4 superkrafter som projektledare inte har & vad du faktiskt behöver
Under de senaste 8 åren har jag undervisat i en kurs i projektledning för nybörjare vid ett lokalt universitet i sydvästra Ontario.
På den första lektionen varje termin brukar jag ställa två frågor till studenterna:
- Har du någon erfarenhet av projektledning?
- Vad tror du att en projektledare gör?
Eftersom den genomsnittliga åldern i min klass vanligtvis är 20–23 år är det förväntat att majoriteten av studenterna saknar ”officiell” erfarenhet av projektledning, men de kan ha utfört delar av projektledning, till exempel genom att sätta ihop ett bemanningsschema för ett deltidsjobb på en snabbmatsrestaurang eller planera ett insamlingsevenemang för en ideell organisation.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Svaren jag får på fråga 2 låter ofta ungefär som ”de leder projekt” eller ”hanterar ’saker’ för att få projekt genomförda”. Ibland är studenterna ärliga och svarar: ”Jag vet egentligen inte vad en projektledare gör, men hoppas få lära mig det på den här kursen”.
Att mina studenter ofta inte vet vilken roll en projektledare har i ett projekt är inte förvånande med tanke på var många av dem befinner sig i sina akademiska och yrkesmässiga liv.
Det som är något överraskande är den bristande medvetenheten bland intressenter (ibland även sponsorer och kunder) om projektledarens roll och de färdigheter som projektledare bidrar med i ett projekt. Och detta gäller yrkesverksamma som sannolikt har mer erfarenhet av dessa miljöer än mina universitetsstudenter på grundnivå.
Som projektledare kanske du inte har en 12 veckor lång termin på dig att lära dina intressenter vilka färdigheter en projektledare bör ha och vilken roll de har. Du kan behöva använda ett mer taktiskt tillvägagångssätt.
I den här artikeln kommer jag att utforska några av de färdigheter som projektledare bör ha (och de färdigheter som människor antar att PM:er har) och varför det är viktigt att dela värdet av dessa färdigheter med intressenter.
Kommunikation är avgörande (men inte tankeläsning)
Projektledning är inte en aktivitet som utförs självständigt i ett vakuum. Enligt Adrienne Watt ”visar det sig att 90 % av en projektledares arbete ägnas åt kommunikation”.
Kommunikation i ett projekt kan ta sig många uttryck. Förutom att skicka ut formella statusuppdateringar och lyssna på projektmedlemmarna kan projektledare också behöva ställa frågor. Dessa frågor kan ibland vara svåra eller obekväma att besvara, men i de flesta fall ställs de för att få information som hjälper projektgruppen att gå vidare.
Det är intressant att intressenter inte alltid identifierar sig med detta. De kan uppfatta projektledarens frågor som påträngande eller irriterande. De kan också tänka: ”Hur kommer det sig att projektledaren inte vet det här?”
Tyvärr kan projektledare inte läsa tankar. Ibland måste projektledaren kommunicera med intressenter och inleda ett samtal för att få fram nödvändig information.
Att ställa frågor och delta i samtal hjälper inte bara till att få fram information åt teamet, utan bidrar också till att bygga relationer mellan projektets intressenter.
Vad bör du göra?
Även om projektledare kanske skulle vilja kunna blicka in i en kristallkula och läsa intressenternas tankar, är detta tyvärr en färdighet som projektledare (eller någon annan!) helt enkelt inte har.
Att utveckla både muntliga och skriftliga kommunikationsfärdigheter samt öva på aktivt lyssnande hjälper däremot projektledare och team att hantera utmaningar och hinder.
Pengar växer inte direkt på träd
När jag var liten brukade mina föräldrar säga till mig: ”Pengar växer inte på träd”. Det rådet hjälpte mig att utveckla goda färdigheter i ekonomihantering redan i unga år.
Även om jag förmodligen inte förstod begreppet budget som femåring förstod jag att pengar inte var någon oändlig, obegränsad resurs som magiskt dyker upp.
Spola fram till vuxenlivet. Jag går genom en lokal mataffär där de har en mängd olika krukblommor och växter, och till min stora överraskning (och glädje) hade de en liten växt som kallades ”pengaträd”!
Jag tyckte att det var så roligt att jag tog en bild på det magiska ”pengaträdet” och skickade den till mina föräldrar med meddelandet: ”Jag tycker att ni är skyldiga mig en ursäkt; tydligen växer pengar på träd!”
Det fick mig att tänka att det är här intressenter kan få intrycket att när ett projekts budget är i riskzonen och ekonomin är ansträngd, kan en projektledare helt enkelt magiskt ”odla” fram mer pengar.
Om ett projekts budget är i riskzonen och avvägningar kring omfattningen och tidsplanen inte är möjliga, kanske projektledaren kan gå till sitt ”pengaträd” och skörda lite?
Vad du bör göra
Hur mycket vi än skulle vilja ha ett pengaträd (eller en hel skog av dem), är detta uppenbarligen inte verkligheten. Projektledare måste kunna uppskatta kostnaderna korrekt, ta fram en budget och följa upp dessa kostnader medan ett team genomför ett projekt.
Om det visar sig att ett projekts budget kommer att överskrida det godkända beloppet måste projektledare kunna hitta sätt att hantera detta utan att påverka projektets omfattning, kvalitet eller tidsplan negativt. Alternativen kan bland annat vara:
- Att använda utrustning, material och/eller resurser med lägre kostnad
- Att undersöka om kostnader kan delas med andra projekt inom ett program eller en portfölj.
Så i slutändan hade mina föräldrar rätt…. pengar växer inte på träd och precis som med din privatekonomi måste pengar hanteras väl i ett projekt.
Tyvärr, ingen tidsmanipulering av rymdskepp här
Jag är inte något stort fan av science fiction-genren, men jag måste erkänna att jag gillar den brittiska science fiction-serien Dr. Who. ”Doktorn”, som huvudkaraktären kallas, kan manipulera tiden och resa tillbaka i tiden. Det är en fantastisk färdighet att ha.
Föreställ dig att du arbetar med ett projekt och ligger efter i tidsplanen. Vore det inte fantastiskt att kunna trycka på knappen ”paus” så att teamet hinner ikapp och ändå håller projektets tidsfrist?
I stället för att gå in i ett Zoom-möte för att gå igenom tidsplanen, vore det inte fantastiskt att bara hoppa in i vårt rymdskepp och skapa mer tid?
Vad bör du göra
Tyvärr har vi människor inte förmågan att pausa tiden, resa tillbaka i tiden eller ”skapa” mer tid om våra projekt ligger efter i tidsplanen.
Om våra projekt riskerar att inte bli färdiga på det planerade slutdatumet bör projektledare överväga att använda tekniker för att komprimera tidsplanen och metoder för att optimera den.
Alternativ som parallellisering eller resursutjämning är verktyg som en projektledare kan använda utan att behöva be en sponsor eller kund om mer tid (vilket kanske inte är möjligt).
I slutändan är tid en värdefull resurs som vi inte har råd att missköta. Till skillnad från en fysisk resurs som datorutrustning kan vi helt enkelt inte skapa mer tid. Det betyder dock inte att en projektledare inte kan vara kreativ och innovativ när det gäller att hantera den tid de har.
Det är alltid bra att skapa realistiska förväntningar hos projektets intressenter under initieringen och planeringsfasen av ett projekt. Om ett projekts tidsplan inte är realistisk bör projektledaren kommunicera detta tidigt.
Inga runda resurser i fyrkantiga projekthål
Att veta vem och vad du behöver för att leverera ditt projekt är en aktivitet som vanligtvis genomförs tidigt i projektet. Oavsett om du använder en agil leveransmodell eller en vattenfallsmodell är resursplanering för de personer du kommer att behöva i projektet mycket viktigt för att säkerställa att du har ett team med rätt färdigheter och kunskaper.
Även om vi försöker planera så noggrant som möjligt kan det under ett projekt uppstå situationer där du upptäcker att du inte har tillräckligt med resurser eller rätt typ av resurser för att uppnå projektets mål.
För flera projekt sedan hamnade jag i en situation där vi senare under ett agilt projekt kom fram till att vi behövde en UX-designer i teamet. Baserat på feedback vi fick under en demonstration med kunden behövde en funktion göras om. Okej – inga problem, eller hur? Vi tar helt enkelt in vår UX-designer och går vidare.
Ett litet problem – vi hade ingen UX-designer i projektteamet vid den här tidpunkten. Personen hade bara varit kontrakterad under några tidigare sprintar i projektet, när vi förväntade oss designarbete och samarbetade med kunden kring användarupplevelsen.
För att ta hänsyn till kundens feedback skulle vi behöva ”låna” en UX-designer från ett annat projekt i organisationen eller försöka anlita vår kontrakterade designer igen. När kunden fick dessa alternativ frågade hen: ”Ni har väl personer i teamet? Kan inte någon av dem göra det?”
När jag förklarade att det nuvarande teamet bestod av programvaruutvecklare och kvalitetstestare frågade kunden igen: ”Men kan inte någon av dem göra det? Det är ju ändå tekniskt, eller hur?”
Hur bör du svara på den typen av fråga?
Det här bör du göra
Svaret bör vara ungefär: ”Faktiskt nej, tyvärr kan en projektledare inte förvandla eller skifta gestalt på en programvaruutvecklare så att hen blir en UX-designer.”
På samma sätt kan en projektledare inte skifta gestalt och omedelbart förvandla en teknisk skribent till en innehållsstrateg för sociala medier eller någon annan person som kanske saknas i ett projektteam.
Du kan inte få en fyrkantig kloss att passa i ett runt hål. Om det finns luckor i projektteamets färdigheter kan projektledaren:
- Ta reda på om andra inom organisationen har de färdigheter eller kunskaper som behövs och tillfälligt kan hjälpa till i projektet
- Ta reda på om det finns pengar i projektbudgeten och tid i tidplanen för att anställa någon utifrån som kan fylla luckan
Ett ytterligare alternativ för en projektledare är att utbilda en teammedlem så att personen kan ta sig an en uppgift (detta behöver analyseras noggrant i förhållande till projektets tidplan och kvalitetsplan).
Beroende på vilken uppgift det gäller, tidsramen och om detta är ett realistiskt alternativ är det alltid bra att ge människor möjlighet att lära sig och utvecklas medan de arbetar med ett projekt.
Projektledarskap är också en fantastisk superkraft
Projektledning är komplext och projektledare bidrar med en mängd olika färdigheter till ett projektteam. Grundläggande bland dessa färdigheter är kommunikation samt hantering av budget, tid och resurser.
Genom samarbete och genom att sätta realistiska förväntningar hos intressenterna på vilken roll projektledaren kommer att spela kan missuppfattningar undvikas. Även om det vore fantastiskt att ha superkrafter som förmågan att läsa tankar och skapa pengar, är förmågan att leda ett projektteam så att det levererar ett projekt som överträffar kundens förväntningar också en ganska fantastisk superkraft. Det fina här är att du kan gå kurser i intressenthantering för att bli bättre på att leda ett projekt som många följer noga.
Läs vår studie om de mest eftertraktade färdigheterna inom projektledning här.
Om du vill dela med dig av tips, berättelser eller lärdomar från livet som är relevanta för projektledning får du gärna kontakta mig via LinkedIn eller Twitter.
Glöm inte att prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager för mer information om vad projektledare behöver veta (och inte behöver veta!).
