EPMO-guide: Vad det är & hur det skiljer sig från PMO

Detta är tanken bakom ett företagsövergripande projektledningskontor, eller EPMO.

Men vad är egentligen ett EPMO, och vilka roller fyller det i det stora hela? I den här artikeln går jag på djupet och diskuterar allt du behöver veta om ett EPMO, inklusive hur det skiljer sig från ett traditionellt PMO.

Vad är ett företagsövergripande projektledningskontor (EPMO)?

Ett EPMO verkar direkt under ledningen på C-nivå och styrelsen. Det består av ett verkställande ledningsteam som ansvarar för viktiga beslut om vilka projekt företaget bör eller inte bör åta sig och vem som ska övervaka varje projekt.

I stället för att hantera projekt individuellt övervakar EPMO:t en portfölj av projekt samtidigt. Det verkar på strategisk nivå och säkerställer att varje projekt som genomförs inom en organisation ligger i linje med företagets mål.

Det företagsövergripande kontoret ansvarar för viktiga funktioner, såsom efterfrågeprognoser och resursplanering, samt ekonomiska utvärderingar, inklusive budgetering, schemaläggning och projektens potentiella avkastning på investeringar (ROI).

Innan ett nytt system införs är det viktigt att förstå definitionen av företagsövergripande projektledning.

Varför är ett EPMO viktigt?

När en organisation växer och tar sig an en större mängd mer komplexa projekt utför ett EPMO flera viktiga funktioner:

• Fastställer organisatoriska mål och driver en robust process och ett arbetsflöde för projekturval för att säkerställa att organisationen väljer projekt som ligger i linje med de strategiska målen
• Optimerar resursfördelningen med hjälp av specifika metoder mellan projekt
• Övervakar portföljens hälsa genom att införa och följa upp resultatmått som skapar ansvar för projektens framgång.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Vem leder EPMO:t?

Vanligtvis ansvarar en EPMO-chef för att leda ett team av projektledare som utgör EPMO:t. Chefen är den primära kontaktpunkten för kommunikationen med ledningsgruppen.

EPMO jämfört med PMO: Vad är skillnaden?

De största skillnaderna mellan ett EPMO och ett PMO handlar om:

1) Omfattning (storleken på den projektportfölj som det övervakar)

2) Projektens komplexitet (Det liknar skillnaderna mellan portföljhantering och projektledning)

Ett EPMO verkar i större skala än ett PMO. Ett EPMO övervakar projekt i hela organisationen, medan ett PMO har en mindre men liknande roll inom en specifik affärsenhet, till exempel informationsteknik (IT) eller inköp.

Dessutom har ett PMO en mer taktisk roll än ett EPMO. Medan EPMO:t utarbetar strategier för att avgöra vilka projekt som bäst överensstämmer med organisationens mål, övervakar PMO:t enskilda projekt för att säkerställa genomförande av hög kvalitet och framgångsrik leverans.

På en stor organisation kan du ha ett EPMO som samarbetar med ledningsgruppen kring projekturval, projektplanering och resursfördelning. Det kan stödja ett PMO genom att vägleda projekt i rätt riktning och erbjuda strategiska insikter som ger sammanhang åt ett arbete. 

Omvänt stödjer PMO:t EPMO:t genom att leverera rätt projekt och rapportera om framstegen.

Hur är EPMO:er strukturerade?

Precis som PMO:er kan EPMO:er följa olika organisationsstrukturer beroende på faktorer som organisationens storlek, mognad, tillväxtkurva samt projektens mängd och komplexitet. 

I min nuvarande roll är jag till exempel ett EPMO på en person. I en tidigare roll ingick jag i ett EPMO på 15 personer som var utspridda över en växande organisation (det upplöstes senare till förmån för att programansvariga placerades inom specifika projektteam).

EPMO:s ansvarsområden 

Även om EPMO:ernas struktur kan se något olika ut i olika organisationer förblir deras kärnfunktioner avgörande för organisationens framgång. Därför är det viktigt att bemanna EPMO:n med teammedlemmar som förstår verksamhetens kontext och den strategiska roll de har anställts för att fylla.

En traditionell EPMO ansvarar för följande kärnfunktioner och ansvarsområden:

• Kostnadshantering och analys: EPMO:er måste säkerställa att organisationer finansierar projekt effektivt och att projekten håller sig inom budgeten när de väl har finansierats.
• Resurshantering: EPMO:er måste veta vilka personer som bör leda vilka projekt. De måste också säkerställa att det finns tillräckligt många projektledare och teammedlemmar tillgängliga för att ta sig an varje projekt och hantera eventuella konflikter som kan uppstå mellan teammedlemmar.
• Riskhantering: Innan ett projekt godkänns och under hela projektgenomförandet måste EPMO:er identifiera och bedöma potentiella risker samt tillhandahålla strategiska planer för att minska dem. Detta är också något som användning av AI på projektledningskontor kan hjälpa till med.
• Prestationshantering: EPMO:er måste säkerställa att organisationen de arbetar för presterar väl. De kan ansvara för att definiera och följa upp nyckeltal samt skapa rapporter som hjälper chefer på C-nivå eller styrelsen att se hur väl ett projekt eller ett projektledningsteam presterar.
• Projektstyrning: EPMO:er har i uppgift att definiera och implementera ramverk för projektstyrning i hela organisationen.
• Kommunikation med intressenter: EPMO:er måste kommunicera med intressenter för att säkerställa att organisationen uppnår sina mål och lever upp till förväntningarna.
• Strategisk portföljhantering: En EPMO behöver övervaka hanteringen av projektportföljen (PPM), genom att övervaka projektinvesteringar och mål för att säkerställa att prioriteringen av projekt överensstämmer med verksamhetens mål.

Som du säkert kan se är dessa ansvarsområden inget man enkelt kan lära sig och utföra perfekt utan tidigare utbildning. Många EPMO-ledare har PMO- eller certifieringar inom portföljhantering som hjälper dem att känna till bästa praxis för att hantera denna komplexitetsnivå.

4 fördelar med en EPMO

Att implementera en EPMO medför flera viktiga organisatoriska fördelar, bland annat:

1. Strategisk samordning och ansvar för projektens mål och syften
2. Ändamålsenlig resursfördelning och genomförande av hög kvalitet enligt projektets tidsplan, budget och omfattning
3. Möjligheten att konsekvent övervaka projektens hälsa i olika projekt med hjälp av en gemensam uppsättning nyckeltal och projektledningsmetoder
4. Centraliserad rapportering för ledningsgruppen som maximerar den tid en traditionell PMO kan lägga på taktiskt genomförande.

När är det dags att övergå till en EPMO?

En EPMO är en stor tillgång för en organisation – vid rätt tidpunkt i dess utveckling. Om du implementerar en EPMO för tidigt kan den bli mer av en administrativ börda än en fördel.

I fall där ett företag är för ungt eller för litet för att konsekvent kunna hantera eller fördela resurser till flera projekt samtidigt är en PMO vanligtvis ett bättre sätt att hålla projekten inom budget och enligt tidsplan.

Om en verksamhet dessutom är begränsad till att hantera större projekt inom en enda avdelning är det oftast ett bättre val att utveckla en PMO än en EPMO.

När en organisation växer kan det vara svårt att veta när tiden är rätt att övergå till en EPMO. Här är några tecken på att en organisation kan vara redo att inrätta en EPMO:

• Projektledare ägnar större delen av sin tid åt att släcka bränder i stället för att uppfylla projektmål och övergripande mål
• Chefer saknar insyn i projektens framsteg och genomförande i realtid, på en detaljnivå som är lämplig för deras funktion
• Projektteammedlemmar och andra anställda i organisationen kan inte tydligt beskriva (eller känner inte till) verksamhetens strategi
• Projektteammedlemmar är osäkra på hur deras arbete passar in i denna övergripande strategi.

Så övergår du till en EPMO

Du kan övergå till en EPMO genom att befordra befintliga medlemmar i din PMO (eller projektledningsteamet om du inte har en PMO) eller genom att rekrytera externt.

Om ni skapar ert EPMO internt bör ni samarbeta med andra ledare för att analysera projektledare och andra medarbetare för att se om de kan ha de färdigheter och styrkor som krävs för att övergå till en roll inom ert EPMO. 

Fördelen med att bemanna ert EPMO internt är att era befintliga projektledare redan är väl insatta i verksamhetens kontext och projektlandskapet i organisationen. Det kan vara enklare att tillsätta deras roller i en PMO med externa rekryteringar, där kunskap om organisationen är mindre avgörande för projektets framgång.

Å andra sidan kan ni vilja ha ett nytt perspektiv när ni bildar ett EPMO, som inte präglas av föreställningar om ”den vanliga verksamheten”.

Eller så kanske era befintliga projektledare trivs med taktisk leverans och inte har intresse av att övergå till en mer strategisk och mindre praktiskt inriktad roll. I så fall kan extern rekrytering vara ett bra alternativ.

Som minst bör ni leta efter kandidater som har erfarenhet av projektledning, affärsmässig och strategisk kompetens, färdigheter inom intressenthantering (inklusive att känna sig bekväma med att arbeta med chefer), samt förmågan att övervaka och rapportera om projektens resultatmått.

More Articles

• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Vilka programvaruverktyg bör EPMO:er använda?

De viktigaste verktygen för EPMO:er är sådana som förbättrar teamsamarbetet. Det omfattar programvara som Microsoft Teams eller Google Drive för att dela dokument, kalkylblad och presentationer asynkront mellan teammedlemmar. Andra projektledningslösningar, som Workzone eller Primavera, kan hjälpa EPMO:er att övervaka projektens ekonomi och tidsplaner. 

Se den bästa programvaran för projektledning i företag för andra program som kan göra ert EPMO mer effektivt, och ta reda på vad EPM-programvara kan kosta er organisation. För ett mer heltäckande arbetssätt kan programvara för hantering av projektportföljer i företag vara ett ännu bättre val, eftersom den kan effektivisera anpassningen av projekt till strategiska mål och förbättra den övergripande effektiviteten (detta är en av många fördelar med programvara för projektportföljhantering).

Utveckla ett EPMO för framgångsrika projekt i hela organisationen

Om ert företag är tillräckligt stort är ett EPMO ett av de bästa sätten att säkerställa att de projekt ni genomför ligger i linje med företagets strategiska mål. Det hjälper projektledare och projektteam att hålla kursen och hålla chefer informerade om vad som händer i hela företaget.

Vill du lära dig mer om projektledning? Prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager för att hålla dig uppdaterad om allt som rör EPMO:er, PMO:er och andra projektledningsinitiativ. 

Missa inte heller vårt podcastavsnitt om syftesdrivna PMO:er och digital transformation.