Risk Kaydı Nedir & Nasıl Oluşturulur [Şablon]

Risk günlüğünün içeriği; müşteri ihtiyaçları, projenin ölçeği ve karmaşıklığı ve proje türü gibi birçok faktöre bağlı olarak değişir.

Risk Kaydı Örneği

Temel bir risk kaydının görünümü şöyle olabilir. Bunları istediğiniz kadar basit veya karmaşık hazırlayabilirsiniz; ancak sizin ve paydaşlarınızın bilinçli kararlar vermek için ihtiyaç duyacağı tüm gerekli bilgileri kaydettiğinizden emin olun.

Bir web sitesinin yeniden kullanıma sunulmasında yaygın risk senaryoları arasında onayların gecikmesi, yönlendirmelerin eksik olması, entegrasyon hataları ve geliştiricinin müsait olmaması yer alır. Aşağıdaki tabloda risk senaryolarına ve bir proje yöneticisinin bunları nasıl değerlendirebileceği ve bunlara nasıl yanıt verebileceğine ilişkin örnekler sunulmaktadır.

Örnek Risk Senaryosu	Risk Değerlendirmesi	Yanıt Planı ve Sorumlu
R01: Onayların gecikmesi lansmanı erteleyebilir.	Olasılık: Yüksek. Etki: Yüksek.	Onay son tarihlerini belirleyin ve yedek bir onay sorumlusu atayın. Sorumlu: Proje Yöneticisi.
R02: Eksik yönlendirmeler organik trafiği azaltabilir.	Olasılık: Orta. Etki: Yüksek.	Mevcut URL'leri eşleyin ve lansmandan önce yönlendirmeleri test edin. Sorumlu: SEO Lideri.
R03: Entegrasyon hataları web sitesinin işlevselliğini bozabilir.	Olasılık: Orta. Etki: Yüksek.	Entegrasyonları erken test edin ve alternatifler hazırlayın. Sorumlu: Teknik Lider.
R04: Geliştiricinin müsait olmaması dağıtımı geciktirebilir.	Olasılık: Orta. Etki: Orta.	Ekip üyelerine çapraz eğitim verin ve dağıtım adımlarını belgeleyin. Sorumlu: Geliştirme Lideri.

Not: Bunlar açıklama amaçlı değerlendirmelerdir. Gerçek derecelendirmeler projenin koşullarına bağlıdır.

Risk Kaydı Şablonu 

Burada farklı karmaşıklık düzeylerine sahip bir risk kaydı şablonu bulabilirsiniz (şablona erişmek için üye olmanız gerekir).

Şablondaki ilk karmaşıklık düzeyi şöyledir:

Risklerin çoğu proje ve müşteri ekibinin kontrolü dahilindeyse ve işletmenin diğer alanları üzerindeki etkisi düşükse temel risk kaydını kullanın.

İkinci karmaşıklık düzeyi, sadeleştirilmiş risk kaydıdır.

İşletmenin düşük ila orta düzeydeki alanlarının etkilenebileceği ve sizin, müşterinizin ve ekibinizin eylem planı üzerinde daha fazla kontrole sahip olduğu durumlarda bunu kullanın.

Şablondaki en kapsamlı risk kaydı düzeyi şu şekilde görünür.

Bunu, işletmenin diğer alanlarının etkilenebileceği veya riskten sorumlu olabileceği durumlarda kullanın. Finansal etki ve önem derecesi hakkında ayrıntılı raporlama yapılmasını gerektirir. Bu risklerin gerçekleşme olasılığı kontrolünüz dışında olabilir; ancak bunları hesaba katmanız ve raporlamanız gerekir.

Daha fazla proje yönetimi şablonunu burada bulabilirsiniz.

Risk Kaydı Neden Kullanılır?

Risk kaydının amacı, tüm potansiyel riskler, bunların etkileri ve bunlarla nasıl başa çıkmayı planladığınız için merkezi bir alan sağlamaktır.

Risklerden kaçınma veya bunların etkilerini azaltma konusunda paydaşların ve ekip üyelerinin beklentilerini yönetmeye yardımcı olur ve riskler, daha sonra çözülmesi zor olan felaket niteliğindeki sorunlara dönüşmeden önce bunlarla ilgilenmek için bir sorumluluk ve aciliyet duygusu oluşturur.

Not

Riskleri takip etmek için bir RAID günlüğü kullanmayı tercih edebilirsiniz. Bunlar genellikle risk kayıtlarından daha kapsamlıdır ve varsayımları (veya eylemleri), sorunları ve bağımlılıkları (veya kararları) içerir.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Risk Kaydına Neler Eklenmeli?

Kaydınıza eklediğiniz her risk için şunları dahil etmeniz gerekir:

• Risk tanımlama numarası veya adı: Her belirli riskin, araçlarda ve durum raporlarında tutarlı şekilde kullanılan bir numarası olmalıdır.
• Ne yanlış gidebilir? Riskin bir açıklamasını sağlayın (örneğin, ekipteki ilerlemeyi yavaşlatabilecek ve gecikmelere yol açabilecek kaynak kapasitesi sorunları gibi bir kaynak riski).
• Bu konuda ne yapabiliriz? Riskten kaçınmak veya riskin etkisini azaltmak için azaltma ya da risk yanıtı planını ayrıntılandırın (örneğin, belirli kaynaklara ne zaman ihtiyaç duyulacağını gösteren, haftadan haftaya ayrıntılı bir kaynak planı oluşturun.
• Risk sahibi: Bu kişi, riskin etkisi ve gerçekleşme olasılığı hakkında raporlama yapmaktan sorumludur. Riski çözmekten ve riskteki değişiklikleri size bildirmekten sorumludur.
• Risk etkisi ve olasılığı: Risk analizi olarak da bilinen bu bölüm, risk olayının gerçekleşme olasılığına ve projeniz üzerinde ne düzeyde bir etkisi olacağına ilişkin değerlendirmenizdir.
• Risk önceliği: Risk olasılığı ve etki değerlendirmelerinize dayanarak her riske ve buna yönelik planladığınız yanıta bir öncelik düzeyi atarsınız.
• Risk durumu: Durumlar açık & planlanıyor, açık & izleniyor, kapalı ve gerçekleşmiş olabilir.
• Risk kategorisi: Bu, projenin etkilenecek olan veya bu sorunun kapsamına giren alanıdır.

Risk Kaydı Ne Zaman Kullanılır?

Zaman çizelgeleri değiştikçe, paydaşlar görüş bildirdikçe ve yeni bağımlılıklar ortaya çıktıkça riskler de değiştiği için risk kaydımı proje boyunca güncellerim.

• Proje Planlaması: Çalışma başlamadan önce kaydı oluşturun; böylece ekibiniz riskleri belirleyebilir, sorumlular atayabilir ve yanıtları erkenden planlayabilir.
• Proje Başlangıcı: Öncelikleri, raporlama beklentilerini ve azaltma planlarını doğrulamak için riskleri paydaşlarla gözden geçirin.
• Kapsam Değişiklikleri: Zaman çizelgeleri, bütçeler, personel veya teslimatlar değiştiğinde ve yeni riskler ortaya çıktığında kaydı güncelleyin.
• Önemli Kilometre Taşları: Teslimatı etkileyebilecek lansmanlardan, onaylardan veya önemli devirlerden önce çözümlenmemiş riskleri yeniden değerlendirin.
• Durum Toplantıları: Ekibinizin öncelikler ve sonraki adımlar konusunda uyumlu kalması için aktif riskleri düzenli olarak gözden geçirin.
• Yeni Engeller: Yürütme sırasında sorunlar, gecikmeler veya bağımlılıklar ortaya çıktığında ve ilerlemeyi tehdit ettiğinde riskleri ekleyin.
• Proje Kapanışı: Riskler artık projeyi etkilemediğinde veya sorun çözüldüğünde riskleri kapatın.

Risk Kaydı Nasıl Oluşturulur?

Sağlam ve etkili bir proje yönetimi risk kaydı oluşturmak için izleyebileceğiniz adımlar şunlardır:

1. Riskleri Belirleyin

Projenizde gerçekleşebilecek tüm olası riskler için beyin fırtınası yapın. Fikirleri tetikleyebilecek bazı sorular şunlardır:

• Büyük veya küçük bir müşteri ekibi mi var? 
• Kaç düzeyde karar verici bulunuyor? 
• Proje hakkında sürekli raporlama gerektiren veya karar alma sürecine yoğun şekilde dahil olan bir yönetim kurulu bulunuyor mu?
• Bu proje kuruluş içindeki diğer kişileri etkiliyor mu?
• Müşteriniz ayrıntılara çok mu dikkat ediyor ve ayrıntılardan haberdar olmak mı istiyor, yoksa size ve proje ekibi üyelerinize güveniyor mu?
• Karmaşıklık düzeyi yüksek mi, düşük mü? 
• Projeye dahil olan çok sayıda iş departmanı var mı? 
• Projeye dahil olan çok sayıda kaynak var mı?
• Veri ve/veya güvenlik gereksinimlerine yüksek düzeyde önem veriliyor mu?

Olası tüm riskleri belirlemek için gerekli uzmanlığa sahip olmayabilirsiniz; bu nedenle risk yönetimini proje planlaması sırasında ekip çalışmasına dönüştürün. Müşteri ekibinizle ayrı bir görüşme yapın ve aynı çalışmayı tamamlayın.

2. Riskleri Tahmin Edin

Her bir riskin gerçekleşme olasılığını ve projeniz üzerindeki olası etkisini belirlemek için risk değerlendirmesi yapın. Bu tür nitel risk analizini, olası etki ve olasılık düzeylerini göreceli olarak görselleştirmek için bir risk matrisi üzerinde göstermek yararlı olabilir.

Bu aşamada ayrıca risk kategorisini (örneğin bunun proje takvimine, bütçeye vb. yönelik bir tehdit olup olmadığını) ve etki ve olasılık matrisinize göre öncelik düzeyini de not edersiniz (sağ üstteki riskler en yüksek önceliklerinizdir).

Her riske bir durum da atayın. Projenizin planlama aşamasındaysanız tüm riskler "açık" veya "planlama" durumunda olacaktır; ancak proje boyunca ilerledikçe ve riskler gerçekleştiğinde (veya gerçekleşmediğinde) durumu uygun şekilde izleniyor, kapatıldı veya gerçekleşti olarak güncelleyin.

Kısa İpucu

Kaydınızdaki risklerin sayısına bağlı olarak bunları gerçekleşme olasılıklarının en yüksek olduğu aşamaya göre kategorilere ayırabilirsiniz.

3. Risk Yanıt Planları Oluşturun

Her bir riske vereceğiniz yanıtı planlayın. Risk gerçekleşirse ne yapacaksınız? Riski önlemek veya etkisini azaltmak için hangi adımları atabilirsiniz?

Kullanabileceğiniz çeşitli risk yönetimi stratejileri vardır; ancak risk yanıtları genellikle dört ana risk yanıtı kategorisine ayrılır:

• Kaçınma: Bu, riskin gerçekleşme olasılığını ortadan kaldırmak için somut adımlar atmayı içerir.
• Devretme: Bu, risk sahipliğini ve sorumluluğunu başka bir yere aktarmak anlamına gelir (ör. veri depolama ve güvenliğini üçüncü taraf bir hizmet sağlayıcıya dış kaynak olarak devretmek).
• Azaltma: Bu, riskin olumsuz etkisini azaltmak için adımlar atmayı içerir. Riskten tamamen kaçınamadığınızda bu yöntem kullanılır.
• Kabul etme: Bu, riski kabul etmek ancak risk gerçekleşmediği sürece bir acil durum planı uygulamamak anlamına gelir.

Her bir riske verilecek yanıtları değerlendirirken, yanıtın kendisinin olası etkisini de hesaba katmanız gerekir. Göz önünde bulundurmanız gereken bazı olası zincirleme etkiler şunlardır:

• Doğal risk: Bunlar projede tespit ettiğiniz risklerdir.
• Kalıntı risk: Bir risk yanıtı uygulandıktan veya kontroller hayata geçirildikten sonra bile devam eden risklerdir.
• İkincil risk: Başka bir riske verilen yanıtın uygulanması sonucunda ortaya çıkan yeni bir risktir.

4. Sorumlular Atayın

Ekibinizden veya müşterinin ekibinden her bir riskten sorumlu olacak bir kişi belirleyin. Bu kişi, planlanan risk yanıtını uygulayacak ve denetleyecek, ayrıca proje boyunca riskin durumunu izleyecektir.

Proje yöneticisi olarak projedeki risklerin çoğundan siz sorumlusunuz, ancak tüm sorumluluğun omuzlarınızda olması gerekmez. Örneğin, müşteri söz verdiği zamanda web sitesi içeriğini teslim edemiyorsa (proje takvimini tehlikeye atıyorsa), yedek planın sorumluluğunu müşteriye verebilirsiniz.

5. İzleyin ve Ayarlayın

Proje boyunca risk kaydınızı güncel tutun. En azından bir kilometre taşını veya önemli bir teslimatı tamamladığınızda ya da bir risk gerçekleştiğinde veya başarıyla önlendiğinde risk kaydını gözden geçirin.

Risk kaydını, özellikle tüm ekibin gerektiğinde erişip görüntüleyebileceği, kolay ulaşılabilir bir yerde saklayın.

Risk Kaydınızı Nasıl Güncel Tutarsınız?

Risk kaydı oluşturmak yalnızca başlangıçtır. Proje boyunca yararlı kalmasını sağlamak için risk değerlendirmelerini güncellemeniz, yanıt planlarını takip etmeniz ve öncelikler değiştiğinde ekibin bunu bildiğinden emin olmanız gerekir.

Projeniz ilerledikçe risk kaydınızı şu şekilde güncel tutabilirsiniz:

1. Bir gözden geçirme takvimi belirleyin: Kaydı düzenli durum toplantıları sırasında ve önemli proje kilometre taşlarından önce gözden geçirin. Yüksek öncelikli riskler daha sık ilgi gerektirebilir.
2. Mevcut riskleri yeniden değerlendirin: Her bir riskin olasılığının, etkisinin veya önceliğinin değişip değişmediğini kontrol edin. Örneğin, yaklaşan bir lansman tarihi, geciken müşteri onaylarının aciliyetini artırabilir.
3. Risk sorumlularını takip edin: Atanan ekip üyelerinin yanıt planlarını uyguladığını doğrulayın. Gerektiğinde eylemleri, son tarihleri ve sorumlulukları güncelleyin.
4. Risk durumlarını güncelleyin: Yeni tespit edilen riskleri ekleyin, artık geçerli olmayanları kapatın ve gerçekleşen riskleri sorun yönetimi sürecinize aktarın.
5. Önemli değişiklikleri paylaşın: Paydaşların bilinçli kararlar alabilmesi için ortaya çıkan riskleri, gecikmiş eylemleri ve öncelik değişikliklerini vurgulayın.

İyi güncel tutulan bir risk kaydı, ekibinize hangi risklerin ilgilenilmesi gerektiği, kimin sorumlu olduğu ve bundan sonra ne yapılması gerektiği konusunda net bir görünüm sunmalıdır.

Risk Kaydı İçin En İyi Uygulamalar

Projeniz boyunca uygulamanız gereken bazı risk kaydı en iyi uygulamaları şunlardır.

• Risk kaydını herkesin görebileceği bir yerde tutun; örneğin proje yönetimi yazılımında veya kullandığınız risk yönetimi aracında tüm tarafların düzenli olarak görebileceği bir yerde bulundurun.

• Riski bütçe, zaman ve kapsam gibi ele alın. Tüm ilgili kişilerin sorumluluklarının farkında olması için riski durum toplantılarınızda ve durum raporlarınızda gözden geçirin. Bu yaklaşım, bir projeyi durdurabilecek veya bir ilişkiyi zedeleyebilecek sürprizleri de azaltır.
• Karmaşık bir proje risk kaydının gereğinden fazla olacağı küçük projeler için, proje yönetimi aracınızda bir öğe oluşturun ve riskleri, onları basit bir şekilde takip etmek için alt öğeler olarak ekleyin. Çözümler veya değişen önem ya da öncelik düzeyleri hakkındaki yorumları Excel elektronik tablosundan daha düzenli bir şekilde yazabilirsiniz.

Yaygın Risk Kaydı Hataları ve Sınırlamaları

Risk kayıtları, proje yöneticilerinin sorunları öngörmesine yardımcı olur, ancak sınırlamaları vardır. Her riski öngöremezler ve olası bir sorunu yalnızca belgelemiş olmak, bunun önleneceğini garanti etmez.

Yaygın hatalardan bazıları ve bunların üstesinden gelme yolları şunlardır:

• Çok fazla düşük öncelikli riski takip etmek: Aşırı yüklü bir kayıt, kritik tehditlerin belirlenmesini zorlaştırabilir. En büyük potansiyel etkiye sahip risklere odaklanın ve bunları uygun şekilde önceliklendirin.
• Öznel değerlendirmelere güvenmek: Olasılık ve etki derecelendirmeleri çoğu zaman kişisel yargıya bağlıdır. Değerlendirmeleri daha güvenilir hâle getirmek için tutarlı puanlama ölçütleri kullanın ve ilgili paydaşları sürece dâhil edin.
• Harekete geçmeden riskleri belirlemek: Olası sorunların bir listesi projenizi korumaz. Risk sahipleri atayın, yanıt planları tanımlayın ve sorumlulukları netleştirin.
• Beklenmeyen riskleri gözden kaçırmak: Hiçbir kayıt olası her senaryoyu kapsayamaz. Sürekli risk belirlemeyi teşvik edin ve beklenmeyen kesintiler için acil durum planlarını güncel tutun.

Bir Risk Kaydı Ne Zaman Gereksiz Olabilir?

Her projenin ayrıntılı ve bağımsız bir risk kaydına ihtiyacı yoktur. Bağımlılıkların sınırlı olduğu küçük ve düşük karmaşıklıktaki projelerde, proje yönetimi yazılımınız içindeki basit bir risk takip aracı veya kontrol listesi yeterli olabilir.

Risk kayıtları ayrıca sorun günlüklerinin, acil durum planlamasının veya düzenli iletişimin yerini almamalıdır. Ekiplerin belirsizliği yalnızca belgelemek yerine buna yanıt vermesine yardımcı olan daha kapsamlı bir risk yönetimi sürecinin parçası olarak kullanıldıklarında en etkilidirler.

Sırada Ne Var?

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Slack'te 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişmek ve yüzlerce başka dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurmak için üyelik topluluğumuza katılın ve erişim sağlayın.