Proje Yönetiminde Kritik Zincir Yöntemi: Nihai Rehber
Kritik zincir yöntemi kimin umurunda, değil mi? Benim gibiyseniz, kritik zincir proje yönetiminin (CCPM), PMP sınavına çalışmadığınız sürece pek de önemi olmayan, ezoterik bir metodoloji olduğunu varsayarsınız (muhtemelen bu makaleyi okumanızın nedeni de bu). Sınavı geçtikten sonra CCPM’yi hemen unutabileceğinizi, çünkü gerçek hayatta proje planlamasında bunu hiç kullanmayacağınızı düşünürsünüz.
Ben de, kariyerim boyunca proje yöneticisi olarak kritik zincir yönteminin bir biçimini kullandığımı ve bunun farkında bile olmadığımı anlayana kadar böyle düşünüyordum. CCPM’de yeniyseniz veya bilgilerinizi tazelemeniz gerekiyorsa bu kılavuz, kritik zincir yöntemini tanımlar ve gerçek dünyadan bir örnekte nasıl kullanılacağını açıklar.
Kritik Zincir Yöntemi Nedir?
Kritik zincir yöntemi, Eliyahu M. Goldratt tarafından Kısıtlar Teorisi’nin (TOC) bir parçası olarak geliştirilmiştir. Proje zaman çizelgelerini yönetmeye yönelik bu teknik, kaynak kısıtlarını, yani projede görevlendirdiğiniz kişilerin işi gerçekleştirmek için uygun olup olmadığını dikkate alır. Kulağa basit geliyor, değil mi?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu’nda (PMBOK) CCPM, bir zamanlama ağı tekniği olarak kabul edilir. Kritik zincir yöntemini kullanarak bir proje zaman çizelgesi oluşturmak için:
- Proje faaliyetlerini tanımlayın. Projeyi tamamlamak için hangi çalışmaların yapılması gerekiyor?
- Görev sürelerini tahmin edin. Her görevi tamamlamak ne kadar sürer?
- Tamponu hesaplayın. İşi kimin gerçekleştirdiğine ve projeye ayırabileceği zamanın ne kadar olduğuna bağlı olarak beklenmedik durumlar için pay ekleyin.
Bir proje yöneticisi olarak bu tür bir proje kaynak yönetimi sürecini tamamlamak muhtemelen sizin için artık alışkanlık hâline gelmiştir. Bu geleneksel proje yönetimi uygulamasının havalı bir adı olduğunu, yani kritik zincir olarak adlandırıldığını fark etmemişsinizdir.
Kritik Zincir Yöntemi ile Kritik Yol Yöntemi Karşılaştırması
Kritik zincir yöntemi hakkındaki tartışmamız size, Proje Yönetim Enstitüsü’nün (PMI) sınavda sorduğu başka bir proje yönetimi sürecini, yani kritik yol yöntemini hatırlatmış olabilir.
Muhtemelen proje yöneticisi olmayan birinin hangi görevlerin kritik yol üzerinde olduğunu sorduğu bir toplantıda bulunmuşsunuzdur; ancak PMP Eğitim Kampı dışında birinin “kritik zincir” ifadesini kullandığını sanmıyorum.
Öyleyse fark nedir?
- kritik yol yöntemi, proje planında tanımlanan görevleri tamamlamak için gereken süreyi, yani proje süresini hesaplar.
- kritik zincir yöntemi, denkleme kaynakların uygunluğunu dâhil eder.
Aşağıdaki tablo, kritik yol yöntemi ile kritik zincir yönteminin temel özelliklerini özetlemektedir.
| Yöntemin Unsuru | Kritik Yol Yöntemi | Kritik Zincir Yöntemi |
|---|---|---|
| Proje faaliyetlerini tamamlamak için gereken süreyi hesaplar | Evet | Evet |
| Proje zaman çizelgesinde kaynakların uygunluğu dikkate alınır | Hayır | Evet |
| Tamponlar proje zaman çizelgesine dâhil edilir | Faaliyet süresi tahminlerinin bir parçası olarak dâhil edilir | Projedeki önemli adımların sonunda toplu olarak dâhil edilir |
| Kaynak tahsisi | Kaynaklar proje görevleri için %100 uygun olmayabilir | Kaynaklar kritik zincirdeki proje görevleri için %100 uygundur; çoklu görev yoktur |
Kritik Zincir Yönteminin Faydaları
Kritik zincir yöntemi, kritik yol yöntemine kıyasla birçok önemli avantaj sunar. Bu faydalar şunları içerir:
- Kritik zincir metodolojisi kaynakları %100 oranında projeye tahsis eder. Böylece bir görev erken tamamlanırsa darboğazlarla karşılaşmadan bir sonraki göreve geçebilirsiniz.
- Tahmini zaman aralığı içinde faaliyetlerini tamamlamak ekip yerine tamponu yönetme sorumluluğunu proje yöneticisine yükler. Uygulamada bunun anlamı şudur:
- Çalışmalar programa göre geride kalıyorsa ekip üyelerinin bir teslim tarihini kaçırma konusunda baskı hissetmesine gerek yoktur. Geç başlama nedeniyle oluşan herhangi bir “gecikme” yalnızca tampondaki süreyi tüketir.
- Çalışmalar programa göre ilerliyorsa ekip üyelerinin işi tamamlamak için gereken süreyi dolduracak şekilde işi genişletmeleri için artık herhangi bir teşvik kalmaz (bu olgu Parkinson yasası olarak da bilinir.)
- Görevleri kesin ve değişmez teslim tarihleri olmadan sıralamak, öğrenci sendromu olasılığını azaltır; bu sendrom, proje ekibinin bir görevi başlatmayı mümkün olan son ana kadar ertelemesi durumudur.
Proje Kontrolü İçin Kritik Zincir Metodu Nasıl Kullanılır?
Neyse ki kritik zincir proje yönetimi metodunu uygulamak oldukça kolaydır. Gerekli adımları birlikte inceleyelim.
Proje Faaliyetlerini Tanımlayın
Bir proje takvimi oluştururken ilk adım, projenin başarıyla tamamlanması için gereken faaliyetleri anlamaktır. Kendinize (ve paydaşlarınıza!) aşağıdaki soruları sorun:
- Bu proje için hedeflenen çıktılar nelerdir?
- Bu çıktılara ulaşmak için hangi çalışmalar gereklidir?
- Bağımlılıklar (veya görevler arasındaki ilişkiler) nelerdir?
- Projenin bitiş tarihi nedir? Projenin başlangıç zamanı nedir?
- Kilometre taşları nelerdir?
İstenen proje tamamlanma tarihiyle uyumlu, sıralanmış görevlerden oluşan bir liste (iş kırılım yapısı olarak da bilinir) hazırlamak için yanıtları kullanın.
Faaliyet Süresini Tahmin Edin
Proje görevlerini belirleyip sıraladıktan sonra her görevin tamamlanmasının ne kadar süreceğini tahmin edin. Bu süre, çalışmayı gerçekleştiren kişinin yetkinlikleri de dahil olmak üzere kaynak kısıtlarına bağlı olarak değişir.
Bu aşamada herhangi bir beklenmeyen durum payı eklemeyin; bunun yerine görevlerin tamamlanma tarihleri için en iyi durum senaryosunu yansıtan süre tahminleri oluşturmaya odaklanın.
Tamponu Hesaplayın
İşler işte şimdi ilginçleşmeye başlıyor! Tamponu hesaplamak, kritik zincir metodunu kullanırken projelerinize beklenmeyen durum payları eklemenin yoludur. Tamponlar ve proje süresinin hesaplanmasında kullanılan tampon türleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.
Kritik Zincir Metodunda Tamponlar Nedir?
Tamponu hesaplamak, faaliyetlerin tamamlanmasının başlangıçta planlanandan daha uzun sürmesi ihtimaline karşı takvime ek süre eklediğinizi ifade etmenin süslü bir yoludur. Bu durum, çözmeye çalıştığınız probleme nasıl yaklaşacağınız konusunda sınırlı içgörüye sahip olduğunuz ve ayrıntılı gereksinimlerin yalnızca geliştirme sürecinde ortaya çıktığı çevik projelerde özellikle önemli olabilir.
Kritik zincir metodu, proje faaliyetlerinin ne kadar süreceğini tahmin ederken beklenmeyen durum payları (veya boş zaman) oluşturmaya çalışabileceğinizi kabul eder. Sorun şu ki siz yalnızca bir insansınız ve insanlar tahmin yapma konusunda kötü bir üne sahiptir. Bunun yerine, tahmin ettiğiniz sürenin aşılmasına karşı önlem almak için temel proje adımlarının sonuna zaman tamponları uygulamak daha iyidir.
Kritik zincir metodu üç tür tampon içerir: proje, besleme ve kaynak tamponları.
Proje Tamponu
Proje tamponunu, önceki gecikmeleri hesaba katmak için son proje faaliyeti nin sonuna eklediğiniz ek süre olarak düşünün. Bu, projenin tamamlanması için gerçek “kesin son” tarihi olabilir. Bu beklenmeyen durum payını parçalara bölüp proje geneline dağıtmak yerine tek bir süre bloğu olarak ele alın ve çalışmanın sonuna yerleştirin.
Besleme Tamponu
Besleme tamponu, kritik olmayan bir dizi proje faaliyetinin (yani kritik olmayan zincirin) sonuna eklediğiniz beklenmeyen durum paylarını ifade eder. Besleme tamponu, gecikmelerin kritik zinciri etkilemesini önler.
Farkına bile varmadan besleme tamponunu defalarca uyguladım. Buna iyi bir örnek, çalışma temposunun yavaşladığı ve proje ekibi üyelerinin izin kullandığı tatil dönemini hesaba katmak için tampon eklemektir. Proje ekibi tatillerden önce bir işi tamamlayıp teslim etmekte gecikirse besleme tamponu, yeni yıldan önce bu işi ele almamız için bize ek süre tanır.
Kaynak Tamponu
Üçüncü tampon türü, kritik zincir boyunca gerçekleştirilen faaliyetleri desteklemek üzere hazır bulunan ek personel veya malzeme biçiminde olabilen kaynak tamponudur. Kaynak tamponu sayesinde, bir görev planlanandan önce tamamlanırsa çalışmanın bir sonraki aşamasına erken başlamak üzere bekleyen personelimiz olur.
Kritik Zincir Yöntemi Örneği
Proje kontrolleri için kritik zincir yönteminin nasıl kullanılacağını açıkladığımıza ve tamponun nasıl hesaplanacağını anlattığımıza göre, öğrendiklerimizi gerçek hayattan bir örneğe uygulayalım.
Önemli bir projenin neden başarısız olduğunu keşfetmek üzere bir çalışma yürüttüğünüzü düşünün. Göreviniz, bu projede neyin yanlış gittiğini ve gelecekteki projelerin başarısız olmasını nasıl önleyebileceğinizi açıklayan bir bulgu raporu hazırlamaktır.
Öncelikle proje faaliyetlerini tanımlayacağız. Basitlik açısından projenin dört ana görevden oluştuğunu varsayalım:
- Proje belgelerini araştırma
- Görüşmeler gerçekleştirme
- Rapor yazma
- Bulguları yönetim ekibine sunma.
Önceki deneyiminize ve konu uzmanlarıyla yaptığınız görüşmelere dayanarak, bu görevlerin her birinin ne kadar süreceğini tahmin edeceksiniz. Şunları varsayalım:
| Faaliyet | Süre (Hafta) |
|---|---|
| Proje belgelerini araştırma | 2 |
| Görüşmeler gerçekleştirme | 3 |
| Rapor yazma | 4 |
| Bulguları yönetim ekibine sunma | 1 |
Bu projenin tahmini tamamlanma süresi on haftadır (2+3+4+1). Kritik yol yöntemini kullanıyor olsaydık, olası gecikmeleri hesaba katmak için bu faaliyetlerin her birine %10 oranında ihtiyat payı eklerdik.
Kritik zincir yönteminde ise başlangıçtaki tahminlerimizi (10 hafta) alır ve %10'luk ihtiyat payını (1 hafta), kritik olmayan faaliyet zincirinin sonuna ekleriz (bu durumda bulguları yönetim ekibine sunmak kritik değildir. Sunum yapmadan da raporu yazabilirsiniz). Bu, besleme tamponu olur.
Proje tamponunu hesaplamak için toplam proje tahmininizin %50'sini (5 hafta) alın ve bunu projenin sonuna ekleyin.
Projeye tam zamanlı personel ayırarak bir kaynak tamponu eklersiniz. Bu, bir görev erken tamamlanırsa ekibin projede kesinti olmadan bir sonraki göreve başlayabileceği anlamına gelir. Örneğin ekip, proje görüşmelerini 3 hafta yerine 1 haftada bir araya getirip tamamlayabilirse raporu daha erken yazmaya başlayabilir.
Sırada Ne Var?
Proje metodolojileri hakkında daha fazla bilgi mi arıyorsunuz? Proje yönetimi metodolojileri ve hibrit proje metodolojileri hakkındaki makalelerimize göz atın. Ayrıca harika proje yönetimi içerikleri için daha fazla kaynağa ulaşmak üzere Digital Project Manager bültenine abone olun.
