Bir Ajans Kuracak Olsaydım Kullanacağım Araç Yığını
Her ajans liderinin araçlar hakkında fikirleri vardır — genellikle hantal geçişler, terk edilmiş platformlar ve karşılığını hiçbir zaman vermeyen abonelikler yoluyla, zor deneyimlerle edinilmiş fikirler. Bu nedenle ajans kurucularına, yöneticilerine ve danışmanlarına daha yararlı bir soru sorduk: Bugün bir ajansı sıfırdan kuruyor olsaydınız, gerçekten neyin etrafında şekillendirirdiniz?
Yanıtları birkaç ortak tema üzerinde birleşti: Hiç kimse her şeyi yapan tek bir araç istemiyor ve neredeyse herkes bütçeleme, sabit ücretli sözleşmeler ve kapasite planlaması gibi kullanım alanlarına ajanslara özgü uyum sağlayan yalın bir temel istiyor. Ayrıca giderek daha fazla kişi yapay zekâyı teknoloji yığınındaki başka bir uygulama olarak değil, tüm yapıyı bir arada tutan bağ dokusu olarak değerlendiriyor.
Merkezle başlayın: Ortada bir PM aracı veya CRM
İlk karar, hangi araçların satın alınacağı değil — merkeze neyin yerleştirileceğidir. Agency Advisor'dan Mat Bennett, yanıtın kurduğunuz ajansın türüne bağlı olduğunu söylüyor. "Bazı ajanslar sistemlerinin merkezinde CRM bulundurmaya daha uygun görünürken, diğerleri için bu araç PM aracı olabilir," diye açıklıyor. İlişki odaklı ajanslar için CRM tercihi, "iyi yapılandırılmış, hızlı, bağlanabilir ve fiyatlandırma sürprizleri olmadan kolayca genişletilebilir" olarak tanımladığı Attio. Proje yönetiminin kilit unsur olduğu ajanslar içinse Plane.so'yu takip ediyor ve "API öncelikli, net bir veri modeline sahip ve 'sömürgeleştirme, bağlan' yaklaşımını benimsiyor. Bana göre bunların hepsi yeni nesil sistemlerin ayırt edici özellikleri," diyor. Yol gösterici ilkesi her iki durumda da geçerli: "Her şeyi yapacak tek bir araca ihtiyacım yok. Her aracın yalnızca kendi işini mükemmel şekilde yapmasına ihtiyacım var."
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Her şeyi yapacak tek bir araca ihtiyacım yok. Her aracın yalnızca kendi işini mükemmel şekilde yapmasına ihtiyacım var.
Merkezde bir PM aracı bulunacaksa, Northern'da Proje Yöneticisi olan Kayla Keizer, "özellikle ajanslar ve ajans çalışmaları için tasarlandığını" söylediği Productive.io'yu öneriyor. Ona göre bu araç, ClickUp'ın klasör yapısını kurulum gerektirmeden sunarken ajansların gerçekten ihtiyaç duyduğu şeyleri — bütçeleme, sabit ücretli sözleşmeler ile zaman ve malzeme bazlı sözleşmeler gibi birden fazla sözleşme türü, faturalandırma ve kapasite tahmini — yerel olarak ve tek bir yerde yönetiyor. ClickUp ise ikinci tercihi; ancak çok daha fazla manuel yapılandırma gerektirdiği uyarısında bulunuyor.
Daha küçük ajanslar için M. Taffer Consulting'in Kurucusu ve Başkanı Marissa Taffer, sık sık Asana'yı öneriyor. Öğrenme eğrisi kısa ve Taffer, ekipleri düzenli tutacak kadar yapı sunarken panolarını gereğinden fazla karmaşıklaştırmalarına izin vermediği için "doğru miktarda sınırlama" sağladığını düşünüyor.
Destekleyici teknoloji yığınını yalın tutun
Merkez seçildikten sonra yöneticilerden gelen en güçlü tavsiye ölçülü davranmak. Copper & Vine Studio'nun Kurucusu ve Yönetici Ortağı Rakia Finley, "hazır proje yönetimi araçlarının çalışma biçimimize uygun olmadığını, bu nedenle teslimat modelimizi bunlara uydurmaya çalışmaktan vazgeçtiğimizi" fark ettikten sonra firmasının temel teslimat sistemini özel bir MongoDB tabanlı mimariyle şirket içinde geliştirdi. Bundan sonra diğer her şey bilinçli olarak en aza indirildi: "Yalın olmak hedef. Sürdürülebilir ve yararlı olmak standart." Vazgeçmeyeceği tek araç Google Workspace; çünkü "onu kaldırmak, çalışma biçimimizin diğer tüm parçaları arasındaki bağ dokusunu koparırdı." Bir teknoloji yığını oluşturan herkes için çıkarımı şu: "Teslimat biçiminizin temelini oluşturan şeyleri sahiplenin, ardından destekleyici araçları basit tutun."
Yalın olmak hedef. Sürdürülebilir ve yararlı olmak standart.
Bitrupt'ın CEO'su ve Kurucu Ortağı Usama Moin, ABD, Pakistan ve Almanya'ya dağılmış 30 kişilik bir ajansın bakış açısından benzer bir görüşe sahip. Şirket içinde tercihi Notion: "İhtiyacımız olan her şeye uyum sağlayacak kadar esnek ve bu esneklik bir ajans için çok önemli; çünkü her müşteri projesi sonunda biraz farklı bir yapı gerektiriyor." Clockify zaman takibini üstleniyor; böylece ekip faturalandırılabilir saatleri doğru şekilde takip edebiliyor. Finley gibi Moin'in ekibi de sonunda kendi kaynak planlama ve raporlama sistemini oluşturdu; çünkü "çoğu PM veya raporlama aracı, farklı kapsam, para birimleri ve teslimat takvimlerine sahip 15-20 müşteri işini aynı anda yürütmek için değil, tek bir ürün ekibi için tasarlanmış durumda."
Notion ihtiyaç duyduğumuz her şeye uyum sağlayabilecek kadar esnek ve bu esneklik bir ajans için büyük önem taşıyor; çünkü her müşteri projesi sonunda biraz farklı bir yapı gerektiriyor.
Taffer, yalın yaklaşımın işe yaradığına dair en çarpıcı kanıtı sunuyor: Birlikte çalıştığı son derece etkili ve hızlı sonuç üreten bir ajans, geleneksel proje yönetimi yazılımlarını tamamen bırakmış ve tüm banner oluşturma operasyonunu yalnızca Slack ve "geliştirilmiş bir elektronik tablo" olarak kullandığı Airtable üzerinden yürütmüş.
Müşterilerinizin gerçekten kullanacağı araçları seçin
Ajans içinde kusursuz çalışan bir araç yığını, müşteri tarafında yine de başarısız olabilir. Caylent'te Kıdemli Müşteri Yöneticisi olan Alexa Alfonso, bir ajans için "müşterilerinizin kullanacağı her araç en iyi araçtır" görüşünde. Alfonso, ajansların müşterileri ajansın kullandığı araç yığınına zorlamak yerine doğrudan müşterinin yazılımını benimseyerek kendilerini önemli ölçüde zahmetten kurtarabileceğini belirtiyor. Kendi ideal temel araç setinde Google Workspace, Slack, Miro ve daha önce çalıştığı bir ajansta operasyonları dönüştürdüğünü söylediği Asana yer alıyor.
Müşterilerinizin kullanacağı her araç en iyi araçtır.
Moin'in ajansı da uygulamada aynı şekilde çalışıyor. Müşterilerinin çoğunun hâlihazırda kendi araçları var; bu nedenle ekibi müşterinin kullandığı araçla çalışıyor ve kendi araç yığınını yalnızca şirket içi koordinasyon için kullanıyor.
Araç yığınının müşteriye dönük kısmı hesap verebilirlik konusunda da yardımcı olabilir. Point Blank'in Operasyon Direktörü Julia Rajic, şu anda müşterilerle güvenle paylaşılabilecek zaman çizelgeleri oluşturmak için Asana'yı kullanıyor; böylece son tarihlerin sessizce aşılmasına izin vermek yerine müşterilerin onay süreçlerindeki sorumluluklarını yerine getirmesini sağlıyor.
Kaçınılması gereken araçlar (ve tuzaklar)
Katkı sağlayanlar, yeni bir araç yığını oluştururken neleri dışarıda bırakacakları konusunda da aynı derecede açık sözlüydü. Rajic, birden fazla proje yöneticisi arasında yönetmenin pahalı ve son derece zor olduğunu gördüğü için ajans kapasite planlamasında Resource Guru'dan kaçınılmasını öneriyor; ekibini ihtiyaç duydukları sürükle ve bırak kaynak atama işlevini sunan Float'a geçirmiş. Daha önemli uyarısı ise aşırı yapılandırmanın kendisiyle ilgili: Bir ajansta Wrike her şey için tamamen entegre edilmiş, ancak katı kontrol listeleri ve şablonları sonunda ajansın yaratıcı kültürünü köreltmiş; bu da ona aşırı yapılandırılmış araçların "kalıpların dışında" düşünmeyi engelleyebileceğini öğretmiş.
Taffer'ın kaçınılması gerekenler listesi, öğrenme eğrisini fazla dik ve aşırı özelleştirilebilirliği bir dezavantaj olarak gördüğü Monday.com ile başlıyor: Ekipler süreçlerini gereğinden fazla mühendislikle tasarlıyor ve platformu bir "ıvır zıvır çekmecesine" dönüştürüyor. Ayrıca sistemin o kadar hantal olduğu bir ajansı hatırlıyor ki ekip TeamGantt'ta programlar oluşturup verileri manuel olarak geri kopyalamış; bu, hiçbir yeni ajansın üstlenmemesi gereken çift veri girişi yükü.
Keizer'ın kaçınılmasını önerdiği araç, tek başına fazla müşteri odaklı bulduğu ve projeyi gerçekten yönetebilmek için her zaman ikincil bir araç gerektiren Basecamp.
Yapay zekâ bağlantı katmanı hâline geliyor
Ajans araç yığınlarındaki en yeni değişim başka bir platform değil; platformların arasında yer alan şey. Bennett bunun için bir terim ortaya attı: "Claudification". Bu terimi, "insanların yetenekleri geleneksel SAAS tekliflerinden (özellikle de 'her şeyi yapan' yekpare hizmetlerden) Claude AI'a taşıması şeklindeki bu eğilimi tanımlamak için kullandığım, biraz da alaycı bir ifade" olarak açıklıyor. Ona göre bunun sonucu şu: "Bu yaklaşım, ajanslara çok düşük maliyetlerle son derece özelleştirilmiş araç yığınları sunuyor. Sistemler, mevcut araçların sınırlarının iş akışlarını şekillendirmesi yerine, belirli iş akışlarını hızlandıracak şekilde bir gecede biçimlendiriliyor."
Belirli projeleri desteklemek için oluşturulan ve proje tamamlandığında kaldırılan "kullan-at" yazılımları da görüyor. En önemlisi, temel itici gücün genellikle maliyet tasarrufu olmadığını savunuyor: "Herkes için tasarlanmış özelliklerin bir işletmenin bireysel ihtiyaçlarını karşılamaması karşısında duyulan hayal kırıklığı daha belirleyici." Yapay zekâ, geleneksel entegrasyonların karmaşık ve standartlaştırılmamış veriler nedeniyle başarısız olduğu yerlerde "boşluklar arasında akıl yürütebildiği" için sistemler arası entegrasyonu da kolaylaştırıyor.
TechnBrains'in kurucu ortağı Kazim Qazi, yapay zekâyı doğrudan teslimat operasyonlarına yerleştirdi. Atlassian Intelligence, Jira'daki ilk talep önceliklendirmesini yönetiyor: "ham bir isteği okur, kapsamı belirlenmiş bir döküm hazırlar, eksik kabul kriterlerini işaretler ve bir insan ona dokunmadan önce doğru mühendise yönlendirir." Yapay zekâ destekli önceliklendirmeyi çoğu ajansın yeterince kullanmadığı araç olarak nitelendiriyor: "Çoğu ajansın iş listeleri araç eksikliğinden değil, belirsiz kapsamdan çöker; ilk önceliklendirme adımını otomatikleştirmek, yeni bir proje yönetimi platformunun yapabileceğinden daha fazla, tıkanmış bir sprinti gerçekten ilerleten şeydir." Kalite tarafında Claude Code Review her çekme isteğinde otomatik olarak çalışıyor — "sadece değişiklikleri değil, tüm depoyu inceliyor; bu da müşteriye görünen bir hata yayımlanmadan önce dosyalar arası sorunları yakalıyor."
Çoğu ajansın iş listeleri araç eksikliğinden değil, belirsiz kapsamdan çöker; ilk önceliklendirme adımını otomatikleştirmek, yeni bir proje yönetimi platformunun yapabileceğinden daha fazla, tıkanmış bir sprinti gerçekten ilerleten şeydir.
Daha küçük ekipler için yapay zekâ katmanı daha basit olabilir. Baker Marketing Laboratory'de Proje Koordinatörü olan Jennifer Goebel, küçük sağlık hizmetleri pazarlama ajansının metin yazarlığı için Claude'a güvendiğini söylüyor; çünkü Claude, doğal bir ses tonunu ChatGPT'den çok daha hızlı yakalıyor. Ayrıca tüm aylık müşteri raporlarını ve arka plan bilgilerini depolamak için NotebookLM'yi kullanıyor; böylece ekipteki herkes yeni içerikler yazarken geçmiş müşteri verilerini sorgulayabiliyor.
EVI Solutions'ın Kurucusu ve CEO'su Vladimir Krstić, yönetişim açısından da önemli bir nokta ekliyor: Yapay zekâ kullanımının ekip genelinde parçalanmasına izin vermek yerine, ajansı Intrascope'u kurum içinde çalıştırıyor; çünkü "ekibe birden fazla LLM için tek bir ortak çalışma alanı, yeniden kullanılabilir istemler, paylaşılan bağlam ve dağınık kişisel yapay zekâ hesapları yerine daha iyi görünürlük sağlıyor." Her araca uyguladığı standart ise aynı: "araçlar, iyi bir teslimatın tekrarlanmasını kolaylaştırmalı. Bağlam kaybını azaltmalı, sorumlulukları netleştirmeli, inceleme adımlarını desteklemeli ve önemli bilgilerin sohbetler, belgeler veya kişisel hesaplar arasında gömülüp kaybolmadan ekibin müşteri talebinden tamamlanmış teslimata ilerlemesine yardımcı olmalı."
Teknoloji yığınını teslimat biçiminize göre oluşturun
Belirli ürün adlarını bir kenara bıraktığınızda, bu liderlerin tavsiyeleri net bir yol haritası oluşturuyor. Ajansınızın gerçekten nasıl değer yarattığıyla örtüşen tek bir merkez — proje yönetimi aracı veya CRM — seçin ve ekip odaklı yazılımları buna uydurmaya çalışmak yerine bu merkezden ajanslara özgü özellikler bekleyin. Bu merkezin etrafındaki her şeyi yalın tutun ve teslimat modelinizin gerçekten temelini oluşturan tek parçayı kendiniz geliştirmeye istekli olun. Sürtüşmeyi azalttığında müşterilerin sizi kendi araçlarına yönlendirmesine izin verin ve esnekliği aşırı mühendislik yapmaya teşvik eden platformlardan uzak durun. Ardından, hiçbir entegrasyonun yapamayacağı şeyi yapması için yapay zekâdan yararlanın: boşluklar arasında akıl yürütmesini sağlayın; böylece teknoloji yığını, bir düzine abonelik yerine tek bir sistem olarak çalışsın.
Bunun gibi daha fazla içgörü mü istiyorsunuz? Daha fazla uzmanla tanışmak için ücretsiz bir DPM hesabına kaydolun.
