Agilt arbete på byråer: 10 agila metoder för byråer
Varje digital byrå jag har stött på verkar hävda att de arbetar agilt som byrå på något sätt.
Utmaningen idag är vad vi menar med en agil byrå. Begreppet agilt byråarbete har använts i så många sammanhang att det nu till stor del saknar betydelse.
Å ena sidan kan det syfta på de ursprungliga intentionerna med ett flexibelt och anpassningsbart arbetssätt som värdesätter resultat framför allt annat. I andra änden av skalan kan det vara en etikett för en kaotisk arbetsplats helt utan processer. Det låter mycket mer trovärdigt att säga att man arbetar ”agilt” än att avslöja verkligheten: att man ”hittar på efter hand”.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Detta är inte avsett som kritik. Digitala lösningar är fortfarande en bransch i sin linda. Vi försöker fortfarande komma fram till hur vi ska hantera och leverera vårt bästa arbete.
Utmaningen med Scrum för digitala byråer
Många digitala byråer jag har känt till börjar med Scrum när de försöker hitta en agil process. På ytan är detta ett logiskt val. När du börjar undersöka agila metoder hittar du omnämnanden av Scrum överallt. (Begreppet Scrum används ofta – men felaktigt – som synonym till agilt, som om de vore samma sak. Det är de inte. Agilt är mycket mer än Scrum.)
Scrums dragningskraft är tydlig. Det finns gott om tjusiga termer och modeord som imponerar på vissa: sprintar, ärendebibliotek, sprintretrospektiv, utvecklingstakt, nedbränningsdiagram, Scrum Master, produktägare … Det finns en mängd utbildnings- och certifieringsalternativ. Framför allt kan det ses som en gyllene biljett. Följ det här receptet så förvandlas kaoset magiskt till en utopi. Det som ofta missas är att Scrum har sina rötter i utveckling av mjukvaruprodukter. Scrum är ett utmärkt alternativ när man är ett team hos en mjukvaruleverantör med ett tydligt fokus på att leverera en specifik produkt.
Men Scrum börjar fallera när du har externa beroenden att hantera. När du arbetar på en digital byrå har nästan alla delar av arbetet externa beroenden – kunderna. Detta skapar betydande slöseri. Projektledare hamnar i komplexa politiska förhandlingar vid varje sprintplaneringsmöte för att säkerställa att deras projekt kommer med i sprinten. Jag har sett sprintplaneringsmöten på byråer ta en hel dag och involvera hela teamet. Eftersom sprintar vanligtvis är två eller tre veckor långa motsvarar detta 6-10% av hela teamets kapacitet. Vilket slöseri med tid och ansträngning!
Inte nog med det: dessa sprintplaner börjar ofta falla isär redan efter en eller två dagar av sprinten. Kunder ändrar sig eller blir försenade med att tillhandahålla nödvändig information. Oväntade händelser dyker upp, till exempel nya affärsmöjligheter eller tekniska problem med ett system i drift.
Allt detta leder till återkommande omförhandlingar som slösar ännu mer tid och byråresurser. Det är här din agila process kan bryta samman och påverka resurshanteringen på den kreativa byrån negativt.
En viktig lärdom
Det finns många agila metoder och arbetssätt att tillgå. Jag insåg detta redan 2010 efter att ha kämpat för att få de förväntade fördelarna med Scrum och gjort mer djupgående efterforskningar. Det ledde mig till Kanban och lean-tänkande. Vissa av deras arbetssätt verkade kunna förbättra den metod vi använde.
Jag började experimentera. Först med ett litet, förutsägbart projekt och sedan successivt med större och mer komplexa arbeten. Det började med hur jag bröt ned enskilda projekt – jag gick från användarberättelser till funktionsbeskrivningar och sedan till värdebaserade leveranser. Det gjorde det enklare för kunderna att granska och godkänna arbetet, vilket gjorde projekten lättare att hantera.
Jag började också ifrågasätta våra processer och hur allt vårt arbete hanterades. Detta ledde till att vi skrotade sprintplaneringsmötena till förmån för snabba omorganiseringar vid den dagliga avstämningen. Snart övergav vi sprintkonceptet och gick över till ett flödesbaserat Kanban-arbetssätt. Ytterligare förbättringar kom från hela teamet, som gav förslag på hur vi kunde bli bättre och sedan provade dem.
Resultaten talade för sig själva:
- personalen var nöjdare eftersom det var lättare för dem att göra sitt bästa och i stor utsträckning själva styra sitt arbete
- detta frigjorde projektledarens tid så att hen bekvämt kunde hantera fler projekt parallellt och fokusera på de resultat som var viktiga
- det skedde betydande förbättringar av kvaliteten på vårt arbete, leveranstiderna, kundrelationerna och de uppnådda resultaten
- och samtidigt tredubblade vi intäkten per person i vårt team på knappt tre år.
Efter ytterligare reflektion har det blivit uppenbart att aha-upplevelsen kom från att våga experimentera. Jag gjorde förändringar och observerade deras effekter.
Insatser för processförbättring före detta hade gått ut på att leta efter en färdig process som vi bara kunde införa – som Scrum. Nu förstår jag att någon sådan inte finns. Den finns inte eftersom vår bransch fortfarande är i sin linda, så vi håller fortfarande på att komma fram till hur våra verksamheter bör fungera. Det är också sant att varje verksamhet är unik. Den lösning för kreativa arbetsflöden som fungerar på en byrå behöver inte nödvändigtvis fungera på en annan.
10 sätt att integrera agila byråmetoder på en digital byrå
Jag konsulterar en rad kunskapsintensiva verksamheter, däribland många digitala byråer, och hjälper dem att förbättra sina operativa processer. Baserat på denna erfarenhet kommer här mina främsta tips för att integrera agila metoder i byråmiljön:
1. Acceptera att det inte finns ”ett enda rätt sätt” och att inget är hugget i sten
Varje organisation är unik. Framgång med agilt arbete på byråer kommer från att bygga vidare på andras idéer och anpassa dem till din situation.
2. Främja en kultur av stegvisa förändringar och kontinuerliga förbättringar
Även om förändringstakten naturligtvis är högre i början av arbetet med processförbättringar är det ett misstag att någonsin betrakta arbetet som ”klart”. Agilt arbete på byrå kräver att du ständigt anpassar och testar dina arbetsmetoder (kaizen på fackspråk). Det är därför som storskaliga, centralstyrda förändringsinitiativ sällan ger varaktiga resultat.
3. Definiera de resultat som verkligen spelar roll
[Inlägg “Kom ihåg att kunder främst värdesätter avkastningen på sin investering. #agile #projectmanagement”] De bryr sig inte om vilken process du har eller vad den kallas, så länge den gör det enkelt för dem att uppnå de resultat de vill ha (agila avtal kan hjälpa till att strukturera denna relation). Kom också ihåg anledningarna till och drivkrafterna bakom att din byrå finns.
4. Mät kvantitativt
Det finns ingen anledning att överdriva, men det är viktigt att göra normaliserade mätningar av ditt arbete. Utan dessa mätningar arbetar du i praktiken i blindo.
När jag ledde utvecklingsteamet på en byrå omfattade mina mätningar ”intäkt per person”, ”intäkt per kund”, ”alternativkostnad per kund” (det vill säga värdet av den icke debiterbara tid som spenderas per kund) och ”fullständighet i tidrapporteringen” (antal registrerade timmar av arbetade timmar). Jag tog stickprov på dessa mätvärden varje månad och rapporterade resultaten till både mitt team och företagets chefer (rapporteringsprogram för marknadsföringsbyråer kan hjälpa till med detta). Detta gav alltid värdefulla insikter om var vi borde rikta våra förbättringsinsatser härnäst.
De flesta av dessa datapunkter bygger på korrekta tidrapporteringsuppgifter, och jag är medveten om att detta kan vara en utmaning. Jag har upptäckt att det är till stor hjälp att förklara varför tidrapporter är viktiga och vad informationen används till (och inte används till) för att få dem ifyllda.
5. Mät kvalitativt
Siffror är viktiga, men glöm inte de mjukare mätvärden som är lika värdefulla för agilt arbete på byråer. Dessa omfattar den upplevda kvaliteten på projekten, kundnöjdhet samt personalens engagemang, trivsel och välbefinnande.
6. Ifrågasätt allt
Jag menar inte att du ska göra det på ett irriterande sätt som stör alla omkring dig, utan som en personlig inställning präglad av frågan ”hur skulle det här kunna bli bättre?”. Om du deltar i (eller leder) ett regelbundet möte som verkar åstadkomma väldigt lite, ta på dig dina agila byråglasögon och fundera på hur mötet skulle kunna förbättras eller om det ens behövs.
7. Dela upp projekt i ”värdeenheter”
Det kan till exempel vara nyhetssektionen på en webbplats eller ett e-postmarknadsföringsinslag i en kampanj. Det gör arbetet enklare att hantera och kostnadsberäkna, och enklare för kunderna att godkänna. Om du gör detta konsekvent i olika projekt bygger du sedan upp en datamängd över den tid och kostnad som vanligtvis hör samman med en leverans, vilket gör framtida projekt enklare att prissätta. Det är mycket mer värdefullt och exakt än att beräkna kostnader utifrån kompetensområde (design, frontendutveckling, backendutveckling, PM och så vidare).
8. Visualisera ditt arbete
Den eleganta termen är ”värdeflödeskartläggning”. Det viktiga är att skapa och upprätthålla en tydlig bild av läget för allt arbete, så att alla har samma bild. Agila verktyg som Trello och Jira är utmärkta här, men den anspråkslösa Post-It-lappen kan vara minst lika bra om ni alla befinner er på samma plats.
9. Begränsa det pågående arbetet
Med andra ord: ”sluta påbörja och börja slutföra”. De resultat som betyder något kommer från slutfört arbete. Arbete av hög kvalitet kommer av att fokusera på uppgiften framför sig och slutföra den. Att ha för många pågående arbetsuppgifter förlänger ledtiderna och minskar kvaliteten. Du kan använda ett projektledningssystem för kreativa byråer eller ett agilt projektledningssystem för att följa ditt WIP och projektets framsteg.
10. Dokumentera era processer i en verksamhetshandbok
Företag är komplexa. Det är helt enkelt inte möjligt (eller fördelaktigt) för människor att komma ihåg allt om hur verksamheten fungerar. Därför behöver ni något sätt att dokumentera era processer på ett tydligt och lättillgängligt sätt.
Det här är inga långa tegelstenar. De består huvudsakligen av checklistor för hur man hanterar en situation, kompletterade med några stödanteckningar som förbättras över tid. Genom att använda dem byggs värdet av processen in i byrån – inte bara in i huvudet på några få personer. En bra verksamhetshandbok gör situationer som introduktion av ny personal, planering för verksamhetskontinuitet, katastrofåterställning och att helt enkelt fördela arbetet under hektiska perioder mycket enklare.
Rent praktiskt är en uppsättning sammanlänkade Google Dokument tillsammans med ett separat dokument med en ”innehållsförteckning” ett utmärkt tillvägagångssätt. Det är mycket mer flexibelt och effektivt än ett påkostat intranät.
Sammanfattning
Uppmärksamma läsare kan upptäcka tydliga influenser från lean och Kanban i den här listan över agila arbetssätt för byråer. Det är ingen slump. Men om du lämnar den här artikeln med tanken att lean-programvaruutveckling eller Kanban är rätt metodik för din byrå, har du missat poängen. De erbjuder användbara verktyg men är i grunden bara etiketter.
Era processer är unika för er. Målet är att ha ett enhetligt arbetssätt i hela byrån. Det säkerställer en konsekvent upplevelse för kunder och medarbetare. Det ger de stabila grundvalar som krävs för att kontinuerligt förbättra kvalitet, kreativitet, trivsel och lönsamhet. Det enda varumärke du behöver bry dig om är ert företags.
Att delta i konferenser för byråägare kan också vara till hjälp här – de ger möjlighet att se hur andra hanterar operativa utmaningar och delar ofta verklighetsbaserade lösningar som förenar agila arbetssätt, kreativitet och affärsstrategi under samma tak.
Och kom ihåg: framgång kommer av att du agerar när du stöter på dåliga processer och ineffektivitet. Du behöver inte vänta på en specifik förändringsagenda. När något inte fungerar bra, ifrågasätt det och prova något annat. Börja i dag. Om du inte gör det kommer du fortfarande att befinna dig i samma situation i morgon.
Vad händer härnäst?
Ta reda på mer om hur byråer övergår till agila arbetssätt här eller ta en titt på vår lista över de bästa poddarna för byråer för fler insikter om byråverksamhet.
