Så gör du ett Gantt-schema i Excel i 12 enkla steg
En gång i tiden användes Gantt-scheman uteslutande av professionella projektledare, men tekniska framsteg – särskilt kalkylblads- och Gantt-programvara – har gjort det möjligt även för personer med begränsad erfarenhet av arbetsflödeshantering att använda Gantt-scheman.
I det här blogginlägget går jag igenom varför du faktiskt inte bör använda Excel för att skapa Gantt-scheman, med tanke på de framsteg jag nämnde, samt hur du skapar ett Gantt-schema i Excel om du ändå väljer att göra det.
Vad är ett Gantt-schema?
Ett Gantt-schema är ett diagram som hjälper dig att visuellt organisera och följa upp uppgifter och tidsplaner för ett projekt. Det kan hjälpa dig att visualisera projektets tidsplan, hålla koll på deadlines och se till att projektet fortskrider smidigt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den vertikala axeln innehåller alla uppgifter som ska slutföras under projektet, och den horisontella axeln visar den uppskattade tid varje uppgift kommer att ta.
Så om du vill imponera på din chef och dina kollegor med dina projektledningsfärdigheter kan du hoppa på Gantt-schema-trenden – och glöm inte att ta på dig en hjälm.
Varför du inte bör skapa ett Gantt-schema i Excel
Vänta lite – innan du öppnar Excel och börjar planera ditt nästa stora projekt vill jag berätta varför du kanske bör trycka på paus. Gantt-scheman i Excel kan vara besvärliga att skapa, svåra att ändra och benägna att innehålla fel.
Dessutom: med så många innovativa projektledningsverktyg tillgängliga, varför nöja sig med något så grundläggande som Excel? Lita på mig, ditt projekt (och ditt förstånd) kommer att tacka dig om du överger Gantt-schemat i Excel (eller Gantt-schemat i Google Sheets) och utforskar några nya alternativ. Här är mina skäl:
1. Det finns bättre alternativ
Det finns många olika program för Gantt-scheman som är särskilt utformade för att skapa Gantt-scheman. En av fördelarna med programvara för Gantt-scheman är att den är mycket enklare att använda än Excel och gör det möjligt för dig att enkelt skapa ett professionellt Gantt-schema. Dessutom har de flesta projektledningsprogram numera inbyggd funktionalitet för Gantt-scheman.
Här är några verktyg och appar för att skapa Gantt-scheman som du bör överväga att använda i stället för Excel. Läs vår fullständiga guide till verktyg för att skapa Gantt-scheman för mer information om viktiga funktioner och priser.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Gantt-scheman är avsedda att vara enkla
Ett Gantt-schema är en typ av stapeldiagram som visar start- och slutdatum för olika uppgifter i ett projekt. Gantt-scheman är avsedda att vara enkla, men Excel gör dem komplicerade genom att kräva mycket mer manuellt arbete för att konfigurera dem än andra verktyg (vilket du kommer att se i nästa avsnitt).
3. Excel är inte utformat för Gantt-scheman
Excel är ett kalkylbladsprogram och är inte utformat för att skapa Gantt-scheman. Visst, du kan skapa ett Gantt-schema i Excel, men det kommer att kräva mycket mer arbete än att använda ett särskilt program för Gantt-scheman. På samma sätt är Jira inte utformat för Gantt-scheman, och även om det finns lösningar för att skapa Gantt-scheman i Jira är det bättre att använda särskild programvara.
4. Du kommer att få ett rörigt diagram
Eftersom Excel inte är utformat för att skapa Gantt-scheman är det troligt att du får ett rörigt diagram om du försöker skapa ett i Excel. Det beror på att Excel saknar alla funktioner du behöver för att skapa ett rent och professionellt Gantt-schema.
5. Det blir svårt att uppdatera diagrammet
Om du behöver göra ändringar i ditt Gantt-schema blir det mycket svårare om du skapade det i Excel. Det beror på att du måste uppdatera start- och slutdatumet för varje uppgift manuellt, vilket kan vara tidskrävande och leda till fel.
6. Du kommer inte att kunna dela diagrammet enkelt
Om du vill dela ditt Gantt-schema med andra blir det mycket svårare om du skapade det i Excel. Det beror på att du måste skicka hela Excel-filen till dem, och den kan vara för stor för vissa personer att öppna. Dessutom kommer personer som inte har Excel installerat på sin dator inte att kunna öppna filen alls.
Att skapa ett Gantt-schema i Excel kan verka vara en enkel och praktisk lösning, men låt dig inte luras – bekvämlighet är inte alltid det bästa valet. Excel kan vara ett kraftfullt verktyg för att bearbeta siffror och skapa kalkylblad, men det utformades inte med projektledning i åtanke.
Gantt-scheman kräver en komplexitetsnivå som kan vara svår att uppnå i Excel, vilket leder till ett förvirrande och rörigt schema som kan vara mer till hinder än till hjälp. Så om du frestas att ta den enkla vägen och använda Excel för ditt Gantt-schema bör du tänka efter en extra gång – det finns mycket bättre alternativ där ute som kommer att göra livet enklare för dig på lång sikt.
Om du fortfarande inte är övertygad kan du läsa vår fullständiga jämförelse av projektledningsprogramvara kontra Excel.
Så skapar du ett Gantt-schema i Excel i 12 steg
Nu går vi igenom stegen för att skapa ett Gantt-schema i Excel, ifall du trots allt bestämmer dig för att gå den här vägen (igen, det borde du verkligen inte göra).
Börja med att ange projektets uppgifter i ett Excel-kalkylblad. Skapa sedan en tidslinje med start- och slutdatum. Beräkna därefter uppgiftens varaktighet, lägg till ett staplat stapeldiagram och formatera det efter dina behov. Lägg slutligen till en förklaring och villkorsstyrd formatering för statusindikatorerna, så att schemat blir visuellt tilltalande och lätt att läsa.
Följ den här steg-för-steg-guiden för att skapa ett Gantt-schema i Excel från grunden. Läs mer om hur du skapar ett Gantt-schema här.
1. Skapa ett nytt kalkylblad
Öppna Microsoft Excel och skapa ett nytt kalkylbladsdokument. Lägg till Gantt-schemats titel som filnamn.
2. Ange namnen på varje uppgift
I kolumn B, på rad 1, lägger du till kolumnbeskrivningen ‘Uppgiftens titel’. Fortsätt sedan från rad 2 genom att ange namnen på varje uppgift som måste slutföras för projektet, listade i ordning från den första uppgiften till den sista. När du har lagt till alla uppgiftsnamn rekommenderar jag att du formaterar dina milstolpar med fetstil för att göra dem enklare att hitta.
3. Ange titeln ‘Uppgiftsansvarig’ i kolumn C
Ange sedan en individuell uppgiftsansvarig för varje uppgift på rad 1. Det här är personen som ansvarar för uppgiftens framsteg och att den slutförs i tid.
4. Ange kolumntiteln ‘Startdatum’ i den första cellen i kolumn D
Ange det första startdatumet i cell D2 och ange sedan ett startdatum för varje uppgift i kolumn D, med ett numeriskt format som dd/mm/åååå eller det format som fungerar bäst för dig.
5. Ange kolumntiteln ‘Förfallodatum’ i den första cellen i kolumn E
Ange sedan projektets slutdatum i den andra cellen i kolumn E, enligt samma numeriska format som användes för startdatumet.
6. Beräkna varaktigheten för varje uppgift i dagar
Använd funktionen ‘=DAYS360(D3;E3)’ i kolumn F och fortsätt på samma sätt för varje rad.
Ditt Excel-kalkylblad bör se ut så här:
7. Skapa en rullgardinsmeny för uppgiftens status
Lägg sedan till en status för varje uppgift i kolumn G. Rekommenderade statusindikatorer för uppgifter är:
- Inte påbörjad
- Grön
- Gul
- Röd
- Slutförd
- Pågående
8. Lägg till WBS-nummer
Lägg till ett WBS-nummer eller annan numrering för enkel hänvisning i kolumn A, till vänster om uppgiftsnamnen.
9. Lägg till dina beroenden
För att göra detta lägger du till en kolumn för ‘WBS-nummer för föregående uppgift’ i kolumn H och fyller i den för varje uppgift efter behov.
Nu bör ditt Excel-kalkylblad se ut så här:
10. Infoga ett staplat stapeldiagram
Lägg till ett staplat stapeldiagram i kalkylbladet baserat på uppgiftsnamnen, startdatumet och varaktigheten.
På samma kalkylblad som innehåller din Excel-tabell klickar du i en tom cell. På menyfliksområdet går du till fliken Infoga och väljer Diagram. Skapa ditt Excel-Gantt-schema genom att välja diagramtypen stapeldiagram och sedan välja Staplat stapeldiagram i rullgardinsmenyn i kategorin Diagram på menyfliksområdet (välj inte 100 % staplat stapeldiagram).
Klicka sedan i det tomma diagramområdet för att öppna menyn Välj datakälla.
För att börja måste vi ge våra projektdata ett namn (serie). Placera markören i det tomma området under Serienamn och klicka på Startdatum i tabellens kolumnrubrik. Gå ned till Värden för serie i fönstret Redigera serie. Här anger du startdatumen för dina aktiviteter. Klicka bara på den lilla pilikonen och välj alla startdatum.
Upprepa sedan samma steg för varaktighetskolumnen.
Aktiviteterna i ditt Gantt-schema kommer förmodligen att listas i omvänd ordning, med den senaste aktiviteten överst och den första längst ned.
Du kan enkelt ändra ordningen. Det gör du genom att klicka på var och en av posterna längs Gantt-schemats vertikala axel för att välja alla samtidigt och samtidigt öppna åtgärdsfönstret Formatera axel. Markera kryssrutan Kategorier i omvänd ordning under rubriken Axelalternativ och underrubriken Axelposition i åtgärdsfönstret Formatera axel.
11. Anpassa formatet på det staplade stapeldiagrammet
Klicka på den blå delen av valfri stapel i Gantt-schemat för att välja alla aktivitetsstaplar samtidigt. Välj Formatera dataserie på högerklicksmenyn när du är klar med att formatera varje dataserie.
Om du vill komma åt inställningarna för Fyllning & linje öppnar du Excels fönster Formatera dataserie och klickar på ikonen Fyllning & linje (som en färgburk). Under fyllning väljer du Ingen fyllning bland alternativen. Välj Ingen linje som kantlinjealternativet under detta.
Jag har till exempel gjort etiketterna på datum-/aktivitetsaxeln fetstilta och ändrat staplarnas färg.
12. Lägg till villkorsstyrd formatering
Lägg till villkorsstyrd formatering i kolumnen med statusindikatorer och lägg till en teckenförklaring under tabellen som förklarar statusindikatorerna. På så sätt får användare, till exempel dina teammedlemmar, extra information.
Så här bör ditt Excel-Gantt-schema se ut när du har slutfört steg 1–12.
Finns det en Gantt-schemamall för Excel?
När det gäller projektledning är ett Gantt-schema ett viktigt verktyg för att hålla allt organiserat och på rätt spår. Det finns gott om Gantt-schemamallar för Excel, och många mallar för Google Kalkylark kan anpassas för Excel.
Du hittar flera Gantt-schemamallar och mallar för projekttidslinjer i DPM-medlemskapet, men jag vill återigen betona att du först bör prova några av de andra verktygen som listas ovan – de kommer att göra ditt liv mycket enklare.
Din tur
Att skapa ett Gantt-schema i Excel kan kännas överväldigande, men om du verkligen har bestämt dig för att göra det på det här sättet gör dessa 12 steg det mycket enklare. Återigen är det ofta inte det bästa alternativet att skapa ett Gantt-schema i Excel på grund av programmets inneboende begränsningar.
I stället kan specialiserad programvara vara den bästa lösningen för att säkerställa att projektet håller tidsplanen och uppfyller alla förväntningar. Om du tyckte att den här artikeln var användbar kan du prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager för fler tips om Gantt-scheman och andra relaterade ämnen. Du kommer att vara glad att du läste den.
