16 viktiga principer för projektledning förklarade
Definiera målen först: Börja med att fastställa projektets mål och skapa en tydlig struktur. Välj en metod för projektledning och definiera viktiga milstolpar innan arbetet börjar.
Skapa alla planer: Som en del av projektplanen bör du starkt överväga att även skapa en riskhanteringsplan, en kvalitetsplan, en förändringshanteringsplan och en kommunikationsplan.
Programvaruverktyg är avgörande: Rätt programvaruverktyg för projektledning kan hjälpa till med projektplanering, resursfördelning och uppföljning av framsteg. Det är ett värdefullt verktyg som kan hjälpa projektet att lyckas.
Här är de sexton projektledningsprinciperna som ger dig bäst chans att lyckas med projektet. Oavsett om du är helt ny på att leda projekt eller redan har några projekt bakom dig, driver dessa principer bra projektledning och hjälper dig att säkerställa att du inte har förbisett något i projektplanen eller genomförandet.
1. Definiera projektstrukturen
Som projektledare fastställer du projektets mål och skapar en struktur för projektet långt innan genomförandet börjar. Det innebär att välja en projektledningsmetod och definiera de viktigaste milstolparna.
Detta hjälper projektmedlemmar och andra intressenter som påverkas av projektet att förstå vad de kan förvänta sig och när.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
2. Bekräfta projektsponsorn
En person måste vara ansvarig för ett projekt, så denna princip innebär att antingen bekräfta eller hitta en sponsor. Även om du som projektledare kanske övervakar projektet dagligen är sponsorn den person som är ansvarig för projektet.
Den personen ansvarar för budgeten och styr över den personal eller de andra resurser du behöver för att uppnå projektets mål. Om det inte är tydligt vem som är projektsponsor från början bör du samarbeta med din chef eller projektgrupp för att hitta eller utse en sponsor. Även om det känns som att du inte kommer att behöva någon kan du hamna i en situation där du behöver ytterligare stöd längre fram i projektet.
3. Sätt tydliga projektmål och målsättningar
Det är ditt jobb som projektledare att vara tydlig med vilka mål och målsättningar projektet behöver uppnå. Det som mäts blir hanterat, så var strategisk när det gäller denna princip. Om det som mäts inte stämmer överens med intressenternas förväntningar eller projektets önskade resultat kommer du inte att lyckas.
Tänk SMART när du sätter mål och anpassar projektets målsättningar – det innebär specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbundna mål. Även om ett uttänjt mål (det vill säga ett mål som ligger precis bortom vad du rimligen kan uppnå) kan vara lämpligt i vissa fall är det bättre att lova mindre och leverera mer.
4. Dokumentera alla intressenter
Det är viktigt att dokumentera intressenterna och deras roller i projektet, särskilt på en byrå eller i andra organisationer som arbetar med projekt för kunder eller externa partner.
Jag känner inte till en enda projektledare på en byrå som inte har råkat ut för att en oväntad intressent dykt upp sent i projektet och helt spårat ur det. Från att be om ändringar av godkända leveranser till att helt ändra projektets omfattning eller tidsplan – jag har sett allt.
Samarbeta med kunden eller projektsponsorn för att från allra första början kartlägga alla intressenter som påverkas av projektet. Även om de försäkrar att personen bara kommer att vara en tyst observatör vill du inte bli tagen på sängen.
5. Fastställ en tidsplan och ett slutdatum för projektet
Att planera projekt är mer en konst än en exakt vetenskap, och det kan vara särskilt utmanande för nybörjare.
Du måste ta hänsyn till den tid det tar att slutföra varje uppgift samt andra faktorer som annat projektarbete eller konkurrerande prioriteringar, PTO, sjukdagar, uppgifter som tar längre tid än beräknat och förseningar med att få godkännanden, resurser eller andra behov på plats.
När du gör den första tidsplanen bör du lägga in en buffert och vara lite pessimistisk. Överväg att lägga projektets slutdatum i den längre delen av ditt uppskattade intervall. Men var inte alltför pessimistisk, annars riskerar du att teamet blir sysslolöst utan planerat arbete.
6. Skapa en projektplan
När du har fastställt dina milstolpar och din projektplanering är på plats ska du göra en detaljerad plan. Det här steget kommer att se lite annorlunda ut om du genomför ett agilt projekt. I så fall ska du skapa en sprintplan tillsammans med ditt team som beskriver vad ni hoppas kunna uppnå under nästa sprint.
För vattenfallsprojekt eller hybrida projekt är det här steget mycket mer detaljerat. Planera exakt vad som ska göras och när, så att ni kan slutföra projektet. Du kan tilldela uppgifter till antingen specifika personer (om du känner till projektteamet) eller roller. Det kan till exempel innebära att beskriva uppgifter för en utvecklare, en innehållsstrateg och en designer.
7. Fastställ projektteamet och definiera rollerna
Ibland bidrar projektets tidsplan till att avgöra projektteamet (utifrån tillgänglighet), och ibland byggs projektplanen kring specifika teammedlemmars tillgänglighet.
När du fastställer projektteamet ska du tänka på projektets krav och vilka färdigheter teamet behöver för att uppfylla dem. Om du vet att det finns luckor mellan teammedlemmarnas färdigheter och det som krävs för att genomföra arbetet behöver du inte få panik ännu – du har alternativ.
Du kan be andra teammedlemmar att fungera som mentorer, eller be andra i organisationen att bidra med sin tid och kompetens till projektet. Om inget av dessa alternativ är tillgängligt kan du överväga att anlita en konsult eller någon annan tillfällig teammedlem för att täcka eventuella kompetensluckor.
Oavsett vilket är det viktigt att se till att alla i teamet förstår sina roller. Otydlighet eller förvirring kan orsaka problem med att leverera projektet eller allvarligt påverka teamdynamiken. Det bästa sättet att göra detta är genom ett RACI-diagram.
Du bör också skapa en plan för att hålla människor ansvariga. Som projektledare är det ditt ansvar att se till att människor gör det de har sagt att de ska göra (när de har sagt att de ska göra det)!
8. Fastställ projektbudgeten
Var tydlig med projektbudgeten innan du börjar arbeta och anpassa budgeten efter tidsplanen så att du inte förbrukar budgeten för snabbt. Om du arbetar med fakturerbara projekt ska du hålla noggrann uppsikt över arbetskostnaderna och ingripa tidigt om någon teammedlem förbrukar timmar (och budget) för snabbt.
Att se till att du har tillräckligt med budget för att slutföra projektet är en färdighet som kan ta lång tid att lära sig. Projektuppskattningar är helt enkelt kvalificerade gissningar om hur mycket tid och pengar ett projekt kommer att kräva.
Sätt upp ett mål att hålla alla avvikelser inom tio procent – det är ett bra sätt att mäta hur väl du fastställer budgeten. Om du har möjlighet att få en reservbudget ska du be om en sådan. Det är ett extra belopp som du kan lägga till i budgeten om du behöver det.
Beroende på din projektbeskrivning eller ditt avtal kan det finnas ytterligare krav som du måste uppfylla innan du kan använda en reservbudget. Det kan innebära att kunden eller en annan intressent måste godkänna det, och/eller att hela den ordinarie budgeten först måste användas.
9. Fastställ projektets omfattning
Som projektledare är ett av dina viktigaste ansvarsområden att förstå projektets omfattning och förhindra att projektets omfattning gradvis utökas. Om projektets omfattning behöver ändras under projektets gång är det helt okej. Fyll i en ändringsorder för att säkerställa att den nya omfattningen dokumenteras, godkänns och genomförs.
Det kan vara frestande att försöka leverera mer än förväntat och imponera på kunden, projektsponsorn eller andra intressenter, men det är inte en bra idé. Din roll är att hantera förväntningarna och se till att kunden eller intressenten får det de har betalat för.
Föreställ dig att du sålde en bil till din intressent. Om budgeten är begränsad bör de titta på en Toyota eller en Honda, inte en Ferrari. Ditt jobb är att hitta den finaste Toyotan eller Hondan åt dem, inte att ge dem en Ferrari inom deras budget. Det är likadant med digitala projekt.
Du vill se till att kunden får det bästa möjliga inom omfattningen och budgeten. Spara överraskningarna och det lilla extra till hur du levererar delarna eller kanske till ett måttligt mervärde i slutet.
10. Skapa en riskhanteringsplan
Du har ditt schema, din omfattning, budget, intressenter och projektteam. Allt är planerat i detalj i din projektledningsprogramvara, ända ner till minsta detalj, och nu återstår bara att genomföra projektet. Vad skulle kunna gå fel? (Svara inte på det...)
Det är här din riskhanteringsplan kommer in. Lista allt som potentiellt skulle kunna få projektet att spåra ur. Det kan till exempel handla om:
- Att budgeten tar slut för tidigt
- Att intressenter försöker klämma in ytterligare omfattning
- Förändrade organisatoriska prioriteringar
- Att ny teknik dyker upp och gör projektet föråldrat
- Att en viktig teammedlem behöver ta ut mycket betald ledighet eller tjänstledighet under projektet
- För många okända faktorer som förändrar projektets bästa handlingsalternativ över tid
När du har din lista över risker kan du tillsammans med teamet och intressenterna planera hur du kan minska dem. Om du till exempel är orolig för budgeten kan du överväga att minska de initiala utgifterna eller hitta sätt att arbeta mer effektivt. Om du är orolig för ny teknik kan du ta reda på vad du kan lära dig och bedöma om projektet bör genomföras nu eller om du bör vänta och se vad som händer.
Det finns för- och nackdelar med varje tillvägagångssätt, så fundera på vad som minskar risken mest. Projektarbete är nästan aldrig riskfritt, och det är inte heller ditt mål. Du vill eliminera eller minska så mycket av risken som möjligt för att öka sannolikheten för ett framgångsrikt projekt.
11. Skapa en förändringshanteringsplan
Din förändringshanteringsplan riktar sig främst till dem som påverkas av projektet. Börja med att brainstorma kring allt som kommer att förändras till följd av att projektet slutförs.
Låt oss använda en ny webbplats som exempel. Med en ny webbplats behöver de som ansvarar för att hålla den uppdaterad lära sig att göra uppdateringar i backend. Och om du gör förändringar i exempelvis leadformulär eller vart de skickas kan marknadsföringsteamet också behöva lära sig hur de nya formulären används och vart informationen tar vägen när ett formulär fylls i.
Och hur är det med webbplatsens besökare? Kommer integritetspolicyn eller användarvillkoren att vara annorlunda? Se till att detta tydligt anges i planen och kommuniceras ofta. Även om många användare kommer att vara entusiastiska över den nya webbplatsen kan vissa vara motvilliga. Gör en plan för att hantera motstånd och ge ytterligare stöd där det behövs.
12. Skapa en kommunikationsplan
Jag anser att det inte finns någon viktigare projektledningskompetens än kommunikation, och din kommunikationsplan har stor inverkan på projektets resultat.
Utöver specifik kommunikation före, under och efter projektet för att stödja förändringshanteringsplanen behöver du ha en plan för att kommunicera statusuppdateringar, feedback och andra projektdetaljer till teamet och alla intressenter som påverkas av projektet.
Det kan till exempel omfatta:
- Interna granskningar, avstämningar i teamet och enskilda möten med projektteamets medlemmar
- Statusuppdateringar (varje vecka, varannan vecka eller varje månad)
- Granskningar och godkännanden från kunder eller intressenter
- Feedbacksessioner eller arbetsmöten
- Kommunikation vid projektlanseringen
- Utbildningsplaner
- Projektretrospektiv eller efteranalyser
Se till att alla i teamet är anslutna, välinformerade och får stöd. Om människor känner sig utanför eller inte är helt uppdaterade kan det få en negativ inverkan. Men lägg inte så mycket tid på möten eller överkommunikation att det inte finns tillräckligt med tid för projektarbete.
13. Skapa en kvalitetsledningsplan
Som projektledare ansvarar du för att säkerställa kvaliteten i dina projekt. Precis som du gjorde för riskhantering och förändringshantering ska du därför ta fram en kvalitetsledningsplan för att säkerställa att teamet levererar arbete av hög kvalitet.
Hur ser projektets testnings- och kvalitetssäkringsfaser ut? Vad är utgångsnivån för godkännande och var kan du sträva efter att överträffa den målsättningen?
14. Fokusera på att leverera värde
Om du frågade 10 (eller 100) olika intressenter hur deras projektledare skapar värde skulle du få 10 (eller 100) olika svar. Det handlar inte bara om projektleveranser och planer. Det handlar om att hålla projektet framåtriktat och få teamet att arbeta bra tillsammans OCH leverera resultat.
Oavsett hur mycket tid du lägger på att läsa om projektledningsstrategier i läroböcker som PMBOK kan de inte berätta exakt hur du ska göra detta, eftersom det kommer att vara olika för varje projekt och projektteam du arbetar med.
15. Övervaka framsteg & resultat
Projektplaner är nästan aldrig något du kan ställa in och sedan glömma bort. Återkopplingsrundor drar ut på tiden. Leveranser behöver justeras. Teamet börjar bli trött av för mycket kontextväxling.
Detta är en del av din roll som projektledare – att noggrant följa projektets framsteg och teamets prestationer. En unik aspekt av detta är att projektteamets medlemmar i många organisationer inte rapporterar till projektledaren. När problem med prestationen uppstår behöver du därför samarbeta med andra ledare i organisationen för att hjälpa till att hantera dem.
16. Avsluta projektet & dokumentera lärdomar
Alla goda saker måste ta slut, och det måste även dina projekt. När alla leveranser har överlämnats och godkänts är det dags att börja med din checklista för projektavslut och dokumentera lärdomarna i en mall.
Din checklista för projektavslut bör innehålla sådant som att säkerställa att slutfakturorna har skickats, återkalla åtkomst till delade enheter eller program och arkivera projekt i dina projektledningsverktyg. Du kan också vilja skicka ut en kundnöjdhetsenkät.
För att dokumentera lärdomarna kan du hålla en projektretrospektiv eller efteranalys. Om du inte kan samla teamet kan du skicka ut en enkät så att allas röster blir hörda. Informationen du får fram här kan hjälpa dina nästa projekt att genomföras smidigare, och luckor i processerna kan åtgärdas.
Gå med för fler insikter om projektledning
Vill du utvecklas i din karriär inom projektledning? Gå med i vår aktiva medlemscommunity för fler insikter från andra projektledare. Vi erbjuder även engagerande webbinarier, verktyg och mallar som stöd på din resa.
