Durum Raporlarınızı Kullanışlı Hale Getirin (Robyn Reynolds ile)

Transkripti Okuyun:

Podcast yayınlarımızı bir yazılım programı kullanarak yazıya dökmeyi deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için olası yazım hatalarını lütfen mazur görün.

Ben Aston:

Bizi dinlediğiniz için teşekkürler. Ben Ben Aston ve bu, Dijital Proje Yöneticisi Podcast'i. Bu podcast, kurumsal proje ve portföy yönetimi yazılımlarında lider olan Clarizen tarafından sunulmaktadır. Daha fazla bilgi edinmek için Clarizen.com adresini ziyaret edin. Bugün, Dijital Proje Yöneticisi'ndeki yerleşik DPM uzmanlarımızdan biri ve dijital proje yöneticilerine sorularınızı yönelttiğiniz Sevgili DPM köşesinin danışmanı Robyn Reynolds benimle birlikte. Robyn, programa tekrar katıldığın için çok teşekkürler.

Robyn Reynolds:

Merhaba Ben. Geri döndüğüm için çok heyecanlıyım. Seninle sohbet etmekten her zaman keyif alıyorum.

Ben Aston:

Harika. Projelerinde kendini hiç zor durumda buldun mu? Müşteriyi projedeki her şey hakkında güncel tutmak için gerçekten iyi bir iş çıkardığından oldukça emin olurken, bir gün projede felaket yaşanır ve müşteriye proje hakkında gönderdiğini düşündüğün tüm e-postalar, mesajlar ve kısa mesajlar sihirli bir şekilde ortadan kaybolur. İşte dostlarım, bu yüzden bir durum raporuna ihtiyacınız var. Bugün, o korkulan durum raporları hakkında konuşacağız. Gerçekten gerekli mi? Gerekliyse içlerine ne koymalıyız? Bunları nasıl daha az zahmetli hale getirebiliriz ve gerçekten kullanışlı olmaları için ne yapabiliriz?

Ancak Robyn ile henüz tanışmadıysanız, onu düzgünce tanıtayım. Robyn benden sadece birkaç sokak ötede yaşıyor; en azından ben böyle düşünmeyi seviyorum. Portland'da yaşıyor ve emojileri, listeleri ve yavru köpekleri seviyor. Bundan birazdan daha fazla bahsedeceğiz; ancak DPM uzmanlarımızdan biri olarak Robyn, yaklaşan Dijital Proje Yönetiminde Uzmanlaşma kursumuzda da yer alacak. Ne hakkında konuştuğumdan emin değilseniz ve proje yönetimi eğitimi almanız gerekiyorsa, kursa göz atın.

Bu, etkileşimli video oturumlarını, haftalık dersleri, ödevleri, grup tartışmalarını ve ayrıca koçluk oturumlarını da içeren yedi haftalık yoğun bir kurstur. Bu nedenle digitalprojectmanagerschool.com adresine gidip kaydınızı yaptırın. Sadece birkaç yerimiz kaldı.

Robyn, yakın zamanda iş değiştirdin. Yeni işinden bahseder misin?

Robyn Reynolds:

Evet, yeni işimdeki ilk birkaç haftamı tamamlamak üzereyim ve kesinlikle harika gidiyor. Artık 10Up için çalışıyorum. Temel olarak yaptığımız şey, içerik üreticileri için web siteleri ve araçlar tasarlayarak web'i daha iyi hale getirmeye yardımcı olmak.

10Up'ın gerçekten eğlenceli yanı, herkesin uzaktan çalışması; yüzde 100'ümüz uzaktan çalışıyor. AMC, NBC Universal, Time Inc. gibi şirketlerle çalışıyoruz.

Ben Aston:

Harika. Herkes uzaktan çalışıyorsa hangi saat diliminde çalışıyorsun? Sadece Kuzey Amerika mı, yoksa başka ülkeler de var mı?

Robyn Reynolds:

Neyse ki farklı gruplar ve ekipler halinde çalışıyoruz. Ben teknik olarak tamamen Pasifik Kıyısı saat diliminde çalışan bir ekipteyim. Bir de Avrupa ekibi var ve bu şekilde devam ediyor.

Bazı günler istediğimden biraz daha erken bir toplantım olabiliyor, ama bunlar oldukça seyrek.

Ben Aston:

Peki “Bir dakika, yaz için Avrupa'ya gitmek istiyorum” diye düşünürsen ekip değiştirme fırsatın oluyor mu? Ekip değiş tokuşu yapabiliyor musunuz?

Robyn Reynolds:

Komik olan şu ki ekip liderlerimizden biri bunu az önce yaptı. Şimdi Avrupa'da hayatının en güzel zamanını geçiriyor, seyahat ediyor ve aynı zamanda ekibini yönetiyor.

Ben Aston:

İşte böyle. Kulağa oldukça hoş geliyor. Daha önce uzaktan proje yönetimi yaptın; peki herkesin sürekli uzaktan çalıştığı bu tür bir ortamda daha önce çalışmış mıydın? Bunun getirdiği özel zorluklar var mı?

Robyn Reynolds:

Evet, önceki işimde uzaktan çalışıyordum; ancak 10Up'ın gerçekten harika yanı, herkesi kendi saat diliminde çalışmaya teşvik etmesi. Ayrıca görüntülü bir araç olarak Zoom'u kullanmayı çok destekliyoruz. Müşterilerle çalışmak ve ekibinizle bağlantı kurmak açısından bu gerçekten harika; çünkü beklenti görüntülü görüşme yapılması, yalnızca telefonla konuşmak değil.

Ben Aston:

Yani bu sadece isteğe bağlı bir ek değil.

Robyn Reynolds:

Kesinlikle haklısın.

Ben Aston:

İnsanlar gerçekten bunu yapıyor mu? Gerçekten işe yarıyor mu?

Robyn Reynolds:

Şimdiye kadar evet, kesinlikle. Ama daha başlangıç aşamasındayım ve yeni kızım. Bu yüzden şu anda her şeyi bilmediğimi kabullenmeye, öğrenmeye ve dinlemeye, ekiplerimi ve müşterilerimi tanımaya ve bu ilişkileri kurmaya çalışıyorum.

Ben Aston:

Yeni bir role geçerken “Bu konuda gerçekten daha iyi olmam gerekiyor” dediğin bir şey oldu mu?

Robyn Reynolds:

Bence mesele, bu işi daha önce yaptığını kabullenmek. Yeni bir role başladığında her zaman biraz sahtekârlık sendromu yaşıyorsun ve “Aman Tanrım, bunu daha önce yaptım mı?” diye düşünüyorsun. Sonra “Evet, elbette yaptın; sadece ortam farklı” diyorsun. Bu nedenle projelerinin sorumluluğunu daha güvenli bir şekilde üstlenmeye çalışmak önemli.

Ben Aston:

Evet, yeni bir yerde işe başladığında birden “Aman Tanrım, burada hiçbir şeyi nasıl yapacağımı bilmiyorum” diye düşünmen çok doğru. Kaynakları nasıl bulacağını bilmiyorsun. Peki kaynak planlaması nasıl yapılıyor? Orada hangi araç setini kullanıyorlar?

Robyn Reynolds:

10 Thousand Feet'in yanı sıra kendi özel planlama aracımızın bir birleşimini kullanıyoruz. Bu iki araç sayesinde herkes uyum içinde çalışıyor ve projelerim için ihtiyacım olan kaynakları alma eğiliminde oluyorum. Ayrıca birkaç ay sonrasını da planlıyoruz; böylece çakışmaları oldukça önceden önleyebiliyoruz.

Ben Aston:

Kulağa oldukça profesyonel geliyor. Peki üzerinde çalıştığın proje türleri neler? Bunlardan bahsedebilir misin?

Robyn Reynolds:

Müşteri adlarını tam olarak söyleyemem; ancak WordPress kullanılarak yapılan web bakım sözleşmeleri ile tam site yeniden tasarım ve yeniden oluşturma işlerinin bir karışımı olduğunu söyleyebilirim.

Ben Aston:

Güzel. Şimdi durum raporları hakkında konuşalım. 10Up'ta ilk durum raporunu yazdın mı?

Robyn Reynolds:

Kesinlikle yazdım. Her ajansın, işletmenin veya kişinin bunu farklı şekilde yapabilmesi gibi bizim de kendimize ait bir biçimimiz ve yaklaşımımız var.

Ben Aston:

Peki senin görüşün ne? Durum raporları hakkında kısa süre önce bir makale yazdın; bizi ikna et. Sence durum raporlarını hazırlamaya neden değer?

Robyn Reynolds:

Ben, gerçekçi olalım. Hiç kimse durum raporlarını veya bunları hazırlamayı sevmez. İşin en kötü kısmı gibidir, değil mi? Pek çekici değildir. Çoğu zaman “Bunu yapmak zorundayım ama kimse okumayacak” diye düşünülür.

Ancak bunlar çok önemlidir. En iyi proje durum raporları ekibinizde hesap verebilirlik ve sahiplenme oluşturur. Sorunların üstesinden gelir, riskleri azaltır ve en önemlisi proje hedeflerinize doğru ilerlediğinizden emin olmanızı sağlar.

Yalnızca şirket içi ekipleriniz için değil, özellikle müşteriler için de değer sağlar. Müşterilerinize paralarının projeye katkı sağladığı konusunda güven verir ve raporu farklı paydaşlara iletebildikleri için yöneticilerinin gözünde iyi görünmelerine yardımcı olabilir.

Son olarak, işler kontrolden çıktığında geriye dönük bir kayıt oluşturduğu için durum raporları gerçekten hayatınızı kurtarabilir. “Evet, bu riski size bildirdik; risk azaltma planımız burada ve düzeltmek için yaptıklarımız bunlar” diyebilirsiniz. Böylece “Bu sorun uzun zamandır geliyordu ve bunun hakkında konuşmayı unuttuk” durumunun önüne geçebilirsiniz.

Ben Aston:

Evet. Durum raporlarını hazırlarken insanın aklına “Bu hafta göndermesem de olur; müşterinin bunları gerçekten okuduğunu sanmıyorum” düşüncesi gelebiliyor. Geçen hafta gönderdiğim rapora “Bütçeyi aşacağımızı düşünüyorum” diye küçük bir sürpriz ekledim ve hiçbir şey söylemediler. O halde bu hafta güncelleme yapmayayım, belki okurlar diye düşünüyorsun.

Robyn Reynolds:

“Onlara söyledim, artık iş tamam” diyorsun.

Ben Aston:

Evet.

Robyn Reynolds:

Asıl mesele beklentileri düzenli olarak yönetmek.

Ben Aston:

Peki temel unsurlar neler? Benim durum raporlarına bakışım, bunları mümkün olduğunca basit tutmak. Çünkü bu işi güncellemek iki saat sürsün istemezsin. Dört farklı müşteriyle çalışıyorsan sadece durum raporlarını hazırlamak bütün gününü alabilir. Sence rapora kesinlikle neleri eklemeliyiz?

Robyn Reynolds:

Kesinlikle. Ben de seninle aynı fikirdeyim. Durum raporu ne kadar basitse o kadar iyi. Bu raporlara çok fazla zaman ayırıp onları proje planlarına veya proje planınızın farklı sürümlerine dönüştürebilirsiniz; ancak bunu önermiyorum. Temel unsurlar proje adı, müşteri adı, proje vizyonu veya özeti — bu tek cümlelik olmalı — ve projenin sağlık durumudur. Bu, belirttiğin gibi çok önemlidir. Durum raporunda buna yaklaşmanın birçok farklı yolu vardır ve bunlar hakkında makalede daha fazla bilgi bulabilirsin. Ancak rapor kesinlikle saatleri veya projeyi nasıl takip ettiğinizi, zaman çizelgesi ve bütçe açısından plana uygun olup olmadığınızı içermelidir.

Ayrıca projede yakın zamanda tamamlananları da eklemelisiniz. Ben genellikle tamamladığım güncel görevlerin tümüne bağlantı verir ve müşteriyle paylaşılıyorsa onları proje yönetimi aracına yönlendiririm.

Bunun altında, sırada tamamlamayı planladığınız işleri eklemelisiniz. Muhtemelen gelecek ay veya gelecek hafta içinde yapılacak işlerdir; ancak bu, müşteriye yaklaşan önceliklerin ve ele alacağınız konuların önceden bildirilmesini sağlar. Böylece müşteri “Aslında bu artık öncelik değil” veya “Bunun yerine şunu öne alalım” diyebilir.

Son olarak durum raporunuza sorunları ve engelleri eklemelisiniz. Burası, ortaya çıkabilecek potansiyel riskleri öne çıkaracağınız ve durum değerlendirmesi sırasında müşteriyle çözüm yollarını azaltacağınız bölümdür.

Ben Aston:

Harika. Bunlar temel unsurlarsa hâlâ oldukça fazla şey var gibi görünüyor.

Elbette hepsi önemli. Belki bunun üçte biri her hafta sabit kalıyor. Değişmeyecek bazı şeyler var; ancak yeterli ayrıntının ne kadar olduğunu nasıl belirlersin? Görevlerin tamamlanması, yaklaşan görevler ve araçlara verilen bağlantılarla ilgili söylediklerini beğendim. Böylece isteyen kişi derinlemesine inceleyebileceği bir anlık görüntü elde ediyor. Fakat devam eden işler ve risklerle ilgili açıklamalarda, raporu kullanışlı kılacak ve aynı zamanda tamamlanması saatler sürmeyecek kadar ayrıntıyı nasıl belirliyorsun?

Robyn Reynolds:

Proje durum raporlarımın yaklaşık 20 dakikadan uzun sürmemesine dikkat ediyorum. İlk raporu hazırlarken elbette biraz daha uzun sürebilir. Ancak proje yöneticileri olarak bu zamanı proje üzerinde düşünmek, her şeyin hangi noktada olduğunu anladığımdan emin olmak için de kullanıyorum.

Bu nedenle çoğu zaman sabah erken saatlerde veya raporu yayımlamak istediğim günden önce ilk taslağı hazırlıyor, tüm fikirlerimi, düşüncelerimi ve notlarımı yazıyorum. Sonra rapora geri dönüp gereksiz kısımları çıkararak çok özlü hale getiriyorum.

Daha basit söyleyebilir misin? Göreve bağlantı verebilir misin? Sonra bunu bir görüşmede tartışabilirsiniz. Durum raporunuzdaki tüm sorunları çözmeye çalışmamalı; yalnızca sorunları belirlemeli, ilgili kişiyi yönlendirmeli ve tartışmalısınız.

Ben Aston:

Bence bu gerçekten iyi bir nokta. Durum raporlarına bir bakış açısı, “Bunları yapmalıyız çünkü müşteri istiyor ama okumuyor” şeklinde olabilir. Diğer bakış açısı ise “Aslında bu, projenin nabzını tutmaya çalışırken bizim için gerçekten önemli bir araç” olabilir.

Her hafta zaman ayırıp neler olduğunu derinlemesine incelemek, riskleri yeniden değerlendirmek, risklere karşı azaltma stratejinizi yeniden ele almak, “Bu hafta ne yaptık? Gelecek hafta ne yapmamız gerekiyor?” diye düşünmek ve ekibin bir adım önünde olmak, projeyi sürdürmek için yapmamız gereken devamlı proje planlamasında gerçekten yararlı bir egzersiz.

Aksi halde proje kendi kendine ilerleyebilir ve projenin nereye gittiğine dair büyük resmi görmeyi unutabiliriz. Sen de böyle düşünüyor musun?

Robyn Reynolds:

Kesinlikle. RACI açısından düşündüğümüzde, durum raporunu oluşturmak proje yöneticilerinin sorumluluğunda. Ancak ekibimiz ve müşterilerimiz bu rapordan haberdar olmak, okumak, soruları gündeme getirmek veya rapora dayanarak açıklama istemekle yükümlü.

Ben Aston:

Peki 10Up'taki metodolojiniz nedir? Daha çok şelale yöntemi mi kullanıyorsunuz, yoksa sprintler yürütüp daha çevik mi çalışıyorsunuz?

Robyn Reynolds:

İkisinin birleşimini kullanıyoruz. Projeye bağlı olarak değişiyor. Yalnızca bir yönteme bağlı değiliz.

Ben Aston:

Bence sprintlerin olduğu daha çevik projelerde şöyle bir eğilim var: Her gün toplantı veya günlük Scrum yapılıyor, sprintlerle çalışılıyor, sprint incelemesi ve sprint retrospektifi gerçekleştiriliyor. Bu yüzden “Herkes neler olduğunu biliyor, değil mi? Durum raporu hazırlamamıza gerek yok” diye düşünebiliyorsunuz.

Ancak insanların projeye dahil olması ve günlük düzeyde neler olduğunu bilmesi başka bir şey; bir adım geri çekilip “Arkadaşlar, kaç saatimiz kaldığının farkında mısınız? Bütçenin hangi noktada olduğunu biliyor musunuz?” demek başka bir şey.

Scrum, tükenme grafiğini inceliyorsanız buna hızlıca bakmak için harikadır; ancak tüm bilgileri müşteriye sunmak ve tüm proje ayrıntılarını bir veya iki sayfada toplamak gerçekten yararlı bir çalışmadır. Çevik projeler yürütüyor olsanız bile.

Robyn Reynolds:

Kesinlikle katılıyorum. Ayrıca daha önce belirttiğim gibi müşteriniz raporu yöneticisiyle veya işletmenize potansiyel olarak daha fazla gelir getirebilecek önemli yöneticiler ya da paydaşlarla paylaşabilir.

Ben Aston:

Her zaman yararlı. Durum raporlarınızı hazırlayın!

Durum raporunuzu hazırladıktan sonra ne yapıyorsun? Bir e-postaya mı ekliyorsun? İnsan şöyle düşünmeye meyilli olabiliyor: Durum raporunu bitirirsin, saat cuma günü 16.00 olur ve “Bunu e-postaya ekleyip ortadan kaybolayım. Müşteriye gönderip en iyisini umayım” dersin.

Hazırladıktan sonra durum raporlarınla ne yapıyorsun?

Robyn Reynolds:

Öncelikle cuma öğleden sonraları göndermemeye çalışıyorum; çünkü bu, neredeyse kimsenin okumamasını garanti eder. Cuma öğleden sonra önemli bir e-posta almaktan ben de pek hoşlanmam. Hafta sonu için zihnen işten kopmuş olurum; pazartesi sabahı güne böyle bir şeyle başlamak da rahatsız edici gelir.

Bu nedenle durum raporlarımı genellikle haftanın ortasında yayımlamayı tercih ediyorum. Örneğin salı günü şirket içi raporumu hazırlayıp müşteriyle paylaşılacak durum raporunu taslak haline getiriyor ve çarşamba günü yayımlıyorum. Raporu yayımlarken genellikle bunu müşteriyle veya ekiple yaptığım bir durum toplantısında sunmayı tercih ediyorum.

Raporu görüşmeden önce veya görüşme sırasında gönderebilir, ekranımı paylaşabilir ve her şeyi onlara anlatabilirim. Ardından raporu izleyen eylem maddelerini gönderirim.

Ancak amaç raporu müşterinin yanında sesli şekilde okumak değil. Rapor, diyaloğu yapılandıran bir çerçeve görevi görür. “Yaptığımız şeyler bunlar ve gerçekten iyi sonuçlandı. Yapacağımız şeyler bunlar ve zaman çizelgesinde bulunduğumuz nokta şu. Görünüşe göre planın önündeyiz; bunu konuşalım” diyebilirsiniz.

Ben Aston:

Bu senin başına geldi mi?

Robyn Reynolds:

Teorik olarak.

Ben Aston:

Güzel. Bence bu gerçekten sağlam bir tavsiye. Ekran paylaşımı yapıp müşterinin ne göreceğini kontrol etme fikrini beğeniyorum. Böylece raporu gönderip müşterinin görmek istediğiniz bölüme bakmasını ummak zorunda kalmazsınız.

Sen açıkça daha fazla uzaktan proje yönetimi yapıyorsun. Ben ise genellikle uzaktan proje yönetimi yapmıyorum. Benim için durum toplantısı, müşterilerle vakit geçirmek ve ilişki kurmak için bir fırsat. Projenin hangi noktada olduğu hakkında bilgi paylaşmak ve herkesin aynı seviyeye gelmesini sağlamak kadar, proje dışındaki konular hakkında sohbet ederek güven ve arkadaşlık düzeyini artırmak için de bir fırsat. Böylece kötü haber vermeniz gerektiğinde dayanabileceğiniz bir ilişki olur.

Uzaktan çalışırken bunun daha zor olduğunu düşünüyorum. Müşterilerle uzaktan nasıl ilişki kuruyorsun?

Robyn Reynolds:

Görüntünüz açıksa birbirinizi görebilirsiniz ve çok fazla beden dili kullanılır. Aynı şeyler hakkında konuşmaya devam edersiniz. Hafta sonlarında ne yaptıklarını ve benzeri şeyleri yine sorarız.

Bu nedenle hâlâ aynı derecede etkili olduğunu düşünüyorum. Ancak bana şunu da hatırlattın: Eskiden ekibimle şirket içi durum toplantısı yapar, raporu gerçekten yazdırıp onlara dağıtırdım. Şimdi geriye dönüp baktığımda bu oldukça abartılı görünüyor.

Fakat ekibimden bunun raporu okumalarını sağlayabildiğim tek yöntem olduğunu öğrendim; raporu gözlerinin önüne koyuyor ve sonra üzerinden geçiyorduk.

Ben Aston:

Evet.

Robyn Reynolds:

Bunu yapmanın tek ve mükemmel bir yolu yok. Yanlış yapabileceğiniz birkaç yol var. Ancak müşterinizin tercihlerini anlamak ve buna, aynı zamanda şirket içi ekibinize göre uyum sağlamak gerçekten önemli.

Ben Aston:

Müşterinizin durum raporlarını gerçekten okumasını sağlamak için ipuçların var mı? İşe yarayan bir şey buldun mu?

Robyn Reynolds:

Kesinlikle o durum görüşmesi. Ayrıca öğrendiğim bir diğer şey de, daha önce söylediğin gibi, hiçbir zaman durum raporunu atlamamak. Çünkü bir kez atladığınızda bu, kötü bir restoran değerlendirmesine benziyor. Bir kötü değerlendirme alabilirsiniz; ancak bunu düzeltmek için yedi olumlu değerlendirmeye daha ihtiyacınız olur. Müşteri, atladığınız o haftayı her zaman hatırlayacaktır.

Bu nedenle her zaman zamanında ve hazırlıklı olduğunuzdan ve durum raporunun içerik açısından anlamlı olduğundan emin olun. Ekibinizin yaptığı işi yansıtmalı; hazırlamak için acele etmeyin. Hatalardan arındırılmış olduğundan emin olun. Raporda hiç kimseyi kötü çalışması nedeniyle hedef göstermeyin ve içeriğin gerçekten anlamlı olmasına dikkat edin.

Ben Aston:

Müşteriye göre özelleştirmekten bahsettin. Raporu onlar için kullanışlı hale getirmek ve ihtiyaç duydukları bilgileri vermek önemli. Ancak müşterinin durum raporunda her türden farklı ayrıntı istemeye başladığı durumlarla da karşılaştım.

Özellikle zaman ve malzeme esaslı bir projede çalışırken müşteri, projede çalışan herkesin her saatinin ve her anını nasıl geçirdiğinin ayrıntılı dökümünü isteyebiliyor. Bunu hazırlamak çok zahmetliydi; çünkü herkesin yorumlarını da düzenlemeniz gerekiyordu. Müşteri için özelleştirme ile aşırı ayrıntı arasındaki sınır konusunda ne düşünüyorsun?

Robyn Reynolds:

Burada başımı sallıyorum çünkü ben de bunu yaşadım. Çoğu zaman sezgilerinizi takip etmeniz gerekiyor. Örneğin küçük bir zaman ve malzeme sözleşmesi varsa tüm saatleri ve görevleri takip edip bunları yeniden gruplandırmak ve türlü karmaşık elektronik tablo işleri yapmak verimli olmayabilir.

Müşteriyi bunun neden verimli olmadığı konusunda eğitmeniz ve bilgilendirmeniz gerekir. Hâlâ ısrar ediyorsa — örneğin bu şekilde takip etmelerini gerektiren ticari nedenler varsa — finansmanı artırmak için onlarla birlikte çalışmanız gerekebilir. Ya da bu, gerçek proje çalışması yerine bu rapora zaman ayırmak zorunda olduğumuz için aynı sayıda görevi tamamlayamayacağımız anlamına gelebilir.

Ben Aston:

Bu gerçekten sağlam bir tavsiye. Müşteri bir iş yapılmasını istiyorsa, örneğin durum raporu hazırlamak bir iştir. Müşteriler bunu iş olarak görmeyebilir; hatta daha önce çalıştığım bazı müşterilerle sözleşmede durum raporlarının hazırlanmasının ücretlendirilmeyeceği yazıyordu, ki bu çılgınca. Ancak müşterilerin şunu anlaması gerekir: Durum raporlarında çok fazla ayrıntı ve projeyi iyi teslim etmek için gerçekten gerekli olmayan ek raporlama üretmemizi istiyorlarsa bunun ücretini ödemeliler. Durum raporlarında daha fazla ayrıntı istemeye başladıklarında bu bir değişiklik talebi olmalı veya söylediğin gibi kapsamdan başka bir şeyin çıkarılması gerektiğini belirtmeliyiz.

Aksi halde bu, bütçemizi çok hızlı tüketir.

Robyn Reynolds:

Kesinlikle. Buna ek olarak, bu durum raporları hakkında müşterinizden ve ekibinizden her zaman geri bildirim isteyin. Çünkü bazen şablonuma bir şeyler ekliyorum ve bana tamamen mantıklı geliyor; ancak mühendislerim “Bunu neden böyle ifade ettiğinizi anlamıyorum” veya “Bu bölümü neden eklediniz?” diyebiliyor.

Ben Aston:

Evet.

Robyn Reynolds:

Ya da “Bunun yerine şunu ekleyebilir misiniz?” diyebiliyorlar. Bu nedenle özelleştirme yapmalısınız; ancak bunu verimsiz bir şekilde yapmamalısınız. İçgüdülerinize güvenin.

Ben Aston:

Harika. Bunun gerçekten yararlı olduğunu düşünüyorum. Teşekkürler Robyn. Robyn'in yazısına giderseniz thedigitalprojectmanager.com üzerinde, Killikum Bucher adlı — sanırım kurgusal bir müşteri — bir durum raporu örneği göreceksiniz. Birisi bu alan adını satın almak istiyorsa gerçekten harika bir marka adı.

Ayrıca inceleyebileceğiniz örnek bir durum raporu ve indirebileceğiniz bir şablon da ekledik. Gidip göz atın ve durum raporları hazırlamaya başlayın.

İşte durum raporlarını ele aldık. Gitmeden önce Robyn, Dijital Proje Yöneticisi'ndeki Sevgili DPM bölümümüz hakkında seninle biraz konuşmak istiyorum. Bu bölümü neredeyse

Robyn Reynolds:

Birkaç aydır.

Ben Aston:

Neredeyse altı aydır yürütüyoruz.

Robyn Reynolds:

Vay, o kadar uzun mu oldu?

Ben Aston:

Neredeyse o kadar oldu ve az önce yeni bir soru yayımladık. Robyn, birine işinden ayrılmasını söyledin. Bu akıllıca mıydı?

Robyn Reynolds:

Söyledim. Bu şekilde ifade edince çok uç bir tavsiye gibi geliyor; ancak yazan kişi, işte oldukça zorlayıcı bir durumda olduğunu ve rolde gelişmek için ihtiyaç duyduğu desteği, liderliği veya mentorluğu alamadığını çok etkili bir şekilde anlattı.

Bence bu soruyu okuyan herkes yeni bir fırsat araması gerektiğini açıkça görecektir. İçgüdüm hemen bu yöndeydi. Ancak insan öylece işinden istifa edip çekip gidemez. Benim bulunduğum pozisyonlarda genellikle bunu yapamazsınız; bir ailem var. Bu nedenle ona, yani kadın veya erkek olabilir, o zamana kadar neler yapabileceğiyle ilgili bazı ipuçları verdim. Enerjisini ve hayal kırıklığını başka yerlere yönlendirmek, spor salonuna gitmek önemli. Ofiste belirli bir kişiyle durumu düzeltmeye çalışmaktan vazgeçmek gerekiyor. İşbirliği yapmayacak birini işbirliğine zorlamaya çalışmayı bırakmalısınız.

Ayrıca İnsan Kaynakları konusunda da bazı öneriler verdim. Yeni fırsatınızı ararken bu olayların ne zaman gerçekleştiğini not alın; böylece gerektiğinde İnsan Kaynakları'na konuyu taşıyabilirsiniz.

Ben Aston:

Ciddi meseleler. Bunu yazan sen değildin, değil mi Robyn?

Robyn Reynolds:

Hayır.

Ben Aston:

Yakın zamanda yeni bir işe başladın. Şüpheli.

Robyn Reynolds:

Gelen her soruyla kendimi özdeşleştirebildiğimi hissediyorum, bu yüzden bilmiyorum. Hepsi benim.

Ben Aston:

Bunların hepsi sensin. Sormak için sabırsızlandığınız bir sorunuz varsa ve bunu anonim olarak sormak istiyorsanız, Dijital Proje Yöneticisi'nin kaynaklar bölümüne gidin. Orada Sevgili DPM adlı bir bölüm bulacaksınız. Sayfanın üst kısmına yakın bir yerde yer alan bu bölümden istediğiniz soruyu sorabilirsiniz. Sorunuz yanıtlanmak üzere seçilebilir. Bize bir soru sorun, zorlandığınız konuyu veya yardıma ihtiyaç duyduğunuz şeyi anlatın; size tavsiye vermekten memnuniyet duyarız. Robyn de tavsiye verme konusunda harikadır.

Ancak Robyn, bize katıldığın için çok teşekkürler. Seninle birlikte olmak harikaydı.

Robyn Reynolds:

Teşekkürler Ben. Çok eğlenceliydi.

Ben Aston:

Durum raporları hakkındaki sohbete katkıda bulunmak veya Sevgili DPM'de bir soru sormak isterseniz thedigitalprojectmanager.com adresine gidin ve Slack ekibimize katılmayı unutmayın. Kaynaklar bölümüne giderek bu tür konuları konuşan 1.000'den fazla proje yöneticisi bulabilirsiniz. Orada katılmanız gereken çok sayıda ilginç sohbet de var.

Ben Aston:

Bir dahaki sefere kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.