Hantering av intjänat värde definierad: Formler & exempel

Nu tänker du säkert: Mitt projektledningsverktyg visar hur långt jag har kommit i projektet, och jag vet hur stor del av budgeten jag har använt. Räcker inte det?

Inte alltid.

Anta att du arbetar med projekt ABC. Budgeten är 100 000 dollar och projektet ska ta sex månader. Vi har precis avslutat månad två.

En enkel logik skulle säga att vi borde ha använt 33 % av budgeten och vara 33 % klara vid det här laget. Men det är inte nödvändigtvis hela bilden.

Till exempel:

• Ett projektteam kan använda 33 % av en budget utan att projektet är 33 % färdigt. De kanske till exempel arbetade med ny teknik och använde 33 % av budgeten och tiden till forskning och utveckling, vilket gjorde att de hamnade efter den planerade utvecklingen.
• Ett projekt borde kanske inte ha använt 33 % av sin budget under den första tredjedelen av projektets tidsplan. Om de första 33 % av projektplanen bestod av undersökningar och kravinsamling som genomfördes av ett team på tre personer, medan de sista 66 % kräver ett team på 18 designers och utvecklare, är projektbudgeten i fara.

Vad vi behöver göra i stället är alltså att få en bättre förståelse för det värde vi har skapat i förhållande till den tid och budget vi har investerat.

Vad behöver jag för att beräkna intjänat värde?

För att genomföra EVM och alla nödvändiga beräkningar behöver vi följande datamängder:

1. Planerat värde (PV)
2. Faktisk kostnad (AC)
3. Intjänat värde (EV)

Du behöver också skapa några tabeller för att sammanställa dessa.

Planerat värde

Planerat värde (PV) är projektets tidsbaserade utgifter. Det bryter ner budgeten för att visa hur den kommer att användas under projektets hela löptid. Summan av allt planerat arbete ska motsvara den totala budgeterade kostnaden (TBC).

Här är ett exempel på PV-tabellen för ett exempelprojekt:

Några saker att tänka på:

• Enligt Projektledningens kunskapsområde (PMBOK) ska dina rader överensstämma med den specificerade listan i din arbetsnedbrytningsstruktur (WBS). Som DPM kanske du har en sådan, kanske inte. Jag tycker att det är bäst att använda samma rader som i kostnadsberäkningen, eftersom det gör det lättare att koppla tillbaka allt.
• Tidsfaser kan vara månader, veckor eller kvartal.
• I exemplet ovan är projektledningskostnaderna en procentandel av utfört arbete. Projektledningsestimatet är alltså 20 % av summan av de övriga uppgifternas timmar. De månatliga utgifterna är därför 20 % av summan av budgeten för den månaden.
  • Till exempel: mars
    Kostnad för planerat arbete = 660 dollar + 3300 dollar + 6600 dollar + 1980 dollar = 12540 dollar
    Projektledningstid = 12540 dollar x 20 % = 2508 dollar
• Kumulativt planerat värde har (PV) bredvid sig. När vi talar om PV i de större formlerna tittar vi på det kumulativa beloppet.

Verklig kostnad

Den verkliga kostnaden (AC) är den budget som hittills har spenderats på projektet, grupperad i samma tidsindelade intervall. Det är viktigt att tidsfaserna är desamma, så att vi verkligen jämför likvärdiga saker.

Här är ett exempel på AC-tabellen för samma exempelprojekt:

Tänk på följande:

• Precis som med PV är det det kumulativa värdet vi kommer att använda i beräkningarna.
• Det är enklast om du kan hämta dessa data direkt från ditt projektbudgetverktyg eller tidrapporteringsverktyg. Detta hänger ihop med en annan god praxis för mig, nämligen att konfigurera mina budgetar på samma sätt i alla verktyg. Estimat, budgetrapport och värdeskapanderapport bör alla ha samma radposter.
• Det är högst osannolikt att din AC kommer att stämma exakt överens med din PV, eftersom människor inte är perfekta, och det är helt okej.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Värdeskapande

Värdeskapandet (EV) är den del som knyter ihop alla beräkningar. Det gör det möjligt att sätta ett penningvärde på de framsteg du har gjort genom projektet, i samma tidsindelade intervall, vilket gör att du kan jämföra framsteg och penningutgifter med samma basenhet.

EV är i grunden produkten av en uppgifts procentuella färdigställandegrad och budgeterade kostnad.

Det beräknas med följande formel: Värdeskapande EV = (PV)(% färdigställt)

Exempel på EV

Om upptäckt och efterforskning har en budget på $13,200 och är 60 % färdig vid månadens slut multiplicerar vi 13,200 x 60 % = 7,920.00

Uppgiftsnamn	Budget	% färdigställt	EV
Upptäckt och efterforskning	$13,200.00	60%	$7,920.00

Längre ner går jag igenom hur man fastställer EV för en radpost, men här är ett exempel på EV-tabellen för det exempelprojektet.

Tänk på följande:

• Vi har behållit samma tidsfaser för konsekvensens skull.
• När en post är slutförd ligger den kvar på 100 % under resten av projektet.
• Precis som med PV och AV är det det kumulativa värdet vi behöver för beräkningarna.

Vad är CPI och SPI?

Kostnadsprestandaindexet (CPI) och tidplanens prestandaindex (SPI) är båda indikatorer på projektets hälsa.

Båda indexen, som framgår av avsnittet ovan, innebär att EV divideras med antingen AC eller PV. Resultatet av divisionen är antingen mellan 0 och 1 eller över 1.

Ju närmare resultaten ligger 1, desto närmare planen är vi. Ju längre från 1 resultatet ligger, desto större är avvikelsen mellan planen och det aktuella läget.

När det gäller CPI dividerar vi värdeskapandet med den verkliga kostnaden. Det gör att vi kan se vad vi har åstadkommit och om det stämmer överens med de faktiska pengar vi har spenderat. Ett index under 1 visar att projektet utvecklas mot att överskrida budgeten. Om det är över 1 ligger projektet under budget.

Exempel på CPI

• Om resultatet är mindre än 1 innebär det att projektet överskrider budgeten.
• Om resultatet är större än 1 innebär det att projektet ligger under budget.
• Om resultatet är 1 ligger projektet enligt budget.

Värdeskapande: 93,192.00
Verklig kostnad: 121,225.00
CPI: 0.768752 (över budget)

Exempel på SPI

• Om resultatet är mindre än 1 betyder det att ditt projekt ligger efter tidsplanen.
• Om resultatet är större än 1 betyder det att ditt projekt ligger före tidsplanen.
• Om resultatet är 1 följer ditt projekt tidsplanen.

Intjänat värde: 93,192.00
Planerat värde: 100,500.00
SPI: 0.926686 (efter tidsplanen)

Genomgång: Så beräknar du intjänat värde

Som jag nämnde ovan är intjänat värde EV = (PV)(% slutfört), men hur vet du hur stor andel som är slutförd?

Det kan vara svårt, särskilt om budgetens kostnadsposter inte stämmer exakt överens med din aktivitetslista.

När jag planerar ett projekt och bygger upp en tidslinje tycker jag alltid att det är bra att se till att uppgifterna på överordnad nivå stämmer överens med budgeten. Även om din aktivitetslista är mer detaljerad och gör det möjligt för dig att följa upp slutförandet i hanterbara delar kan du också överföra andelen slutfört till den överordnade aktiviteten.

I ett idealiskt scenario har du ett verktyg (som Microsoft Project) som kan göra detta åt dig. Andelen slutfört för den överordnade aktiviteten kan sedan användas för att beräkna det EV som hör till den kostnadsposten.

Budgetens kostnadsposter	Projektets aktivitetslista
Planering	Projektstart Konfiguration
Design	Stilguide Trådskisser Designomgång 1 Designomgång 2
Utveckling	Etapp 1 Etapp 2 Etapp 3
Kvalitetssäkring	Testplanering Etapp 2 Etapp 3 Acceptanstest

Om vi till exempel tittar på design:

Planerat värde	% slutfört	Intjänat värde
Design $20,000	Design (62.5%) Stilguide (100%) Trådskisser (100%) Designomgång 1 (50%) Designomgång 2 (0%)	$20,000*62.5%= $12,500

Det kan vara svårt att avgöra hur stor andel av en aktivitet som är slutförd. Därför är det oftast bra att koppla den till specifika leveranser, men det är en fråga för ett annat blogginlägg om projektplanering och arbetsnedbrytningsstrukturer (WBS).

Ibland måste du gå på magkänslan. Som PM har du koll på om du har slutfört 50 % eller 75 % av en aktivitet på din lista. Det är här det ger stora fördelar att ha nära kontakt med teamet och föra öppna och ärliga samtal.

6 formler för hantering av intjänat värde

Här är en fusklapp med alla formler du behöver för att beräkna, rapportera och förstå ditt intjänade värde.

1. Intjänat värde

Används för: att bedöma projektets framsteg baserat på det uppskattade värdet av det arbete som utförs

Formel: EV = (PV)(% slutfört)

Så tolkar du resultaten:

• En komponent värd $2,000 som är 75 % slutförd motsvarar $1,500 i intjänat värde $2,000 x 75% = $1,500

2. Tidsplansavvikelse

Används för: att avgöra om ditt projekt ligger efter, före eller enligt tidsplanen (uttryckt i pengar)

Formel: SV = EV – PV

Så tolkar du resultaten:

• Om detta resultat är negativt betyder det att ditt projekt ligger före tidsplanen
• Om resultatet är positivt betyder det att ditt projekt ligger efter tidsplanen
• Om resultatet är noll betyder det att ditt projekt följer tidsplanen

3. Kostnadsavvikelse

Används för: att förstå om projektet ligger över, under eller enligt budget (som ett dollarbelopp)

Formel: CV = EV – AC

Så här tolkar du resultaten:

• Om talet är negativt betyder det att ditt projekt ligger över budget
• Om talet är positivt betyder det att ditt projekt följer eller ligger under budget
• Om resultatet är noll betyder det att ditt projekt följer budgeten

4. Kostnadseffektivitetsindex

Används för: att avgöra om projektet ligger över eller under budget (som en procentandel av arbetsinsatsen)

Formel: CPI = EV ÷ AC

Så här tolkar du resultaten:

• Om resultatet är mindre än 1 betyder det att ditt projekt ligger över budget.
• Om resultatet är större än 1 betyder det att ditt projekt ligger under budget.
• Om resultatet är 1 följer ditt projekt budgeten.

5. Tidsplaneffektivitetsindex

Används för: att förstå om ett projekt ligger efter eller före tidsplanen (som en procentandel av arbetsinsatsen)

Formel: SPI = EV ÷ PV

Så här tolkar du resultaten:

• Om resultatet är mindre än 1 betyder det att ditt projekt ligger efter tidsplanen.
• Om resultatet är större än 1 betyder det att ditt projekt ligger före tidsplanen.
• Om resultatet är 1 följer ditt projekt tidsplanen.

6. Beräknad kostnad vid slutförande

Används för: att uppskatta avvikelsen mellan de planerade och faktiska kostnaderna när projektet når sitt slut

Formel: EAC = TBC ÷ CPI

Så här tolkar du resultaten:

• Om resultatet är större än den planerade budgeten vid slutförandet är det den prognostiserade överskridningen som du behöver planera för att korrigera eller förbereda dig på att bära.

Användbara verktyg för resultatvärdesstyrning

Jag vet vad du tänker: du tänker ”Mackenzie, måste jag memorera alla de här formlerna? Finns det inte verktyg som gör detta?”

Svaret är ja, men jag har inte hittat några som gör det särskilt bra.

Min föredragna metod för att utföra EVM-beräkningar är i ett kalkylblad som Google Sheets eller Excel. Så här kan du börja använda min metod redan idag:

1. Skapa flera flikar i Google Sheets eller Excel för att lagra data och köra rapporten. Jag rekommenderar en flik per beräkning. Exempel: en flik för planerat värde, en för intjänat värde och en för faktiska kostnader.
   1. Bonus: kolla in min mall för att beräkna EVM.
   2. Om du inte redan gör det, lär dig att använda och uppskatta pivottabeller! : )
2. Exportera lämpliga data från ditt projekthanteringsverktyg – detta kan ge dig procentandelen slutfört på uppgifts- eller projektnivå
3. Exportera lämpliga data från ditt tidsspårningsverktyg – detta kan ge dig de faktiska kostnaderna
4. Vips, så har du EVM-data nära till hands!

Varför är styrning med intjänat värde viktigt i digitala projekt?

Att införa styrning med intjänat värde på min avdelning och i mitt arbete med projektledning gav mig äntligen konsekvent rapportering för alla projekt. Jag rapporterade inte längre utifrån en personlig känsla.

Jag anser att transparens är den bästa policyn och att data ger oss något att arbeta mot. Om ditt projekt ligger 20 % från sitt ideala SPI är problemet som ska lösas hur vi kan öka takten med 20 % för att komma ikapp, och svaret på det är vad du berättar för din kund.

Du behöver inte mycket data för att göra dessa beräkningar, men du behöver vissa datapunkter att mäta. Om du har en projektuppskattning (oavsett hur övergripande den är), en projekttidslinje (oavsett hur ungefärlig den är) och någon form av data om faktiska kostnader, kan du rapportera projektets intjänade värde.

Vad händer härnäst?

Vill du bemästra de finare detaljerna i EVM? Bli medlem i DPM och delta i samtalet på Slack med hundratals andra digitala projektledare.