Projektförslag: Komplett guide & hur man skriver ett

Förslaget bör berätta för läsaren vem som ska göra vad, när det ska vara klart och även varför och hur.

Vad är syftet med ett projektförslag?

Syftet med ett projektförslag är att hjälpa någon att förstå varför just ditt team bör utföra arbetet. Därför är det mycket viktigt att ett förslag är väl utformat och berättar en övertygande historia.

Förutom att hjälpa den externa målgruppen att förstå är skapandet av förslaget en möjlighet för det interna teamet att enas om arbetsomfånget och planen för att genomföra det.

Läs mer om varför projektförslag är viktiga här.

Vem skapar projektförslag?

Personen eller teamet som ansvarar för att skriva projektförslag beror i hög grad på organisationen och förslagets målgrupp. Om du arbetar internt, snarare än på en byrå, kan du (eller den person som leder projektet) ansvara för att skapa förslaget och dela det med din chef eller den som ska godkänna projektet.

I en byråmiljö ägs processen för projektförslag ofta av affärsutvecklings- eller byråns ledningsteam.

Projektledaren och viktiga medlemmar i projektteamet kan rådfrågas för att avgöra genomförbarheten och bidra med synpunkter på sådant som uppskattat antal timmar eller begränsningar som måste hanteras i förslaget för att säkerställa projektets övergripande framgång.

Projektförslag jämfört med projektstadga och projektplan

I den typiska projektlivscykeln kan projektförslaget, projektstadgan och projektplanen utvecklas i följd, men de kan också överlappa varandra. Projektförslaget kan behöva innehålla den föreslagna projektstadgan och projektplanen, men dessa dokument kan förfinas innan projektet officiellt startar.

När alla parter har godkänt projektstadgan kan projektplanen bekräftas (eller tas fram om den ännu inte finns). Projektstadgan är projektets ledstjärna och anger hur projektets framgång ska mätas. I slutet av projektet säkerställer teamet att det som beskrevs i stadgan har genomförts.

Projektplanen bryter ner det arbete som krävs för att genomföra stadgan och dokumenterar vem som ska utföra arbetet och när det ska vara klart. Projektplanen hjälper teamet att hålla sig samordnat med det övergripande projektschemat och kan även bidra till att säkerställa att projektbudgeten används korrekt under projektet.

Två typer av projektförslag

Efterfrågade projektförslag (RFP)

I vissa fall efterfrågas ett projektförslag av en organisation som söker en leverantör eller partner för att genomföra ett specifikt arbete. 

I detta fall kan organisationen skicka ett formellt dokument till dig eller ditt team som kallas en begäran om förslag (RFP). Beroende på din relation till den organisation som skickat förfrågan behöver detta kanske inte vara lika formellt, utan kan vara ett e-postmeddelande eller till och med en förfrågan via din webbplats.

När du svarar på en RFP är det viktigt att förstå att organisationen som skickade förfrågan kan ha skickat samma förfrågan till flera (eller många) andra organisationer.

I vissa typer av projekt, till exempel statliga eller kommunala projekt, kan RFP:n behöva publiceras offentligt under en viss tid. Detta gör det möjligt för alla intresserade parter att svara på förfrågan.

Din potentiella klient kan ha angett specifika format och leveranser som krävs för att de ska godkänna ditt förslag. Följ alla instruktioner noggrant, eftersom detta inte är rätt tillfälle att gå sin egen väg.

Om du missar ett viktigt dokument eller använder ett annat format kan du och ditt team diskvalificeras från att gå vidare i förslagsprocessen.

Du kan använda RFP-programvara för att hjälpa dig att hantera processen med att skapa och lämna in svar på RFP:er.

Icke efterfrågade projektförslag

Den andra typen av projektförslag som du eller ditt team kan skapa är det som kallas ett oombett projektförslag. Det innebär att du proaktivt skapar ett förslag baserat på ett upplevt (eller informellt uttryckt) behov.

Även om oombedda förslag oftare ignoreras eller avslås finns det vissa fördelar med att skapa ett oombett förslag. För det första kan du möta mindre konkurrens än i en formell RFP-process. Det beror helt enkelt på att du kontaktade den potentiella kunden först.

En annan fördel med ett oombett förslag är möjligheten att utforma en lösning tillsammans med din potentiella nya kund.

Eftersom det inte finns någon formell RFP och du inte bedöms utifrån en specifik uppsättning projektkrav eller projektleveranser kan du bättre utforma en lösning som uppfyller projektmålen och direkt tar hänsyn till kundens behov och projektbudget.

Detta kallas ibland att ”komma in innan RFP:n”, och det kan vara en fördel för ditt team eller din byrå.

Hur gör man det? Genom en kombination av nätverkande och research. Om du till exempel befinner dig på ett branschevenemang eller en konferens och pratar med potentiella kunder, kanske du hör någon i en grupp nämna i förbifarten att de överväger att göra om sin webbplats. 

Att kontakta dem med ett förslag (eller börja samla in information för att skriva ett) innan teamet har skickat ut en formell RFP kan ge dig ett försprång.

Ett annat sätt att göra detta är att granska webbplatser eller digitala projekt som ditt team kanske vill arbeta med. Säg att du gärna skulle vilja göra om ett visst företags digitala marknadsföringsstrategi. Titta på vad de gör i dag och identifiera möjligheter till förbättring. 

I stället för att vänta på att se om de letar efter ett strategiteam kan du skicka ut ditt förslag med idéer och inspiration kring hur det skulle kunna se ut om företaget gick vidare med ditt team.

Vad bör ett projektförslag innehålla?

Det finns inget universellt format, någon magisk lösning eller någon definitiv lista över ingredienser för ett effektivt projektförslag, men här är en lista över de vanligaste avsnitten som behövs för att se till att du täcker alla grunder:

Exempel på disposition för ett projektförslag

Sammanfattning för beslutsfattare

Ge en kort (högst 1–2 stycken) introduktion som sammanfattar utmaningen, lösningen och det tillvägagångssätt du skulle använda för projektets intressenter.

Det här avsnittet bör anpassas för en senior chef som kan vara ansvarig för att godkänna hela projektet, men som inte behöver alla detaljer om hur arbetet ska genomföras eller vilka som ska involveras. Håll det därför på en övergripande nivå och inkludera den viktigaste informationen kortfattat.

Vår förståelse

Omformulera utmaningen och projektets bakgrund på ett sätt som visar att du förstår de faktiska förutsättningarna, begränsningarna och det inneboende värdet av att lösa utmaningen.

Om ditt team har haft inledande samtal med den potentiella kunden eller teamet kan du använda en del av det språk du hörde i dessa samtal för att visa att du lyssnade och förstår vad de efterfrågar.

Vår lösning & föreslagna tillvägagångssätt

Det här kommer att vara ett av förslagets största avsnitt och innehålla mycket av själva kärnan. Det bör innehålla följande:

• Beskrivning av den föreslagna lösningen och det föreslagna tillvägagångssättet
• Den metodik du kommer att använda för att hantera projektet
• Hur du kommer att kommunicera med intressenterna
• Projektomfattningen och de leveranser du kommer att ta fram,
• Mätvärden du kommer att använda för att mäta projektets framgång
• Det övergripande värde som projektets slutförande kommer att skapa för organisationen

Projektplan & viktiga milstolpar

Visa att du har en realistisk projektplan och tidsram för att slutföra arbetet utifrån köparens verksamhet. 

Innan du presenterar den här tidsplanen för din potentiella kund eller partner bör du säkerställa att några av de teammedlemmar som ansvarar för att slutföra arbetet anser att tidsplanen är genomförbar och att milstolparna är korrekt identifierade. Resurshantering är bara så bra som projektplanens och tidsplanens realism och genomförbarhet.

Projektkostnader

Ange kostnaden för att leverera de önskade resultaten. Din prissättning bör inkludera tjänsteavgifter, tilläggsavgifter, oförutsedda kostnader och skatt (om tillämpligt). Beskriv detta om möjligt utifrån värdet: vad får köparen när det gäller resultat och påverkan? Om du känner till din potentiella kunds målbudget bör du beskriva hur du har tagit hänsyn till den. 

Om beloppet känns orealistiskt bör du ta upp det i ditt förslag. Jag rekommenderar att du anger två uppsättningar projektkostnader. Den ena visar vad du kan göra inom deras målbudget och den andra visar de realistiska kostnaderna för allt de har bett om. 

Med det senare ska du se till att du presenterar värdeerbjudandet för att förklara varför det kommer att vara fördelaktigt på lång sikt att lägga ytterligare medel på detta arbete nu.

Föreslagna teammedlemmar

Om du arbetar för en mindre byrå eller känner dig säker på att du vet hur du ska bemanna det föreslagna projektet kan du lägga till det här avsnittet i ditt förslag. Det hjälper dig att visa att du har kvalificerade personer som kan utföra arbetet och att få din potentiella kund att se fram emot att arbeta med ett specifikt projektteam. 

Du bör tydligt beskriva vad varje medlem kommer att bidra med till projektets framgång och vilka särskilda färdigheter eller kunskaper varje person kommer att tillföra. 

Fallstudier eller utmärkelser 

Det är här du kan skryta lite! Visa att du har färdigheterna och erfarenheten som krävs för att leverera framgångsrika projekt av den här typen. Visa om möjligt att du har gjort det tidigare i jämförbar skala. 

Även om fokus i ditt förslag bör ligga på vad du kommer att göra för att gynna den specifika kunden, kan några omdömen, fallstudier eller utmärkelser som visar din erfarenhet hjälpa dig att vinna uppdraget. 

Om du har tidigare nöjda kunder som gärna fungerar som referenser för ditt team kan du överväga att dela detta i förslaget (med deras tillstånd), så att din potentiella kund kan få veta mer om hur det är att arbeta med dig.

Antaganden och behov

Beskriv de antaganden du har gjort som grund för din uppskattning och var tydlig med vad du behöver från din köpare under projektets gång för att uppnå de mål som ni har kommit överens om. Det kan till exempel vara:

• Det här förslaget förutsätter att kunden tillhandahåller texten till landningssidan och webbplatsens nya sidor senast X datum.
• Priset i det här förslaget omfattar tre omgångar av designfeedback och revideringar.
• Alla intressenter deltar i möten för designgranskning och lämnar feedback inom fem arbetsdagar.
• Projektteamet kommer att ha redigeringsåtkomst till webbplatsens administrationsgränssnitt och relevanta tillägg.
• Projektets tidsplan förutsätter att SOW:en är undertecknad senast X datum.

Ytterligare information

Ta med all ytterligare information eller alla ytterligare resurser som du vill eller behöver dela. Det kan till exempel vara en översikt över företaget eller teamet, teknisk information, detaljerade beskrivningar av lösningens funktioner, föreslagna arbetsflöden för godkännande, den projektledningsprogramvara och de kommunikationsverktyg du kommer att använda, eventuella formulär, tjänsteavtal eller utkast till avtalsformuleringar.

När det gäller ordningsföljden beror det helt på din målgrupp och vad den bryr sig om i vilken ordning du presenterar den här informationen (och om du tar med den över huvud taget).

Läs det igen: det handlar om vad din målgrupp bryr sig om, inte om hur du vill strukturera det. Se det som att du berättar en historia som väcker känslor och övertygelse, även om den inte läses från början till slut. 

Proffstips

Om du vill gå igenom ett exempel på ett vinnande projektförslag och tankarna bakom dess struktur kan du delta i vår workshop om att bemästra projektförslag: Bemästra projektförslag!

Hur ser ett projektförslag ut?

Det finns många olika typer av format för förslag, men i stället för att försöka täcka in alla ska vi titta på två ytterligheter – korta bildspel och långa dokument.

Det korta bildspelet

När du får möjlighet att presentera inför en senior målgrupp men bara har kort om tid för att övertyga den om att din strategi är den rätta, är ett kort och slagkraftigt bildspel som väcker dialog ditt bästa alternativ. Tänk på det som din hisspresentation. 

Även om du sannolikt har mer än 2–3 minuter på dig vill du se till att du inte begraver huvudpoängen och att du lyfter fram de viktigaste och mest övertygande punkterna utan utfyllnad!

Det här är vanligtvis ett bildspel på 5–15 bilder som fokuserar exakt på det din målgrupp bryr sig om. Det innebär att du verkligen behöver ta dig tid att sätta dig in i din köpares perspektiv:

• Känner de att de behöver ett team som verkligen förstår deras affärsutmaningar och interna politik för att vara effektiva? 
• Söker de ett bergsäkert tillvägagångssätt anpassat efter deras behov i stället för en standardiserad metodik? 
• Söker de bevis på att ni kan leverera konkreta resultat samtidigt som ni undviker de risker som håller dem vakna om nätterna?

Det här formatet undviker medvetet detaljerna och prioriterar vanligtvis affärspåverkan framför detaljer om er metodik och det dagliga projektarbetet. Det strävar också efter att besvara de viktigaste frågorna samtidigt som det lämnar ett visst mått av mystik för att driva ett djupare samtal. 

När ni repeterar er presentation bör den ta mindre än hälften av den tid ni har avsatt för mötet, så att det finns utrymme för diskussion i realtid under presentationen. Även om den här typen av projektförslag kan delas utanför mötet och stå på egna ben, är dess syfte att fungera som diskussionsunderlag för chefer när de förankrar stödet hos sina team.  

Fördelar:

• Snabbare att ta fram
• Utmärkt för en målgrupp bestående av chefer
• Effektivt för att driva ett samtal

Nackdelar:

• Kräver mycket kondensering
• Inte mycket utrymme för detaljer

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Det långa dokumentet

När ni ombeds att ge en detaljerad bild av ert tillvägagångssätt för en grupp beslutsfattare från olika funktioner, som bryr sig om mycket olika saker, är ett längre dokument förmodligen lämpligt.

Det kan vara nästan hur långt som helst (jag har tagit fram dokument på 30 och 220 sidor och allt däremellan), men det viktiga är att dokumentet är välorganiserat i kapitel som betyder något för läsarna.  Det här är er chans att övertyga deras företagsarkitekt om att ert beprövade tillvägagångssätt för integration av äldre system kan skalas efter deras behov under många år framöver.

Det här är er chans att åter betona värdet av era principer för människocentrerad design för deras chef för kundupplevelse. Det här är er chans att visa hur ni planerar att samarbeta med deras team för affärsanalys för att bygga en analysmotor som utnyttjar nästa generations maskininlärning och AI.

Det här formatet använder sitt innehåll för att tala direkt till specifika beslutsfattare, samtidigt som det förstärker viktiga framgångsteman genom hela dokumentet. Det berättar en bra historia när det läses i sin helhet, men tar också höjd för att det kan läsas i en annan ordning eller att vissa läsare kanske bara läser de avsnitt som intresserar dem.

Det försöker besvara ett brett spektrum av frågor genom att göra projektet levande för läsarna. I vissa fall innehåller det tillräckligt mycket detaljer för att delar av det ska kunna användas som underlag för SoW.

Fördelar:

• Rymmer fler detaljer
• Delar kan användas för SOW
• Utmärkt för en grupp granskare med olika värderingar och prioriteringar

Nackdelar:

• Riskerar att ersätta samtalet
• Kräver en intensiv process för att skriva förslaget

Mall och exempel på projektförslag

För medlemmar i DPM-communityn erbjuder vi ett antal mallar och exempel på projektförslag som ni kan använda eller låta inspirera er när ni skapar vinnande förslag på egen hand.

Att ha en mall och titta på exempel på andra förslag kan hjälpa dig att se vad som fungerar och vad som inte gör det. När du tittar på exempel på andra förslag kan du sätta dig in i en potentiell kunds situation. Vad kommer de att tänka? Vilka saker kommer att tilltala dem?

Att titta på andra förslag, även utanför din bransch, kan ge mängder av inspiration. Titta på vad du gillar och se om du upptäcker några trender som du kan dra nytta av när du skriver dina egna förslag.

Så skapar du ett projektförslag

Att skapa projektförslag behöver inte vara överväldigande. Med hjälp av en mall som den vi nyss gick igenom kan du vilja börja proaktivt med att skapa din egen mall (eller flera mallar om du erbjuder flera tjänster), så att de är redo att anpassas.

När du är redo att skapa ett förslag för en ny kund följer här en enkel steg-för-steg-process som gör det lättare för dig och ditt team att samarbeta och imponera på kunden!

1. Fastställ vilka tjänster du ska föreslå
2. Välj rätt projektmall från ditt mallbibliotek
3. Skissa på erbjudandet, projektteamet och all viktig information för just det här projektet
4. Lägg till alla relevanta detaljer i ditt förslag och se till att det är 100 % anpassat. Du kan behöva ta bort viss information som inte är relevant för den här möjligheten.
5. Låt medlemmar i projektteamet eller kollegor granska förslaget. Är något orimligt eller otydligt? Känns tidsplanen och prissättningen rätt i förhållande till arbetsomfattningen?
6. Hantera eventuell feedback du fick i föregående steg.
7. Skicka förslaget vidare för slutlig granskning och godkännande.
8. Skicka iväg ditt förslag till din potentiella kund (eller presentera det)
9. Håll tummarna och vänta på de goda nyheterna att ditt förslag har godkänts!

Det är enklare än någonsin att skapa mallar för förslag. Det finns många typer av programvarualternativ för förslag som skapar snygga och interaktiva försäljnings- och projektförslag. Bland dessa finns Qwilr, PandaDoc, Proposify, och även Canva och Google Slides kan användas för detta ändamål.

Oavsett vilket verktyg du väljer för att skapa och distribuera dina förslag är det viktigt att hålla mallbiblioteket uppdaterat, så att förslag kan skapas snabbt, korrekt och effektivt.

Föråldrade mallar kan leda till extra arbete eller till att du skickar kunder gamla tjänster eller, ännu värre, gamla priser, vilket innebär att du går miste om intäkter.

Få mer information om processen för att skapa ett projektförslag här.

Nästa steg

Nu när du har exempel, mallar och en tydlig process för att skapa bra projektförslag finns det ytterligare en färdighet som du kanske vill fräscha upp för att ta dina förslag till nästa nivå.

Det handlar om förmågan att uppskatta arbetsinsatsen för ett projekt. Om en kund godkänner ett förslag för arbete som inte har uppskattats korrekt kan det bli dyrt för ditt team eller din byrå.

Därför är det avgörande att kunna göra korrekta uppskattningar och ange ett rimligt och realistiskt antal timmar och en realistisk budget för projektet! Om du behöver tips och strategier för mer exakta uppskattningar i varje fas av projektets livscykel kan du läsa vår guide om att skapa uppskattningar.

Gillar du det vi erbjuder? Få Digital Project Managers senaste artiklar, guider och berättelser direkt i din inkorg! Prenumerera på Digital Project Managers nyhetsbrev!