Möte för sprintplanering: Enkel guide och mall
Räck upp handen om det här låter bekant – du sitter i ett aldrig sinande möte för sprintplanering, lämnar mötet osäker på vad ni har åstadkommit och glömmer genast bort det tills det fruktade ögonblicket då mötet dyker upp i kalendern igen. Det behöver inte vara så här.
I den här artikeln ger jag dig några användbara tips för att göra nästa agila sprintplaneringsmöte mer effektivt och ändamålsenligt, och mindre fruktat för hela teamet.
Vad är ett sprintplaneringsmöte?
Ett sprintplaneringsmöte är ett möte där Scrum-teamet beslutar vilket arbete som kan levereras under den kommande sprinten och hur arbetet ska genomföras. Det är en av de fem Scrum-ceremonierna som ingår i Scrum-ramverket.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En sprint är en term som används för att beteckna när arbete börjar och slutar och kan pågå från en till flera veckor, men tvåveckorssprintar är vanligast. Processen för sprintplanering bör skapa struktur, fastställa förväntningar och definiera arbetsloggen för den kommande sprinten.
När bör sprintplaneringsmötet äga rum?
Det är bäst att hålla sprintplaneringen en eller två dagar före starten av nästa sprint. Här är varför:
- För nära sprintens start, och ni slösar bort en värdefull arbetsdag på planering.
- För långt från sprintens start, och teamet kommer inte att ha den information som behövs för att planera effektivt. De kanske till exempel inte känner till resultatet från föregående sprint och/eller teamets tillgänglighet under nästa sprint.
Så genomför du ett sprintplaneringsmöte
Här är en visuell hjälp som illustrerar hur sprintplaneringsmötet bör gå till:
- Förberedelser inför sprintplaneringsmötet
- Under sprintplaneringsmötet
- Efter sprintplaneringsmötet
- Så genomför du ett projektplaneringsmöte
Förberedelser inför sprintplaneringsmötet
Man kan hävda att den viktigaste delen av ett sprintplaneringsmöte är förberedelserna innan mötet börjar.
Bearbeta arbetsloggen (även kallat förfining av arbetsloggen)
Inför sprintplaneringen säkerställer produktägaren att alla objekt i arbetsloggen som kan komma i fråga för sprinten (funktioner, egenskaper, buggar, återkoppling med mera) uppfyller teamets definition av redo.
Produktägaren går igenom objekten i arbetsloggen för att identifiera eller ta bort beroenden, skriva testfall, ange acceptanskriterier och formulera beskrivningar så att teamet förstår sammanhanget för varje objekt.
Den här arbetsloggen finns vanligtvis i programvara för agil projektledning eller Scrum-programvara.
Mät användarberättelser
Produktägaren behöver, med hjälp av teamet, också säkerställa att varje användarberättelse har rätt storlek, inte är för stor eller för liten. Teamet får en bättre känsla för detta ju längre de arbetar tillsammans.
Granska teamets åtagande
Titta i kalendern för att bedöma teamets tillgänglighet. Är det några helgdagar på gång? Kommer den ledande utvecklaren att vara på semester? Kom till mötet med en förståelse för hur mycket tid personerna kommer att vara tillgängliga under nästa sprint.
Fastställ er hastighet eller hur ni ska mäta den
Detta är unikt för varje team. Om ni har en genomsnittlig mängd arbete som vanligtvis slutförs i varje sprint, använder ni det som måttstock för hur mycket som kan hinnas med när sprinten planeras.
Om ni arbetar med att fastställa detta för ett nybildat team bör ni se till att följa upp hur många story points som slutförs och godkänns från sprint till sprint.
Bedöm er kapacitet
Detta är ett annat mått som är kopplat till teamets tillgänglighet. Om teamet inte är helt dedikerat till en produkt – eller kan behöva avbryta arbetet för att arbeta med annat – bör ni ta hänsyn till det när ni planerar sprinten. Ni kan också använda ett resursplaneringsverktyg, ett verktyg för projektplanering eller ett verktyg för projektschemaläggning för att avgöra hur mycket tid varje teammedlem realistiskt har tillgänglig för sprinten.
Skapa en agenda för sprintplaneringsmötet
Skapa en agenda och dela den med teamet (mer om detaljerna nedan). Glöm inte att ta hänsyn till diskussionerna och återkopplingen från er sprintgenomgång och/eller sprintretrospektiv.
Som en del av förberedelserna inför agendan bör ni också se till att ni har hanterat den nödvändiga möteslogistiken, inklusive:
- Boka mötesrum
- Tillhandahålla eventuellt material
- Meddela teamet i förväg att mötet kommer att äga rum
- Kontrollera videokonferens- och annan anslutningsinformation.
Tidsgränsen för mötet beror på längden på teamets sprintar. Om ni använder tvåveckorssprintar bör sprintplaneringen inte överstiga två till fyra timmar (även om ett möte på 60–90 minuter enligt min erfarenhet är tillräckligt).
Under sprintplaneringsmötet
Vi har tagit fram en bra agenda för sprintplaneringsmötet för sprintplaneringsprocessen. Jag går igenom agendan lite mer i detalj för att visa hur stegen ser ut:
Stäm av med teamet
Underskatta inte vikten av småprat för att lätta upp stämningen och engagera teamet – särskilt i distansmiljöer. Ni kan till och med överväga att börja med en återkommande isbrytarfråga för att få kreativiteten att flöda.
Gå igenom kommande prioriteringar
När teamet känner sig bekvämt och är redo att börja kan ni öppna produktbackloggen och gå igenom kommande ärenden ett i taget. När ni går igenom varje objekt i backloggen behöver teamet diskutera och ställa frågor. Produktägaren ansvarar för att klargöra detaljerna kring varje objekt i backloggen.
Uppskatta prioriteringarna
Om objekten inte redan har uppskattats bör ni uppskatta dem för att få en uppfattning om hur många som kan väljas ut till en sprint. Ni kan använda planeringspoker för att effektivisera processen.
Gå igenom framstegen i färdplanen
Det är troligt att Scrum mastern, produktägaren eller någon annan teammedlem har fått uppdateringar från externa intressenter sedan teamet senast planerade en sprint. Det är viktigt att gå igenom nya insikter som påverkar färdplanen för att skapa en kontext för hur den kommande sprinten kommer att se ut.
Gå igenom den prognostiserade velocityn
Ta hänsyn till semestrar, helgdagar och konkurrerande projekt – detta är ett viktigt steg för att säkerställa att teamet inte överskattar hur mycket tid det har tillgänglig. Se sedan till att teamet känner till sin velocity när det väljer användarberättelser att arbeta med under nästa sprint. Det är alltid enklare att ha ett velocitymått att arbeta mot än att förlita sig på magkänslan.
Välj ärenden till sprintbackloggen
Börja högst upp i backloggen och samarbeta för att välja ut objekt att arbeta med under sprinten. Låt teamet gå igenom varje objekt för att se vem som ansvarar för vad.
Målet är att lämna mötet med en förståelse för exakt vad varje person arbetar med, hur arbetet ska genomföras och vad definitionen av klart är för varje objekt (det vill säga hur ni vet att uppgiften är slutförd).
Definiera sprintmålet
När ni har valt ut ärendena för sprinten ska ni se till att dessa ärenden överensstämmer med det avsedda resultatet för sprinten. Gör alla nödvändiga justeringar i sprintbackloggen.
Bekräfta samsyn
Scrum mastern granskar den föreslagna planen utifrån teamets hastighet och kapacitet samt hur väl den stämmer överens med produktvisionen. Viktigast av allt är att Scrum mastern ser till att teamet är överens om planen. Det innebär att fråga varje person om de känner sig bekväma med den.
Förhoppningsvis är alla överens och känner sig trygga med att de kan leverera den delen av arbetet utifrån vad de vet idag. Saker kommer oundvikligen att förändras, men om teamet känner sig tryggt med att uppnå sprintmålet är ditt arbete där klart (för tillfället).
Efter sprintplaneringsmötet
Låt teamet arbeta! Alla bör ha gott om saker att göra efter sprintplaneringen. Teamet kanske gärna vill gå igenom detaljerna eller börja samarbeta kring några användarberättelser. Du kommer att kunna stämma av med teamet på det dagliga standup-mötet (även kallat det dagliga Scrum-mötet) imorgon.
Vilka deltar i sprintplaneringsmötet?
Scrum mastern, produktägaren och utvecklingsteamet deltar i sprintplaneringsmöten.
Scrum mastern
Scrum mastern faciliterar sprintplaneringsmötet och ser bland annat till att mötesrum är bokade, att material finns tillgängligt och att deltagarna är förberedda.
Scrum mastern bör tidsbegränsa mötet utifrån sprintens längd. Om teamet till exempel arbetar i tvåveckorssprintar bör sprintplaneringsmötet inte överstiga 2–4 timmar (även om kortare tid föredras, om möjligt!).
Scrum mastern måste hantera tiden på ett lämpligt sätt för att se till att teamet är överens om sprintmålet innan mötet avslutas.
Produktägaren
Produktägaren ansvarar för att förbereda backloggen inför sprintplaneringsmötet. Produktägaren måste förtydliga detaljerna kring varje objekt i produktbackloggen och kunna svara på frågor om användningsfall och/eller acceptanskriterier.
Utvecklingsteamet
Designers, utvecklare, testingenjörer – alla som kommer att bidra till arbetsresultatet – behöver delta aktivt. Efter sprintplaneringsmötet bör de ha en tydlig förståelse för vad som förväntas av dem och vad som ska prioriteras under nästa sprint.
Kom ihåg att team blir bättre på sprintplanering med tiden. Om ett team är nybildat (eller nytt inom agil projektledning) kommer de att vara mindre säkra på hur mycket teamet realistiskt kan åstadkomma under varje sprint. När teamet fortsätter att arbeta tillsammans och får mer erfarenhet av agilt arbete blir prognoserna bättre.
Varför ska ni genomföra ett sprintplaneringsmöte?
Ni bör genomföra sprintplaneringsmöten för att hjälpa team att förstå vad de ska arbeta med och, ännu viktigare, varför.
Att involvera hela teamet i dessa möten främjar samarbetet – teamet blir effektivare på att arbeta tillsammans och känner sig tryggare med vad de förväntas leverera.
Nedan går jag igenom några av de största fördelarna med sprintplaneringsmöten.
- Definiera era mål tydligare
- Främja samsyn och engagemang i teamet
- Skapa en referenspunkt för att mäta hastigheten
1. Definiera era mål tydligare
Om du är Scrum master i ett team som levererar utvecklingsarbete och använder agila metoder bör du genomföra ett sprintplaneringsmöte.
Framgångsrika sprintplaneringsmöten hjälper teamet att skapa goda förutsättningar för framgång eftersom de ger alla möjlighet att förstå exakt vad målet är för varje arbetssprint.
Under sprintplaneringen definierar ni två viktiga saker: sprintmålet och sprintbackloggen.
Sprintmål
Ett sprintmål är en kort beskrivning (en till två meningar) av vad teamet planerar att slutföra under sprinten. Teamet skriver det tillsammans och publicerar det så att alla kan hänvisa till det när som helst.
Sprintmålet är en snabb och enkel formulering som intressenter kan läsa och förstå för att se vad teamet arbetar med, utan att behöva gå in på detaljerna i backloggen.
Ett exempel på ett sprintmål kan vara: Bygg funktion X så att den sammanfaller med lanseringen inför högtiden (vilket visar att leverans av en funktion före en viss milstolpe är sprintens huvudsakliga mål).
Sprintbacklogg
Sprintbackloggen är en lista över de produktbackloggobjekt som teamet väljer ut och åtar sig att arbeta med under sprinten. Den innehåller också de nödvändiga uppgifterna som krävs för att leverera arbetet samt en uppskattning av hur lång tid varje uppgift bör ta.
2. Främja samordning och engagemang i teamet
Planeringsmöten för sprinten kräver en samarbetsinriktad insats från hela teamet för att nå de önskade resultaten. Det är teamet, inte en dominerande produktägare eller en extern intressent, som avgör hur mycket som ska göras under en sprint.
Teammedlemmarna får också en känsla av egenmakt genom att ta ansvar för sitt arbetsflöde. De får bättre samordning med andra genom att ha tid att prata om hur deras arbete ska passa ihop under den nya sprinten.
3. Skapa en referenspunkt för att mäta hastighet
Sprintens hastighet är ett mått som anger hur mycket arbete ett team kan hantera under en enskild sprint. När ett team har arbetat tillsammans ett tag kan du beräkna den genomsnittliga hastigheten genom att lägga ihop uppskattningarna av de slutförda användarberättelsernas poäng i slutet av varje sprint.
Om teamet till exempel slutförde 25 berättelsepoäng i sprint 1, 35 i sprint 2 och 30 i sprint 3, skulle teamets hastighet vara 30.
25 + 35 + 30 = 90/3 = 30
Framöver skulle hela Scrum-teamet veta att de i genomsnitt slutför 30 berättelsepoäng per sprint och kunna använda detta som vägledning när de går igenom backloggobjekten under sprintplaneringen.
Hastigheten kommer att variera över tid, men hastigheten hos ett moget agilt team kommer att börja utvecklas uppåt när teammedlemmarna blir allt mer vana vid att arbeta tillsammans och allt mer bekväma med produkten. Produktägaren bör ha hastigheten i åtanke när hen avgör hur många sprintar det kommer att ta att lansera nästa version av produkten.
Mall för agenda för sprintplaneringsmöte [Ladda ner]
Hämta din mall här (du måste vara medlem) och använd insikterna i den här artikeln för att fylla i den och göra checklistan klar att använda vid ditt nästa sprintplaneringsmöte.
Du får också en praktisk checklista för sprintplanering som hjälper dig att förbereda dig inför mötet (oavsett vilken roll du har), samt en e-postmall som du kan skicka till intressenter och andra inbjudna.
Vad händer härnäst?
Letar du efter fler tips om hur man genomför ett sprintplaneringsmöte? Har du ett eget tips som du vill dela med dig av? Gå med i samtalet på Slack med hundratals andra digitala projektledare via DPM-medlemskapet!
