Proje Yaşam Döngüsü Nedir: 5 Aşama Açıklanıyor
Beş Aşamanın Hikâyesi: Projelerin belirli bir ömrü vardır ve bu süre boyunca proje yaşam döngüsünün 5 aşamasından geçerler: başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol ile kapanış.
İşin Araçları: Kendinizi uygun proje yönetimi yazılımıyla donatarak 5 aşamayı yönetme ve projeyi başarıyla teslim etme becerinizi önemli ölçüde geliştirebilirsiniz.
Net Bir Yol Haritası: Proje yaşam döngüsünü takip etmek, proje yöneticisi olarak projeyi planlandığı şekilde ilerletmek ve ileriye taşımak için herhangi bir noktada atılması gereken temel adımları bilmenizi sağlar.
Belirsizlikle Başa Çıkma: Ne kadar belirsizlikle uğraşmanız gerekirse gereksin (veya proje ne kadar beklenmedik dönüş yaparsa yapsın), geri dönebileceğiniz ve yeniden toparlanabileceğiniz güvenilir bir yapınız vardır.
Tüm projeler başlangıcı ve sonu olan geçici çalışmalardır. Aynı beş proje yönetimi adımından geçerler: başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol etme ve kapanış. Değeri teslim edildiğinde proje sona erer. Bu, proje yaşam döngüsü olarak bilinir.
Yaşam döngüsünün her aşamasını ve bunu projelerinize nasıl uygulayabileceğinizi inceleyeceğim. Projeleri proje yaşam döngüsü içinde başarıyla yönetmenin önemli bir yönü, projenin her aşamasını destekleyebilecek doğru proje yönetimi yazılım araçlarıyla donanımlı olmaktır.
Proje Yaşam Döngüsü Nedir?
Proje yaşam döngüsü, bir projenin etkili şekilde teslim edilmesi için gerekli olan aşamalardır. Bir projenin tamamlanırken geçirdiği süreçlerin ve aşamaların sırasını belirler ve projenin üst düzey iş akışını açıklar.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
PMI (Proje Yönetim Enstitüsü), proje yaşam döngüsünü oluşturmak üzere bir araya gelen bu beş proje yönetimi süreç grubunu veya proje yönetimi aşamasını tanımlamıştır.
PMI, aslında sağduyudan ibaret olan şeyleri ele alıp bunlara proje yaşam döngüsü adını verdi. Bu, proje teslimi için fiilî standarttır ve PMI'ın Proje Yönetimi Bilgi Birikimi (PMBOK) adlı eserinin 7. baskısındaki 370 sayfada bulunabilir. (Scrum gibi çevik metodolojileri izleyen projelerin yaşam döngüsünün farklı olabileceğini belirtmekte fayda var.)
Gerçekten uzun ve dürüst olmak gerekirse son derece sıkıcı bir okuma; bu nedenle, tüm önemli çıkarımları içeren her proje yönetimi adımının özetlenmiş bir dökümünü burada bulabilirsiniz.
Proje Yaşam Döngüsünün 5 Aşaması
Aşağıda, yaşam döngüsünün her aşamasını ele alıyor ve proje yönetiminin 5 aşamasının her birinde neler olduğunu açıklıyorum.
1. Proje Başlatma Aşaması
Başlatma, proje yaşam döngüsünün ilk aşamasıdır ve ekibinizle ve müşteriyle bir proje başlangıç toplantısı yapmayı ve projeyi başlatma konusunda onların taahhüdünü almayı içerir.
Projenin kapsamını, maliyetini ve kaynaklarını tanımlamak için mevcut tüm bilgileri bir araya getirirsiniz. Başlatma aşamasının amacı, bir projenin (bazen) belirsiz taslağını ele almak ve başarılı olması için projenin ne yapması ve neyi başarması gerektiğini anlamaktır.
Bu genellikle proje paydaşlarını belirlemeyi ve tüm paydaşların projenin ne olduğu ve projenin çözmeye çalıştığı sorun olan özel iş gerekçesi hakkında aynı algıyı paylaşmasını sağlamayı gerektirir.
Bu proje başlatma aşamasında, iş gerekçesini hayata geçirmenin uygulanabilir olup olmadığına da karar verirsiniz. Proje yöneticisi olarak, proje hedeflerini belirlemek ve ardından bu hedeflere ulaşmak için bir çözüm önermek üzere yeterli kavram kanıtı araştırması yürütmeniz gerekir.
Proje Başlatma Sırasında Temel Adımlar
- Bir proje tüzüğü hazırlayın: Bu projenin vizyonu, amacı ve hedefi nedir?
- Üst düzey kapsamı ve teslimatları belirleyin: Sunulması gereken ürün veya hizmet nedir?
- Bir fizibilite çalışması yürütün: Temel sorun ve olası çözümleri nelerdir?
- Üst düzey maliyeti kabaca tahmin edin ve bir iş gerekçesi oluşturun: Çözümün maliyetleri ve faydaları nelerdir?
- Paydaşları belirleyin: Bu proje kimleri etkiliyor, onları nasıl etkiliyor ve ihtiyaçları neler?
PRINCE2 veya PMI metodolojilerinde yukarıdakiler genellikle bir Proje Başlatma Belgesinde (PID) özetlenir, ancak bir ajansta bunlar genellikle başlangıç niteliğinde bir iş kapsamı belgesinde (SoW) kayıt altına alınır.
2. Proje Planlama Aşaması
Başlatma aşamasında ilerleme onayını aldıktan sonra, genellikle bir Gantt şeması aracı veya daha genel bir proje planlama aracı kullanarak proje planlamaya başlayabilirsiniz.
Planlama aşaması, yapılacak tüm işleri tanımladığınız ve projenin geri kalanında izleyeceğiniz yol haritasını oluşturduğunuz aşamadır. Projeyi nasıl yürüteceğinizi belirleyecek ve şu soruları yanıtlayacaksınız:
- Tam olarak ne yapacağız?
- Bunu nasıl yapacağız?
- Bunu ne zaman yapacağız?
- İşimizin bittiğini nasıl anlayacağız?
Bu proje yönetimi adımında, siz ve ekibinizin projenin hedeflerine nasıl ulaşacağınıza karar vermeniz gerekir. Bu hedefleri üç ölçütle değerlendirmeye değer: mümkün, tutkulu ve yaygın mı?
- Mümkün: Ulaşılabilir bir hedef için çaba gösterin. Kendinize şu soruları sorun: Bu çözüm bütçeye uyuyor mu? Ekibimin bunu yapabilecek yetkinliği var mı? Yeterli zamanımız var mı? Gerçekçi olmayan hedefler belirlemek sizi başarısızlığa sürükler.
- Tutkulu: Projeler zordur; bu nedenle projeye duygusal olarak bağlı bir ekip istersiniz. Kendinize şu soruları sorun: Ekibiniz bu proje hakkında tutkulu olabilir mi? Onları iş birliği yapmak ve aynı hedefe ulaşmak için bir araya getirebilecek bir şey mi? Onlara söylediğiniz şeyi yapmak onların işi olsa da hiç kimse değerli bulmadığı bir şeye yatırım yapmak istemez.
- Yaygın: Bu, çığır açan bir başarıya dönüşme potansiyeline sahip mi? Size verilen soruna eksiksiz bir çözüm mü sunuyor, yoksa yalnızca geçici bir çözüm mü? İyileştirilme, geliştirilme ve kalıcı bir çalışma biçimine dönüşme potansiyeline sahip mi?
Hedefler için bu 3 P yaklaşımını beğeniyorum, ancak işbirliğine dayalı, sınırlı, duygusal, takdir edilebilir ve geliştirilebilir hedefler anlamına gelen CLEAR hedefleri belirleme ilkesine de aşina olabilirsiniz.
Planlama aşamasının çıktısı; proje faaliyetlerini, görevleri, bağımlılıkları, zaman çerçevesini ve maliyetleri ana hatlarıyla belirten bir proje planıdır. Kaynaklar, kalite, riskler, kabul kriterleri, iletişim ve tedarik için de bir plan geliştirmek yerinde olacaktır.
Proje Planlaması İçin Temel Adımlar
- proje yönetimi planı oluşturun: Aşamaları, faaliyetleri, kısıtlamaları ve proje takvimini belirleyin ve bir iş kırılım yapısı (WBS) ve Gantt şemasıyla proje zaman çizelgesi oluşturun.
- mali plan oluşturun: Proje bütçesi ve maliyet tahmini hazırlayın; bütçeyi kaynaklar ve departmanlar arasında dağıtmak için bir plan oluşturun.
- kaynak planı oluşturun: Harika bir ekip kurun, projeniz için gereken kaynakları işe alın ve planlayın; bunları kaynak yönetimi yazılımınızda yönetin.
- kalite planı oluşturun: Kalite hedeflerinizi ve ölçütlerinizi belirleyin.
- risk planı oluşturun: Olası riskleri, varsayımları, sorunları ve bağımlılıkları belirleyin; bir sorumlu atayın ve bunlardan nasıl kaçınacağınızı veya bunların üstesinden nasıl geleceğinizi açıklayan bir risk azaltma planı geliştirin.
- Bir kabul planı oluşturun: Neyin ‘tamamlandı’ ve ‘teslim edildi’ anlamına geldiğine ilişkin ölçütleri belirleyin.
- iletişim planı oluşturun: Paydaşlarınızı listeleyin ve proje iletişim aracınızda iletişim sıklığını planlayın.
- tedarik planı oluşturun: İhtiyaç duyulan üçüncü taraf tedarikçileri bulun ve koşullar üzerinde anlaşın.
3. Proje Yürütme Aşaması
Bu, proje yaşam döngüsünde nihayet harika proje planınızı uygulamaya koyduğunuz aşamadır. Kaynaklarınızı ekibe dahil eder, onları bilgilendirir, temel kuralları belirler ve birbirleriyle tanıştırırsınız. Ardından herkes plana göre belirlenen işi gerçekleştirmeye başlar. Teoride oldukça kolaydır.
Proje yöneticisi olarak, bir proje hakkında konuşmaktan ve belgeler oluşturmaktan, yürütme aşamasına geçmek için onay almaya geçersiniz. Artık ekibe liderlik ediyor ve onları teslimata doğru yönetiyorsunuzdur. Zamanınızı bilgilendirmelerde, toplantılarda ve incelemelerde geçirir; projenin proje döngüsünün geri kalanında ilerlerken yolunda kalmasını sağlarsınız.
Proje Yürütmenin Temel Adımları
- Ekip liderliği: Başarı için bir vizyon ortaya koyun ve ekibin bunu gerçekleştirmesini sağlayın.
- Görevler oluşturma: Yapılması gerekenleri ve her proje görevi için ölçütleri açıkça tanımlayın.
- Görev bilgilendirmesi: Ekibin ne yapması gerektiğini ve bunu ne zamana kadar yapması gerektiğini net olarak anlamasını sağlayın.
- Müşteri yönetimi: Çıktıların kabul edilebilir olmasını sağlamak için müşteriyle birlikte çalışın.
- İletişim: Doğru kişileri doğru zamanda doğru kanal üzerinden bilgilendirdiğinizden ve güncellediğinizden emin olun.
4. Proje İzleme ve Kontrol Aşaması
Bu proje yönetimi adımı performans hakkında raporlamayı, projeyi izlemeyi ve kontrol etmeyi içerir. (Proje durum raporu yol haritamız, çoğu yazılım aracının belirli ölçüde otomatikleştirmenize olanak tanıdığı raporlama sürecinin tamamında size rehberlik eder.)
Bu, projenin plana uygun ilerlediğinden emin olmak ve uygun ilerlemiyorsa yeniden yoluna sokacak çözümler geliştirerek projeyi kontrol etmek anlamına gelir. Proje yaşam döngüsünün tüm aşamaları boyunca projeyi bir şekilde izliyor ve kontrol ediyor olacaksınız.
İlk olarak bu, ilerlemeyi ilk plana göre etkili bir şekilde izlemek için verileri (genellikle proje yönetimi yazılımınızdaki zaman çizelgelerinden ve raporlardan elde edilir) toplamak anlamına gelir.
İkinci olarak, verileri alıp genel proje ilerlemesi, kilometre taşı ve görev tamamlanma durumu, bütçe harcaması ve ilk planda ayrılan zamanla karşılaştıracaksınız. Gerçekleşenleri planla karşılaştırarak zaman çizelgesi, maliyet, kalite ve başarı ölçütleri veya temel performans göstergeleri (KPI'lar) açısından hedeflere ulaşıp ulaşmadığınızı belirleyebilirsiniz.
İşlerin planlandığı gibi gitmediğini fark ettiğinizde (ki genellikle böyle olur), müşterinin memnun kalacağı bir sonuç sunmaya devam edebilmek ve bütçe, zaman çizelgesi ile kalite kısıtlarını karşılayabilmek için nasıl yön değiştirmeniz gerektiğini belirlemeniz gerekir.
Proje İzleme ve Kontrolü İçin Temel Adımlar
- Maliyet ve zaman yönetimi: Zaman çizelgelerine ve giderlere bakarak bunları kaydedin, kontrol edin ve projenin bütçesi, zaman çizelgesi ve görevleriyle karşılaştırarak takip edin
- Kalite yönetimi: Proje çıktılarını inceleyin ve tanımlanan kabul kriterlerini karşıladıklarından emin olun
- Risk yönetimi: Olası riskleri ve sorunları izleyin, kontrol edin, yönetin ve azaltın
- Kabul yönetimi: Kullanıcı kabul testleri gerçekleştirin ve tüm çıktıların müşterinin ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmak için bir inceleme sistemi oluşturun
- Değişiklik yönetimi: Proje planlandığı gibi gitmediğinde, gerekli değişikliklerle müşterinin memnun kalmasını sağlamak üzere kabul edilebilir değişiklik sürecini yönetin
5. Proje Kapanış Aşaması
Proje yaşam döngüsünün kapanış aşamasında, projeniz esasen sona ermiştir ve proje yöneticisi olarak sizin göreviniz de tamamlanmak üzeredir. Ancak proje henüz tamamen bitmiş değildir.
Bu projenin aşamalı olarak sonlandırılması ve kapanış adımı sırasında, projenin ve ekibin güçlü ve zayıf yönlerini, nelerin yanlış gittiğini veya beklendiği kadar iyi gitmediğini ve gelecekteki projelerde nasıl iyileştirme yapılabileceğini görüşmek üzere proje sonrası bir değerlendirme toplantısı veya proje otopsisi gerçekleştirin.
Bu, proje yönetiminin en tatmin edici aşamalarından biri olabilir; çünkü değerli ekip üyelerini takdir etmek ve başarıları kutlamak için harika bir fırsattır.
Proje Kapanışı İçin Temel Adımlar
- Proje performans analizi: Bu, projenin ne kadar iyi yönetildiğine ilişkin bir değerlendirmedir ve başlangıçtaki maliyet ve fayda tahminlerinin doğru olup olmadığını ortaya koyar. Öngörülemeyen riskler oldu mu? Hangi sorunlar ortaya çıktı ve bunlarla ne kadar iyi başa çıkıldı? Proje planı değiştirildi mi, değiştirildiyse nasıl?
- Ekip analizi: Herkes kendisine verilen görevleri yerine getirdi mi? Tutkulu ve motive olmuşlar mıydı? İşlerini titizlikle sürdürdüler ve sorumluluk aldılar mı? Proje ekibi içindeki iletişim sağlıklı ve yapıcı mıydı?
- Proje kapanışı: Projeyi resmî olarak sona erdirmek için gereken görevleri tamamlayın. Buna tedarikçi anlaşmalarını kapatmak, sözleşmeleri onaylayarak sonlandırmak ve gerekli tüm proje belgelerini teslim etmek dahildir.
- Uygulama sonrası değerlendirme: Başarılar ve başarısızlıklar, ortaya çıkan edinilen dersler ve geleceğe yönelik öneriler hakkında resmî bir analiz yazın. Başarılı her projenin sonunda, iyileştirme için her zaman yer kaldığını öğrenirsiniz.
Proje Yaşam Döngüsü Neden Önemlidir?
Proje yönetimi döngüsü kulağa çok ilgi çekici gelmeyebilir; ancak önemlidir, çünkü proje yöneticileri olarak yönlendirdiğimiz ve kolaylaştırdığımız şey budur.
Her projede yer alan adımlar genel olarak aynıdır: projenin hedeflerini tanımlamak, hedeflere ulaşmak için bir proje planı oluşturmak ve ardından bunları gerçekleştirmek için işleri hayata geçirmek.
Farklı proje yöneticileri veya ajanslar, proje yaşam döngüsünün aşamalarını tanımlamak için biraz farklı terimler kullanabilir; ancak temelde hepsi hemen hemen aynıdır.
Proje yaşam döngüsü, proje yöneticilerine projeler boyunca izlemeleri gereken adımları sunar. Projenin her aşamasında nereden başlanacağını ve bir sonraki adımda nereye gidileceğini tanımlar. İşler ne kadar karmaşık hâle gelirse gelsin, geri dönüp yeniden toparlanabileceğiniz güvenilir bir yapınız olur.
Proje Yaşam Döngüsü Karmaşıklaştığında
Proje yönetiminde proje yaşam döngüsü basittir, değil mi? Hayır, elbette değil! Hem basit hem de karmaşık projeler çok sayıda değişken ve pek çok gri alan içerir.
Üye olarak ve Slack'teki sohbete katılarak yüzlerce başka dijital proje yöneticisinden tavsiye ve yardım alın! Ayrıca zamandan tasarruf etmenizi ve projenizin başarılı olma olasılığını artırmanızı sağlayacak proje belgelerine ilişkin 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişim elde edersiniz.
