Aynı Anda Birden Fazla Projeyi Yönetmek İçin 5 Strateji

1. Sınırlarınızı Belirleyin

Aynı anda birden fazla projeyi üstlenmek söz konusu olduğunda, becerileriniz ve kapasiteniz konusunda gerçekçi olmanız gerekir. Liderlik etmek için ihtiyaç duyacağınız güvenilirliği ve özgüveni kazanmak için deneyime ihtiyacınız vardır. Proje yönetiminde yeniyseniz, becerilerinizi geliştirmek için bir veya iki projeyle başlamak—hem sizin hem de kuruluşunuz için—muhtemelen daha iyi bir seçimdir. Ben de böyle başladım ve kendime uygun bir tempo belirlemek, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını öğrenmemi sağladı. 

Sonuç olarak, sınırlarınızı ve kapasitenizi herkesten daha iyi siz bilirsiniz. Kuruluşunuz sizden, aslında kötü proje sonuçlarına yol açacak aşırı bir çalışma programını üstlenmenizi bekliyorsa, sesinizi çıkarmanız ve iş yerinde hayır demeniz önemlidir. Her açıdan başarılı olabilmek için kendiniz ve ekibiniz adına makul beklentiler belirlemelisiniz.

Uzman İpucu

Yönettiğiniz önceki projeleri düşünün. Geçmişte sizden çok fazla farklı projeyi üstlenmeniz istendi mi? Sürecin hangi kısmı sizin için stresliydi? Projeler başarılı oldu mu? Durumu daha iyi yönetmenize hangi beceriler yardımcı olabilirdi?

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Ekibinizin Sınırlarını Anlayın

Birden fazla proje yönetimi tamamen ekip çalışmasıyla ilgilidir. Ekibinizin üyelerinin de sınırları ve kapasiteleri vardır. İş yükü kapasiteleri nedir? Dikkatlerini gerektirebilecek öncelikler nelerdir?

Birden fazla proje için kaynak planlaması yaparken ekip üyelerinizin iş üstlenme konusunda ne kadar müsait olduğunu, yapılacaklar listelerinde halihazırda nelerin bulunduğunu ve kişisel kısıtlamalarını (kişisel izinler, resmi tatiller, izinli oldukları günler vb.) bilmeniz önemlidir. İsteyeceğiniz son şey, tüm ekibin tükenmişlik yaşamasıdır.  

Doğru proje yönetimi yazılımına sahip olmanızın kaynak yönetimi konusunda size yardımcı olabileceği nokta tam olarak burasıdır. Aracınız, ekibinizde kimin ne üzerinde çalıştığını, bu görevlerin durumunu ve kimin görevlerle aşırı yüklenmiş olabileceğini gösteren anlaşılır bir pano sunabilir. Hangi kaynakların kullanıldığını daha iyi anlamanıza yardımcı olarak görevleri önceliklendirme ve devretme konusunda daha bilinçli kararlar almanızı sağlayabilir.

Ekibinizin becerilerini—neyi iyi yaptıklarını, ne geliştirmek istediklerini ve hangi alanlarda iyileşmeleri gerektiğini—bilmeniz de önemlidir. Bu, paydaşlarınızla darboğazları ve sürtüşmeleri önlemenize yardımcı olur ve proje yönetimi çözümlerinin en önemli kullanımlarından biridir.

Örneğin, bir yapay zekâ projesinde yalnızca bir veri bilimcisinin çalışması işe yaramayacaktır. Proje lideri olarak mesleki gelişim için bütçe ayırmaya veya yatırım yapmaya karar verecek kişi muhtemelen siz değilsiniz; ancak proje portföyünüz için gereken becerileri belirleyebilecek ve ekibinizi savunabilecek kişi sizsiniz.

Uzman İpucu

Ekibinizi tanımak hemen gerçekleşmez. Her ekip üyesiyle konuşmalı ve onlar, çalışma tarzları ve hedefleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için düzenli görüşmeler yapmalısınız. Bire bir görüşmeleriniz sırasında iş yükü kapasitelerini ve beceri eksiklerini daha iyi anlamanıza yardımcı olacak sorular sorun. Örneğin şunları sorabilirsiniz: “Şu anda işinizin en stresli kısmı nedir?” ve “İşinizi yapmanıza yardımcı olabilecek hangi beceriyi öğrenmek sizi heyecanlandırırdı?” Bu konuşmaları zaman kaybı olarak görmeyin; paydaşlarınızın taleplerine hızlıca yanıt verebilmenizin temelini oluştururlar.

3. Paydaşlarınızla İletişim Kurun

Projeleri ölçekli bir şekilde yönettiğinizde, proje paydaşlarından eş zamanlı olarak birçok talep alırsınız. Elbette her talep “acil” olacaktır.

Gürültüyü ayıklamak ve hangi taleplerin gerçekten en yüksek önceliğe sahip olduğunu anlamak için büyük resme dair içgörüye sahip olmanız gerekir. Her projenin gerçek kısıtları nelerdir? Beklenen proje takvimleri ve teslimatları nelerdir? Örneğin, bir mevzuata uyum projesi üzerinde çalıştığınızı biliyorsanız, projeyi zamanında teslim etmenin ve proje takvimine uymanın ne kadar önemli olduğunu bilirsiniz.

Buradaki kilit nokta paydaş yönetimidir. Çeşitli projelerinizdeki paydaşların her biriyle yakın ilişkiler kurmanız gerekir. Kısıtlarını, ihtiyaçlarını ve beklentilerini daha iyi anlamak için onlarla düzenli görüşmeler yapın. Ekibinizin sorunları ve uyguladığınız çözümler konusunda onlara karşı şeffaf olun. Aynı şekilde, başarılarınız ve proje hedeflerindeki ilerlemeniz hakkında onları güncel tutun. En iyi proje yönetimi uygulamalarından yararlanmak, bilgileri etkili bir şekilde düzenlemenize ve dağıtmanıza yardımcı olabilir.

Bu düzenli görüşmeler, gerçekçi bir yol haritası oluşturmanıza ve gecikmeler için ne kadar payınız olduğunu bilmenize yardımcı olur. Paydaşlarınızla iyi bir ilişkiniz varsa, taleplere “hayır” deme konusunda da kendinizi daha rahat hissedersiniz. Birden fazla talebi etkili bir şekilde yönetmek, ilerlemeyi ve son teslim tarihlerini tek bir yerde birleştiren bir proje yönetimi panosuyla daha kolay hâle gelir.

Yapabiliyorsanız, kullanmayı seçtiğiniz proje yönetimi platformlarının işlevleri içinde paydaş iletişimi araçlarını arayın.

Pro İpucu

Her projenin özelliklerini, proje ekiplerinizin tamamının kolayca erişebileceği ortak bir dosyada belgelediğinizden emin olun. Her proje için son teslim tarihini ve gerekçeyi bu dosyaya ekleyin ve yeni bilgiler elde edildikçe dosyayı düzenli olarak güncelleyin. Herhangi bir proje değişikliğinden haberdar olur olmaz ekibinizi bilgilendirin.

4. Zamanınızı Verimli Bir Şekilde Yönetin

Birden fazla projeyi yönetirken zaman yönetimi konusunda usta olmalısınız. 

Bir proje yöneticisi olarak, zamanınızın çoğunu toplantılarda geçiriyormuşsunuz gibi hissedeceksiniz. Başarıları ve engelleri görüşmek için ekip üyelerinizle yaptığınız toplantılarla proje ilerlemeniz hakkında bilgiye ihtiyaç duyan proje paydaşlarıyla yaptığınız toplantılar arasında bu süre oldukça fazla olabilir. 

Birden fazla projeyi yönetirken, güçlü proje takibi tüm girişimlerdeki ilerlemeyi yakından takip etmenize yardımcı olabilir.

Kaosu yönetmenize yardımcı olmak için takvimime nasıl yaklaştığıma bir göz atalım. Her sabah, bir şeylerin aksayıp aksamadığını görmek için her projenin altındaki bekleyen eylem maddelerini kontrol ederek başlarım. Bekleyenleri gözden geçirir, görevleri yönetilebilir parçalara nasıl böleceğimi değerlendirir ve projenin ilerlemeye devam ettiğinden emin olmak için kime mesaj göndermem veya kiminle iletişime geçmem gerektiğini belirlerim. Ayrıca tüm konferans görüşmelerimi sabah saatlerine planlamaya çalışırım. Bir toplantı ayarlamadan önce, görüşmeyi yüz yüze yapmanın ne kadar önemli olduğunu kendime sorarım. Süreyi de sınırlamaya çalışırım; tam bir saatlik toplantı yerine 50 dakikalık bir toplantı ayarlarım. Öğleden sonra, gündemimde odaklanmış çalışmaya ayırdığım zaman dilimleri oluştururum. Ayrıca her proje için önemli kilometre taşları ve son teslim tarihleri hakkında takvim hatırlatıcıları oluştururum. 

Birden fazla projeyi yönetmek, ekibi bunaltmadan son teslim tarihlerine uyulmasını sağlamak için projeleri yönetmeye yönelik temel beceriler gerektirir.

Pro İpucu

Ayrıca görev yönetimi konusunda da uzman olmanız gerekir. İki hafta boyunca, yapılacaklar listenizdeki belirli maddeleri tamamlamanızın ne kadar sürdüğünü takip etmeyi deneyin. Öğrendiklerinize şaşırabilirsiniz. Örneğin, belki de bir toplantıdan sonra notlarınızı bir araya getirmek için çok fazla zaman harcıyorsunuzdur. Zaman kazanmak için görüntülü görüşmelerinizi otomatik olarak kaydeden ve yazıya döken bir araç kullanmayı deneyebilirsiniz.

5. Şablonlardan ve Otomasyondan Yararlanın

Birden fazla projeyi yönetirken şablonlar en iyi yardımcılarınızdır. Mümkün olduğunca standardizasyon sağlamak önemlidir. Henüz yapmadıysanız proje başlangıçları, teslimat, devam/iptal kararları vb. için şablonlar oluşturun.

Sıfırdan başlamanız bile gerekmeyebilir. Çevrim içi olarak veya proje yönetimi yazılımınız aracılığıyla kullanılabilen çok sayıda şablon var. Bunları oluşturmak veya ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmek biraz zaman alabilir, ancak ileride büyük ölçüde zaman kazanırsınız.  

Şablonlar ve otomasyonlar, yeni bir araçta aramanız gereken temel proje yönetimi platformu özelliklerinden bazıları olmalıdır.

Profesyonel İpucu

Süreçleriniz standartlaştırıldıktan sonra, ekibinizi yavaşlatabilecek tekrarlayan görevleri otomatikleştirmeniz ve iş akışlarını otomatikleştirmeniz de kolaylaşır. Örneğin, birçok proje yönetimi aracı ve uygulaması bildirimleri, zaman takibini, görev atamasını ve daha fazlasını otomatikleştirmenize olanak tanır. Ayrıca ekibinizle ve paydaşlarınızla iletişim kurmak için kullandığınız araçlarla entegrasyonlar da sunabilir; bu da bu süreci kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir.

Daha Fazla Proje Yönetimi İçgörüsü İçin Aramıza Katılın

Proje yönetimi yazılımının geçmişi, aynı anda birden fazla projeyi yürütmek de dâhil olmak üzere, araçların modern işletmelerin artan ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde nasıl geliştiğini ortaya koyar.

Projelerinizi yönetmek için daha fazla ipucu mu arıyorsunuz? Üretkenlik için proje yönetimi tüyoları listemize göz atın veya 100'den fazla şablona, numuneye ve örneğe erişmek ve Slack'te yüzlerce dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurmak için üyelik topluluğumuza katılın.