Tidsregistrering: Din hemliga superkraft inom riskhantering

Låt mig backa och förklara: Varför pratar jag ens om det här? Marken är täckt av döda hästar i det här ämnet. Och ändå fortsätter oskyldiga hästar att dö. Kan vi stoppa vansinnet? För att stoppa denna vårdslöshet måste vi förstå varför, eller VARFÖR ENS?

För att pressa fram framgång ur vilket projekt som helst måste projektledare förstå den ymnighet av faktorer som kan leda till att det misslyckas. När detta är förstått kan en riskhanteringsplan upprättas, där tidsregistrering måste vara affärskritisk.

Var hänger riskhantering och tidsregistrering ihop?

Här är en grunddefinition av riskhantering enligt ChatGPT 3.5:

”Principen för projektrisk innebär att systematiskt hantera osäkerheter och potentiella störningar i ett projekt genom att identifiera, bedöma, planera för och övervaka risker under hela dess livscykel. Effektiv riskhantering kan förbättra projektets chanser att lyckas och minimera de negativa effekterna av oförutsedda händelser.”

Okej, coolt. Men hur passar tidsregistrering in i riskhanteringsprocessen? Låt oss definiera tidsregistrering. Chat GPT3.5, var snäll och förgyll oss igen:

”Tidsregistrering i projekt är processen att övervaka och registrera hur mycket tid som läggs på olika uppgifter, aktiviteter eller faser inom ett projekt. Det är en avgörande del av projektledning som hjälper projektledare, team och intressenter att få insikt i hur tiden fördelas, identifiera potentiella flaskhalsar eller ineffektiviteter och säkerställa att projektet håller tidsplanen.”

Återigen, coolt, coolt, coolt. Men...

Här ska vi fokusera specifikt på hur tidsregistrering måste vara en kritisk komponent i strategin för dina lösningar inom riskhantering.

Än i dag fortsätter korrekt tidsregistrering att vara ett hett samtalsämne. Kärnan i detta enkla problem med dataregistrering har ännu inte knäckts. Team jag har arbetat med prioriterar tidsregistrering i varierande grad:

• Löpande, daglig tidsregistrering timme för timme, utförd noggrant, ungefär som att diska och ställa undan disken efter maten. Hög prioritet! Nästan på automatiseringsnivå med registrering och implementering av data i realtid. Den här personen är din hjälte inom riskhantering.
• Återkommande tidsblockering på 15 minuter i slutet av dagen för att registrera tid. Som att diska efter frukost, lunch och middag på kvällen. Den här personens webbläsarbaserade program för tidsregistrering är sannolikt fastnålat bland 20 andra flikar. Inte riktigt rapportering i realtid, men inte heller ett stort hot mot din specifika strategi för riskidentifiering.
• Återkommande tidsblockering i slutet av veckan för att registrera tid. Usch, som att lämna måndagens disk i vasken till fredag. Mycket svårare att rengöra. Vad är ens det här? Riskanalysen bygger nu på bristfälliga data, vilket ökar den potentiella påverkan från oidentifierade risker och sannolikheten för att begränsningsplaner inte genomförs. På en skala från 1 till 3, där 3 är sämst. Det här är en 3:a. Inte bra.
• Sist och värst på den här listan är att ekonomiavdelningen skickar ut en begäran till hela byrån vid månadens slut om att få in tid innan arbetsdagen avslutas. 

Jag tänker inte beskriva det här i termer av disk. Det är för äckligt och har en lika äcklig inverkan på vår förmåga att förstå situationen korrekt. Om alla väntade på denna påminnelse för att registrera tid skulle riskexponeringen vara skyhög, och begränsningsplanerna kunde lika gärna ligga i toaletten, eftersom alla potentiella hot skulle gå omkring som om de ägde stället. 

Det här motsvarar att navigera med ögonbindel: det finns inget sätt att övervaka risker, begränsa risker eller säga åt riskerna att gå hem eftersom du är full. Projekt i den här kategorin utvecklas som det vetenskapliga experimentet där din ”vän” sa att du skulle tillsätta vatten och sedan sprang iväg med händerna över huvudet.  

4 tips om tidsregistrering som hjälper dig att hantera risker bättre

Här är några bästa metoder för tidsregistrering. Tänk på att du också kan använda AI vid tidsregistrering tillsammans med dessa tips för extra effektivitet och automatisering.

1. Skapa rätt förutsättningar för att projektet ska lyckas: genomför en historisk projektanalys

När jag definierar omfattningen och planerar projektet tycker jag om att hänvisa till resultaten från liknande projekt som har slutförts tidigare. Överskred det budgeten? Hamnade det under budget? Hur många timmar behövdes? Vem använde mest tid? Minst? Vem hade tillräckligt med tid, eller inte tillräckligt? Vet vi orsaken bakom eventuella avvikelser? 

I grund och botten ger detta insikt i potentiella risker och sårbarheter och hjälper till att vägleda strategier för riskreducering. När du utvecklar din övergripande riskhanteringsstrategi är detta steg 1. Det riskregister som du börjar skapa här kommer att styra din riskhantering.

Detta rättsmedicinska arbete ger mig en bättre uppfattning om hur jag ska gå vidare och är mitt hemliga vapen vid riskbedömning. Kunskap är makt. Jag använder den för att informera min projektstrategi, tidsplan, min strategi för tidsregistrering (som nämnts kan tidsregistrering hjälpa till med framtida projektplanering) och, kanske allra viktigast, grundläggande projektkonfiguration när det gäller jobbnummer. 

Hur du konfigurerar jobbnummer kan vara knepigt. Varför? Jag antar att det beror på att vi alla är människor, som är människor och gör upptagna människosaker.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Om jobbnummer: två sätt att konfigurera dem

1. Huvudjobbnummer

Detta tillvägagångssätt samlar de sammanlagda insatserna under ett jobbnummer. 

Fördel: Teamen har mindre att hålla reda på. Om de arbetar med projektet är detta deras jobbnummer. Ekonomiavdelningen har enligt min erfarenhet föredragit detta tillvägagångssätt. Fakturor, inköpsorder, tid – allt registreras på ett ställe, vilket lämnar mindre utrymme för förvirring.

Nackdel: Det är svårare att särskilja den tid som behövs för specifika insatser, vilket alltid är användbart när man uppskattar liknande projekt i framtiden. Ofta vill kunder ha kostnader per rad för specifika insatser. En rapport från det tidigare jobbet kommer inte att ha detta nummer färdigt som referens, utan kräver att man särskiljer det genom att kontrollera datum och timmar som registrerats per disciplin. Det kan bli ett smärtsamt och arbetsintensivt efterarbete, särskilt när team överlappar varandras insatser. 

2. Övergripande jobb med underjobb

Detta tillvägagångssätt registrerar specifika insatser för specifika budgetar. 

Fördel: Detta möjliggör riktad tidsregistrering för specifika insatser, vilket skapar bättre referensdata för framtida omfattningsbedömningar som kräver dokumentation per rad.

Nackdel: Möjligheten för teamen att registrera tid felaktigt ökar med varje ytterligare underjobbnummer.

2. Förmedla tydliga förväntningar 

Har alla team en gemensam förståelse för hur, vad och när tid ska registreras? Se till att alla har samma bild av vad som utgör en debiterbar kundaktivitet och vad som inte gör det. 

Registrerar ni tid i intervall om .25? Vilken molnbaserad projektledningsprogramvara använder alla för att samla in dessa mätvärden? Får teamen påminnelseaviseringar om att registrera tid? Hur identifieras och tas inaktiv tid bort?

Här är några exempel på debiterbar tid inom projektledning eller digital projektledning:

• Allmänt
  • Projektkonfiguration
  • Kommunikation med leverantörer, resurshantering
  • Budget- och kostnadsrapportering
  • Förberedelser inför statusmöten
    • Sammanställning av återkoppling 
    • Sammanställning av åtgärdspunkter 
    • Sammanfattning av nästa steg
  • Kvalitetssäkring (QA)

Här är några exempel på ej debiterbar tid:

• Allmänt
  • Experiment med provkörning av programvara
  • Möten för granskning av leverantörers kapacitet som inte gäller specifikt projektarbete
  • Interna lunch- och lärandemöten eller kunskapsdelning mellan avdelningar
  • Allmänna processuppdateringar (återigen, inte projektspecifika)
  • Upprepad introduktion av ny personal (detta tyder på hög personalomsättning och instabilitet)

3. Upprätta en rapporteringsfrekvens för ansvarsskyldighet 

Inledningsvis i projektet bör du upprätta en förutsägbar frekvens för avstämningar och rapportering, så att teamen kan förutse och planera för att registrera sin tid. Detta kan drivas av statusmöten som kräver förbrukningsrapporter. Avsätt tid för granskning så att du ordentligt kan bedöma om all tid har registrerats. Ha en reservplan redo om så inte är fallet.

4. Granska tid per datum och disciplin, och jämför med planen

Innan beslut kan fattas och åtgärder vidtas är det viktigt att förstå några saker om registrerad tid. Ofta, faktiskt regelbundet, arbetar team med flera projekt och en mängd olika leveranser. 

Detta arbete är tänkt att registreras under antingen ett huvudjobbnummer eller ett paraplyjobb med specifika underjobb för specifika insatser. Det kan lätt hända att måndagens arbete, som registreras veckan därpå, av misstag registreras på fel jobbnummer eller underjobbnummer. Detta kan vara svårt att upptäcka och korrigera mot slutet av ett jobb. Därför rekommenderar jag att ni etablerar en rutin för att kontrollera registrerad tid. 

Beroende på projektets förutsättningar hjälper regelbundna avstämningar av framstegen dig att hantera risker. Och med avstämning menar jag att granska med ett kritiskt öga.

Granska vem som registrerar tid på vilka jobb och om mängden är rimlig med tanke på projektets aktuella arbetsflöden. Hur stämmer tidsregistreringen överens med den övergripande projektplanen? Ligger leverantörerna i fas med att lämna in sin tid? Hur ligger de till i förhållande till sin tidsbudget?

Se till att markera och följa upp alla upptäckta problem och gör korrigeringar och justeringar efter behov. Om du upptäcker oegentligheter bör du samarbeta med ditt team och ekonomiavdelningen för att korrigera tidsregistreringen så att noggrannheten upprätthålls. 

Hitta fler rekommenderade metoder för tidsregistrering här.

Hur hjälper allt detta till att hantera risker?

För att sammanfatta behöver projektplanen och projektupplägget kommuniceras på rätt sätt, och en logisk strategi för jobbnummer användas. Arbetsflöde, metoder och frekvens för tidsregistrering bör vara tydliga för alla team, så att en gemensam förståelse för förväntningarna skapas. 

När dessa grundregler är på plats kommer regelbundna förbrukningsrapporter att flagga problem. All oväntad över- eller underförbrukning av tid bör omedelbart granskas, eftersom det kan vara ett tecken på problem. 

• Är specifikationerna otydliga? 
• Finns det en flaskhals som hindrar ett team från att börja? 
• Har oväntad komplexitet införts i systemet? 

En regelbunden frekvens av avstämningar kan synliggöra alla möjliga potentiella fallgropar och ge dig en andra chans att komma problemen till mötes.   

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Vilka risker är förknippade med tidsregistrering?

Min första produktionsansvarige på en studio sa en gång till mig: Skräp in. Skräp ut. Det gäller allt, bortsett från kanske återvinning av aluminium? Felaktig tidsregistrering kan orsaka långvarigt kaos och undergräva allt från lönsamhet till beläggningsgrad, intäkter, teamets utveckling, personalens kvarstannande, bonusar och till och med löneökningar. 

Du kan tänka på tidsregistrering som att försöka fånga en gigantisk såpbubbla. Ju längre du tittar på den utan att agera, desto större är risken att du missar din chans. Ju längre tid det går mellan arbetet och den registrerade tiden, desto större är risken för felaktiga data. Investera i bra verktyg för tidsregistrering.

Om du använder tidsregistrering som bestraffning eller som en form av detaljstyrning kommer du att få ditt team att tycka att tidsregistrering är dåligt, vilket utsätter framtida tidsdata för risk.

Hur kan programvara för tidsregistrering hjälpa till med riskhantering?

Om ni implementerar en allmänt accepterad programvara för tidsregistrering ökar sannolikheten för att skillnaderna i noggrannhet mellan teammedlemmarna minskar.

Om alla arbetar på samma sätt, registrerar tid konsekvent, använder samma verktyg och följer samma rutiner kommer en del av bruset att försvinna från systemets data, vilket leder till större noggrannhet. AI-verktyg för tidsregistrering kan också bidra till att minska en del av det manuella arbete som detta innebär.

Detta leder till bättre beslut och bättre lösningar. Två programvarulösningar för tidstämpling som jag gillar är Harvest och Toggl Track. Jag är säker på att det finns en miljon andra alternativ; jag har använt dessa två.

Toggl har en praktisk aviseringsfunktion som påminner användarna om att registrera tid, samt en automatisk registrering av inaktiv tid. På grund av detta får Toggl högst betyg av mig, även om faktureringsfunktionerna i Harvest är bra. Välj ditt eget äventyr.

Tidsregistrering – inte längre i vänzonen

Om du vill lära dig mer om detta spännande och ständigt aktuella ämne kan du prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager.