9 orsaker till projektförseningar & så undviker du dem
Samarbete får drömmen att bli verklighet: Samarbete och tydligt definierade roller inom teamet är avgörande för att förebygga förseningar, övervinna hinder och leverera projekt i tid.
Konsekvens är avgörande: Övervaka ditt projekt och anpassa dina planer efter behov. Det hjälper dig att hålla projektet i linje med verksamhetens övergripande mål och gör att du snabbt kan ändra riktning om problem uppstår.
Planera i förväg: Genom att lägga tid på att definiera en tydlig projektomfattning och fastställa realistiska tidsplaner kan du avsevärt förbättra chanserna för att projektet ska lyckas.
Du känner till statistiken – eftersom upp till 70 % av projekten misslyckas med att uppnå de avsedda resultaten kan projektförseningar verka vara en oundviklig konsekvens av att bedriva verksamhet. Men det behöver inte vara så.
I den här artikeln går jag igenom vanliga orsaker till projektförseningar och delar med mig av vad du kan göra för att hålla dig till projektets tidsplaner och undvika kostnadsöverskridanden. Ofta handlar det om att ha rätt projekthanteringsprogramvara.
1. Kommunikationsmissar
Bristande kommunikation är en av de vanligaste orsakerna till projektförseningar. Kommunikationsmissar uppstår när intressenter inte är överens om projektets önskade mål och/eller inte tar ansvar för att slutföra projektuppgifter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Varför det orsakar förseningar
Om teammedlemmarna inte är överens om projektets syfte eller är osäkra på vem som gör vad kan det leda till förvirring. Aktiviteter kanske inte slutförs i tid eller över huvud taget, eller så kan det uppstå brister i samordningen med andra team för att hantera överlämningspunkter för uppgiftsberoenden.
Så övervinner du det
Under projektplaneringsfasen:
- Samarbeta med intressenter för att dokumentera projektmålen i projektstadgan
- Skapa en arbetsfördelningsstruktur för att dela upp projektleveranser i separata uppgifter
- Ta fram en RACI-matris som tydligt definierar vem som ansvarar för och är ytterst ansvarig för viktiga uppgifter
- Definiera en kommunikationsplan för projektet.
Under projektgenomförandet och uppföljningen bör du regelbundet stämma av med projektteamet för att hålla intressenterna informerade om projektets framsteg och se till att du håller projektets tidsfrister.
2. Otillräcklig projektplanering
Bristande planering är ett säkert sätt att äventyra leveransen av ett framgångsrikt projekt. För att uppnå projektframgång bör du ta dig tid att förstå varför du genomför projektet, hur framgång ser ut och vilken process du ska följa för genomförandet.
Varför det orsakar förseningar
Om du inte har tänkt igenom ditt tillvägagångssätt för förändring skapar alla typer av störningar en försening i tidsplanen som hotar att förskjuta projektets tidsramar.
Så övervinner du det
Innan du börjar arbeta med ett nytt initiativ bör du skapa en projektplan som beskriver hur du ska hantera olika aspekter av ett projekt, inklusive men inte begränsat till projektomfattning, projekttidsplan, budget, resurshantering, kommunikation och riskhantering.
3. Oväntade förändringar av projektomfattningen
Oväntade förändringar av projektomfattningen inträffar när intressenter beslutar att officiellt ändra projektets omfattning utöver det som ursprungligen hade överenskommits.
Besläktat, men mer störande, är omfattningsglidning – när förändringar av omfattningen inofficiellt smugit in i dina projektleveranser, men tidsplanen och budgeten inte justeras för att hantera dessa förändringar.
Varför det orsakar förseningar
Att lägga till en eller två funktioner för att tillfredsställa en intressents önskemål kanske inte verkar vara någon stor sak i stunden, men tillsammans börjar dessa stegvisa, ofta sista-minuten-förändringar att ackumuleras och kan försämra kvaliteten samt leda till missade eller uppskjutna tidsfrister.
Så övervinner du det
För att motverka omfattningsglidning ska du tydligt dokumentera vad som ingår i och vad som ligger utanför projektets omfattning i din projektplan. Var försiktig när du tar fram projektuppskattningar för att undvika bedömningar som kan vara alltför optimistiska, och upprätta beredskapsplaner för att hantera eventuella oväntade förseningar. För dessutom en beslutslogg som håller reda på hur synen på omfattningen utvecklas under projektgenomförandet.
4. Föråldrade programvaruverktyg
Du kanske klarar dig alldeles utmärkt med att hantera dina projekt i ett Excel-kalkylblad och ett egenhändigt skapat Gantt-schema.
Men när dina projekt börjar växa i storlek och komplexitet och din organisation expanderar för att hantera en större projektportfölj kan du upptäcka att dina befintliga projektledningsverktyg börjar visa sina begränsningar.
Varför det orsakar förseningar
Föråldrade programvaruverktyg kan sakna funktioner som sparar tid under projektgenomförandet, till exempel möjligheten att generera projektvisualiseringar eller ställa in automatiska aviseringar när projektkostnaderna närmar sig förutbestämda tröskelvärden.
Ju mer ansträngd din kapacitet som projektledare är, desto större är sannolikheten att du förbiser ett beroende eller en tidsfrist som kan tvinga dig att kämpa för att nå projektets milstolpar.
Så övervinner du det
Investera i projektledningsprogramvara för att minska gissningarna vid hanteringen av projektets tidslinjer.
5. Oförutsedda omständigheter
Du skulle kunna hävda att alla händelser som inträffar under projektgenomförandet har potential att vara oförutsedda.
Det vi däremot syftar på här är så kallade force majeure-händelser, såsom naturkatastrofer, som ligger utanför ens kontroll och inte kan förutsägas i förväg.
Varför det orsakar förseningar
Oförutsedda omständigheter kan få mycket stora konsekvenser. De kan göra projektmålen irrelevanta och rasera dina tidsplaner. Covid-19-pandemin 2020, en global händelse som rimligen låg utanför allas kontroll att förhindra eller ens förutsäga, är ett exempel på en uppsättning oförutsedda omständigheter som kullkastade många projektplaner.
Så övervinner du det
Även om du inte kan göra särskilt mycket för att förutsäga omständigheter som per definition är oförutsedda, kan du ändå bygga in beredskapsplaner i projektet som kan bidra till att begränsa effekterna av eventuella okända okända faktorer som uppstår.
Ett exempel kan vara att anpassa ett fysiskt evenemang för distansdeltagande för att ta höjd för eventuella oförutsedda reseförseningar på grund av hälsa, väder eller andra orsaker.
6. Felaktiga uppskattningar
Projektuppskattning innebär att fastställa vilka resurser som krävs för att genomföra projektet framgångsrikt och vilka kostnader som är förknippade med detta. Felaktiga uppskattningar uppstår när du felbedömer de resurser som krävs för att slutföra projektet.
Varför det orsakar förseningar
Det är svårt att ta fram korrekta uppskattningar eftersom det kräver att du gör förutsägelser om framtiden, och när detta skrivs har ingen ännu riktigt lyckats komma på hur man gör det.
Om du underskattar hur mycket tid och arbete det tar att slutföra en uppgift tvingas du försöka komma ikapp när du inte lyckas hålla de ursprungligen angivna tidsfristerna. I sådana situationer kan du ibland behålla den ursprungliga projektplanen genom att krascha, det vill säga lägga till fler resurser, i tidsplanen eller genom att snabbspåra uppgifter så att de genomförs parallellt.
Men även om du undviker behovet av att förlänga projektets tidslinjer är det ett recept på utbrändhet och dåliga prestationer att öka arbetsbelastningen för teamet, vilket i slutändan kan kräva omarbete. Inget bra läge oavsett.
Så övervinner du det
För att göra dina uppskattningar mer korrekta ska du tydligt definiera projektets omfattning och krav för att säkerställa att alla har samma bild av projektets avsedda mål. Använd historiska data som underlag för dina uppskattningar när det är möjligt. Sätt slutligen samman ett projektteam med rätt kompetens för att slutföra projektleveranserna.
7. Orealistiska tidsfrister
Orealistiska tidsfrister uppstår när du utformar en tidsplan för att tillmötesgå intressenternas krav, i stället för att återspegla hur lång tid det faktiskt tar att genomföra projektet med den tid, budget och de tillgängliga resurser som finns.
Varför det orsakar förseningar
Att sätta orealistiska deadlines tar inte hänsyn till resurskapacitet och/eller resurstillgänglighet. Det kanske inte heller tar hänsyn till hur lång tid det tar att slutföra en uppgift, även om rätt resurs har tilldelats. Detta gör det mycket osannolikt att du kommer att hålla de önskade projekttidsplanerna.
Så övervinner du det
Sätt realistiska deadlines som bygger på historiska data, och se till att hantera intressenternas förväntningar redan från projektets början. Inkludera en buffert för att ge dig själv lite marginal om en uppgift tar längre tid än beräknat.
Om din intressent insisterar på att inkludera en orealistisk deadline ska du dokumentera detta som en risk och rapportera om risken under hela projektet för att undvika överraskningar.
8. Otydliga prioriteringar
Otydliga prioriteringar är ett resultat av att man inte lyckas få intressenterna att enas om projektets önskade mål och hur dessa projektmål stöder organisationens affärsmål.
Varför det orsakar förseningar
Om dina intressenter inte är eniga om vad projektet försöker uppnå blir det svårt att prioritera projektet eller uppgifterna inom projektet. Teammedlemmarna saknar den vägledning de behöver för att utföra sina uppgifter, vilket sänker genomförandetakten och påverkar projektets tidsplan negativt.
Så övervinner du det
Under projektets planeringsfas ska du skapa samsyn kring projektmålen och noggrant dokumentera vad som ingår i och faller utanför projektets omfattning utifrån dessa mål. Därefter översätter du projektvisionen till en uppsättning aktiviteter som teammedlemmarna ansvarar för att slutföra.
Under hela projektgenomförandet ska du följa upp resultatet för de tilldelade aktiviteterna, undanröja hinder för genomförandet och rapportera om projektets framsteg för att säkerställa att aktiviteterna fortskrider i tid.
9. Flaskhalsar i projektet
Flaskhalsar i projektet sänker arbetstakten genom att hindra projektuppgifter och leveranser från att gå vidare. Vanliga orsaker till flaskhalsar i projekt är bristande tillgång till resurser, konkurrerande projektprioriteringar, otydligt definierade roller och ansvarsområden eller väntande godkännanden.
Varför det orsakar förseningar
Om en teammedlem väntar på godkännande från en beslutsfattare i projektet eller inte vet vilka uppgifter hen ska slutföra, hindrar det beroende uppgifter från att gå vidare och skapar en kedjeeffekt i hela projektets tidsplan.
Så övervinner du det
Under projektplaneringen ska du kartlägga tillgängliga resurser till uppgifter som passar deras kompetens bäst. Upprätta tydliga kommunikationsprotokoll för att undvika potentiella missförstånd under projektgenomförandet.
När du genomför planen ska du omfördela resurser i realtid för att ta hänsyn till projektets framsteg och eventuella konkurrerande prioriteringar. Justera processerna vid behov för att optimera för snabbare leverans av uppgifter.
Bli medlem för fler insikter om projektledning
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Bli medlem i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller samt möjlighet att komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare i Slack.
