Så sätter du realistiska deadlines i oförutsägbara tider

Varför är det viktigt att sätta realistiska tidsfrister?

Att sätta tidsfrister är avgörande för projektets framgång av många skäl, inte minst för att uppfylla åtaganden och inte missa tidsfrister.

• I en byråmiljö säljs projekt baserat på teamets beräknade kapacitet. Att skjuta fram saker en dag eller två här och där brukar inte ha någon långsiktigt negativ effekt, men att förlänga tidsplaner med veckor eller månader kan ställa till det för tidsplanerna för annat arbete som är beroende av dessa teammedlemmar.
• Detta skiljer sig inte nämnvärt från internt projektarbete. Säg att du ansvarar för lanseringen av en ny webbplats. Du säger till kommunikationsteamet att webbplatsen kommer att gå live tre månader efter ditt uppstartsmöte. Sedan lägger en intressent till några nya funktioner efter en månad. Nu ser du framför dig fem eller sex månader till lansering. Du behöver omfördela resurser för att hantera det nya slutdatumet.

Dessa exempel visar hur det kan förödande påverka projektteam och hela organisationen att inte sätta tidsplaner, men du kan också hamna i en situation där en orealistisk projektfrist åläggs teamet av en kund eller intressent.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så sätter du realistiska tidsfrister: läroboksversionen

Om du har gått någon PM-utbildning har du förmodligen ägnat mycket tid åt att lära dig uppskatta realistiska tidsramar för uppgifter. Det kan innebära en uppskattningsteknik uppifrån och ned, en uppskattningsteknik nedifrån och upp eller en analog uppskattningsprocess.

Anta till exempel att du uppskattar hur lång tid det tar att utforma en startsida för en ny webbplats. Om du har använt en tidsspårare vet du att det tidigare har tagit din designer:

• 6 timmar att ta fram en första designskiss
• 1 timme för det interna teamet att granska den (designer, utvecklare, projektledare, kreativ chef)
• 1 timme att presentera den för en kund eller intressenter
• 2 timmar för att göra ändringar 
• 1 timme för intern granskning 
• 1 timme för en ny granskning med kunden 
• 2 timmar för att färdigställa designen och paketera den för utveckling 
• 1 timme för överlämning mellan design och utveckling 

Hur många dagar bör du uppskatta för denna process i dina instruktioner för projektplanering? Låt oss säga att du utifrån dina aktuella data bestämmer dig för två veckor. Hur ser det ut? Bryt ner projektuppgifterna enligt följande:

Vecka 1

• Måndag/tisdag: ta fram en första designskiss
• Onsdag: intern granskning
• Torsdag: granskning av kund eller intressent
• Fredag: återkoppling från kund eller intressent

Vecka 2

• Måndag: ändringar
• Tisdag: intern granskning
• Onsdag: granskning av kund eller intressent
• Torsdag: återkoppling från kund eller intressent
• Fredag: slutliga ändringar, paketera filer och överlämna till utvecklingsteamet

Om tidsramen ovan känns för snäv kan du lägga till marginal i tidsplanen och utöka den till två och en halv eller tre veckor. Detta är användbart i situationer där du vet att dina intressenter kommer att ha mycket återkoppling och att din designer inte kommer att kunna genomföra ändringar inom en så snäv tidsplan.

Även om det inte verkar vara alltför många timmar att få plats med inom den tidsramen kan du vilja lägga till lite bufferttid i förebyggande syfte, så att arbetet inte drar ut på tiden och rubbar hela din tidsplan.

Så sätter du realistiska tidsfrister: verklighetsversionen

Det är dags för en rejäl dos verklighetsförankring. Du måste lära dig att läsa mellan raderna när du driver ett framgångsrikt projekt med realistiska tidsfrister.

Tänk på scenariot som beskrivs ovan – du måste ta hänsyn till personerna som utför arbetet. Om du har en designer som skjuter upp saker eller saknar förmåga att hantera tidsfrister, skapa en känsla av brådska för att få saker gjorda. Ju mer du vet om teamets vanor, desto lättare blir det att fastställa realistiska tidsfrister.

En annan viktig faktor är det okända, eller X-faktorerna. Dessa faller utanför ramen för typisk projektplanering eller uppskattning, men kan ha stor inverkan på tidsplanen och din förmåga att fastställa realistiska tidsfrister.

Tänk på det här: När du ombeds att skapa ett projektschema, uppgifter och förfallodatum vid projektets start kanske du inte vet särskilt mycket om projektets detaljer och de berörda intressenterna. När projektet fortskrider blir du mycket bättre på att fastställa realistiska tidsfrister för projektarbetet.

Exempel på okända faktorer eller X-faktorer som kan påverka tidsfrister och projekttidsplaner är:

• Nya intressenter som kommer in i ett projekt i sista stund
• Extremt väder och globala pandemier
• Massuppsägningar eller personalneddragningar
• Ny teknik eller avveckling av befintlig teknik för integrationer eller beroenden

Så vet du när det är dags att ändra en tidsfrist

Om du behöver ändra en tidsfrist ska du vara proaktiv. Om du till exempel arbetar med en webbplats och den ska lanseras en viss dag som sammanfaller med andra marknadsföringsaktiviteter (ett pressmeddelande, planerad mediebevakning eller en kampanjlansering), måste dessa aktiviteter genomföras i rätt ordning.

I det här scenariot bör webbplatsen lanseras några dagar innan marknadsföringskampanjen startar. På så sätt finns det tid att åtgärda eventuella sista problem eller buggar. Men vi vet alla hur det brukar bli: en sen projektstart eller försenade godkännanden längs vägen kan tvinga oss att verkligen snäva åt tidsplanerna.

Om det ser ut som att projektet ligger långt efter tidsplanen och lanseringsdatumet närmar sig är det förmodligen en bra idé att samordna med intressenterna för att antingen skynda på arbetet, prioritera det som behövs på lanseringsdagen eller flytta fram tidsfristen.

Ha regelbundna avstämningar för att känna av teamets läge och hålla koll på projektets framsteg. 

Proffstips:

Du kan vilja göra detta i mindre grupper utan de mer seniora intressenterna, så att teamet verkligen vågar vara ärligt med dig om hur mycket tid de behöver för att nå sina delmål.

Hur vet du om du ska pressa teamet att hålla tidsfristerna eller börja flytta runt saker? Det finns vissa subtila (och inte så subtila) tecken på att det är dags att arbeta med projektets tidsfrister och anpassa tidsplanen efter mer realistiska tidsfrister. Dessa innefattar:

• Arbetet blockeras eftersom beroende uppgifter inte är slutförda
• Projektets omfattning har ändrats och tidsplanen tog aldrig hänsyn till det extra arbetet
• Teamet börjar känna sig stressat
• Det finns ökade risker förknippade med att skynda igenom uppgifter
• Ytterligare krav har uppdagats
• Betydande buggar eller kvalitetsproblem har kommit i dagen 

Om du fortfarande är osäker på om en tidsfrist behöver justeras, skapa en beredskapsplan tillsammans med dina teammedlemmar. Be dem försöka hålla den ursprungliga tidsfristen, men kom överens om en kontrollpunkt (gott före den faktiska tidsfristen) för att bedöma framstegen och fatta det slutgiltiga beslutet.

På så sätt gör du det möjligt för teamet att slutföra arbetet så snabbt som möjligt, samtidigt som du tillhandahåller ett skyddsnät om de behöver ett.

Vad händer härnäst?

Lär dig mer om hur du fastställer realistiska tidsfrister genom att ta en titt på våra kursalternativ i DPM School.