Kurumsal Proje Yönetimi Metodolojisi Nasıl Seçilir

Peki, kurumsal proje yönetimi metodolojisi (EPMM) tam olarak nedir?

Kurumsal Proje Yönetimi Nedir?

Geleneksel proje yönetimi yöntemleri, açıkça tanımlanmış hedeflere sahip tek bir projeye odaklanırken kurumsal proje yönetimi (EPM), bir kuruluştaki tüm projeleri toplu olarak yönetme çabasıdır.

EPM, kuruluşu parçaların toplamı olarak değil, bir bütün olarak ele alır. Stratejik iş hedeflerine öncelik verir ve bunları öne çıkararak yalnızca kuruluşun hedefleriyle uyumlu projeleri seçer. Kuruluştaki tüm projeleri birlikte yönetir ve büyük ölçekte etkililiği ve verimliliği artırmak için proje yönetimi stratejilerini uygular.

Projeler bir kuruluşta birbirinden bağımsız şekilde yürütülmez. Genellikle proje portföyü yönetimi (PPM) kapsamında düzenlenirler. Kurumsal proje portföyü yönetimi (EPPM), değer yaratmayı sağlayacak sinerjiler oluşturmak amacıyla portföy, program ve proje yönetimini (genellikle EPPM yazılımının yardımıyla) stratejik olarak hizalar. Aşağıdaki görevlerin tümünü yerine getirir:

1. Proje yöneticilerinin projelerini etkili bir şekilde yönetmesine ve üst yönetimin şirketteki tüm projeleri konsolide bir görünüm aracılığıyla takip etmesine yardımcı olmak için kurumsal proje yönetimi yazılımının veya kurumsal iş akışı yazılımının uygulanması.
2. Proje yönetimi çalışmalarını merkezileştirmek ve koordine etmek için bir kurumsal proje yönetim ofisinin (EPMO) kurulması.
3. Bir EPMM seçilmesi (veya geliştirilmesi) ve kuruluş genelinde uygulanması.
4. Proje yöneticilerinin EPMM'yi ve seçilen proje yönetimi aracını etkili bir şekilde kullanmaları için eğitilmesi.
5. Çeşitli proje yönetimi yönergelerinin ve çalışma ürünlerinin saklanması ve alınması için merkezi bir havuz oluşturulması.
6. Şirketin proje yönetimi yetkinliklerinin sürekli olarak iyileştirilmesi.

Kısaca EPM'nin amacı, proje yönetiminin etkililiğini ve kalitesini artırmak ve projelerin şirkete değer sağlamasını güvence altına almaktır.

Kurumsal Proje Yönetimi Metodolojisi Nedir?

Bir projeyi yönetmenin yüzlerce, hatta binlerce yolu vardır. Yönetim tarzı sektörden sektöre değişir ve her proje yöneticisi için farklıdır. Bir EPMM, projeleri yönetmeye yönelik farklı tarzları tek bir çatı altında düzenler ve birleştirir.

EPMM, bir kuruluş genelinde projeleri yönetmek için kullanılan bir dizi ilke, prosedür, yönerge, iş akışı ve tekniktir. Ayrıca, atanan kurumsal proje yöneticisi ve proje sponsoru tarafından projelerini yönetmek için kullanılan şablon, kontrol listesi, form ve diğer yararlı çalışma ürünlerinden oluşan bir koleksiyonu da içerir.

EPMM, kuruluş düzeyindeki tüm projeler için standart uygulamaları koordine eder, uygular ve yalınlaştırır. Aşağıdaki proje yönetimi unsurlarının tümünü standartlaştırır:

1. Risklerin belirlenmesi, analiz edilmesi, önceliklendirilmesi, yanıtlanması ve kontrolü
2. Süre, maliyet ve kaynak tahmini
3. Düzenli proje izleme ve kontrolü
4. Periyodik proje incelemeleri ve değerlendirmeleri
5. Kaynak yönetimi
6. Sorun yönetimi ve üst kademeye taşıma mekanizması
7. Kalite yönetimi ve kusurların önlenmesi
8. Sürekli iyileştirme
9. Kayıt yönetimi
10. Nicel proje yönetimi

Kurumsal Proje Yönetimi Metodolojilerinin Faydaları

Gelişmiş ülkelerde Gayrisafi Yurt İçi Hasılanın (GDP) %25'i projelerin yürütülmesine harcanırken, bir kuruluş içindeki farklı projelerin yönetilme biçiminde genellikle bir tutarlılık bulunmaz. Bu durum genellikle çabaların tekrarlanmasına ve israf edilmesine yol açar. Kuruluşlar, tutarsız karar alma süreçleri nedeniyle çoğu zaman kârlı fırsatları kaçırır.

Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) tarafından hazırlanan 2018 Mesleğin Nabzı raporu, her 20 saniyede 1.000.000 doların israf edildiğini ortaya koymuştur. Bu rakam, her yıl israf edilen yaklaşık 2 trilyon dolara eşdeğerdir. Kuruluşlar, bir EPMM uygulayarak bu israfı kontrol edebilir.

İsrafı kontrol etmenin yanı sıra EPMM'nin uygulanması şunları sağlayabilir:

1. Yeniden yapılan işlerin azaltılması
2. Yüksek kaliteli çıktılar üretilmesi
3. İnsan kaynaklarının beceri ve üretkenliğinin geliştirilmesi
4. Öngörülebilirliğin artırılması ve proje risklerinin azaltılması
5. Proje teslimlerinin iyileştirilmesi
6. Proje maliyetlerinin genel olarak azaltılması ve kurumsal kârlılığın artırılması

Villanova Üniversitesi'ne göre, EPM modeline geçen şirketler kârlarını %20'ye kadar artırmaktadır. Bir kuruluş içindeki üst düzey yöneticilerin, işlerin tekrarlanmasını önlemek, proje başarı oranlarını artırmak ve proje başarısızlığını azaltmak için projeleri birbiriyle stratejik olarak uyumlu hâle getirmesi ve proje yöneticilerine aynı metodolojiyi izlemeleri talimatını vermesi gerekir.

Kurumsal Proje Yönetimi Metodolojisinin Uygulanması

Yeni bir proje yönetimi yönteminin uygulanması, yalnızca bir kuruluşun verimliliğini artırmakla kalmaz, aynı zamanda kuruluşun yetkinliklerini geliştirmesine de yardımcı olur. Ancak doğru metodolojiyi seçmek önemlidir.

Yayımlanmış binlerce proje yönetimi metodolojisi vardır ve yayımlanmamış, şirkete özgü on binlerce metodoloji bulunabilir. Ayrıca proje yönetiminin, her gün yeni yaklaşımların ortaya konduğu gelişmekte olan bir alan olduğunu da unutmamak gerekir.

Bir kuruluş için en uygun metodolojiyi bulmak, samanlıkta iğne aramaya benzer. Bununla birlikte, popüler metodolojilerden bazılarına göz atalım.

Genel olarak proje yönetimi metodolojileri üç başlık altında kategorize edilir:

1. Öngörücü
2. Çevik
3. Özel amaçlı

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Öngörücü Metodolojiler

Bu metodolojiler, gereksinimler ve teknoloji konusunda yüksek düzeyde kesinlik olduğunda ve projelerin düşük risk taşıdığı durumlarda kullanışlıdır. Öngörücü terimi oldukça popüler olsa da bu metodolojiler plan odaklı, ardışık veya şelale olarak da adlandırılır.

Bu metodolojileri kullanan projelerde proje yöneticileri, kurumsal proje planının büyük bölümünü projenin başlangıcında oluşturur ve gereksinimleri önceden toplar.

Popüler öngörücü metodolojilerden bazıları şunlardır:

PRINCE2 (Kontrollü Ortamlardaki Projeler)

PRINCE2, başlangıçta Birleşik Krallık Hükümeti tarafından BT projelerini yürütmek için geliştirilmiştir. Büyük ölçekli, BT odaklı girişimler için hâlâ uygundur. Bu, bir proje yönetişimi metodolojisidir ve öngörücü her proje yönetimi çerçevesi gibi, projenin tamamını birden fazla aşamaya böler.

Yazılım Geliştirme Yaşam Döngüsü (SDLC)

SDLC genel olarak yeni bir yazılım geliştirmek veya mevcut yazılımı yeniden tasarlamak için aşamalı bir yaklaşım izleyen bir grup geleneksel metodolojiyi ifade eder. Bu yaklaşımda bir proje genel olarak beş aşamaya ayrılır: gereksinimler, tasarım, geliştirme, test ve uygulama.

Görevler tamamen doğrusaldır ve yapılandırılmış bir yaklaşım izler; her aşama, önceki aşama tamamlandıktan sonra sırayla başlar.

PRiSM (Sürdürülebilir Yöntemleri Birleştiren Projeler)

PRiSM proje yönetimi, proje yönetiminde sürdürülebilirliğe ilişkin P5 standardını temel alan, ilkeler odaklı bir metodolojidir. Varlığın tüm yaşam döngüsünü yönetmeye yönelik fikirleri yalnızca projeye değil, varlığın tamamına uyguladığı için çeşitli geleneksel metodolojilerden farklıdır.

Yaşam döngüsü yaklaşımı; proje öncesi planlama, ürün/hizmetin benimsenmesi ve entegrasyonu içeren beş aşamadan oluşur. Proje sonrası aşamalar, faydaların gerçekleştirilmesini kapsar.

2. Çevik Metodolojiler

Gereksinimler veya teknoloji konusunda kesinlik düzeyinin düşük olduğu ve projelerin daha yüksek risk taşıdığı durumlarda çevik bir metodoloji yararlıdır. Bu metodolojileri kullanan ekipler, gereksinimlerin proje boyunca sürekli değişmesini bekler. 

Bu nedenle, projenin bir sonraki bölümünün daha iyi planlanabilmesi için geri bildirim sağlamak üzere artımlı ve yinelemeli bir yaklaşım kullanılır. Teslimatların incelenmesinden daha fazla bilgi elde edildikçe planlar gözden geçirilir ve artımlı olarak güncellenir.

Çevik proje yönetimini hangi kuruluşlar kullanmalıdır?

1. Ekip büyüklüğü küçük olan projeler
2. Gereksinimlerin sıkça değiştiği projeler
3. Gereksinimlerin başlangıçta tamamen tanımlanamadığı projeler
4. Ekiplerin deneyimli ve kendi kendini organize ettiği projeler

Popüler çevik metodolojilerden bazıları şunlardır:

Scrum

Scrum geliştirme süreci, sprint adı verilen kısa yinelemeler etrafında gerçekleşir. Her sprint, son kullanıcılar tarafından kullanılabilecek, artımlı olarak işleyen bir ürün sunar. Bir sprintin süresi sabittir ve genellikle çok kısadır. Bir sprintin süresi genel olarak 2-4 haftadır, ancak bu sürenin ötesine de uzayabilir.

Scrumban

Scrumban hibrit bir yaklaşımdır. Adından da anlaşılacağı üzere Scrum ve Kanban'ı bir araya getirir. Bu yaklaşımda, proje yürütme sürecinde Scrum ilkeleri kullanılırken, tek tek görevler Kanban panolarından Sprint planına alınır.

En önemli avantajı, proje ekibi üyelerinin görevleri kapasitelerine/yeteneklerine göre Kanban panolarından sürekli olarak alabilmesine olanak tanımasıdır. Her sprint için yapılacak çalışmaya başlangıçta karar vermeleri gerekmez.

Ekstrem Programlama (XP)

Ekstrem Programlama, son teslim tarihlerinin sıkı olduğu hızlı tempolu projelerde kullanılır. Bu yaklaşım, her döngünün sonunda sürümlerin yayımlandığı kısa geliştirme döngülerini kullanır.

Bu, hızlı sonuç alınmasına ve üretkenliğin en üst düzeye çıkarılmasına yardımcı olur. Tüm proje ekibi üyelerinin uyması gereken, tanımlanmış bir dizi kural içerir. Bu kurallar beş değere dayanır: basitlik, iletişim, geri bildirim, saygı ve cesaret.

Crystal

Diğer metodolojilerin aksine Crystal, araçlara ve süreçlere odaklanmaz. Proje sonuçlarını iyileştirmek amacıyla enerjiyi insanlara ve insanların birbirleriyle nasıl etkileşim kurduğuna odaklayacak şekilde IBM tarafından tasarlanmıştır.

Özellikle beceri, yetkinlik, kapasite ve ekip üyeleri arasındaki iş birliğini ele alır. Kolayca özelleştirilebilen hafif bir metodolojidir.

Çalışma, projeyi ilerletmek üzere geri bildirim döngülerini içeren belirli bir zaman aralığında gerçekleştirildiği için Scrum'a bir ölçüde benzer. Sık iletişim ve düzenli beyin fırtınası gerektirdiğinden sanal ekipler için uygun olmayabilir.

3. Özel Amaçlı Metodolojiler

Tam proje yaşam döngüsü metodolojilerinin yanı sıra, bir projenin belirli bölümleri, örneğin zamanlama ve risk yönetimi için yararlı olan metodolojiler de vardır. Bu kategorideki popüler metodolojilerden bazıları şunlardır:

Kritik Yol Yöntemi (CPM)

CPM, tüm projeyi kapsayan bir metodoloji değildir. Aksine, en iyi duruma getirilmiş bir proje takviminin geliştirilmesine ve izlenmesine yardımcı olan bir zamanlama metodolojisidir. Projeyi mümkün olan en kısa sürede tamamlamak için izlenebilecek en uzun yol olarak tanımlanan Kritik Yol ilkesine dayanır.

Bir proje faaliyetinin öncülünü ve ardılını belirlemeyi ve projenin kritik yolunu saptamak için bir ağ şeması oluşturmayı içerir. CPM'nin bazı ciddi dezavantajları vardır: iyimser süre tahminleri kullanır, bolluk sürelerini yanlış kullanır ve sınırsız kaynak arzı olduğunu varsayar.

More Articles

• Proje Yönetiminde Çevik ve Şelale Metodolojisi

Kritik Zincir Proje Yönetimi (CCPM)

CPM gibi CCPM de bir zamanlama metodolojisidir. CCPM, temel metodoloji olarak CPM'yi kullanır ancak CPM'nin dezavantajlarını ortadan kaldırmaya çalışır. Görev tamponlarından kaçınır, ancak CPM'nin dezavantajlarının üstesinden gelmek için üç tür tampon kullanır: besleme tamponları, proje tamponları ve kaynak tamponları.

Kanban 

Kanban, proje iş akışını temsil etmek için bir dizi pano kullanır. Panolar, önceden tanımlanmış bir proje iş listesini içeren görsel unsurlardır. Çalışma, ekip üyeleri tarafından kapasiteleri ve yetkinlikleri doğrultusunda sürekli olarak iş listesinden alınır.

Çalışma, pano üzerindeki bir dizi sütun arasında ilerletilir. Her sütun, genel proje sürecinin bir aşamasını ifade eder. Kanban, her iş parçasının belirli bir zamanda hangi durumda olduğuna dair görsel bir genel bakış sunduğu için projenin ilerlemesini izlemek açısından oldukça etkilidir.

Kuruluşunuz İçin Kurumsal Proje Yönetimi Metodolojisi Nasıl Seçilir?

Kurumsal proje yönetimi, kuruluşun temel misyonlarına ve stratejik hedeflerine odaklanır. Bu nedenle, bir EPMM seçimi şirketin mevcut projelerinin, kurumsal kültürünün ve kurumsal çevresel faktörlerinin ayrıntılı bir şekilde incelenmesiyle başlar.

Tüm sorun senaryolarıyla başa çıkabilecek tek bir en iyi proje yönetimi yöntemi yoktur; özellikle de büyük şirketleri ele aldığımızda. EPMM seçimi her kuruluşun ihtiyaçlarına göre değişir. Bir sektörde iyi sonuç veren bir yöntem başka bir sektörde uygun olmayabilir.

Şirketler, çalışmaları için hangi metodolojinin en uygun olduğunu belirlemelidir. Proje ve süreç yönetiminde tutarlılığa ve tekrarlanabilirliğe odaklanmalıdırlar.

Bir EPMM'yi kesinleştirirken şu soruları göz önünde bulundurun:

1. Şirketiniz hangi sektörde faaliyet gösteriyor ve sektörünüzdeki genel en iyi uygulamalar nelerdir?
2. Kuruluşunuz ne tür projeler yürütüyor?
3. Çalışanlarınız ne tür becerilere ve yetkinliklere sahip ve yeni bir metodoloji uygulanmadan önce ne tür eğitimler verilmesi gerekecek?
4. Uygulama için ne kadar bütçeniz ve süreniz var?
5. Kuruluşunuz genellikle karmaşık projeler üstleniyor mu?
6. Kuruluşunuzun büyüklüğü nedir? Tek bir EPMM kuruluş genelinde uygulanabilir mi?
7. Projelerinizdeki değişikliklerin olağan sıklığı nedir? Bu değişiklikler geleneksel metodolojiler kullanılarak ele alınabilir mi?
8. Üst yönetimin, proje yöneticisinin ve diğer proje paydaşlarının tercihi nedir?

İlgili okuma: Bir Projede Hangi Metodolojiyi Kullanacağınızdan Emin Değil misiniz? Yol Gösterici 5 Örnek