Hur det kan hjälpa dig att växa som projektledare att gå med i en onlinegemenskap

Läs utskriften:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom boten inte har rätt 100 procent av gångerna.

Michael Mordak: Hej, det är Michael från The Digital Project Manager och välkommen till dagens medlemsporträtt. Vi har lyckats samla den största och mest imponerande gruppen projektledare som finns där ute och skapar förändring och utmanar de paradigm som finns inom projekt idag. Därför delar vi deras berättelser – de personliga och professionella svängar och vändningar vi tar när vi försöker besvara den gamla frågan: Vad vill du bli?

I dag talar vi med den uppskattade medlemmen i gemenskapen, vd:n och grundaren av Chingona Coach, Nicolassa Galvez. Niko har ofta varit den enda projektledaren i sin organisation. Därför sökte hon sig till gemenskapen, inte bara för att samla kunskap tillsammans med andra utan också för att få tillgång till mentorskap och knyta kontakt med människor som förstår rollen och de frustrationer som följer med den.

Nicolassa, jag skulle gärna höra från dig om du kunde ge mig en överblick över några av de gemenskaper som du är engagerad i just nu.

Nicolassa Galvez: Jag är engagerad i många onlinegemenskaper. Först och främst naturligtvis The Digital Project Manager-gemenskapen. Jag är en antikarriärcoach, så jag deltar också i många coachinggrupper – inte bara för coacher som utvecklar verksamheter utan även för personer som vill få coaching.

Så jag finns i några grupper för latinamerikanska kvinnor som utvecklar sina verksamheter eller är intresserade av personlig utveckling. En annan grupp är Community-Centric Fundraising. Det är en grupp med personer från ideella organisationer som vill förändra hur ideella organisationer finansieras.

Michael Mordak: Toppen. Jag lade märke till att du nämnde flera grupper.

Jag skulle gärna vilja veta hur du hittar tid för att lägga lite energi på var och en av de här gemenskaperna och ge dem den tid de behöver.

Nicolassa Galvez: Jag har inga aviseringar alls på någon av mina enheter. Jag klarar inte ens av tysta aviseringar eller röda prickar. Så jag måste faktiskt aktivt leta upp dem.

Jag filtrerar också mina mejl väldigt noggrant. Många av grupperna jag besöker arkiveras automatiskt och jag ser aldrig ens mejlen. Men de fem till tio grupper som jag aktivt vill delta i brukar jag besöka via deras mejl. Om jag tänker på något eller har en fråga går jag dit och söker aktivt upp dem.

Michael Mordak: Okej. Så du lägger inte in fem minuter om dagen i kalendern för att tillbringa tid i den här gemenskapen. När det är aktuellt för dig går du bara dit och använder den vid behov.

Nicolassa Galvez: Ja. Eller via deras mejl. Jag ser till att få mejlen från grupperna, för de skickar sammanfattningar av diskussionerna. The Digital Project Manager kanske skickar något om AI och då blir jag intresserad av ämnet. Sedan går jag till gruppen för att se vad folk säger om det, eftersom jag läste mejlet.

Michael Mordak: Så i princip handlar det om att anpassa det efter ditt schema, så hittar du tid för allt.

Jag blev verkligen intresserad av det du nämnde om antikarriärcoaching, eftersom det inte är helt uppenbart vad det innebär. Kan du förklara vad antikarriärcoaching är?

Nicolassa Galvez: Jag har haft väldigt svårt i arbetslivet. Jag kan knappt stanna på ett jobb längre än ungefär 18 månader. Oavsett om det beror på min kulturella bakgrund eller på att jag har ADHD har jag stora problem med kontorspolitik.

Det handlar inte lika mycket om arbetsuppgifterna, utan jag är verkligen dålig på kontorspolitik. Jag kunde inte hitta coaching som tog upp det, utan det var bara sådant som ”gör om ditt cv” eller ”så här skriver du politiskt korrekta mejl”. Antikarriärcoaching är därför till för personer som socialiserats som kvinnor och som inte riktigt får traditionella arbetsplatser och traditionella karriärråd att fungera. Det är något annat som pågår och som vi vill prata om och stötta dem genom.

Michael Mordak: Ja, det är fantastiskt. Det är ett verkligen viktigt och behövligt område som många kommer att kunna ha nytta av. Det är ett jättebra sätt att använda sin tid på, och jag älskar att du fokuserar så mycket på det.

Du nämnde flera gemenskaper som du är engagerad i. Jag undrar om du kan berätta lite mer om varför du känner behov av att engagera dig i de här gemenskaperna och vad du får ut av det.

Nicolassa Galvez: På varje jobb jag har haft har jag varit den enda personen i den rollen.

Det händer ofta inom ideella organisationer, men jag har också arbetat på små marknadsföringsbyråer som projektledare. Byråerna var så små att jag var den enda projektledaren. Jag hade alltså inte nödvändigtvis kollegor, och det är inte direkt så att det finns nätverksgrupper för digitala projektledare i olika städer.

Därför söker jag verkligen upp gemenskaperna för att samla svar tillsammans med andra, ventilera och bara kunna säga: varför händer det här? Vad är det som pågår? Det här är så frustrerande – de håller inte deadlines, de följer inte instruktioner. Eller bara få hjälp. Det finns ingen anledning att uppfinna hjulet på nytt.

Varför skulle jag inte vilja se vad andra som redan har gjort det gör? Jag känner inte heller att mentorskap är något som jag, vid 45 års ålder, förväntas ha. Man hör om människor som haft mentorer, men jag upplever inte att särskilt många i min generation hade mentorer. Att vara med i de här gemenskaperna ger oss möjlighet att vara mentorer för varandra och få mentorskap när vi behöver det.

Michael Mordak: Ja, det är nästan som ett modeord som har fått fart, och också ett roligt sätt att motivera människor att dela med sig av kunskap och offra sin tid gratis – att ge tillbaka till nästa generation som kommer genom systemet.

En annan anledning till att jag gillar det du sa är att vi i DPM-gemenskapen har våra mastermindgrupper och möjligheter för människor att delta i små grupper och gå igenom många av de processer du nämnde, som att samla information tillsammans och få mallar som gör livet och jobbet enklare.

En av de största sakerna – och det är roligt eftersom jag tror att det är en av de mest aktiva kanalerna i vår Slack-kanal – är evenemangskanalen. Där kan människor lätta på trycket och dela sina frustrationer med andra som förstår, som känner igen sig och har varit med om liknande saker.

Jag skulle också gärna höra från dig: genom ditt engagemang i de här gemenskaperna, har det funnits några betydande karriärsteg eller möjligheter som blev tillgängliga för dig och som du annars kanske inte hade kunnat ta vara på?

Nicolassa Galvez: För mig handlade det främst om självförtroende. Jag kom in i projektledning utan att officiellt gå och ta min, jag tror att det är PMI eller …

Michael Mordak: PMP, ja.

Nicolassa Galvez: Ja, certifiering. Det var något som behövdes och som de efterfrågade, och de bad mig göra det och anställde mig som projektledare. Därför började jag söka resurser och hittade The Digital Project Manager. Jag var mycket medveten om att jag inte ville kasta mig in i den officiella PMP-certifieringen just då.

Att vara en del av gemenskapen gav mig självförtroendet att känna att jag hörde hemma i branschen, att jag visste vad jag gjorde, och att jag kunde lära mig sådant jag inte kunde av dem. Det hjälpte min karriär på så många sätt. Det var framför allt självförtroendet i att vara tillsammans med kollegor och kunna delta i samtalen, webbinarierna, mastermindgrupperna och de olika spontana gemenskapssamtalen som hjälpte min karriär mest. Inte lika mycket när det gällde en jobbansökan, utan när jag väl var på jobbet och behövde fortsätta framåt och tänka: är det jag som är galen, eller är det här galet?

Michael Mordak: Jag älskar det. Ja, självförtroende är verkligen viktigt, särskilt för någon som kommer in i rollen. Betalade företaget för PMP-certifieringen, eller bad de dig att skaffa den för att kunna börja i rollen?

Nicolassa Galvez: Ja. Och det var också så jag tänkte: om ni inte betalar för den tänker jag inte betala för den. Eftersom jag visste att jag gillade projektledning – kanske på grund av min ADHD – har jag alltid varit extremt strukturerad och organiserad på papper. Om du såg mitt sovrum skulle du inte tro det, men jag behövde mycket struktur i hur jag organiserade mitt arbete, min utbildning och hur jag lärde mig. När jag gick i skolan fick jag mycket stöd.

Utifrån deras erfarenhet av mig och eftersom de visste hur mycket jag organiserade ville de ha mig i den här rollen på sin marknadsföringsbyrå. Men de erbjöd sig aldrig att betala. Jag betalade till och med DPM-medlemskapet ur egen ficka – de ville inte ens betala för det. Jag visste att jag behövde det professionella stödsystemet, så det var värt att betala för själv.

Michael Mordak: Ett intressant sätt att se på det är att gemenskapen innehåller massor av människor som har tagit sin PMP-examen.

Kunskapen finns alltså redan där. Om du ville skulle du kunna fråga människor om olika delar av jobbet, och kunskapen de ger dig bygger på den tid de lagt på att studera inför och klara provet. Även om du ville satsa på det har du alltså människor i gemenskapen som har den kunskapen.

Det är en stor del av det hela och går ihop med det du säger. Du får så mycket kunskap och insikt från människor som varit med om allt, som har gått igenom jobbets olika delar i flera år. Det är nästan som att snabbspola genom karriären och nå nästa steg utan att behöva gå igenom all den prövning och alla de misstag som andra redan har upplevt.

Nicolassa Galvez: Ja, och det uppskattade jag. Jag älskar projektledningens metoder och människokunskapen. Men mellanchefsrollen – att ha byråns ledare på ena sidan och de som genomför arbetet på den andra och försöka navigera mellan dem – var inte en naturlig del av mig eller mina egenskaper.

Även om jag var projektledare i nästan åtta år ville jag aldrig göra det officiellt genom att ta certifieringen, eftersom jag visste att det inte var en karriär jag var intresserad av. Men jag älskade fortfarande arbetet och gemenskapen. Det var därför väldigt betydelsefullt för mig att ha en plats att gå till som inte var en del av den officiella vägen. Jag kunde hålla kontakten även när jag inte var projektledare på ett par år, eftersom jag fokuserade på min coachutbildning.

Jag projektledde mitt eget coachingföretag, så det var fortfarande viktigt för mig att vara en del av gruppen. Gemenskapen handlar om så mycket mer än bara projektledning att det var värt min tid att fortsätta vara engagerad.

Michael Mordak: Fantastiskt. Om vi vrider lite på frågan: av alla gemenskaper du deltar i – och det behöver inte vara DPM-specifikt – vem är den coolaste eller kanske mest inflytelserika personen du har träffat genom en gemenskap?

Nicolassa Galvez: Jag tänkte faktiskt säga Ben, eftersom du sa vilken grupp som helst, men jag har ju varit en del av DPM så länge.

Jag minns första gången ni var på Slack. Sedan bytte ni till något online och sedan tillbaka till Slack. Han var så engagerad hela tiden. Det var skrämmande att komma in i gruppen. Jag hade ingen certifiering, och att ha en av gruppens ledare eller grundare så närvarande, engagerad och tillgänglig – utan att skapa en grindvaktande kultur – präglade hela gemenskapen och fortsätter att göra det fem eller sex år senare, eller hur länge jag nu har varit med.

Det är fortfarande en mycket stark och välkomnande gemenskap. För mig är det den stora stjärnan: någon som sätter tonen. Patrice har också alltid varit så hjälpsam och hela tiden följt upp med oss och sett till att alla frågor blir besvarade. Hon är en av dem som verkligen har stuckit ut, eftersom jag hade några frågor om ideella organisationer. Jag känner inte till hennes exakta bakgrund, men hon kunde svara på frågor om projektledning och ideella organisationer och såg alltid till att ingen fråga blev liggande ensam, som om någon stod i ett hörn utan att bli tilltalad. Det är sådana personer som blir de stora stjärnorna i gemenskaper.

Michael Mordak: Ja, det är det jag älskar med gemenskaper. Det är nästan som en bakdörr in till företaget eller gruppen. Ledare och personer i toppen av branschen deltar i de här gemenskaperna, och man kan bara gå in och prata med dem och fråga om deras erfarenheter.

Ofta gör de sig tillgängliga eftersom de är där som en del av sitt liv, älskar det och väljer att lägga sin tid på det.

Nicolassa Galvez: Det var inte klickigt.

Michael Mordak: Precis. Jag tror att vem som helst skulle säga det om sin egen gemenskap, men jag tycker att vi har en fantastisk grupp människor som verkligen brinner för att dela med sig av sin kunskap och hjälpa andra att förstå det de själva har lärt sig under sina karriärer.

Patrice är ett bra exempel, men vi har också många andra som älskar att dela med sig av kunskap. Det är därför ganska ovanligt att en fråga förblir obesvarad.

Nicolassa Galvez: Ja, jag älskar det. En annan sak är den humor som finns i den här gemenskapen. Det är ovanligt, särskilt i onlinegemenskaper, eftersom vi är på Slack och det mesta är text. Det är svårt att få fram humor i text. Men ända sedan jag kom dit har det funnits en humoristisk känsla i allt.

Det är inte humor som driver med människor för att de inte känner till vissa saker. Det är humor kring nåden i att vi alla är människor i en grupp som lär av varandra. Det är en varm humor som river ner en del av murarna. Särskilt om projektledare är stressade över något. Människor pratar om sina familjer och barn, och gemenskapen är verkligen lättsam – inte på så sätt att man inte tar saker på allvar, för de älskar fortfarande sitt yrke – men det är inte stressande att gå in i gemenskapen och man känner inte att man måste bevisa sig.

Michael Mordak: Är det lika vanligt i andra gemenskaper som du deltar i, eller är det något särskilt här?

Nicolassa Galvez: Nej.

Michael Mordak: Nej, just det. Hur påverkar det skillnaden mellan gemenskaperna? Påverkar det hur mycket tid du vill tillbringa där eller hur du interagerar med människor?

Nicolassa Galvez: Ja. Jag tycker att vi måste vara på vår vakt, särskilt jag själv. På många arbetsplatser måste man maskera mycket. Personer med ADHD eller som är neurodivergenta pratar om hur dränerande det är.

Jag har en väldigt torr humor som inte alltid kommer fram i text, men den kommer verkligen fram i DPM-gemenskapen eftersom den redan är en del av kulturen. Man tar inte varje mening på största allvar. Det är en mer mänsklig interaktion. Jag arbetade på distans redan före pandemin, så jag är van vid att interagera online och föredrar det nästan framför att träffas personligen.

Vissa gemenskaper kan vara väldigt sterila. Informationen är fortfarande användbar – jag kanske tittar in för att få svar på en fråga eller läser sammanfattningen för att se om det finns något jag behöver bidra med. Men när det gäller känslan av att umgås tycker jag att DPM har ett par andra gemenskaper där man tänker: nu vill jag umgås med de här människorna. Jag vill ta en kaffe eller en drink med dem. Det är inte särskilt vanligt i många onlinegemenskaper.

Michael Mordak: Jag älskar det. Det är verkligen coolt.

När vi nu närmar oss slutet av samtalet vill jag fråga dig: jag vet att du inte arbetar med projektledning just nu, men när du arbetade med PM, vilken var din minst omtyckta del av rollen?

Nicolassa Galvez: Jag tar faktiskt med mig projektledning till den ideella organisation där jag arbetar nu. Även om det inte ingår i min roll tänker jag: jag överlever inte om vi inte har ett projektledningssystem. Vi måste ha ett. Just nu vill de att jag ska arbeta med Trello och jag är van vid ClickUp. Jag tänker att jag inte tror att jag kan arbeta med Trello, men jag gör ett bra försök. Jag tror att jag kommer att ta med mig projektledarrollen till varje jobb jag går till.

Michael Mordak: När man väl har sett projektledningens ljus går det inte att släcka det.

Nicolassa Galvez: Ja. Till och med i mitt eget coachingföretag prenumererar jag på ClickUp. Jag betalar för det och använder inte ens gratiskontot. Jag tänker: nej, det här är officiellt. Det är mycket viktigt.

Det mest frustrerande för mig var den brist på självbestämmande som finns inbyggd i projektledarrollen. Jag tror att en projektledare kan skapa förutsättningar för större självständighet, men jag insåg inte hur mycket rollen handlar om människor. Du är som byråns diplomat. Du måste vara en mycket bra lyssnare, en mycket bra kommunikatör och en stark översättare.

Din sociala kompetens måste vara på topp. Jag lyckades aldrig få allt att fungera helt. Jag vet inte om människor förstår hur mycket rollen handlar om människor och hur mycket man måste tycka om samarbete. Om du gillar att hjälpa två grupper med samma mål men olika vägar dit, navigera mellan dem, hitta kompromisser och lösningar och arbeta i grupp, då är projektledning rätt för dig. Det handlar inte bara om att dela ut uppgifter.

Jag kunde dela ut uppgifter hela dagen, men jag kunde inte få människor att göra dem, eftersom allt handlar om att bygga relationer, ha social kompetens och kunna hantera situationen både uppåt och nedåt i organisationen. Att hantera relationen uppåt var definitivt svårast. Jag försvarade utvecklarna eftersom de inte alltid fick allt de behövde. Ledarna och kundansvariga gjorde ofta våra jobb svårast.

Det var den största utmaningen. Även om utvecklarna inte höll sina deadlines eller följde processen tänkte jag: jag förstår, eftersom vi lägger orimliga deadlines på er.

Michael Mordak: Jag tänkte följa upp det med en ljusare fråga och fråga vilken din favoritdel av PM var.

Nicolassa Galvez: Jag kan försvinna för alltid i projektledningsprogram och processer. Jag tycker att det är så intressant. För mig är det som ett pussel eller en labyrint. Jag älskar uppgifter och underuppgifter, att uppskatta tidsåtgång och planera saker. Jag har inget emot att planera allt, även om det naturligtvis aldrig går enligt planen. Jag älskar att finslipa. Jag älskar verkligen projektledningsprogram.

Michael Mordak: Det är som ett pussel som hela tiden förändras medan man försöker lägga det.

Nicolassa Galvez: Precis. Som ett gelépussel. Jag älskar programvara hela dagen, varje dag, och kalkylblad. Jag brukade verkligen älska kalkylblad, men nu när vi har alla dessa projektledningsprogram – särskilt inom ideella organisationer, där de använder många kalkylblad – tänker jag att de går miste om något.

Jag älskar kalkylblad, men låt mig visa dig projektledningsprogram så kommer du att häpna.

Michael Mordak: Ja, för dem till ljuset och visa att det finns bättre sätt att göra saker på. Fantastiskt. Jag vill bara säga att jag verkligen uppskattar att du tog dig tid att prata om gemenskap och om dina erfarenheter av gemenskaper. Jag vet att det inte alltid är lätt att kasta sig in i en gemenskap eller börja engagera sig.

Men det finns verkligen så mycket värde och så mycket kunskap. Om du går med i rätt sorts gemenskap, eller hittar en gemenskap som passar dig, finns det människor som gärna hjälper till, delar sin tid och välkomnar dig.

Jag tycker därför alltid att det är värt att ta det första steget och försöka göra sig synlig eller åtminstone engagera sig på något sätt. Kanske går du med i en gemenskap utan att säga något.

Nicolassa Galvez: Någon gjorde precis det i dag – lurade i bakgrunden. Så ja, gå med i gemenskapen och håll dig i bakgrunden så länge du vill.

Någon i DPM-gemenskapen skrev i morse: det här är första gången jag ställer en fråga.

Michael Mordak: Ja, just det.

Nicolassa Galvez: Och det är perfekt. Du kan ställa en fråga när du vill. Du behöver inte bara komma in och presentera dig. Ibland går jag in i gemenskaper utan att presentera mig. Ibland tänker jag: jag är inte redo att presentera mig.

Ibland presenterar jag mig aldrig, men tycker ändå att gemenskapen är värdefull. Ibland väntar jag några månader innan jag presenterar mig. Det är helt okej att komma in och vara en väggblomma i gemenskapen. Du är fortfarande välkommen.

Michael Mordak: Ja, självklart. Fantastiskt. Tack igen för din tid. Jag uppskattar verkligen att du tog dig tid att prata med mig och gå igenom alla de här frågorna. Vi hörs i DPM:s Slack och fortsätter att hålla kontakten.

Tack för att du lyssnade på vårt medlemsporträtt med Nicolassa. Hon har så mycket mer kunskap och insikt att dela med sig av. Kom och prata med oss i Slack-kanalen tillsammans med hela vår gemenskap av digitala projektledare. Du kan läsa mer om medlemskap på vår webbplats på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tills nästa gång – tack för att du lyssnade!