturalandırılabilir; ancak işi daha verimli bir şekilde tamamlayabilir. Bu tür bir kaynak yönetimini gerçekleştirmek yalnızca iyi zaman takip verileriyle mümkündür.
3. Ölçütler Belirleyin
Zaman takibi, proje çalışmaları için daha doğru bütçeleme sağlayabilecek ölçütler belirlemenize yardımcı olabilir. Her etkinlik için bir zaman bütçesine sahip olmak, bir projeyi tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz süreyi daha iyi tahmin etmenizi sağlar.
Bu ölçütler rollere de bağlı olabilir. Örneğin, ekibinizde kıdemsiz tasarımcılar ve daha kıdemli tasarımcılar varsa her rol için farklı ölçütler belirleyebilirsiniz. Kıdemsiz tasarımcıların bir açılış sayfasını tasarlamak için genellikle üç güne ihtiyaç duyduğunu, ancak kıdemli bir tasarımcının bunu bir buçuk günde tamamlayabilmesi gerektiğini söylemek adil olabilir. Daha iyi zaman takibinin gelecekteki proje planlamasını nasıl geliştirdiği hakkında daha fazla bilgi edinin.
Proje tahminini oluştururken, proje başladıktan sonra ortaya çıkabilecek revizyonlar ve müşteri geri bildirimleri için gereken süre ile diğer gereksinimler gibi projedeki ayrıntıları hesaba katacak şekilde biraz pay bırakmayı unutmayın! Bu sayede yeni proje belirlediğiniz kıstasları aşarsa kârlılık zarar görmez.
4. Projeler İçin Zaman Yönetimi
Geçmiş performans gelecekteki performansın her zaman iyi bir göstergesi olmasa da ne beklemeniz gerektiği konusunda oldukça iyi bir fikir verebilir. Zaman takibini sürdürmek, geleceği planlayabilmeniz için size iyi veriler sağlar. Ekibinizin belirli bir görevi üç günden kısa sürede tamamlayamadığını biliyorsanız, bu görev yeni bir projede gündeme geldiğinde en az üç gün (ideal olarak dört veya beş gün) planladığınızdan emin olun.
Ekipler birden fazla proje üzerinde çalışırken zaman yönetimi kritik önem taşır. Bu, Tetris oynamaya benzer. Tüm işlerin zamanında tamamlanmasını sağlamak için her ekip üyesinin görevlerini acele etmeden veya sürekli fazla mesai yapmak zorunda kalmadan tamamlayabileceği yeterli zamana sahip olduğundan emin olmalısınız.
İlk durum özensiz çalışmaya, ikincisi ise büyük olasılıkla ciddi bir tükenmişliğe yol açar. Geçmiş zaman takibi verilerini mevcut projelerde zamanı yönetmeye yardımcı olması için kullanmak, bunun gerçekleşmesini önleyebilir—bu, zaman takip yazılımının önemli bir faydasıdır.
5. Doğru Zaman Kayıtları Almak İçin Zaman Takibini Zahmetsiz Hale Getirin
Zaman takibi söz konusu olduğunda, hiç kimse görev veya proje değiştirdiğinde her seferinde “mesai kartı basmak” için çalışma gününden zaman ayırmak istemez. Bu nedenle en doğru verileri elde etmek ve ekip üyelerinizin zaman çizelgelerini gerçek zamanlı olarak oluşturmasına olanak tanımak için bazı otomasyonları deneyin.
Daha önce de incelediğimiz gibi, bazı zaman kaydı uygulamaları popüler proje yönetimi yazılımları ve proje bütçesi yazılımları ile entegrasyonlara sahiptir veya doğrudan web tarayıcınıza entegre edilebilir. Ekibiniz için zaman takibini ne kadar kolaylaştırırsanız, özellikle de zaman takibinin kötü olduğu düşüncesine sahiplerse, kurallara o kadar çok uyacak ve elinizde o kadar doğru veriler olacaktır.
Bu önemlidir, çünkü insanlar gün içinde uygulamalar arasında ne kadar çok geçiş yapar veya pencereler arasında ne kadar çok gidip gelirse işlerini tamamlamak için o kadar fazla zamana ihtiyaç duyar.
Bu konuyla ilgili Harvard Business Review'daki bir makalede şöyle deniyor: “Ortalama olarak bir geçişin maliyetinin iki saniyeden biraz fazla olduğunu ve veri kümesindeki ortalama kullanıcının her gün farklı uygulamalar ve web siteleri arasında yaklaşık 1.200 kez geçiş yaptığını tespit ettik. Bu, bu işlerde çalışan kişilerin yeni bir uygulamaya geçtikten sonra yeniden odaklanmak için haftada dört saatin biraz altında zaman harcadığı anlamına geliyor. Bir yıl boyunca bu süre beş çalışma haftasına, yani yıllık çalışma sürelerinin %9'una denk geliyor.”
Daha fazla zaman takibi en iyi uygulamasını burada bulabilirsiniz.
Sırada Ne Var?
Ekiplerin zamanı doğru şekilde takip ettiğinden ve böylece bütçeyi ve tahminleri doğru hazırlayabildiğinizden nasıl emin oluyorsunuz? DPM Üyeliği ile 100'lerce dijital proje yöneticisinin bulunduğu Slack'te sohbete katılın!
