Så får du ett rejält försprång i karriären genom att göra din roll överflödig

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte har rätt 100 % av gångerna.

Galen Low: Hej allihop, tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och representerar The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att utveckla våra färdigheter, bygga självförtroende och skapa kontakter, så att vi kan förstärka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com.

Okej, i dag pratar vi om att göra sig själv överflödig och om hur det faktiskt kan vara det bästa du kan göra för din yrkeskarriär. På vägen kommer vi att nörda ner oss i processer, prata om delegering och prata om att hitta lugn i strävan efter ett balanserat liv.

Med mig i dag har jag återigen den enda och fantastiska Alyson Caffrey, ägare och verksamhetsansvarig för det riktigt häftiga konsultföretaget Operations Agency och författare till bästsäljarboken The Sabbatical Method.

Alyson, stort tack för att du är tillbaka i programmet.

Alyson Caffrey: Galen, jag är så otroligt glad över att vara här. Tack för att du bjöd tillbaka mig.

Galen Low: Jag är lika glad över att ha dig tillbaka. Du är en av mina favoritgäster. Förra gången var jag så avundsjuk. Jag tror att du satt ute på din uteplats. Det var en solig dag. Jag tänkte: det är så där man poddar.

Alyson Caffrey: Det minns jag. Det var en rolig dag.

Galen Low: Ja. Förra gången gick vi på djupet kring verksamhetsdrift och den här gången är vi tillbaka med ett lite annorlunda ämne, som jag vet låter kontraintuitivt.

När jag hörde mig själv introducera avsnittet tänkte jag: det där låter konstigt. Men hörni, vi ska förklara. Ja, vi har haft Alyson i programmet tidigare. Några av er känner kanske redan henne, andra kanske känner henne från allt annat hon gör ute i världen. Men Alyson, kan du för allas skull ge oss en snabb presentation av vem du är och vad du gör på Operations Agency?

Alyson Caffrey: Absolut. Som Galen sa heter jag Alyson Caffrey. Jag arbetar som verksamhetsstrateg och är grundare av Operations Agency. Vi hjälper företag att minska stressen bakom kulisserna genom att införa enkla verksamhetsstrukturer. Inte någon enorm totalrenovering, inte modeller som EOS eller Scaling Up. Vi fokuserar på de enkla saker som långsiktigt stöttar grundaren och teamet.

Så samarbetar vi i grunden med företag. Senare i år firar jag faktiskt Operations Agencys sexårsjubileum, vilket känns overkligt. Vår viktigaste vägledande kompass för de kommande sex åren handlar verkligen om att tillsammans med grundare förstå att verksamhetsdrift är en del av att driva företag.

Jag tror att vi i slutändan, när vi stöttar våra team, växer och gör allt det här, kan ignorera saker och ursäkta oss genom att säga att vi inte är systemmänniskor eller verksamhetsmänniskor. Vi kan försöka lägga ut en del av det på entreprenad. Men i slutändan är vi ansvariga för vårt företag och för arbetet inom företaget. Alla i organisationen behöver på något sätt tänka operativt för att stötta den gemenskap vi har skapat. Att bygga en processkultur internt står därför verkligen i centrum för oss.

Galen Low: Jag älskar det. Och jag gillar verkligen hur koncentrerat du uttrycker det. Jag tror att du har rätt. Projektledning är också skyldig till det här. Orden projektledning och verksamhetsdrift är på ett sätt ogenomträngliga och skrämmande. De låter mekaniska och tråkiga. Men när man kokar ner det handlar det om att göra saker tillsammans, eller hur?

Projektledning handlar om att samarbeta kring något som ska börja och avslutas och bli fantastiskt. Verksamhetsdrift handlar bara om att arbeta tillsammans, få företaget att fungera och växa tillsammans. Det som verkligen fastnade hos mig var det du sa om vad ni gör där. Du sa att ni hjälper till att minska stress.

Jag tänkte: ja! Man kan prata hela dagen om ramverk, processdesign och bästa praxis. Man kan ha en miljon flödesscheman. Men varför? Det verkliga resultatet är minskad stress, för låt oss vara ärliga: att driva företag är svårt. Att arbeta i ett företag är svårt.

Vi pratade faktiskt om det i väntrummet före inspelningen. Jag sa att jag inte tror att det finns många där ute som tänker att arbetet är enkelt just nu. Jag tror att alla letar efter förbättringar som gör livet enklare. Och ja, det kan handla om processer och om att ha en processkultur, men inte på ett tråkigt sätt. Utan: hej, låt oss få saker gjorda på ett bättre sätt så att vi inte sliter håret av oss.

Jag älskar det. Det är riktigt coolt.

Alyson Caffrey: Ja, jag tror att det blir enklare att arbeta tillsammans också. Om det är mer transparent känner vi att vi förstår lite mer av vad den andra personen åstadkommer. Så jag tycker att det är helt avgörande.

Galen Low: Jag älskar det. Ja. Och samarbete genom transparens – vi är inte kuggar.

Det låter som kuggar, men vi är inte kuggar i en maskin. Jag måste också ta upp detta eftersom du, utöver Operations Agency och gratulerar till sexårsjubileet, nyligen har publicerat en bok.

Alyson Caffrey: Ja, det här är min första. Ja.

Galen Low: Boken heter The Sabbatical Method. Ur mitt perspektiv är det en guide för företagare om hur de kan sluta stå i vägen för sig själva och hjälpa sina företag att växa. Kan du berätta lite om varifrån boken fick sitt namn, The Sabbatical Method?

Alyson Caffrey: Jag börjar långt tillbaka, när jag fick min första son, Frank. Han fyller tre i sommar. När jag precis hade fött honom flyttade vi till det permanenta rummet där vi skulle stanna över natten. Det finns ett fint foto av mig och min allra första son i sjukhussängen. Jag ler från öra till öra. Jag är så lycklig över att förlossningen är över. Och nästa ögonblick som inte fångades på bild är när jag kollar mobilen, Slack och e-post och svarar på kundförfrågningar, teammeddelanden och allt annat.

Det finns väldigt få stunder i livet och karriären där man får en så fysisk representation av var ens prioriteringar ligger. Det är nästan för konfronterande för att ignorera. Jag tänkte bokstavligen: jag lade ner mitt barn för att kunna ta upp mitt företag.

Sedan började hela den här processen. Först tänkte jag att det var en hedersutmärkelse. Titta så engagerad jag är i mitt arbete och mitt företag. Men i nästa fas, efter att vi hade tagit hem honom, började jag verkligen förlika mig med hur mycket tid jag lade på företaget, på våra kunder och allt sådant.

Jag tänkte: herregud, jag kan verkligen inte fortsätta så här. Verksamhetsmänniskan behöver arbeta med att tydliggöra och verkligen standardisera sin verksamhet. Anledningen till att jag döpte boken till The Sabbatical Method, och något som kom ur den upplevelsen, alltså själva ramverket för metoden, var att jag behövde ta lite tid bort från företaget för att verkligen se saker klart och fundera på hur jag ville interagera med det. När jag kliver åt sidan, vad faller då samman? Vilka kritiska saker måste fortsätta röra sig framåt? Vad kan läggas åt sidan eller, vågar jag säga det, helt tas bort?

Vi kan börja använda vissa av de här metoderna och verkligen använda vila för att förändra vårt perspektiv och bygga om företaget också. När jag började forska till boken och fundera på vilka berättelser jag skulle använda för att verkligen förankra processen stötte jag på en mycket intressant berättelse om en person som bestigit Everest, Ian Taylor. Han pratade om den främsta anledningen till att klättrare inte når toppen av Everest. Han sa att de inte tillbringar tillräckligt lång tid i baslägren för att vänja sig vid höjden.

En enkel influensa kan slå ut dem eftersom de bokstavligen inte har vilat tillräckligt länge för att kroppen ska vara redo för nästa fas. Jag tänker på detta när det gäller små högpresterande team, grundare, entreprenörer och allt sådant. De bara kör vidare: ett projekt är slut och sedan går de direkt över till nästa.

Om vår uppgift i småföretaget är att bryta sönder det, alltså att vi bryter saker när vi växer och försöker hitta det bästa sättet att driva projekt, så stoppar vi in ännu ett projekt. Vi tänker: det där fungerade inte särskilt bra, låt oss tänka på det nästa gång. The Sabbatical Method är, i vardagliga ordalag, ett sätt att vila för att kunna bygga om inför nästa fas av uppstigningen.

Galen Low: Jag älskar det. Och jag gillar också tanken på att vänja sig vid förändring, för du har rätt: många organisationer växer snabbt, förändrar sig själva och den förändringen är nästan som höjden. Om man ser tillväxt som något vertikalt behöver man faktiskt tillbringa lite tid med att inte bara obevekligt gå mot sin ledstjärna. För om man inte vilar kanske man inte når toppen.

Alyson Caffrey: Det kommer att slå ner dig, eller hur? Något enkelt, som en influensa. Jag läste något på sociala medier häromdagen: alla behöver vila. Om du ignorerar det tillräckligt länge kommer det vid ett väldigt olämpligt tillfälle. Och jag tänkte: ja, precis.

Galen Low: Jag arbetade lite inom film och jag tror att vi kallade det ”immunitetens kon”. Det var ett märkligt fenomen där regissörer, inspelningsledare och personer som verkligen höll i allt på något sätt undertryckte immunförsvaret för att ta sig igenom inspelningen och sedan kollapsade.

När inspelningen var över sa de: okej, nu kan jag vara sjuk. Om man sätter det i sitt sammanhang är det en orealistisk och förmodligen opålitlig metod, men den speglar många av dagens företagsmetoder. Särskilt ur en entreprenörs och företagarens perspektiv, där man startar ett företag och själv blir varumärket, verksamheten och allt annat.

En del av värdet man upplever att man levererar är den nära kontakten: jag finns på Slack, jag driver allt, jag rör vid allt, jag bygger relationer med alla kunder. Kunderna frågar efter mig och det är mitt företag. Men tillväxtens frö är hur du kan ge dig själv den vilan och bygga processer som gör det möjligt att vila, dels för din sinnesro och hälsa, dels för att skapa en företagsstruktur som kan skalas.

Eftersom du bygger kring tanken på vila, vilket jag tycker är fantastiskt, måste jag fråga: fungerar det även åt andra hållet? Jag kommer till det till slut, men jag vet att din publik främst består av företagare, entreprenörer och personer som dig själv.

Enligt dig, är metoden något som sprider sig genom hela organisationen så att alla får vila, inte bara ägarna eller ledningsgrupperna?

Alyson Caffrey: Ja, absolut. Som en grundläggande mission för The Sabbatical Method vill vi verkligen att företaget ska fungera oberoende av en enskild person.

Det är roligt, för när vi tar oss genom skolan och får våra första yrken lärs vi verkligen att vi måste göra oss oumbärliga för att lyckas som yrkespersoner. I ett småföretag, där man behöver kunna vara flexibel och växa in i olika områden och möjligheter, behöver vi i stället göra oss ersättningsbara.

Jag vet att det låter kontraintuitivt, men tänk på hur tillväxtkurvan kan se ut. Om du är med i ett litet team och grundaren tar ledigt kan du kliva in och börja hantera vissa av de avancerade uppgifter som grundaren tidigare hade hand om. Ditt värde för organisationen blir högre. Du kan kanske leda ett team under dig, få mer erfarenhet, driva tillväxt och intäkter – vad det än är du söker.

Jag gjorde faktiskt den här överenskommelsen med min andreman, Lauren. Jag sa: när jag är borta och vissa saker börjar falla ner till dig, när det gäller att hantera kundbelastningen och leverera verksamhetsstrategi, måste du tala om för mig vad vi behöver skapa struktur kring så att jag kan hjälpa dig att lära dig. Och den andra saken är: vad tycker du verkligen om att göra och vad tycker du inte om?

För Lauren handlade det mer om en intern projektledar- och stabschefsroll. Hon gick DPM-skolan. Hon älskar att knyta ihop trådarna och se till att allt fungerar. Om jag inte hade fokuserat på The Sabbatical Method, vilket jag faktiskt gjorde genom att ta en sabbatsperiod för att koncentrera mig på projektet, hade vi aldrig varit i en position där Lauren kunde växa in i rollen som stabschef och intern projektledare.

Jag tycker verkligen att det gäller hela teamet. En regel jag numera har med Lauren är så rolig: varje gång hon tar en ledig dag måste hon ha nästa ledighet inplanerad innan dagen är slut, så att hon alltid har något att se fram emot.

Det är viktigt att införa detta i teamet, eftersom många verkligen bryr sig om våra företag och projekt. Det man vill lära dem är: gå inte vilse i detaljerna i att bara utföra jobbet. Skapa i stället en möjlighet att ta ett steg tillbaka och fråga hur jag kan göra detta mer effektivt och mer värdefullt för våra kunder, produkter och tjänster. Jag tycker att det är oerhört värdefullt.

Galen Low: I mitt huvud tänker jag: jaha, du tog faktiskt en sabbatsperiod för att skriva The Sabbatical Method. Redan innan du började skriva hade du förmodligen det här samtalet med Lauren, din andreman. Vi måste lösa det här, vilket antagligen också var fröet till boken. Hur kändes det känslomässigt för dig att släppa taget? Och hur kändes det för Lauren? Var det ett enormt skrämmande ögonblick, som en hjort i strålkastarljus, eller hade ni byggt upp detta under en längre tid och var känslomässigt förberedda? Berätta om den resan.

Alyson Caffrey: Det är roligt. Jag skulle gärna fråga Lauren om just det samtalet i efterhand. Personligen är Lauren väldigt stabil. Jag blir enormt entusiastisk över saker och kan sedan bli riktigt besviken när de inte fungerar. Då tänker jag: hur kunde vi ha gjort det bättre?

Jag är alltså väldigt hård mot mig själv ibland och tänker på hur jag borde ha kunnat förutse saker. Lauren är däremot sådan att jag kommer till henne med vilda, galna och ambitiösa idéer, och hon säger bara okej. Hon bearbetar dem och börjar sedan genast göra en plan. Det är precis vad man vill ha hos en kapabel andreman och en fantastisk projektledare.

Jag minns att vi hade samtalet innan jag började skriva. Jag sa att jag verkligen trodde att det var viktigt för Operations Agencys långsiktiga överlevnad och för att tydliggöra vårt budskap att jag skulle fokusera på två specifika projekt: ta tid från kundarbetet och skriva vår bok. Det andra jag ville göra var att bygga om varumärket.

Hon svarade bara: jaha, okej. Jag tror att hon innerst inne förstod att det var rätt sak att göra och att det skulle bli utmanande. De första veckorna svävade vi på moln och tänkte att vi alla befann oss i våra genialitetszoner och att allt var fantastiskt.

Sedan började saker hända utan att jag var särskilt involverad. Det var intressant, för jag minns en första lanseringsperiod när alla var väldigt entusiastiska. Därefter kom en period då vi behövde skapa en återkopplingsloop så att jag kunde rikta en liten del av min uppmärksamhet mot att lösa specifika problem, för att sedan återgå till mina egna projekt. Det lade jag faktiskt till i The Sabbatical Method, eftersom jag vet att många grundare har svårt att släppa taget.

De har svårt att faktiskt lämna över stafettpinnen, och det är en muskel. Jag sa till henne att nästa gång jag gör ett sådant projekt, eller nästa gång vi strukturerar min roll så att jag kan fokusera på något nytt i företaget, som att skapa en kurs eller något annat längre fram, kan vi lära oss av detta och strukturera det så att vi inte hamnar i den där skakiga perioden när vi bara försöker förstå allt.

Det är verkligen en muskel. Man behöver bygga upp den och träna den regelbundet. Annars kommer människor att känna av det när någon är borta, tar en långhelg eller tar en veckas ledighet.

Galen Low: Jag tror att många organisationer fungerar så. Jag har sett det och arbetat på många sådana platser. Det finns förmåner kring semester och allt som hör till, men varje gång någon åker på semester får alla panik. Då måste någon annan göra mycket mer arbete, projektet kan inte röra sig framåt eller så blir det helt enkelt obekvämt för företaget att människor tar ledigt.

Det är nästan som om själva företagsorganismen vet att den måste erbjuda semester eftersom det är värdet i att ha eller erbjuda ett arbete. Men den behöver syret. Företaget måste hålla andan för att låta en annan person andas, och då lider företaget.

Det jag verkligen uppskattar är arkitekturen och avsikten att skapa ett företag kring vila. Många pratar om det men har svårt att genomföra det. Särskilt i byråvärlden, där man säger att alla ska vara belagda till 70 procent och sedan kommer ett nytt projekt och alla maximeras till 100 procent. Man arbetar övertid, tar ingen semester och allt faller snabbt samman.

Det jag uppskattar med det du gjorde är att många tänker att man bara ska dokumentera allt och bygga processer kring allt, som en perfekt liten kapsel för hur företaget ska drivas. En användarmanual. Sedan kan alla ta ledigt. Men din metod verkar mer iterativ. Oavsett hur bra överlämningen eller dokumentationen är kommer saker att dyka upp senare och överraska en. Det låter som att det var ett partnerskap: vi ska övergå till den här modellen och alla måste arbeta med den tillsammans. Det handlar inte bara om mig, min bok och min sabbatsperiod, utan om ett affärspartnerskap. Hur förändrar vi saker och vänjer oss vid förändringarna så att vi kan fortsätta framåt?

Jag vill inte avslöja för mycket ur boken, även om jag tittade på den i dag och tänkte: bästsäljande bok – grattis.

Alyson Caffrey: Tack.

Galen Low: Det är en väldigt intressant infallsvinkel som inte är den vanliga när man pratar om effektivitet i affärsprocesser. Det är ett mänskligt perspektiv på vila, samarbete, förändring och anpassning.

Jag kommer förmodligen att be dig avslöja några hemligheter ur boken, men jag förstår varför den går så bra. Vi befinner oss i ett mänskligt klimat där människor behöver höra hur sådana här saker kan gå till.

Alyson Caffrey: Ja, jag tycker att det är ett lätt sätt att börja identifiera var genombrotten i processerna kan finnas, eller flaskhalsarna och hindren, vad man än vill kalla dem.

Vad är verkligen viktigt och vad hindrar vissa av de resultat vi skulle kunna se? Jag tycker att det är elegant. Jag använder det ordet ofta i boken och säger det redan i början. Jag säger ungefär att jag förmodligen använder det eftersom jag själv inte är elegant. Men jag tycker att elegant betyder enkelt och tidlöst.

Om vi börjar se vila som ett kritiskt inslag i alla högpresterande planer, och som företagare, högpresterande teammedlemmar och människor förstår att den är nödvändig, förändras perspektivet. Om jag inte sov på sex dagar, vad skulle hända med kroppen? Den skulle börja brytas ner och jag skulle börja hallucinerar. Den skulle helt enkelt inte fungera ordentligt.

Att skapa enkla verksamhetsstrukturer kan därför vara så enkelt som att planera in tid för att få ett nytt perspektiv. Vila, dröm en stund, ta en titt på vart saker är på väg och hur de har varit. Sedan kan du komma tillbaka utvilad.

Många springer bara vidare till nästa sak. När människor säger att de inte är systemmänniskor eller organiserade, eller att de har tänkt skapa system men att det har hamnat längst bak i kön, låter det för mig som att säga: jag tänkte sova i natt men gjorde det inte. Om man ignorerar detta för länge förstår vi alla vad som kommer att hända.

Jag vill inte måla upp en domedagsbild. Om du sover bra, äter bra, dricker mycket vatten och rör på dig kan du klara nästan vad som helst. Det är den kritiska vilopunkten i verksamheten. Ja, det handlar om verksamhetsdrift, men också om att bygga in hälsosamma vanor i företaget och hjälpa andra att förstå att vi ser dem.

Jag ska göra detta för min egen skull, men vi ska också skapa ett företag som fungerar som en högpresterande människa, och det inkluderar vila. Vi ska inte köra slut på er. Vi ska ge er bra mat och mycket vatten och se till att alla kan prestera så bra som möjligt.

Galen Low: Bara den inramningen visar hur ohållbart det kan vara, särskilt om man jämför med sömn. Vad skulle hända om vi lade till ytterligare en arbetsdag efter arbetsdagen? Det skulle nog inte fungera. Det här är nog en bra övergång till hur, för jag vet att många lyssnare nu undrar hur allt detta går till.

Jag älskar att du beskrev det som att frigöra sig från företaget. Många kan känna igen sig i bilden av att du precis hade fött barn, lade ner barnet och tog upp mobilen. Oavsett om man är företagare, entreprenör eller senior ledare är vi alla drabbade av att alltid vara tillgängliga.

Känner du att The Sabbatical Method är något som alla yrkesverksamma kan få ut något av, eller är den specifikt riktad till företagare?

Alyson Caffrey: Den är till för alla. Jag har pratat om det med mammor tidigare. Att skapa lite tid för att ta ett steg tillbaka, uppskatta och förstå sin övergripande resa och sitt uppdrag att ta hand om dessa små människor. Det har varit oerhört viktigt för mig och för alla jag har berört, oavsett om de äger ett företag, arbetar i ett företag eller leder hemma.

Lite tid på avstånd kan verkligen tydliggöra saker och återknyta en till sitt varför. Det hjälper till att skapa och stärka det filter genom vilket man fattar beslut. När man kliver tillbaka in med den klarhet man fått under viloperioden kan man bli dubbelt så effektiv och dubbelt så fokuserad på riktningen.

Jag skulle säga att det är det mest eleganta produktivitetsknepet som någonsin funnits, och det kan börja väldigt enkelt. Blockera lunchen och lämna mobilen och datorn. Jag var själv väldigt skyldig till att inte göra det. Under de första två åren av företaget åt jag när jag kände för det. En gång felsökte jag ett problem med teamet och blev frustrerad. Klockan var halv tre och jag hade inte ätit något på hela dagen. Då tänkte jag att det inte var bra och att ingen vann på att jag inte planerade in lunch.

Det handlar om att ha medvetenhet och gränser och kunna kliva åt sidan. Planera in lunch och 20 minuters vila på morgonen och eftermiddagen för att återknyta, samla sig och göra något man tycker om. Gå ut på gräset. Jag har börjat sätta fötterna på marken och ta emot solen när vädret är fint. Det ger energi och jag dricker mindre kaffe. Jag är lugnare och mer avsiktlig när jag återvänder till arbetet.

Ur ett verksamhetsperspektiv har jag tre sabbatsperiodsprofiler att ta till, och jag tycker verkligen om dem. Många tror att de aldrig kan ta en sabbatsperiod eller ledigt. I stället för att vänta tills allt är perfekt kan man träna upp muskeln.

Den första profilen är assisteraren. Jag brukade vara basketfan och när jag tänker på en assist är den nästan lika värdefull som själva poängen. Man måste känna igen vem som är bäst positionerad för att göra poängen. Assisteraren kanske inte gör något av själva arbetet utan spelar in sin skärm för att visa hur uppgifterna utförs och ser till att någon annan kan lyckas framöver. Det kan också innebära att skapa företagets kunskapsbas och en central plats för allt som rör rollen eller företaget. Det är mycket värdefullt för transparensen.

Den andra profilen är tränaren. Jag växte upp med träningsserien Insanity med Sean T. Han gav oss praktiska råd om träning, mat och vatten, men lät oss sedan gå vidare på egen hand. Det handlar om en tydlig projektstruktur: hur startar vi projekt, underhåller dem och arkiverar dem? Vad gör ett projekt bra eller mindre bra? Som tränare är du chef över helheten. Du anger strategin och låter sedan teamet fylla i detaljerna.

Den tredje profilen är styrelseledamoten. Tänk på Warren Buffett. Han presenterar kvartalsstrategin och säger att aktieägarvärdet ska öka inom vissa områden. Sedan låter han ledarna förstå hur det ska göras. De genomför strategierna, skapar detaljerna och hittar resultaten utan att få specifika ramverk.

De här tre profilerna fungerar oavsett om du är yrkesverksam, företagare eller förälder. Jag säger ofta till mina mammavänner och företagarkompisar att det är vanligt att säga att företaget är ens barn. Men när blir företaget en kompetent tonåring och när blir det en blomstrande vuxen? Vi uppfostrar barn till vuxna, och de kommer att vara vuxna större delen av livet.

Efter uppstartsfasen blir vi ofta bekväma med en intensiv körmentalitet. Då behöver vi ta av stödhjulen och säga: vi har gjort det här länge, men det kanske är dags att stabilisera. Kanske är det dags att låta en avdelning skapa sitt eget sätt att hantera projekt eftersom den förstår nyanserna. Många tänker att de aldrig kan vara lediga i tre månader. Jag säger: börja bara spela in skärmen och hjälp andra att lyckas.

Galen Low: Vi kör nu i full fart. Hur tar man sig därifrån? Alla tre modellerna innebär att man saktar ner: man gör inte allt själv, utan hjälper någon annan, tränar någon eller formulerar en vision. Hur förenar man sig med övergången när saker inte längre går lika snabbt som när man själv gör allt?

Alyson Caffrey: Assisterarprofilen kan du börja med i dag. Spela in skärmen när du gör den uppgiftslista du redan arbetar med. Om du spelar in och bygger en kunskapsbas före en anställning eller innan teamet finns på plats, har de som ansluter allt de behöver och du slipper lägga timmar på utbildning.

Även om det känns som att du rör dig tusen kilometer i timmen i tusen riktningar kan du spela in det du gör från dag till dag. Det behöver inte bara vara administrativa saker; det kan vara allt.

Jag läste Atomic Habits när den kom och har läst den flera gånger. En av mina favoritidéer är: standardisera innan du optimerar. Ofta försöker vi skapa den perfekta strukturen, den perfekta kundresan och den perfekta säljcykeln. Men händer det någonsin exakt så? Förmodligen inte.

Om de flesta av dina projekt går över tiden med 30 dagar, planera då in de extra 30 dagarna. Var ärlig mot dig själv och utgå från verkligheten. Sedan kan du bli en procent bättre över tid.

Börja spela in skärmen. När du sedan tar en 20-minuters paus eller lunch kan du gå igenom inspelningarna och fundera på vilka uppgifter som har lägre värde och kan överlåtas till någon annan. Om du kostar företaget 150 dollar i timmen ska du inte sitta och introducera kunder. Du kommer inte att vara verksam särskilt länge då.

Galen Low: Jag gillar verkligen metaforen om att kliva upp på vågen. Var är du egentligen, inte var vill du vara? Men många tror att det låter lat att systematisera eller delegera. Vad ska man göra när man inte längre behöver utföra de uppgifterna?

Det viktiga är vilket värde som skapas. Företaget får växa från spädbarn till barn, tonåring och slutligen en fullt fungerande, självständig vuxen som inte behöver vissa personer för att göra allt. Man kan säga: jag gör detta för att kunna leverera mer värde. Det är inte rimligt att betala mig för något som någon annan kan göra billigare.

Jag undrar också över den känslomässiga sidan. Ibland plockar vi upp mobilen hela tiden eftersom vi älskar arbetet, vill göra det och brinner för det. Vad händer när man måste släppa arbetet man älskar? Hur hanterar metoden sorg och ånger när det gäller att lämna arbetsuppgifter man tycker om?

Alyson Caffrey: Jag har gått igenom det med företaget i olika stadier. Jag älskar att hjälpa mina kunder och brukar säga att jag är typen som kavlar upp ärmarna och kliver in i verksamheten. Jag kan fortfarande avsätta tid för det på en nivå som är meningsfull.

Om jag tidigare introducerade kunder som stannade i ett år och det gav stora intäkter, kan det vara rimligt att fortsätta göra det. Men ibland behöver företaget något annat. Precis som ett barn behöver du vara olika saker vid olika tidpunkter. Om en tonåring fortfarande behöver blöjor för att du saknar blöjbyten, då är det ett problem. Du hindrar tillväxten.

Att släppa taget kan tjäna den övergripande utvecklingen och påverka fler människor på lång sikt. Även teamet kan ha svårt att släppa taget om arbetsuppgifter de tycker om. Då kan man fråga hur uppgiften kan utföras på en annan nivå som skapar mer värde. Kan man höja priset, korta tiden eller leda fler personer som skapar samma resultat?

Man kan hitta andra sätt att stötta människor, men man vet inte hur givande det är förrän man tar steget. När jag pottränade min son var det mycket svårt och störde hela hemmalivet. Det fanns kiss och bajs överallt. Jag behövde ta ledigt för att vara närvarande och tålmodig. Det fanns frustration och tårar, men till slut stärkte vi vårt band eftersom han visste att jag trodde att han kunde klara det själv.

Galen Low: Jag älskar den djupare kontakten. Bilden av ett vuxet barn i blöja är också väldigt effektiv. Man vill inte ha det, oavsett hur mycket man tycker om blöjbyten. Det är ett bra sätt att hamna i rätt tankesätt.

För att skriva The Sabbatical Method behövde du ta en sabbatsperiod. Vilket råd skulle du ge ditt tidigare jag i dag? Vilket envist misstag skulle du vilja gå tillbaka och säga: släpp detta, för du kommer ingenstans; du kommer längre snabbare om du bara fixar den här saken?

Alyson Caffrey: Jag tror att det handlar om att sluta hoppa in och lösa problem själv. Även om det tar lite längre tid stärks bandet till teamet när man säger: jag litar på dig och vet att du kan lösa detta. Om det tar några dagar till är det okej.

Jag var den klassiska personen som hoppade in på torsdagen om någon inte blev klar. Men genom att dra mig tillbaka och sluta gå över människor eller trampa dem på tårna kan teamet börja tro på att de klarar det, förstå att jag tror att de klarar det och hitta sina egna sätt att genomföra arbetet.

Det berikar själva processen och gör den mer samskapande internt. Om vi stänger in företaget och bara låter oss själva mata det kommer vi att börja avsky det. Det kommer att äga oss och bli beroende av oss. Vi vill skapa en gemenskap, alltså den här samverkan mellan teammedlemmar, så att verksamheten kan fungera riktigt bra.

Galen Low: Det var ett väldigt bra svar. Jag tror att det är den punkt där allt kan misslyckas. När det går lite långsammare än man vill hoppar man in igen och sviker den investering i förtroende och relationer som byggts med personer som gör arbetet på sitt sätt, inte nödvändigtvis på ens eget sätt.

Alyson, stort tack för att du kom tillbaka och pratade med mig i dag. Även om du ville komma till programmet och prata om hur wellpapp tillverkas skulle jag säga ja på en gång. Om människor vill veta mer om The Sabbatical Method och köpa boken, vart ska de gå?

Alyson Caffrey: Boken finns på operationsagency.com, med länkar till Amazon. Jag lanserade också ett verktygspaket eftersom jag är väldigt praktiskt lagd. Om du vill köpa boken följer verktygspaketet med. Där finns alla viktiga åtgärder och hjälp för att sätta upp saker på ett riktigt bra sätt.

Galen Low: Självklart har du ett verktygspaket. Det är så typiskt dig. Tack igen, Alyson.

Alyson Caffrey: Tack, Galen.

Galen Low: Då har ni hört det. Om ni vill delta i samtalet med över tusen likasinnade projektledningsentusiaster kan ni gå med i vår gemenskap.

Gå till thedigitalprojectmanager.com/membership för att läsa mer. Om ni gillade det ni hörde i dag, prenumerera gärna och håll kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Tills nästa gång, tack för att ni lyssnade.