Proje İletişim Planı Nasıl Oluşturulur [+ Şablon]
Aynı Sayfada Buluşun: Bir iletişim planı, proje ekipleri ve paydaşlar arasında bilgi alışverişi için kullanılacak yöntemleri, sıklığı ve kanalları belirler; böylece ilgili herkesin aynı doğrultuda ilerlemesini ve beklentilerin net olmasını sağlar.
Proje Planlamayla Uyum: İletişim planı oluşturmak, proje planlamayla el ele gider; böylece bilgilerin nasıl paylaşılacağına önceden karar verebilir ve bir planınız olmadığı için acil bilgileri yanlış şekilde paylaşmak zorunda kalmazsınız.
Şablonlar İmdada Yetişir: Proje iletişim planınızı sıfırdan oluşturmak yerine süreci hızlandırmak için şablonumuzu indirebilir veya mevcut bir projedeki içeriği kopyalayıp yapıştırarak ihtiyaçlarınıza göre düzenleyebilirsiniz.
Bir proje iletişim planı, kilit paydaşlarla nasıl iletişim kurmayı planladığınıza dair strateji oluşturmanıza yardımcı olur. Böyle bir plan olmadan paydaş beklentilerini yönetmekte, herkesi bilgilendirmekte ve proje ekibinizdeki karmaşayı önlemekte zorlanırsınız.
Etkili bir iletişim planını nasıl oluşturacağınızı, düzeni korumak ve projenizi başarıya giden yolda tutmak için bu planı nasıl kullanacağınızı burada bulabilirsiniz.
İletişim Planı Nedir?
İletişim planı, proje ekibi ile paydaşlar arasında bilgilerin nasıl paylaşılacağını ana hatlarıyla açıklayan stratejik bir taslaktır. İletişim yöntemlerini, sıklığını ve kanallarını ayrıntılı olarak belirtir; böylece sürece dahil olan herkes bilgilendirilir, aynı hedef doğrultusunda hareket eder ve etkili bir şekilde iş birliği yapabilir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Daha basit bir ifadeyle bu plan, ekip üyeleri arasındaki dahili iletişim de dahil olmak üzere, projedeki herkesin birbiriyle nasıl iletişim kurduğunu gösteren bir harita gibidir. Her kişinin iletişim ihtiyaçlarını; kimin ne tür bilgileri alması gerektiğini, bu bilgilere ne zaman ihtiyaç duyduğunu ve bilgilerin kendisine nasıl gönderileceğini açıklar.
Bir proje iletişim planının resmî olması gerekmez, ancak başvurmak üzere belgelenmelidir. Bu, özellikle çevrim içi çalışırken veya dijital iletişim araçlarıyla çalışırken herkesin neler olup bittiğini bilmesini, konularda fikir birliğine varmasını ve birlikte iyi çalışmasını sağlar.
İşte (çok) kısa bir genel bakış:
İletişim Planı Nasıl Yazılır?
Proje yönetimi için sağlam bir iletişim planı yazma ve oluşturma adımları şunlardır:
- Proje parametrelerinizi anlayın
- İletişim hedeflerinizi belirleyin
- Paydaşları belirleyin
- İletişim sıklığını belirleyin
- İletişim yöntemlerini belirleyin
1. Proje parametrelerinizi anlayın
Projenin boyutu, müşterinin şirketiyle ilgili bilgiler, proje çıktıları, zaman çizelgesi ve proje ekibinin kimlerden oluştuğu dahil olmak üzere projenin parametrelerini tanımlayın.
Ekibinizin ve müşterinizin iletişim tarzlarını göz önünde bulundurun:
- Bugüne kadar iletişim ne kadar başarılı oldu?
- Müşteriniz herhangi bir iletişim tercihi belirtti mi; örneğin, bir soruları olduğunda telefona mı yöneliyorlar, yoksa e-posta ağırlıklı mı iletişim kuruyorlar?
- Yüz yüze veya görüntülü olarak görüştünüz mü?
- Ekibiniz bir proje hakkında sizinle doğrudan ne sıklıkta iletişim kuruyor? Toplantılar yerine yazılı bağlamı mı tercih ediyorlar?
- Varsa, hangi halkla ilişkiler ihtiyaçları mevcut?
Birlikte çalıştığınız ekip ve müşteriler hakkında bilgi sahibi olduğunuzda, bunu bir proje iletişim planında sistematik hâle getirmeye başlayabilirsiniz.
2. İletişim hedeflerinizi belirleyin
Başarılı proje iletişimini tanımlayan unsurları yalnızca müşteriniz için değil, ekibiniz için de listeleyin. İletişimle ilgili kararları yönlendirmek için bu listeyi kullanın.
Başarılı iletişim sağlayıp sağlamadığınızı ölçmek için kullanabileceğiniz metriklerin veya KPI'ların bir listesini oluşturun ve bunu doğrudan iletişim planınıza ekleyin. Bu liste, her hafta gönderdiğiniz veya aldığınız e-postaların sayısını, okunmadan bırakılan e-posta veya mesajların sayısını vb. içerebilir.
3. Paydaşları belirleyin
Projeniz hakkında kimlerin bilgilendirilmesi gerektiğini ve hangi bilgileri almak istediklerini veya almaları gerektiğini belirleyin. Müşteri tarafındaki kilit paydaş, bireysel görevler veya bu görevler üzerinde kimin çalıştığı hakkında ayrıntılı durum güncellemeleri almak isteyebilir; ancak bu kişinin yöneticisinin yalnızca üst düzey proje güncellemelerine ihtiyacı olabilir.
Ayrıca herkesin iletişim bilgilerini not edin ve bunları planınızda tutun.
4. İletişim sıklığını belirleyin
Proje hedeflerine göre farklı paydaşlarla ne sıklıkta iletişim kuracağınızı ve hangi içeriklere yer vereceğinizi değerlendirin.
Proje zaman çizelgesini ve bütçesini gözden geçirmek için haftalık kontroller, anlık sorular için günlük kontroller ve önemli proje kilometre taşlarını sunmak için düzenli toplantılar gibi birden fazla yaklaşım kullanabilirsiniz.
Proje parametrelerinizi ve hedeflerinizi göz önünde bulundurun—bunlar, ne tür bilgilerin daha sık veya daha seyrek iletilmesi gerektiğini belirlemenize yardımcı olmalıdır.
5. İletişim yöntemlerini belirleyin
Bazı paydaşlar güncellemeleri e-posta, Slack veya durum güncellemeleri için oluşturduğunuz bir müşteri panosu üzerinden almayı tercih edebilir. Bu tür bilgilerin iletişim planınıza dahil edilmesi de önemlidir ve paydaşların memnun kalmasını sağlar.
Bazen ilettiğiniz bilgi, doğru iletişim yöntemini belirler. Örneğin, proje başlangıç toplantılarını yüz yüze toplantılarla (veya görüntülü görüşme üzerinden) gerçekleştirmek en iyisidir; ancak hızlı sorular Slack veya e-posta aracılığıyla ele alınabilir. Paydaşlarınızın hangi yöntemleri tercih ettiğini ve daha büyük kilometre taşı toplantıları için onlara ne zaman ihtiyaç duyacağınızı not edin; böylece önceden haberdar olabilirler.
Proje İletişim Planına Neler Dahil Edilmeli?
Proje yönetimi iletişim planınızın ayrıntıları, projenin türüne ve kapsamına bağlı olarak değişebilse de oluşturduğunuz her proje iletişim planına dahil etmeniz gereken birkaç temel unsur vardır.
Temel paydaşlar
Birincil müşteri irtibat kişiniz de dahil olmak üzere temel paydaşları belirtin. İletişim planına erişen herkesin bu bilgileri bulabilmesi için telefon numaraları ve e-posta adresleri gibi iletişim bilgilerini ekleyin.
Ekip üyeleri
Proje ekibinin her bir üyesini görevleriyle birlikte dahil edin. Bu, projeye yeni katılan veya projeye aşina olmayan herkes için yararlıdır. Çıktıları hazırlamaktan, stratejik görüşmelere liderlik etmekten ve/veya paydaşlarla teknik görüşmeleri yürütmekten hangi ekip üyelerinin sorumlu olduğunu belirleyin.
İletişim yöntemleri
E-posta, telefon görüşmeleri, toplantılar, Slack veya diğerleri gibi paydaşlarla iletişim kurmak için kullandığınız temel iletişim yöntemlerini ve kanallarını ana hatlarıyla belirtin. Paydaşların tercih ettiği kanallarla ilgili notlar ekleyin.
İletişim türleri
Paylaşılması gereken bilgileri, bunların nasıl paylaşılacağını, nelerin dahil edileceğini ve hedef kitlenin kim olduğunu listeleyin. Örneğin, müşteriye haftalık proje durum raporları sunmanız gerekebilir. İletişim mekanizmasını, dağıtım listesini ve rapora hangi bilgilerin dahil edileceğini göz önünde bulundurun. Müşteri raporlama yazılımı bu konuda size yardımcı olabilir (veya bütçeniz kısıtlıysa açık kaynaklı raporlama araçlarını değerlendirebilirsiniz).
İletişim tarzları
Paydaşa ve iletişim yöntemine göre farklılaştırın. Örneğin, belirli bir paydaş yalnızca resmî iletişimleri mi tercih ediyor, yoksa üslubunuzda biraz daha samimi olabilir misiniz?
Toplantı takvimi
Proje boyunca gerektiğinde bunu ayarlayabilirsiniz; ancak paydaşlarla ne sıklıkta görüşeceğinize dair başlangıçta bir fikrinizin olması yararlıdır. Projenin kapsamına bağlı olarak müşteriye ne sıklıkta e-posta göndereceğinizi de ana hatlarıyla belirtmek isteyebilirsiniz. Kurum içi ekip toplantılarını da dahil ettiğinizden emin olun.
Temel mesajlar
Her paydaş için iletmek istediğiniz temel mesajı veya bilgiyi belirleyin. Bu grupla yankı uyandıracak doğru mesaj nedir? Ayrıca kavram kanıtını doğrulamak ve geliştirmek için paydaşlardan gerekli olan belirli geri bildirimleri veya verileri belirleyin.
İletişim hedefleri
İyi bir proje yönetimi iletişim planı, iletişim hedeflerini içerir. Bu, kararları istediğiniz sonuçları göz önünde bulundurarak almanızı sağlamaya yardımcı olur.
Proje İletişim Planı Örneği
Yukarıda ana hatlarıyla belirttiğimiz unsurlara dayanarak örnek bir proje iletişim planı şöyle görünebilir.
İletişim hedefleri
Proje iletişim hedeflerini en başta listeleyin; böylece plana erişen herkes bu hedeflere ulaşmaya yönelik kararları benimseyebilir. Bunların ölçülebilir olduğundan emin olun.
Paydaş bilgileri ve iletişim tercihleri
Bir tablo, proje paydaşlarını ve tercihlerini listelemek için yararlı olabilir.
Daha karmaşık projelerde, daha fazla ayrıntı paylaşmak için notlar sütununu bölümlere ayırmak isteyebilirsiniz (örneğin, paydaşların uygunluk durumunu veya iletişiminizi nasıl ve ne zaman gerçekleştireceğiniz açısından önemli olan diğer bilgileri paylaşmak için ek bir sütun oluşturabilirsiniz).
İletişim türleri
Paydaşlarınızla iletişim kurma yöntemlerini değerlendirmek için bu bölümü kullanın. Bu, iletişimin tutarlı, anlamlı ve başarılı olmasını sağlamaya yardımcı olur.
Proje iletişim planlarının faydaları
Bir iletişim stratejisi geliştirmek ve bunu belgelemek, projelerinizin daha sorunsuz ilerlemesini sağlar ve proje başarısızlığından kaçınmanıza yardımcı olur.
Geliştirilmiş proje planlaması
Bir proje iletişim planı, ekibin birlikte nasıl çalışacağına ilişkin daha fazla ayrıntıyı ana hatlarıyla belirleyerek proje planınızı tamamlar.
Kritik bilgileri nasıl ileteceğiniz, hangi iletişim kanalını kullanacağınız, bunu kimin yapacağı ve hangi sıklıkta iletişim kurulacağı konusunda önceden kararlar aldıysanız, acil güncellemeleriniz olduğunda ancak bunları kiminle paylaşacağınızı bilmediğinizde bu kararları yeniden vermek zorunda kalmazsınız (bu, özellikle uzaktan projeleri planlarken önemlidir).
Proje planı şablonumuz, bu iletişim stratejisini en başından yapılandırmanıza yardımcı olarak proje boyunca kesintisiz bilgi akışı ve ekip uyumu sağlayabilir.
Paydaş beklentilerinin doğru belirlenmesi
Projenin sorunsuz ilerlemesini sağlama şansına sahip olmak için iletişim beklentilerini en baştan tanımlamanız gerekir.
Proje sürecinin başında müşteriye neler bekleyebileceğini bildirerek tüm projenin tonunu belirlersiniz. Paydaşların sizden ne beklediğinizi önceden bilmesi de yararlıdır; böylece zamanı geldiğinde hazırlıklı olabilirler.
Her şey beklentilerle ve herkesin aynı noktada olduğundan emin olmakla başlar. Bir projeyi başlatırken her zaman, “Bana nasıl ulaşabileceğinizi, en çok ne zaman müsait olduğumu ve bana ulaşmak için hangi kanalların en uygun olduğunu burada bulabilirsiniz.” diyen bir iletişim özeti oluştururum. İletişim özeti, yanıt verme konusunda beklentileri netleştirmek için de iyi bir yerdir. Müşteri için en iyi işi ortaya koyabilmek için işe odaklanmanız gerekir; örneğin, gerçekten kritik zamanlar dışında e-postanızı her zaman açık tutamazsınız.
Daha kolay paydaş yönetimi
Paydaşları yönetmenin en iyi yolu bir iletişim planı oluşturmak, bu plana uymak ve hedef ile proje kilometre taşları konusunda uyum sağlamak için bu planı kullanarak başarılı bir iletişim yürütmektir (ve ardından gerektiğinde yeniden uyum sağlamaktır).
Bir proje iletişim planı, iletişim iş akışının ortak bir şekilde anlaşılmasını sağlar; böylece herkes projenizde neler olduğunu ve neler olması gerektiğini bilir.
Bir müşteriyle, işlerin tamamen karmaşık bir hâl aldığı bir durumla karşılaştım; ancak bunun farkına varmamız için artık çok geçti. İş başlangıç toplantısından sonra müşterinin pek yanıt vermemesi ve kontrol toplantılarında iletişimin kesilmesi gibi küçük uyarı işaretleri vardı; bu nedenle projede anında tıkanmıştık. Bir iletişim düzenimiz olmadığını fark ettim. Takvimlerimizde ne olursa olsun, nasıl iletişim kuracağımıza dair bir beklenti yoktu. Bir iletişim planı büyük bir fark yaratır ve en başından itibaren, “Yapmamız gereken bu şeylerin hiçbirini gerçekleştiremiyoruz ve bu bir uyarı işareti” demenin bir yolunu sunardı.
Proje İletişim Planı Şablonunu İndirin
Projeleriniz için ihtiyaç duyacağınız tüm iletişim bilgilerini ve talimatları kolayca derlemek üzere proje iletişim planı şablonumuzu indirin. Ayrıca iletişim planınızı tamamlarken en iyi uygulamaları gösteren, doldurulmuş bir örnek de bulunmaktadır.
Proje İletişim Planı Nasıl Kullanılır?
1. Ekibinizle paylaşın
Planı ekibinizle paylaşmak, onları çalışmalarını ve teslim tarihlerini etkileyen iletişim düzeniniz hakkında bilgilendirir; aynı zamanda nasıl ve kimlerle iletişim kurduğunuz konusunda onlara daha fazla bağlam sunar. Bu bilgileri paylaşmak, planı uygularken ekibinizin sizi destekleyebilmesini sağlar.
2. Plana bağlı kalın
Bir planınız olur olmaz önemli proje toplantılarını takviminize ekleyin ve planınızda tanımladığınız önemli maddeleri takip edebilmek için düzenli kontrol toplantıları, hatta proje e-postaları için takviminize hatırlatıcılar ekleyin.
Herhangi bir noktada iletişim planınızdan uzaklaştığınızı ve yeniden plana dönmekte zorlandığınızı fark ederseniz, tanımladığınız yaklaşımı yeniden değerlendirin:
- Hâlâ proje hedeflerinizle uyumlu mu?
- Proje başladığından bu yana hedefler veya paydaşlar herhangi bir şekilde değişti mi?
- Projenin bu aşamasında proje bilgilerini iletmenin daha etkili yolları var mı?
Proje ilerlemesini takip etme ve paydaşlara doğru bilgiler sunma konusunda yardım almak için şu proje yönetimi yazılımları listesine göz atın.
Ayrıca proje yönetiminde daha fazla iletişim stratejisini burada bulabilirsiniz.
Siz Ne Düşünüyorsunuz?
Proje iletişim planları oluştururken en etkili bulduğunuz taktikler neler? DPM Üyeliği ile diğer yüzlerce dijital proje yöneticisiyle Slack'te sohbete katılın!
