Leverantörshantering inom inköp: Fördelar och en vägledning

Här diskuterar jag bästa praxis och fördelarna med leverantörshantering inom upphandling.

Vad är upphandling?

Upphandling är en övergripande process för att köpa eller förvärva produkter, tjänster, varor eller material från en annan juridisk enhet.

Många företag använder termerna upphandling, inköp och anskaffning som synonymer, men dessa termer har olika innebörd.

Anskaffning och inköp är delar av den övergripande upphandlingsprocessen. De syftar specifikt på att beställa och köpa varor eller tjänster.

Upphandling är mycket bredare än anskaffning och inköp eftersom begreppet avser hela processen. Den omfattar planering, anskaffning, förvärv och betalningar.

1. Planering omfattar många saker, till exempel att fastställa vad som behöver upphandlas, upphandlingens kvantitet och kvalitet, tidsplaner för upphandlingen, att definiera olika intressenters roller och ansvarsområden samt att fastställa och godkänna budgetar. Det kräver nära samordning mellan olika avdelningar inom en organisation. Du kan läsa vår detaljerade artikel om planer för upphandlingshantering för att förstå mer om upphandlingsplanering.
2. Anskaffning omfattar att söka efter potentiella leverantörer, analysera deras styrkor och svagheter, kortlista leverantörer, etablera relationer och underteckna leverantörsavtal. Kortlistningen av leverantörer görs vanligtvis genom konkurrensutsatt anbudsgivning. Därefter tilldelas ett avtal till den valda leverantören. Förhandlingar genomförs innan avtalet tilldelas för att hitta de mest fördelaktiga villkoren.
3. Förvärvet omfattar beställning av artiklar, mottagande av leveranser, avstämning, inspektion och godkännande av varor eller tjänster från de avtalade leverantörerna.
4. Betalning är det sista steget i upphandlingen och omfattar reglering av leverantörsfakturor och betalning för de upphandlade artiklarna.

Vad är leverantörshantering?

Leverantörer är individer eller företag som tillhandahåller varor och/eller tjänster till den utförande organisationen. Leverantörshantering är en av de viktigaste delarna av den övergripande upphandlingsprocessen. Leverantörshantering ska inte förväxlas med försörjningskedjehantering eftersom den handlar om människor snarare än varor och material.

Vid en given tidpunkt kan en stor organisation arbeta med hundratals, om inte tusentals, leverantörer, som kan företrädas av tiotals representanter. Dessutom kommer varje leverantör att ha varierande avtalsvillkor.

Att hantera så många leverantörer kan bli ganska betungande. Om leverantörerna inte hanteras korrekt och strukturerat kan organisationen sluta med att betala för mycket eller hamna i rättstvister med leverantörerna.

Leverantörshantering omfattar att söka efter leverantörer, undersöka deras bakgrund, kortlista leverantörer, förhandla om villkor, underteckna avtal, genomföra betalningar, lösa krav och hantera leverantörsrelationer. Den omfattar även att definiera KPI:er och SLA:er, utvärdera leverantörernas prestationer och övervaka deras ekonomiska hälsa samt avtalshantering.

Varför bör du fokusera på leverantörshantering?

Din organisations framgång beror på framgången hos dess leverantörer. De hjälper dig inte bara att leverera varor och tjänster till dina kunder, utan spelar också en viktig roll för att driva lönsamhet och tillväxt. Med tiden kan en leverantör bli din strategiska leverantör, central för din organisations aktiviteter och funktioner.

Tidigare brukade upphandling vara en isolerad avdelning som köpte varor och/eller tjänster, men saker och ting har förändrats under de senaste åren. Upphandlingsfunktionen är nu en grundläggande del av den övergripande affärsstrategin. Organisationer över hela världen antar ett strategiskt förhållningssätt för att hantera sina leverantörer i syfte att få ut mesta möjliga värde.

Processen för leverantörshantering

Enkelt uttryckt är processen för leverantörshantering en uppsättning steg för att kortlista, introducera, involvera och hantera leverantörerna. Den omfattar följande steg.

1.   Sök leverantörer

Leverantörssökningen kan göras med hjälp av företagsregister, tidningsannonser, B2B-webbplatser (företag till företag), referenser och organisationslistor. Du kan formulera urvalskriterier för leverantörer medan du söker efter dem. Du kan till exempel ange att leverantören ska ha en minsta omsättning på $100m under de senaste tre åren, att de måste ha vissa branschcertifieringar och så vidare.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

2.   Bjud in anbud och välj ut leverantörer

När du har valt ut leverantörerna kan du använda RFP-programvara för att hantera offertförfrågningar och samla in leverantörernas anbud (tekniska förslag och offerter). Du kan välja ut leverantörerna efter att ha granskat och jämfört deras anbud.

Du kan utforma utvärderingskriterier och skapa poängkort för att rangordna leverantörernas anbud. Målet bör vara att hitta rätt partner som du kan bygga långsiktiga leverantörsrelationer med.

Det är viktigt att hitta bra leverantörer för att undvika störningar. Enligt Deloitte erkände ”87 procent av de svarande att de hade drabbats av en störande incident med tredje parter under de senaste två till tre åren”.

3.   Förhandla och underteckna avtalet

Efter att ha analyserat anbuden kan du välja ut leverantörerna och förhandla med dem. Avtalsförhandlingarna kan gälla både pris och villkor.

Förhandlingar hjälper båda parter, så du bör inte pressa leverantörerna för hårt. Var öppen gentemot leverantörerna så att även de kan förhandla med dig om fördelaktiga villkor.

En förhandling bryter isen och skapar en grund för att bygga en stark relation. En förhandling där båda parter vinner bidrar långt till att bygga långvariga leverantörsrelationer.

Efter förhandlingarna kan du underteckna ett avtal med de leverantörer som är ömsesidigt fördelaktiga.

4.   Introducera leverantörerna

Efter att ha undertecknat avtalet med leverantörerna bör du introducera dem. Leverantörsintroduktion hjälper till att integrera dem i din organisations nätverk. En smidig introduktionsprocess underlättar hanteringen av leverantörsrelationer. 

Leverantörer kanske inte kan bidra effektivt om de är nya och inte känner till dina organisatoriska system. Här behövs din expertis för att utbilda och informera leverantörerna om din organisation.

5.   Fastställ mål

Du bör fastställa tydliga mål för dina leverantörer för att hjälpa dem att stödja dig i verksamheten. Det bästa är att dela tydliga och objektiva prestationsmått, KPI:er och SLA:er som är uppnåeliga och realistiska.

Du bör kommunicera dina förväntningar till leverantörerna så att det finns en ömsesidig förståelse mellan dig och leverantörerna.

6.   Övervaka leverantörernas prestationer

Det räcker inte att fastställa mål. Du behöver hela tiden kommunicera dina förväntningar till leverantörerna och be dem följa villkoren i avtalet. Du bör regelbundet övervaka deras prestationer och se till att de presterar på bästa möjliga nivå. 

Under övervakningen bör du också ge dem regelbunden återkoppling och ge dem det stöd som behövs så att de kan leverera resultaten.

7.   Belöna leverantörerna

Detta steg är valfritt, men det bidrar mycket till att bygga långsiktiga relationer. Om du belönar leverantörerna för deras bidrag ser de sig själva som en del av din organisation och gör det lilla extra för att nå målen.

8. Regelbunden kommunikation

Regelbunden kommunikation med leverantörerna är viktig för att fastställa rätt förväntningar (#5 ovan), övervaka leverantörens prestationer (#6 ovan) och bygga relationer (#9 nedan). 

Genom att kommunicera regelbundet kan du undvika obehagliga situationer och hantera leverantörsrisker tidigt. Du bör etablera formella och informella kommunikationsmekanismer för att säkerställa en öppen kommunikation.

9.   Bygg relationer

Det är svårt att hitta bra leverantörer, så du bör vårda relationerna med dem efter att avtalet har undertecknats. Det finns ingen anledning att förlora bra leverantörer på grund av en dålig relation med dem. Du bör ha ett strategiskt tillvägagångssätt för att bygga och upprätthålla relationer. 

Du kan göra allt följande för att bygga framgångsrika relationer med dina leverantörer:

• Dela information och prioriteringar: Du bör dela nödvändig information med dina leverantörer i god tid och berätta om dina prioriteringar. Detta gör det möjligt för dem att arbeta effektivt och styra dem mot att uppnå dina mål. Du kan dela information om implementerings- och lanseringsdatum, planer på att lansera på marknaden och annan relevant information som kan hjälpa dem att utföra sitt arbete.
• Involvera dem i utvecklingen av strategin och ge dem möjlighet att innovera: Du kan uppnå de bästa resultaten när du och dina leverantörer samarbetar för att utveckla en gemensam strategi för att nå verksamhetens mål. Du kan bjuda in dem till strategimöten och ge dem utrymme att innovera. Du måste komma ihåg varför du anlitade dem från början – de är experter inom sitt område. De kan bidra med ovärderliga insikter och innovativa förslag som kan förbättra din produkt. De kan bli avgörande för att ge dig en konkurrensfördel.
• Sikta mot framtiden: Det verkliga värdet i en affärsrelation kommer från att bygga långsiktiga partnerskap. Sök inte kortsiktiga relationer, eftersom de bara ger kortsiktiga vinster och marginella fördelar.
• Samarbeta för överenskommelser som gynnar båda parter: Även om du betalar dina leverantörer bör du behandla dem som jämlikar. De samarbetar med dig tack vare sin expertis. Därför bör du inte pressa dem för hårt när du förhandlar med dem. Detta skapar bara missnöje, vilket kan leda till problem i framtiden. Du bör bygga förtroende och fokusera på att förhandla fram överenskommelser i god tro. Detta ger båda parter en känsla av tillfredsställelse.

Här är ett intressant föredrag som kan ge dig mer insikt i att bygga relationer (du måste vara medlem för att få tillgång till detta innehåll).

Fördelar med leverantörshantering

Effektiviserad och strukturerad leverantörshantering hjälper företag på många områden. Här följer några av de främsta fördelarna med god leverantörshantering.

1.   Riskreducering

Trots risken för störningar befinner sig arbetet med att mäta och hantera risker från tredje part fortfarande i sin linda. Ny forskning visade att 82 % inte var säkra på, eller var osäkra på, om de hade identifierat alla risker från tredje part som deras organisation är utsatt för.

Proaktiv leverantörshantering ökar synligheten och minskar leverantörsrelaterade risker. Den gör det möjligt för dig att kontinuerligt följa upp leverantörerna, vilket hjälper till att hantera framtida oförutsedda händelser.

För att skydda din organisation mot potentiella risker kan du genomföra en riskbedömning, inrätta processer för informationsdelning och regelbundet övervaka deras resultat. Du kan använda data från ditt prestationssystem för att identifiera potentiella fallgropar och föreslå förbättringar innan de blir allvarliga problem.

2.   Optimering av prestationer

Att övervaka leverantörernas prestationer minskar inte bara leverantörsrisken utan förbättrar också resultaten. Du kan inrätta och effektivisera processer för att övervaka, utvärdera och mäta leverantörernas prestationer för att säkerställa att de överensstämmer med dina krav och förväntningar. Detta kommer att motivera dem att förbättra och optimera sina prestationer.

3.   Minskade kostnader

Regelbunden kommunikation och periodisk övervakning förbättrar synligheten, vilket kan hjälpa dig att upptäcka dolda kostnader i inköpsprocessen. På så sätt kan du minska slöseriet och kontrollera kostnaderna.

Dessutom kan du, om du har en långvarig relation med leverantörerna, förhandla fram bättre priser och avtalsvillkor, vilket kan leda till kostnadsbesparingar. Detta kan i sin tur öka dina vinstmarginaler.

4.   Långsiktiga relationer

Det är inte lätt att hitta bra leverantörer. Det kräver tid och ansträngning. Genom att vårda goda leverantörsrelationer och etablera starka relationer kan du förbättra inköpseffektiviteten.

Relaterat lyssningstips: Så bygger du långsiktig lojalitet med virtuella uppdragstagare

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

5.   Förbättrad effektivitet i administrativt arbete

Effektiviteten i det administrativa arbetet kan förbättras avsevärt genom att ha ett strukturerat program för leverantörshantering. Det administrativa arbetet kan omfatta fakturahantering, dokumentation, betalningar, reklamationshantering, rapportering och prestationshantering.

6.   Varumärkesskydd

Värdet av din organisations varumärke kan skadas om du inte har lämpliga leverantörer. Ohederliga handlingar från oprofessionella och oetiska leverantörer kan skada ditt anseende. Ett välfungerande program för leverantörshantering kan dock förhindra detta genom att endast anlita bra leverantörer.

Vanliga utmaningar inom leverantörshantering

Att hantera tredjepartsleverantörer är inte problem- eller utmaningsfritt. När du hanterar leverantörer kan du stöta på problem kopplade till efterlevnad, att upprätthålla ditt varumärkesvärde & anseende, att undvika tvister samt att hantera krav & motkrav under hela livscykeln.

Utmaningarna med leverantörshantering tenderar att öka i takt med organisationens storlek och antalet kontrakterade leverantörer. 

Du bör utveckla och finjustera din leverantörshanteringsprocess för att hantera följande utmaningar:

1. Att hantera ett ekosystem av leverantörer. Din organisation kan ha att göra med hundratals olika leverantörer. Dina system och processer bör kunna hantera alla dessa leverantörer effektivt. Systemen bör kunna hantera frågor som rör fakturabehandling, betalningar, kravhantering, kvalitetskontroll och efterlevnad.
2. I takt med att antalet leverantörer ökar, ökar även antalet avtal. Varje avtal medför sina egna unika utmaningar. Avtalsskrivning kräver nära samordning mellan många olika avdelningar, såsom juridik, inköp, marknadsföring och produktion. Dessutom finns det olika typer av avtal som är vanliga inom olika branscher.
3. Riskhantering är alltid komplex. Oavsett hur sofistikerade och effektiviserade dina processer för leverantörshantering är, finns det alltid osäkerhet. Att identifiera, analysera och prioritera risker samt planera åtgärder är en viktig del av riskhanteringsprocessen som rör leverantörer.
4. Att anställa rätt personer, införa strukturerade processer och bygga proaktiva system för leverantörshantering ökar de administrativa kostnaderna. Det är en utmaning att hålla dessa kostnader under kontroll.
5. När flera medarbetare deltar i inköpsaktiviteter finns det alltid en risk för dataintrång kopplat till leverantörer. I dag är företag starkt beroende av data, och alla typer av dataläckor kan leda till anseende- och ekonomiska förluster. Dessutom blir cyberattacker ett allt större problem för organisationen när företag automatiserar sina processer och flyttar dem online.

Vad händer härnäst?

Inget företag, oavsett om det är stort eller litet, kan undvika att samarbeta med leverantörer. Alla företag behöver något som endast kan levereras av en tredje part.

Under de senaste åren har leverantörshantering blivit en avgörande del av att driva ett företag. Du behöver regelbundet kommunicera med, interagera med och stödja dina leverantörer för att bygga långsiktiga relationer och få ut mesta möjliga värde av dem.

Att hantera leverantörer är inte utan utmaningar, men fördelarna med effektiv leverantörshantering överväger utmaningarna.

Hur hanterar du dina leverantörer i din organisation? Vilken är din strategi för leverantörshantering? Har du standardiserade processer för leverantörshantering? Vilka är dina bästa metoder för leverantörshantering?

Lämna gärna en kommentar nedan och dela även den här artikeln med dina kollegor.

Om du gillade den här artikeln bör du prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager för att få liknande innehåll direkt i din inkorg.