Så startar du projekt bättre med dina kunder

Syftet med att ta kontakt och träffa kunden före det ”riktiga” projektstartsmötet är att skapa en gemensam bild av förväntningarna utanför ramen för det potentiellt mycket mer politiska ”riktiga” projektstartsmötet. Det är ett tillfälle att skapa en god relation med kunden, förmedla viktig information om projektet och teamet samt samla in så mycket relevant information som möjligt före projektstartsmötet för att förfina agendan. Diskussionen bör fokusera på hur ni ska arbeta tillsammans och, så långt det är möjligt, fastställa och samordna förväntningarna.

Exempel på agenda för ett förberedande projektstartsmöte med kunden

Se vår video för en snabb genomgång av agendan:

Pre-Client Kickoff Meeting Agenda | 10 Things You Should Know

Även om varje projekt kräver att agendan anpassas finns det ett värde i att se till att du går igenom några av dessa grunder. Här är en ungefärlig tidsplan så att du kan få in detta i ett möte på 60 minuter:

• Presentationer – lite varm och trevlig småprat (5 min)
• Gå igenom projektteamen – vem ansvarar för vad? (3 min)
• Godkännandeprocess – processen och personerna som godkänner leveranser? (3 min)
• Genomgång av SoW – vad gör vi, när och hur, och vad kommer vi att leverera? (20 min)
• Diskutera risk-, problem- och förändringshantering – vilken inställning och vilket arbetssätt har kunden när det gäller att hantera risker och förändringar? (3 min)
• Rapportering – hur följer vi upp och kommunicerar projektets framsteg, och till vem? (3 min)
• Samarbete – vilka verktyg ska vi använda för att arbeta tillsammans? (3 min)
• Material – vad behöver vi för att komma igång? (5 min)
• Agenda för projektstartsmötet – vad ska vi diskutera på projektstartsmötet med kunden? (5 min)
• Övrigt – finns det något annat som vi behöver diskutera? (5 min)

1. Presentationer – lite varm och trevlig småprat (5 min)

Så länge kunden inte har tagit med sig hela projektteamet är detta en möjlighet att ha ett lite mer personligt samtal, så att du kan driva projektet bättre och undvika fler obehagliga överraskningar. Målet här är att lära känna kunden utanför projektets ramar och börja bygga en relation och en tillitsnivå som växer över tid och hjälper er igenom projektets upp- och nedgångar.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Gå igenom projektteamen – vem ansvarar för vad? (3 min)

På det ”riktiga” projektstartsmötet får ni möjlighet att tillsammans med hela projektteamet repetera roller och ansvarsområden, så syftet med att diskutera projektteamet är att försöka få och dela med sig av insikter om teamdynamiken.

Du försöker få ett perspektiv bakom kulisserna på vilka som kommer att vara involverade i projektet och i vilken omfattning. Du vill veta hur du bäst engagerar dem så att de hjälper till att föra projektet framåt. Det är verkligen värdefullt att förstå vilka som kan vara projektets allierade eller förespråkare och vilka som mest sannolikt kommer att orsaka problem.

Det är också ett tillfälle att sälja in de resurser som du har bokat in för projektet, så att kunden känner sig trygg med det team som kommer att delta i kundens uppstartsmöte. Genom att ge kunden en liten inblick bakom kulisserna i ditt team kan du förhoppningsvis få kunden att göra detsamma och berätta om personligheterna som kan påverka projektet, på gott och ont.

3. Godkännandeprocess – processen och personerna för att godkänna leveranser? (3 min)

Efter att ha gått igenom vilka som ingår i projektteamen och identifierat teamet är det enkelt att övergå till styrning och vem som behöver godkänna vad under projektet. Det är viktigt att klargöra vad som har antagits i SoW när det gäller godkännanden, tidsplan och antal revideringsomgångar.

Du försöker förstå om den process som du har antagit i din SoW kommer att fungera för kunden eller inte. Är tidsplanen tillräckligt lång? Finns det tillräckligt många revideringsomgångar inom ramen för SoW? Är vissa i teamet svåra att boka in för möten eller godkännanden? Är de på semester under projektet?

4. Genomgång av SoW – vad ska vi göra, när och hur, och vad kommer vi att producera?

Av alla punkter på dagordningen är detta förmodligen den viktigaste för att skapa samsyn, så det är värt att lägga en betydande del av tiden på den. Du behöver gå in i det ”riktiga” uppstartsmötet efter att ha diskuterat detta i detalj, så att ni har samma förväntningar.

Det här är ett tillfälle att gå igenom ditt utkast till SoW med kunden i detalj, och ja, det innebär att beskriva hur projektet ska genomföras, vilka aktiviteter som kan slutföras och i vilken omfattning (inom den föreslagna budgeten och tidsplanen), samt vilka leveranserna kommer att vara. Det är viktigt att du lyfter fram revideringsomgångar, beroenden och antaganden, så att ni har samma bild av vad projektet slutligen ska leverera.

Om du lämnar diskussionen om SoW till det ”riktiga” uppstartsmötet med kunden kan det bli obehagligt – dynamiken när ett stort kundteam kastar runt åsikter om vad som ska ingå i projektets omfattning och vad som inte ska göra det är aldrig särskilt bra. Diskussioner om omfattning görs bäst i mindre möten med kunden, där ni kan ha en diskussion utan att förvandla den till en debatt runt bordet.

5. Diskutera RAID (Risker, antaganden, problem, beroenden) och förändringshantering – vilken inställning och vilket arbetssätt har kunden när det gäller att hantera risker och förändringar? (3 min)

Som en del av att avrunda diskussionen om SoW är det värt att diskutera kundens önskemål kring hantering av risker och problem samt deras benägenhet att genomföra förändringar. Om du kan, förbered en risklogg eller en RAID-logg inför mötet och gå igenom den som en del av diskussionen. Du vill tidigt skapa förväntningen att ni tillsammans ska vara transparenta när det gäller att identifiera och hantera risker och problem.

Du får nytta av att förstå hur stort budgetutrymme kunden har. Ett användbart sätt att formulera det kan vara att fråga kunden om det finns ytterligare budget för att ändra projektets inriktning om nya möjligheter uppstår – till exempel ytterligare omgångar av designutveckling, utveckling av funktioner eller användartester. Ni behöver ha en gemensam förståelse för om de hoppas på att

Kom också ihåg att prata om användningen av en reserv och att komma överens om vad reserven är avsedd för och hur den kan användas; är det en budget för risker och problem eller ska den täcka mindre förändringar allt eftersom projektet fortskrider? Rekommendera ett arbetssätt för hur du anser att den bör användas, så att det är tydligt vad du kommer att göra när något dyker upp i projektet som du inte hade planerat för.

6. Rapportering – hur ska vi följa upp och kommunicera projektets framsteg, och till vem? (3 min)

För att följa upp projektets framsteg behövs en statusrapport som visar hur projektet ligger till när det gäller budget, tidsplan, uppgifter och milstolpar. På samma sätt som du behöver förbereda dig för att visa hur du planerar att hantera risker är det också bra att förbereda en statusrapport som du kan dela med kunden, så att du kan säkerställa att formatet och detaljnivån fungerar för dem.

Det kan vara viktigt att få rätt format och detaljer i statusrapporten eftersom den vanligtvis är kopplad till faktureringen. Du behöver säkerställa att kunden får rätt nivå av löpande information, så att de inte fördröjer betalningen av fakturor. För att underlätta detta kan du följa upp budgeten i statusrapporten tillsammans med beloppet på den kommande fakturan och när den kommer att faktureras.

Kom överens om distributionslistan för statusrapporten så att alla som behöver vara insatta hålls uppdaterade om vad som händer i projektet. Det är alltid bättre att distribuera rapporten till en bredare målgrupp än vad som strikt taget behövs, så att ingen kan hävda att de inte kände till situationen om något inte går enligt plan. Programvara för kundrapportering kan också hjälpa dig att automatisera detta i viss utsträckning och eliminera behovet av att fatta det här beslutet för varje statusrapport du skapar.

7. Samarbete – vilka verktyg ska vi använda för att arbeta tillsammans? (3 min)

De flesta projektledare och team har definierat sin standarduppsättning av samarbetsverktyg. Men oavsett om det är Basecamp eller Jira, Trello eller Businessmap (tidigare Kanbanize), bör ni tillsammans med teamet planera hur ni ska arbeta så att ni kan dela en plan med kunden för vilka verktyg ni ska använda och hur ni ska använda dem. Kontrollera sedan med kunden att de är nöjda med den valda verktygsuppsättningen och kan använda plattformen för att dela filer, information och statusuppdateringar samt ha projektsamtal.

Läs mer: Behöver du hjälp med att hantera din växande kundlista? Ta en titt på listan över den bästa programvaran för kunddatabaser.

8. Material – vad behöver vi för att komma igång? (5 min)

Det finns alltid ”saker” som behövs innan projekt kan komma igång ordentligt. Gör en lista över allt du behöver komma ihåg att be kunden om så att ni kan börja, i prioriterad ordning, så att de kan gå igenom de mest kritiska punkterna först.

• Inloggningar – CMS, analysverktyg, sociala medier, bildbibliotek
• Varumärke – logotyper, typsnitt, grafiska riktlinjer, mallar
• Arkiv – webbplatsfiler, databaser
• VPN – för att få åtkomst till kundens intranät
• Fakturering – vem ska de vända sig till? Vem godkänner dem?

9. Mötesagenda – vad ska vi diskutera vid kundens uppstartsmöte? (5 min)

Det här är ett tillfälle att gå igenom agendan för det ”riktiga” uppstartsmötet. Medan förmötet med kunden är ett tillfälle att skapa en gemensam utgångspunkt, bör det ”riktiga” uppstartsmötet användas för att förstå projektets bredare sammanhang och de faktorer som kommer att påverka dess framgång.

Ta en titt på guiden för kundens uppstartsmöte, men på en övergripande nivå bör du ha följande på din agenda för uppstartsmötet.

• Presentationer – vilka arbetar med projektet och vilken är deras roll? (15 min)
• Projektets bakgrund – hur passar den här briefen in i den övergripande strategin och andra projekt? (10 min)
• Projektgenomgång – vilket är affärsproblemet och kundens behov? (30 min)
• Framgång – hur vet vi om vi har lyckats och vad har misslyckats tidigare? (10 min)
• Projektledning – gå igenom tidsplan, leveranser, roller, rapportering, uppskattning och ändringshantering (10 min)
• Övrigt – vad har vi inte diskuterat som vi borde ta upp? (10 min)
• Nästa steg – vilka är nästa steg för att hålla projektet framåt? (5 min)

10. Övrigt – finns det något annat vi behöver diskutera? (5 min)

Avsluta samtalet med några tydligt definierade nästa steg och ge kunden möjlighet att ta upp sådant som de vill gå igenom. Ofta räcker det att fråga: ”Finns det något annat vi bör känna till?” för att få kunderna att dela sådant de inte nämnt tidigare men som är värt att känna till.

Och slutligen, se till att avsluta på ett positivt sätt. Återgå till det småprat ni inledde med – det är ett tillfälle för dig att skapa en god relation och lära känna dem bättre. Ta reda på vad de tycker om att göra utanför arbetet, vad de ska göra i helgen, vad de tittar på på Netflix eller vilken sport de gillar. Lägg grunden för att lära känna dem som individer, så att du har något att prata med dem om nästa gång ni hörs.

Tips

Ju bättre du förbereder projektet för framgång, desto nöjdare kommer dina kunder att vara med projektets resultat. Detta är oerhört viktigt för att behålla kunder och skapa tillväxt för din byrå.

 

Du kan också ha nytta av programvara för rykteshantering för din byrå.

Vad händer nu?

Vill du få kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och arbetsprov, och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.