10 Proje Yönetimi Akış Şeması Örneği + En İyi Uygulamalar

Akış şeması, proje ekibiniz için güçlü bir görsel yardımcı görevi görür ve her şeyi tek bir kişinin zihninde saklı kalmak yerine görünür tutar. Artık gizemli adımlar, unutulmuş onaylar veya o kritik görevin kime ait olduğunu soran gece yarısı Slack mesajları yok.

Proje Yönetimi Akış Şemaları Neden Kullanılır?

Proje yönetimi akış şemaları, herkesin ne olması gerektiğini gerçekten bilmesini sağlayarak karmaşayı, suçlamaları ve son dakika yangın söndürme çalışmalarını önler.

• Süreçleri netleştirirler: Herkes adımları düzenlenmiş şekilde görebildiğinde, kafa karışıklığı ve "Bunu senin yaptığını sanıyordum" anları çok daha az yaşanır.
• Ekiplerin daha hızlı karar vermesine yardımcı olurlar: İyi bir akış şeması, karar verme sürecinin tam olarak nerede gerçekleştiğini ve kararı kimin verdiğini gösterir; böylece herkes tahmin yürütmek veya başka birinin harekete geçmesini beklemek zorunda kalmaz. 
• Riskleri felakete dönüşmeden önce öne çıkarırlar: Adımları haritalandırmak, işlerin nerede ters gidebileceğini, neyin ters gittiğini açıklamaya çalıştığınız o korkulan "çıkarılan dersler" toplantısında sıkışıp kalmadan önce fark etmeyi kolaylaştırır.

Proje Yönetimi Akış Şeması Örnekleri

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Proje Başlatma Akışı

Bir proje başlatılmadan önce incelenmesi ve onaylanması gerekir. Proje başlatma akışı, bir fikri resmî bir projeye dönüştüren temel adımları ana hatlarıyla belirtir. 

Projenin uygulanabilir, değerli ve daha büyük hedeflerle uyumlu olduğundan emin olmanıza yardımcı olur ve ekibe net bir başlangıç noktası sunar. İlk günden sağlam bir temel oluşturabilirsiniz; böylece projeler kafa karışıklığı ve belirsiz beklentilerle değil, netlik ve ivmeyle başlar.

Temel özellikleri şunlardır: 

• Fikir sunumundan resmî onaya kadar olan adımları ana hatlarıyla belirtir
• Uygulanabilirliğe ve iş değerine odaklanır
• Yönetimin ve paydaşların uyumunu sağlar
• Başlangıçtaki rol ve sorumlulukları tanımlar.

Bu tür bir akış şemasının temel bir örneği şöyledir:

1. Yeni bir proje fikri bir paydaş tarafından sunulur
2. Proje yönetimi ekibi; kaynakları, zamanlamayı ve iş değerini değerlendirmek için ilk uygulanabilirlik incelemesini gerçekleştirir
3. Hedefleri, tahmini maliyetleri ve riskleri içeren resmî bir iş gerekçesi hazırlanır
4. Paydaşlar iş gerekçesini inceler ve geri bildirim sağlar
5. Yönetim veya yönetici sponsor, resmî bir devam/iptal onay kararı verir
6. Onaylanırsa bir proje yöneticisi atanır ve planlama aşamasına başlamak üzere bir proje ekibi oluşturulur

Author's Tip

Projenin neden onaylandığını her zaman belgeleyin. Bundan altı ay sonra öncelikler değiştiğinde veya yönetim değiştiğinde, projeyi neden başlattığınıza ve neden hâlâ önemli olduğuna dair yazılı bir gerekçeniz olur.

2. Proje Planlama Akışı

Proje planlama akışı, büyük hedefi daha küçük ve yönetilebilir parçalara ayırır. Ekip herhangi bir şey oluşturmaya, kodlamaya veya açılış partisi için tanıtım çantaları sipariş etmeye başlamadan önce görevleri, zaman çizelgelerini ve kaynakları düzenlemesine yardımcı olur.

Büyük fikirleri, ekibin bunalmış veya kafası karışmış hissetmeden gerçekten takip edebileceği, adım adım bir eylem planına dönüştüreceksiniz.

İşte temel özellikler: 

• Kapsamı ve proje hedeflerini tanımlar
• Çalışmayı görevlere ve kilometre taşlarına ayırır
• Zaman çizelgelerini, proje takvimini ve bütçeleri tahmin eder
• Gerekli kaynakları belirler
• risk yönetimi stratejilerini ana hatlarıyla açıklar

Bu tür bir akış şemasının temel bir örneği aşağıda verilmiştir:

1. Proje yöneticisi projenin kapsamını tanımlar ve nelerin dahil olup nelerin dahil olmayacağını netleştirir
2. Ekip, projeyi belirli görevlere ve temel kilometre taşlarına ayırmak için birlikte çalışır
3. Bağımlılıklar ve mevcut kaynaklar dikkate alınarak her görev için tahmini zaman çizelgeleri hazırlanır
4. Kaynaklar (personel, araçlar ve bütçe), ihtiyaçlara ve kullanılabilirliğe göre her göreve atanır
5. Olası riskler ve engeller belirlenir, acil durum planları oluşturulur
6. Kapsamı, takvimi, kaynakları ve risk yönetimi stratejilerini içeren eksiksiz proje planı, paydaşlar tarafından gözden geçirilir ve resmî olarak onaylanır

Author's Tip

Tahminlerinize fazladan zaman ekleyin. Neredeyse her projede en az bir beklenmedik gecikme yaşanır ve böyle bir durumda fazladan hareket alanı bıraktığınıza pişman olmazsınız.

3. Proje Yürütme Akışı

Proje yürütme akışı, işlerin nasıl yapıldığını, ilerlemenin nasıl takip edildiğini ve ekiplerin süreç boyunca değişiklikleri nasıl ele aldığını gösterir.

Herkesin aynı hedef doğrultusunda ilerlemesini sağlar ve gerçek zamanlı güncellemelerin, proje durumunun takibinin ve net teslimatların plan doğrultusunda ilerlemeyi sürdürmek için hayati önem taşıdığı, projenin yoğun ve karmaşık orta aşamasında yapı ve sorumluluk sunar.

İşte temel özellikler: 

• Görevlerin yürütülmesini kapsar
• İlerlemeyi plana göre takip eder
• Ortaya çıktıkça değişiklikleri ve sorunları yönetir
• Ekip genelinde iletişimin kesintisiz sürmesini sağlar
• Teslimatların plan doğrultusunda ilerlemesini sağlar

Bu tür bir akış şemasının temel bir örneği aşağıda verilmiştir:

1. Proje yöneticisi, proje ekibinin hedefler, zaman çizelgeleri, sorumluluklar ve beklentiler konusunda aynı doğrultuda ilerlemesini sağlamak için bir başlangıç toplantısı düzenler
2. Ekip üyeleri, kendilerine atanan proje görevlerini proje planına uygun olarak yürütmeye başlar
3. Proje yöneticisi ve ekip liderleri, kilometre taşlarına ve proje takvimine göre günlük ve haftalık ilerlemeyi izler
4. Her türlü sorun, risk veya talep edilen değişiklik takip edilir, gözden geçirilir ve resmî bir değişiklik kontrol süreci aracılığıyla yönetilir
5. Görünürlüğü korumak, başarıları öne çıkarmak ve ilerlemeyi engelleyen sorunları ele almak için paydaşlarla düzenli durum güncellemeleri paylaşılır
6. Proje teslimatları tamamlanır, gözden geçirilir ve son devir veya müşteri onayı için hazırlanır

Author's Tip

Düzenli güncellemeler ve kontroller için erkenden düzenli bir takvim oluşturun. Küçük sorunları hızlıca fark ettiğinizde rotayı düzeltmek, işler kontrolden çıktıktan sonra kapsamlı bir kurtarma operasyonu başlatmaktan çok daha kolaydır.

4. Proje Kapanış Akışı

Bir proje kapanış akışı, çalışmayı tamamlamayı, çıkarılan dersleri belgelemeyi ve işleri devretmeyi içerir. Ekip başarıyı kutlayabilir, sonuçları güvence altına alabilir ve ortada açık uçlar ya da tamamlanmamış işler bırakmadan yoluna devam edebilir.

Projeye kapanış, hesap verebilirlik ve öğrenme kazandırarak gelecekteki çalışmaların daha güçlü başlamasını sağlar.

Temel özellikleri şunlardır: 

• Çıktıların tamamlandığını doğrular
• Son onayları toplar
• Çıkarılan dersler değerlendirmesi gerçekleştirir
• Kaynakları ve proje bütçelerini serbest bırakır
• Önemli belgeleri arşivler

Bu tür bir akış şemasına ilişkin temel bir örnek aşağıda verilmiştir:

1. Tüm nihai proje çıktıları tamamlanır, kalite açısından incelenir ve müşteri ya da kilit paydaşlar tarafından resmen kabul edilir
2. Çıkarılan dersleri, başarıları ve iyileştirme alanlarını belirlemek için proje ekibiyle bir proje değerlendirme ya da geriye dönük değerlendirme toplantısı düzenlenir
3. Açıkta kalan sözleşmeler kapatılır, proje kaynakları (ekip üyeleri, araçlar, bütçe) serbest bırakılır ve mali işlemler tamamlanır
4. Tüm proje belgeleri, raporları ve önemli varlıkları gelecekte başvurulmak ve uyumluluk amacıyla merkezi bir sistemde arşivlenir
5. Projenin sonunu resmen işaretlemek ve gelecekteki çalışmalar için motivasyonu korumak amacıyla ekibin başarısı takdir edilir ve kutlanır

Author's Tip

Ekip dağılmadan önce çıkarılan dersler toplantısını planlayın. Bir sonraki projeyi daha hızlı, sorunsuz ve daha az zahmetli hâle getirecek güncel içgörüleri yakalayabilirsiniz. Daha da iyisi, sürekli iyileştirmeyi teşvik etmek amacıyla ekiple düzenli geriye dönük değerlendirmeler planlayarak üzerinde düşünün ve gerekli ayarlamaları yapın.

5. Süreç Akış Şeması

Bir süreç akış şeması, belirli bir sürecin veya görevin proje içinde nasıl gerçekleştirilmesi gerektiğini gösterir. Yeni bir müşterinin işe alıştırılması, değişiklik talebinin ele alınması veya çıktıların incelenmesi gibi tekrarlanabilir bir iş sürecini ya da operasyonel görevi tamamlamak için gereken adım adım sıralamayı ortaya koyar. 

Süreçlerdeki belirsizliği ortadan kaldırarak insanların daha hızlı ilerlemesini ve daha az hata yapmasını sağlar. Tüm süreç akış şemaları kendine özgü olduğundan, mükemmellik yerine ilerlemeye ve belgelemeye öncelik vermeye çalışın.

Süreç akış şemaları ekipler arasında tutarlılık oluşturur, boşa harcanan zamanı ve karmaşayı azaltır ve yeni ekip üyelerinin eğitimini kolaylaştırır.

Temel özellikleri şunlardır: 

• Tek bir sürece veya iş akışına odaklanır
• Açık adımlar ve karar noktaları kullanır
• Eylemlerin mantıksal sırasını gösterir
• Her adımda kimin sorumlu olduğunu belirler
• Onayların nerede gerekli olduğunu vurgular

Bu tür bir akış şemasına ilişkin temel bir örnek aşağıda verilmiştir:

1. Yeni bir istek veya girdi alınır ve takip sistemine kaydedilir
2. Proje ekibi, isteği eksiksizlik, uygulanabilirlik ve proje hedefleriyle uyumluluk açısından değerlendirir
3. İstek kriterleri karşılıyorsa uygun ekibe veya kişiye atanır
4. Atanan ekip üyesi, önceden belirlenmiş adımları izleyerek görevi tamamlar
5. Tamamlanan çalışma doğruluk ve eksiksizlik açısından incelenir
6. Nihai çıktı onaylanır ve ilk isteği gönderen kişiye veya sürecin bir sonraki aşamasına teslim edilir

Author's Tip

Bir süreç hantal hissettiriyorsa muhtemelen öyledir. Artık darboğazları veya anlam ifade etmeyen adımları belirlemek ve düzeltmek için süreç akış şemanızı kullanın. Süreçlerinizi haritalandırmayı ve iyileştirmeyi daha derinlemesine incelemek için \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/pm-methodology/workflow-mapping/\u0022\u003eiş akışı haritalamayı\u003c/a\u003e deneyin.

6. İş Akışı Diyagramı

Bir iş akışı diyagramı, görevlerin, bilgilerin veya onayların kişiler, proje ekipleri ya da sistemler arasında nasıl ilerlediğini gösterir. Kimin neyi, ne zaman yaptığını ve iş devrinin nerede gerçekleştiğini gösteren bir kılavuzdur.

İyi iş akışı diyagramları (iş akışı diyagramı yazılımı kullanılarak oluşturulur), iş birliğinin nerede gerçekleştiğini ve işlerin nerede takılabileceğini açıkça gösterir.

Temel özellikleri şunlardır: 

• İşin roller veya sistemler arasında nasıl ilerlediğini haritalandırır
• Eylemlerin ve kararların sırasını gösterir
• Adımlar arasındaki bağımlılıkları netleştirir
• Gecikmelerin yaşanma ihtimalinin en yüksek olduğu kritik iş devri noktalarını belirler

İşte bu tür bir akış şemasına ilişkin temel bir örnek:

1. Bir müşteri, çevrim içi bir form aracılığıyla proje isteği gönderir
2. Müşteri yöneticisi isteği inceler, eksik ayrıntıları netleştirir ve isteği proje yönetimi aracına kaydeder
3. Proje yöneticisi isteği inceler ve belirli görevleri uygun ekip üyelerine atar
4. Ekip üyeleri çalışmalarını tamamlar ve görevleri incelenmeye hazır olarak işaretler
5. QA ekibi, çalışmanın gereksinimleri ve kalite standartlarını karşıladığını doğrular
6. Nihai teslimat, süreç boyunca durum güncellemeleri sağlanarak paketlenir ve müşteriye gönderilir

Author's Tip

Her iş devri bir risktir. Değişim çubuğu devredilirken hiçbir şeyin gözden kaçmadığından emin olmak için iş akışınızın kilit noktalarına basit kontroller ekleyin.

7. Yüzme Kulvarı Akış Şeması

Yüzme kulvarı akış şeması, bir proje sırasında farklı kişilerin, ekiplerin veya departmanların nasıl etkileşimde bulunduğunu göstermek için adımları sorumluluklara göre "kulvarlara" ayırır.

Her parçanın kime ait olduğunu ve işlerin ilerlemesini sağlamak için iş birliğinin nerede gerçekleşmesi gerektiğini net bir şekilde görürsünüz. Bu, kimin neyi ne zaman yaptığı konusundaki kafa karışıklığını ortadan kaldırır.

Temel özellikleri şunlardır: 

• Faaliyetleri role, ekibe veya sisteme göre yatay ya da dikey kulvarlara ayırır
• Kulvarların içinde ve kulvarlar arasındaki görevlerin sırasını gösterir
• İş birliği noktalarını öne çıkarır
• Sorumluluğun kime ait olduğunu son derece net hale getirir

İşte bu tür bir akış şemasına ilişkin temel bir örnek:

1. Proje yöneticisi proje başlatma toplantısını gerçekleştirir
2. Tasarım ekibi ilk konsept çalışmasına başlar ve çalışmayı geliştirme ekibine devreder
3. Geliştirme ekibi teknik bileşenleri oluşturur ve tasarım ekibinin geri bildirimlerini entegre eder
4. Kalite güvence ekibi teslimatları kapsamlı şekilde test eder ve sorunları kaydeder
5. Müşteri hizmetleri ekibi nihai teslimatı hazırlar, müşteriyle iletişim kurar ve geri bildirim toplar
6. Paydaşlardan nihai onay alınır ve proje resmî olarak tamamlanır

Author's Tip

Yüzme kulvarı diyagramı oluştururken çok fazla kez “kulvar değiştiren” görevleri kontrol edin. Aşırı sayıda devir, sürecinizin iyileştirilmesi gerektiğinin bir işaretidir.

8. Risk Yönetimi Akışı

Sorunlar ortaya çıkıp projenizi rayından çıkarmadan önce riskleri nasıl belirleyeceğinizi, değerlendireceğinizi ve yöneteceğinizi planlayın. Risk yönetimi akışı, yeni riskler ortaya çıktığında ekibinizin izlemesi gereken adımları gösterir; böylece bir kriz sırasında süreç oluşturmaya çalışmak zorunda kalmazsınız.

Ekibinize riskleri yönetmek için açık ve proaktif bir yol sunar; böylece beklenmedik durumlar projenizi rayından çıkarmaz.

Temel özellikleri şunlardır: 

• Olası riskleri belirler
• Her riskin etkisini ve gerçekleşme olasılığını değerlendirir
• Belirli riskleri yönetmek üzere sorumlular atar
• Risk azaltma veya acil durum planlarını tanımlar
• Proje boyunca riskleri takip eder

Bu tür bir akış şemasına ilişkin temel bir örnek şöyledir:

1. Olası proje riskleri hakkında beyin fırtınası yapın ve bunları belgeleyin
2. Her riski gerçekleşme olasılığı ve etkisi açısından değerlendirin
3. Riskleri önem derecelerine göre önceliklendirin
4. Her risk için, riski izlemekten sorumlu bir kişi atayın
5. Yüksek öncelikli riskler için risk azaltma planları geliştirin
6. Etkin riskleri proje durum raporları aracılığıyla takip edin
7. Bir risk gerçekleşirse risk azaltma planlarını ayarlayın veya durumu üst kademeye taşıyın

9. Değişiklik Yönetimi Akışı

Değişiklik yönetimi akışı, ekiplerin kapsam, zaman çizelgesi veya kaynaklarla ilgili değişiklikleri nasıl önerdiğini, değerlendirdiğini, onayladığını ve uyguladığını gösterir.

Değişikliklerin kaosa dönüşmesini önler ve proje ortasında düzenlemeler yapılması gerektiğinde herkesin aynı doğrultuda kalmasını sağlar.

Temel özellikleri şunlardır: 

• Değişiklik taleplerinin nasıl gönderileceğini tanımlar
• Değişikliklerin etkisini değerlendirmek için ölçütler belirler
• Onay yetkisini belirler
• Onaylanan değişikliklerin uygulanmasına ilişkin adımları gösterir
• Paydaşları güncel tutar

Bu tür bir akış şemasına ilişkin temel bir örnek şöyledir:

1. Bir ekip üyesi veya paydaş resmî bir değişiklik talebi gönderir
2. Proje ekibi kapsam, zaman çizelgesi, bütçe ve riskler üzerindeki olası etkiyi değerlendirir
3. Proje yöneticisi veya değişiklik kontrol kurulu değişikliği inceler ve onaylar ya da reddeder
4. Onaylanan değişiklikler proje planına eklenir ve ilgili tüm paydaşlarla paylaşılır
5. Görevler ayarlanır ve gerekirse ekipler yeniden görevlendirilir
6. Değişikliğin başarıyla entegre edildiğinden emin olmak için ilerleme izlenir

Author's Tip

Nelerin değiştiğini ve değişikliğin neden yapıldığını belgeleyin. Teslim tarihleri sarkmaya başladığında, ödünleşimlerin kaydını tutmak sizi suçu birbirinize atma oyununa girmekten kurtarır.

10. Veri Akış Diyagramı

Veri akış diyagramı (DFD), bilgilerin bir sistem veya proje içinde nasıl hareket ettiğini gösterir. Verilerin nereden geldiğini, nereye gittiğini, nasıl işlendiğini ve hangi çıktıların oluşturulduğunu ortaya koyar.

Projeniz yazılım, veritabanları veya basit raporlama gibi teknik herhangi bir konuya dokunuyorsa bir DFD sizi pek çok tatsız sürprizden kurtarabilir. Bilgilerin sistemler veya kişiler arasında hareket etmesine dayanan projelerde veri eksikliklerini, yinelenen çalışmaları veya atlanan devir teslimlerini önlemeye yardımcı olur.

Temel özellikleri şunlardır: 

• Görevler yerine veri akışına odaklanır
• Girdileri, süreçleri, veri depolamayı ve çıktıları tanımlar
• Bilgilerin kişiler, sistemler ve veritabanları arasında nasıl hareket ettiğini gösterir
• Verilerin nerede darboğaza girebileceğini veya bozulabileceğini vurgular

Bu tür bir akış şemasına ilişkin temel bir örnek:

1. Bir kullanıcı, web uygulamasındaki bir forma bilgi girer
2. Sistem, gerekli biçimlere uygun olduğundan emin olmak için girilen verileri doğrular
3. Doğrulanmış veriler merkezi bir veritabanında güvenli şekilde saklanır
4. Raporlama sistemi, belirlenen aralıklarla veritabanından veri çeker
5. Raporlar oluşturulur ve incelenip karar verilmesi için proje yöneticilerine ve yönetime dağıtılır

Author's Tip

Bir DFD’yi her zaman önce kullanıcının bakış açısından inceleyin—eksik adımları veya darboğazları fark etmek daha kolaydır. İş akışı otomasyonu, manuel veri devir teslimlerini tamamen ortadan kaldırmanıza da yardımcı olabilir.+

Proje Yönetimi Akış Şemaları İçin En İyi Uygulamalar

Proje yönetimi akış şemaları oluşturmak için bazı en iyi uygulamalar şunlardır:

• Basit başlayın ve ayrıntıları katmanlar halinde ekleyin: Önce küçük adımlardan önce ana adımları haritalandırın. Bu, şemanın okunabilir kalmasını sağlar ve projenin ilerlemesini sağlayan unsurlara odaklanmanıza yardımcı olur. Bilgisayarda herhangi bir şey oluşturmadan önce iş akışlarını bir beyaz tahtada taslak olarak çizmeye başlarım.
• Tutarlı şekiller ve etiketler kullanın: Görevler, kararlar ve devir teslimleri için tek ve anlaşılır (basit ve tekrarlanması kolay) bir sembol seti kullanın. Tutarlılık, insanların toplantı sırasında şemanızın anlamını çözmek için duraksamadan akışı takip etmesini kolaylaştırır.
• Karar noktalarını net biçimde vurgulayın: Karar noktalarını kolayca fark edilebilir hale getirin. Bu, ekiplerin ilerlemesini sağlar ve onay darboğazı olasılığını azaltır.
• Sorumluluğu belirleyin ve gösterin: Her adımı bir role veya sorumlu kişiye bağlayın. Sorumlusu olmayan görevler, biri sonunda fark edene kadar (üç hafta sonra) genellikle öylece kalır.
• Renk kodlamasını gereğinden fazla kullanmaktan kaçının: Bir ekip üyesinin, iş akışındaki karar noktalarını ayırt edemediğini söylediği anı her zaman hatırlayacağım—diğer kutulardan farklı bir renkte olmalarına rağmen renk körüydü! İş akışlarınızdaki unsurları farklılaştırmak için başka bir yöntem kullanarak bu sorundan kaçının. 
• Değişime hazırlıklı olun: Akış şemalarınızı proje yönetimi metodolojiniz ve değişen ihtiyaçlarınızla birlikte gelişen canlı belgeler olarak ele alın.

Sırada Ne Var?

Proje yönetimi becerilerinizi geliştirecek şablonlar, araçlar ve ipuçları istiyorsanız The Digital Project Manager üyeliğine göz atın. Uzman kaynaklarına, uygulamalı desteğe ve teslim tarihleri, kapsamın kontrolsüzce genişlemesi ve aynı proje planının üç farklı sürümüyle uğraşmanın nasıl bir şey olduğunu bilen bir topluluğa erişim elde edersiniz.