Vad är hantering av projektportföljer på företagsnivå (EPPM)?

EPPM ger organisationer en övergripande bild av alla projekt, så att ledningen kan prioritera initiativ utifrån värde, risk och överensstämmelse med verksamhetens mål. Det förbättrar insynen, standardiserar processer och möjliggör smartare resursfördelning mellan avdelningar. Med verktyg för prognostisering, kapacitetsplanering och bedömning av miljöfaktorer på företagsnivå hjälper EPPM till att undvika konflikter, hantera resultat och fatta bättre beslut.

Vad skiljer PPM på företagsnivå från traditionell PPM?

Traditionell hantering av projektportföljer innebär att hantera en grupp relaterade företagsprojekt på ett centraliserat sätt (med målet att uppnå organisationens strategiska mål), men inom PPM på företagsnivå finns de projekt du väljer ut, prioriterar och hanterar på ledningsnivå i stället för på affärsenhetsnivå.

Det handlar om projekt på C-nivå och företagsövergripande projekt som sträcker sig över flera verksamhetsområden – satsningar som organisatorisk omvandling, marknadsberedskap eller modernisering av ekonomifunktionen.

Som du redan kan se kräver detta en specialiseringsnivå som ibland endast kan uppnås genom en certifiering inom portföljhantering.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Vad är ett projektledningskontor på företagsnivå?

Ett projektledningskontor på företagsnivå (EPMO) är ett centraliserat kontor som hjälper till att samordna hanteringen av en portfölj med projekt på företagsnivå. 

I stället för att försöka hantera en portfölj med verksamhetskritiska projekt mellan en grupp chefer som är för upptagna för att ta hand om dem, och därför missa mål efter mål varje kvartal, kan ett EPMO fungera som en enda ansvarig part som driver strategisk samordning, ansvarstagande och genomförande över flera verksamhetsfunktioner.

Ett EPMO erbjuder flera fördelar:

• Identifierar potentiella områden med dubbelarbete mellan affärsenheter
• Skapar en tydlig mekanism för projekturval och prioritering
• Förbättrar resursfördelningen och resurshanteringen
• Använder resultat- och projektdata för att samla in erfarenheter och förbättra projektgenomförandet

Tecken på att din organisation är redo för EPPM

Att införa EPPM låter bra i teorin. Men hur vet du om din organisation är redo att implementera EPPM och/eller ett EPMO? Ställ dig följande frågor:

Projekturval

• Kan teammedlemmarna konsekvent beskriva verksamhetens strategi, oavsett var i organisationen de befinner sig? 
• Kan teammedlemmarna förklara hur deras dagliga arbete överensstämmer med den övergripande strategin?

Projektprioritering

• Ägnar du minst 50 % av din tid åt att göra framsteg mot tidigare formulerade mål, eller ägnar du större delen av tiden åt att ”släcka bränder”?
• Har din organisation en dokumenterad historik av höga slutförandegrader för projekt?

Projektgenomförande

• Arbetar du med projekt som omfattar flera affärsenheter?
• Har du som ledare insyn i projektgenomförandet i realtid under hela projektets livscykel?
• Har du programvara för uppgiftshantering på företagsnivå på plats för att samordna och följa upp genomförandet mellan team?
• Kan du effektivt göra framsteg i affärskritiska projekt för att förbereda organisationen för nästa tillväxtfas?

Om du svarade ”nej” på två eller fler av frågorna ovan kan din organisation vara redo för EPPM.

Så konfigurerar du EPPM

Nedan följer en plan i fem steg för att framgångsrikt implementera EPPM i din organisation. Överväg också hur du kan använda AI inom projektportföljhantering tillsammans med dessa steg.

1. Inventera pågående projekt på affärsenhetsnivå för att förstå nuläget.
2. Skapa och fastställ mål och nyckelresultat (OKR:er) eller nyckeltal (KPI:er), samt mätvärden för att mäta dem, på företagsnivå.
   1. Vad vill du uppnå under det kommande året? Hur ska du nå dit?

3. Jämför listan över pågående projekt med företagets OKR:er eller KPI:er.
   1. Gör nödvändiga uppdateringar för att anpassa projektlistan till listan över OKR:er. Det kan innebära att fatta svåra beslut om att avbryta eller skjuta upp projekt som inte överensstämmer med organisationens högsta prioriteringar.
   2. Anpassa projektlistans storlek. Det är orealistiskt att genomföra 15 projekt under ett kvartal, även om de överensstämmer perfekt med era OKR:er. Även om ni hade personalresurserna skulle ingen kunna ägna tillräcklig uppmärksamhet åt så många mål. Prioritera kompromisslöst för att optimera resultatet i era mest kritiska åtaganden.
4. Skapa ett rapporteringssystem där teamen kan registrera projektens framsteg med hjälp av verktyg som programvara för tidsregistrering på företagsnivå, som matar in data i uppföljningen av portföljen och OKR:erna på ledningsnivå. Även om det kan ta lite tid att bygga upp behöver systemet vara användarvänligt och lätt att underhålla för att uppmuntra till fortsatt användning.
5. Övervaka och styr.
   1. Ta fram ett arbetsflöde för att återställa OKR:er enligt en fastställd frekvens (kvartalsvis eller årligen), som är relativt enkelt och lätt att underhålla (det bör till exempel inte ta mer än en månad att utforma OKR:er för nästa kvartal).
   2. Dokumentera, utöver uppföljningen av projektens framsteg, lärdomar samt någon form av logg över beslutsfattandet bakom varför organisationen nedprioriterade vissa projekt. På så sätt slipper ni lägga tid på att gå igenom tidigare diskussioner på nytt.

Programvara för portföljhantering på företagsnivå

PPM-programvara är din bästa vän när det gäller att lyckas med EPPM. Som projektledare är ditt mål att:

• Minimera den tid som projektmedlemmarna lägger på rapportering (eller arbete om arbete)
• Maximera den tid och energi som teammedlemmarna lägger på projektgenomförandet
• Ge ledningen och andra intressenter den information de behöver för att få en snabb överblick, utan att tvinga dem att sålla bland överflödiga detaljer.

Här är våra val av de bästa systemen för portföljhantering på företagsnivå på marknaden, som kan hjälpa dig att framgångsrikt leverera din projektportfölj på företagsnivå.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Bästa portföljprogramvaran för företag med AI och maskininlärning som hjälper dig att fokusera på de viktiga uppgifterna
2. 2. Planisware — Bäst för portföljbeslut i stor skala med AI
3. 3. Prism PPM — Bäst för PMO-inbyggd resursplanering med tänk om-scenarier
4. 4. Scoro — Bäst för överblick över projektportföljen
5. 5. Celoxis — Bästa företagslösningen med alternativ för lokal distribution
6. 6. Bubble PPM — Bästa PPM-verktyget för stora företag inom NPD och innovation
7. 7. Epicflow — Bäst för AI-optimering av resurskapacitet
8. 8. monday AI Workspace — Bäst för skalbar PPM med breda integrationer
9. 9. Zoho Projects — Bästa PPM-programvaran för företag med CRM-funktionalitet
10. 10. OnePlan — Bäst för scenario- och ekonomisk planering

Vad händer nu?

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.