Så blir du mer produktiv på jobbet utan ansträngning
Vi vill alla vara mer produktiva på jobbet – men vilka är hemligheterna bakom att bli mer produktiv med mindre ansträngning? Utmaningen vi har som projektledare kommer av att det känns som att vi har alldeles för mycket att göra och inte tillräckligt med tid för att göra det.
Parkinsons lag säger att arbete expanderar för att fylla den tid som finns tillgänglig för att slutföra det. Det innebär att om vi ger oss själva en vecka för att slutföra en uppgift som tar två timmar, så blir uppgiften (psykologiskt sett) mer komplex och mer skrämmande för att fylla ut den veckan.
Det finns många saker vi kan göra på jobbet som känns produktiva, men som egentligen bara fyller ut tiden. Det handlar bland annat om att läsa e-post, chatta i Slack och gå på möten – allt detta fyller ut tiden. Det kan till och med vara viktigt, men det är inte faktiskt produktivt arbete. Det är här tvåminutersregeln blir ovärderlig, eftersom den hjälper dig att avsätta tid för att få snabba saker ur vägen och öka din produktivitet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jag minns när jag först började min karriär som projektledare och förlitade mig på mina naturliga instinkter. Jag har alltid varit ganska optimistisk, så av naturen är jag en person som ”improviserar”. Att enbart förlita sig på instinkten fungerade dock inte. Föga förvånande överskred projekten gång på gång budgeten och halkade efter i tidsplanerna. Kunderna blev arga när de inte fick det de trodde att de hade betalat för.
Det uppmärksammades snart att sättet jag hanterade projekt på egentligen inte var att leda dem alls. Faktum är att jag bara lät projekten hända runt omkring mig och hoppades att allt skulle lösa sig i slutändan.
Lärdom? Vi måste fokusera på att utföra viktiga och relevanta uppgifter som faktiskt leder till de resultat vi strävar efter.
Vi måste lära oss hur vi blir mer produktiva på jobbet. Ett sätt jag uppnådde detta på var att använda verktyg för resursplanering som hjälper till att prioritera och fördela resurser effektivt.
Så blir du mer produktiv på jobbet utan ansträngning
Att lista ut hur man blir mer produktiv på jobbet är svårare än det låter … eller är det? Det kommer alltid att kännas som att det finns för mycket att göra och inte tillräckligt med tid för att göra det – men det betyder inte att vi faktiskt får rätt saker gjorda. Om vi skulle skapa en lista över de uppgifter du utför på jobbet som får dig att ”känna” dig produktiv trots att de inte är det, skulle den bli lång och innehålla aktiviteter som att kolla Slack, leta igenom filer och kontrollera telefonen.
Vi hör mycket om att bli mer produktiva, och vi har skrivit en hel del om produktivitetstips för projektledare. Med det sagt kommer följande produktivitetstips inte att berätta hur du ökar produktiviteten genom att fokusera på att få fler uppgifter gjorda på kortare tid. I stället ska vi prata om hur du blir produktiv genom att lära dig att prioritera aktiviteter som verkligen är produktiva.
Läs vidare för att upptäcka några av de bästa produktivitetstipsen jag har lärt mig för att uppnå mer positiva resultat med mindre ansträngning.
1. Få kontroll över ditt överflöd av aviseringar
Åter till den e-postinkorg du kollar 18 gånger om dagen (jag vågar slå vad om att du precis kollade den – har jag rätt?). Fanns det något verkligt viktigt i inkorgen som inte fanns där för tio minuter sedan? Jag gissar att inget av det nya som kommit till din eftertraktade inkorg faktiskt var särskilt viktigt.
Vad skulle hända om du i stället för att kolla e-posten var tionde eller femtonde minut och inte få något gjort, bara kollade den vid några få bestämda tider varje dag? Om du vill förbättra produktiviteten snabbt är det enkelt att börja kolla e-posten mer sällan.
Så snart du kommer till ditt skrivbord på morgonen kan du ge dig själv tio eller femton minuter för att läsa och skicka snabba svar. Kolla den sedan snabbt igen runt förmiddagens mitt (ifall ett viktigt mejl sent på förmiddagen har kommit in). Kolla den igen strax efter lunch och slutligen ungefär en timme före det är dags att gå hem.
Jag är säker på att du vid det här laget frågar dig själv hur i hela friden du ska kunna låta bli att kolla e-posten flera gånger om dagen. Signalerna, pipljuden och andra ljud som uppmärksammar dig på nya inkommande mejl kan vara en ständig källa till avbrott. Och avbrott minskar, som du säkert vet, fokus och produktivitet. Det enklaste och mest effektiva sättet att undvika detta är att stänga e-postprogrammet helt. Om e-posten inte är öppen blir det svårare att ständigt kasta en blick på den, och det blir enklare för dig att koncentrera dig på en sak i taget.
2. Fokusera och fullfölj
Lägg undan smarttelefonen. Även om det är väldigt frestande att kolla telefonen efter textmeddelanden, FB, Twitter, SnapChat och liknande är arbetet inte riktigt rätt tid för det. Ge dig själv en liten paus från den sociala cyberrymden i några timmar. Använd din energi under några timmar och lägg den på uppgiften du har framför dig.
Det finns mängder av bra program och appar för att hantera uppgifter effektivt. Dra nytta av dessa verktyg för att enkelt visa och prioritera uppgifter. Du kanske föredrar en lista på papper, men vad du än väljer bör du inte slösa tid på att leta efter listan – den ska finnas där för att hjälpa dig att spara tid och hålla fokus!
Mitt råd är att skriva upp precis alla uppgifter på listan. Det hjälper dig att samla uppgifter i grupper och undvika multitasking genom att du har en tydlig bild av exakt vad du försöker arbeta med vid varje givet tillfälle. Även om multitasking hemma ofta är nödvändigt – du hjälper barnen med läxorna, tvättar, lagar middag och svarar samtidigt i telefon – är det inte bra för tänkande på högre nivåer. Särskilt för kunskapsarbetare är multitasking på jobbet vanligtvis inte det bästa svaret och kan i slutändan göra dig mindre produktiv än om du bara tar itu med en uppgift i taget. Betyder det att du inte ska svara i telefon? Nej – men det betyder att du bör försöka hålla samtalet kort, bara för att få fram de nödvändiga fakta. Du kan ringa tillbaka för ett mer avspänt samtal när uppgiften är klar.
3. Börja med det svåra
Lägger du de svåraste eller mest krävande uppgifterna högst upp på listan och försöker slutföra dem under morgontimmarna (efter åtminstone en kopp kaffe, förstås)? Det kan verka motsägelsefullt för personer som vill ”mjuka igång” dagen. Men det är lättare att fokusera på och slutföra svårare uppgifter före lunch, medan hjärnan fortfarande är pigg. Om du är som jag har dina ögon en egen vilja när eftermiddagstimmarna väl kommer, och allt de vill göra är att sluta sig och vila! Lämna de dagliga uppgifterna som kräver mindre självkontroll till eftermiddagstimmarna.
4. Ta hjärnpauser
Kom dock ihåg att det faktum att du gör de svåra sakerna inte betyder att du ska fortsätta tills du är helt utmattad. Även om det inte verkar produktivt kan pauser öka kvaliteten på ditt arbete och förbättra ditt humör, din uthållighet och din hälsa. Glöm inte att resa dig från skrivbordet några gånger på morgonen och även på eftermiddagen och ge dig själv en ”hjärnpaus”. Bara 5 korta minuter räcker för att fräscha upp tankarna och återställa din energi. De 5 minuterna kommer mer än väl att betala sig i form av bättre tänkande längre fram.
5. Använd regeln ”gör det nu”
Om du ser en uppgift som tar 2 minuter eller mindre att slutföra, gör den nu. Varför 2 minuter? Därför att en så kort uppgift skulle ta mer tid att lägga till i din att-göra-lista och prioritera än att helt enkelt få den gjord direkt. Om du kan ta itu med de små uppgifterna så snart du ser dem blir din att-göra-lista mindre överbelastad, och det blir även din hjärna.
Som projektledare är det avgörande att vi inte blir en flaskhals för projektet. Därför har vi ofta en ständig tankecykel som går ”Åh, jag måste komma ihåg att flytta det kalkylbladet till den andra mappen”. Tyvärr tar den här typen av tjatande tankar upp utrymme i hjärnan som skulle kunna ägnas åt viktigare arbete. För snabba uppgifter: ”gör det nu” och klappa dig själv på axeln för att ha bockat av den på din att-göra-lista innan den ens hann hamna där!
6. Håll färre och mer fokuserade möten
Det fruktade kontorsmötet! Mejlet (som du nu bara kollar 3 eller 4 gånger om dagen) landade i din inkorg på måndagseftermiddagen: ”Kontorsmöte hålls på onsdag kl. 13:30”. Genast tänker du, ”Jaha, där rök hela min eftermiddag”. Om mötesledaren inte vet hur man leder ett möte på rätt sätt har du rätt.
Om du är mötesorganisatör kan du överväga att använda ett produktivitetsverktyg som Slack om resultatet av samtalet inte kräver omedelbara åtgärder. Men om du faktiskt behöver hålla mötet kommer här några enkla idéer som du kan använda för att få mötet att gå smidigt och snabbt:
- Håll mötena små och korta – bjud bara in personer som är nödvändiga för mötet.
- Välj ett enda ämne för mötet och låt dig inte distraheras.
- Överväg att hålla mötet i en lokal där alla kan stå – det hjälper till att hålla mötet så kort som möjligt.
- Börja och avsluta mötena i tid.
- Se vid mötets slut till att det finns en handlingsplan för dagen, veckan eller till och med månaden.
För att göra möten så snabba och produktiva som möjligt måste det ni tar upp dokumenteras och vara användbart för teamet. Jag rekommenderar att du hanterar tidsplaner och uppgifter som fastställs under mötena med projekthanteringsverktyg, vilket gör dem enkla att ändra och dela.
7. Sätt gränser
Om du känner att du har för mycket på ditt bord och helt enkelt inte kan fokusera, är det dags att sätta gränser gentemot kollegor som distraherar dig. Detta gäller särskilt när du försöker vara produktiv medan du arbetar hemifrån. Stå upp för din produktivitet och tacka artigt men bestämt nej till arbete med kollegor som distraherar dig.
På samma sätt bör du inte gå med på att ta på dig arbete om du tittar på det och vet att du inte kommer att kunna bidra positivt till projektet. Som chef själv blir jag gladare när teammedlemmar säger: ”Du vet vad? Jag känner helt enkelt inte att jag kommer att vara en tillgång i det här projektet, och här är varför …” i stället för att slösa bort sin tid (och påverka produktiviteten hos företagets medarbetare och resurser) eftersom de var rädda för att sätta gränser.
Vad händer härnäst?
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt möjlighet att komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
