Kan beteendevetenskap göra dina projekt mer framgångsrika?
I den snabbt föränderliga projektledningsvärlden har metoder som Agilt och Vattenfall länge dominerat diskussionen. Integreringen av beteendevetenskap i projektledningspraxis skapar dock en ny frontlinje och lovar mer effektiva och människocentrerade metoder.
Galen Low får sällskap av Dr. Josh Ramirez—VD för Institutet för neuro- och beteendebaserad projektledning—för att prata om beteendevetenskapens roll inom projektledning, hur den påverkar våra omtyckta projektmetoder och varför den kan bli en viktig del av projektledningens framtid.
Höjdpunkter från intervjun
- Berättelsen om beteendebaserad projektlednings ursprung [01:04]
- Joshs bakgrund och övergång:
- Började inom projektledning, främst i megaprojekt inom energidepartementet, med fokus på projektstyrning (kostnader och tidsplanering).
- Uppmärksammade avvikelser i planering och genomförande, vilket fick honom att fråga sig om det handlade om ett beteendeproblem.
- Utforskade kognitiva biaser och deras påverkan på projektledning och fann ett samband.
- Studerade vid Chicago School of Professional Psychology, med fokus på integreringen av beteendevetenskap och projektledning i sin avhandling.
- Upptäckten av beteendebaserad projektledning:
- Insåg under en flygresa att det saknades ett område som kombinerade beteendevetenskap och projektledning.
- Grundade Institutet för neuro- och beteendebaserad projektledning.
- Utvecklade en certifieringskurs kallad NeuralPlan.
- Drivs av önskan att överbrygga gapet mellan beteendevetenskap och projektledning.
- Joshs bakgrund och övergång:
- Att förstå beteendebaserad projektledning [05:07]
- Beteendebaserad projektledning är en framväxande disciplin.
- Exempel på dess tillämpning omfattar en pilotstudie vid energidepartementet, som resulterade i en 80-procentig förbättring av planeringens tillförlitlighet och uppnåendet av milstolpar.
- Traditionell projektledning följer faser som initiering, planering, genomförande, övervakning, styrning och avslutning, men beteendebaserad projektledning fokuserar på att utforma arbetet med hänsyn till hjärnan.
- De fyra huvudsakliga metoderna inom beteendebaserad projektledning är processer, gränssnitt (såsom programvara), mätvärden och färdigheter.
- Beteendevetenskap handlar om mer än bara emotionell intelligens och god kommunikation; den omfattar utformning av processer, gränssnitt, mätvärden och färdigheter med hänsyn till mänskligt beteende och tankefel.
- Exempel omfattar att ändra mätvärden, lägga till steg i rutiner baserat på insikter från beteendevetenskapen och använda tekniker som nudging och valarkitektur.
- Att integrera beteendevetenskap med projektmetoder [07:30]
- Beteendebaserad projektledning är inte avsedd att ersätta metoder som Vattenfall eller Agilt; i stället syftar den till att integrera beteendevetenskap i varje metod.
- Den lägger till ytterligare ett lager i projektledningsprocessen genom att fokusera på detaljer kring hur processer kommer att utvecklas, hur programvarugränssnitt utformas och hur mänskligt beteende integreras.
- Beteendebaserad projektledning blir grunden som andra tekniska discipliner kan bygga vidare på, samtidigt som den mänskliga beteendets roll i alla metoder erkänns.
- Beteendeekonomi fungerar som ett exempel: När beteendevetenskap integrerades i ekonomin ifrågasatte den traditionella teorier och förenklade vissa komplexiteter.
- Målet med beteendevetenskap inom projektledning är att förenkla processer så att hjärnan kan bearbeta information och fatta beslut bättre.
Du måste formatera ditt svar som ett JSON-värde som följer en given JSON Schema-instans. JSON Schema är ett deklarativt språk som gör det möjligt för dig att kommentera och validera JSON-dokument. Exempelvis skulle JSON Schema-instansen {“properties”: {“foo”: {“description”: “en lista med testord”, “type”: “array”, “items”: {“type”: “string”}}}, “required”: [“foo”]}} matcha ett objekt med en obligatorisk egenskap. Egenskapen “type” anger att “foo” måste vara en array, och egenskapen “description” beskriver semantiskt “foo” som “en lista med testord”. Objekten i “foo” måste vara strängar. Därför är objektet {“foo”: [“bar”, “baz”]}} en korrekt formaterad instans av detta exempel, medan objektet {“properties”: {“foo”: [“bar”, “baz”]}} inte är korrekt formaterat. Ditt svar kommer att tolkas och typkontrolleras enligt den angivna schema-instansen, så se till att alla fält i ditt svar exakt matchar schemat och att det inte finns några avslutande kommatecken! Här är JSON Schema-instansen som ditt svar måste följa. Inkludera det omgivande Markdown-kodblocket: “`json {“type”:”object”,”properties”:{“output”:{“type”:”object”,”properties”:{“content”:{“type”:”string”},”language”:{“type”:”string”}},”required”:[“content”,”language”],”additionalProperties”:false}},”required”:[“output”],”additionalProperties”:false,”$schema”:”http://json-schema.org/draft-07/schema#”} “`Beteendebaserad projektledning kommer inte att ersätta Vattenfall eller Agilt. I stället syftar den till att integrera beteendevetenskap i varje metod.
Dr. Josh Ramirez
- Organisationernas roll i beteendeinriktad projektledning [10:03]
- Ansvaret för att integrera beteendevetenskap i projektledning sträcker sig längre än till enbart projektledare.
- Förändringar kommer sannolikt först att synas i projektledningskontoret (PMO) eller i ett ”beteendeinriktat PMO”.
- Organisationer spelar en betydande roll när det gäller att utforma den kognitiva miljön för projekt, vilket potentiellt ligger utanför projektledarnas direkta kontroll.
- Tidspress är en betydande faktor som påverkar beslutsfattandet och leder ofta till att man förlitar sig på heuristiskt tänkande och kognitiva snedvridningar.
- Projektledning är till sin natur ett tillfälligt åtagande, vilket innebär att den oundvikligen skapar tidspress som kan öka risken för fel och förseningar.
- Organisationer kan minska denna risk genom att kontrollera faktorer som tidspress och kognitiv belastning, vilket visar att ansvaret för beteendeinriktad projektledning inte enbart vilar på projektledarnas axlar.
- Praktiska tillämpningar och fördelar med beteendeinriktad projektledning [12:39]
- Tidspressens påverkan varierar beroende på hur stark den är och när den tillämpas.
- Extrem tidspress kan leda till mer automatiskt tänkande och till att man förlitar sig på genvägar som heuristiska synsätt och snedvridningar.
- Förutsägande uppgifter, som att skapa planer, identifiera risker och uppskatta resurser, är särskilt känsliga för tidspress.
- Genom att minska tidspressen i förutsägande uppgifter kan man bidra till att minska riskerna förknippade med automatiskt tänkande och förbättra beslutsfattandets precision.
- Uppgifter som övervakning, styrning och rapportframställning kan tåla något högre tidspress eftersom de är mindre förutsägande till sin natur.
- Projektledare ställs ofta inför utmaningar i projekt med teknisk komplexitet eller tvetydighet.
- Det är avgörande att balansera tidspress med behovet av grundlig problemlösning, särskilt i projekt där lösningarna aldrig har prövats tidigare.
- Kognitiva snedvridningar, som föreställningen att man tänker bättre under tidspress eller att koffein minskar den kognitiva belastningen, kan hindra beslutsfattandet.
- Projektledarnas roll har utvecklats från att enbart leverera projekt i tid till att även leverera värde och främja miljöer där bättre lösningar kan tas fram.
- Beteendevetenskap kan belysa förutsägbara och förebyggbara förseningar i tidplanen, som ofta orsakas av felaktiga prognoser och bristande samordning.
- Planering innebär förutsägande samordning, vilket bygger på hjärnans förmåga att föreställa sig framtida scenarier och därför är känsligt för kognitiva svagheter och snedvridningar.
Planering är i grunden en övning i föreställningsförmåga. Därför leder alla svagheter i hjärnan till svagheter i förutsägelserna, vilket i sin tur leder till slöseri, kostnadsöverskridanden, förseningar i tidplanen och ökad risk.
Dr. Josh Ramirez
- Att tillämpa beteendevetenskapliga tekniker i projektledning [19:42]
- Att identifiera hinder innan resurser eller tidsåtgång uppskattas ökar projektplanernas tillförlitlighet, eftersom det tvingar fram en bedömning av potentiella utmaningar.
- Att identifiera hinder innan en uppgift påbörjas är avgörande för att kunna hantera dem effektivt i förväg.
- Beteendevetenskap erbjuder subtila men effektiva strategier som hinderidentifiering och nudging (valarkitektur).
- Genom att integrera olika beteendestrategier i projektledningen förbättras beslutsfattandet, vilket leder till bättre resultat.
- Hinderidentifiering kontra riskhantering: ett beteendevetenskapligt perspektiv [22:53]
- Hinderidentifiering kan liknas vid att omformulera riskhantering, med fokus på utmaningar som med säkerhet kommer att uppstå snarare än potentiella risker.
- Hjärnan ser risker som osäkerheter som kanske inträffar och kanske inte, vilket leder till en tendens att tona ned deras betydelse för att minska mentalt obehag.
- Att identifiera hinder tvingar hjärnan att erkänna och hantera utmaningar som definitivt kommer att uppstå, vilket främjar ett problemlösande tankesätt och engagemang.
- Till skillnad från risker, som kan avfärdas mentalt, kräver hinder uppmärksamhet och handling, vilket potentiellt kan leda till spelifiering och proaktiv problemlösning.
- Hinder synliggör uppgifternas komplexitet och mångfacetterade natur och ger information till riskhanteringen genom att skilja mellan kända utmaningar och tvetydiga osäkerheter.
- Att hantera hinder kan innebära att skapa specifika aktiviteter för att övervinna dem, vilket förbättrar projektplanering och genomförande.
- Att integrera beteendevetenskap med projektledningsprogramvara [27:20]
- Beteendevetenskap inom projektledning innebär att utforma processer med förståelse för människans kognitiva begränsningar för att förbättra planering och förutsägbarhet samt minska kognitiv dissonans.
- Traditionella synsätt på beteendevetenskap fokuserar ofta på ”mjuka” färdigheter som emotionell intelligens, men beteendebaserad projektledning innebär praktisk processutformning med hänsyn till människans kognition.
- Att komma igång med beteendebaserad projektledning kan innebära att öka medvetenheten om fördomar och läsa på om beteendevetenskap, men en effektiv processutformning kan ändå ge positiva resultat utan omfattande förkunskaper.
- Framtiden för projektledning: AI, beteendevetenskap och metoder [35:55]
- När AI tar över rutinartade uppgifter måste projektledare i högre grad förlita sig på klart tänkande och beteendestrategier.
- Integreringen av AI i projektledningen kommer att kräva en djupare förståelse för mänskligt beteende och fördomar.
- Josh förutspår en övergång till fler hybridmetoder, där AI och beteendevetenskap spelar centrala roller.
- Han betonar behovet av att projektledningsprogramvara och rutiner utformas med utgångspunkt i mänskligt tänkande.
- I slutändan kommer framtidens projektmetoder att fokusera på människocentrerade angreppssätt för att förbättra projektresultaten.
Möt vår gäst
Josh Ramirez är vd för Institutet för neurovetenskaplig och beteendebaserad projektledning. Han är doktorand och bygger en organisation som arbetar med att omforma projektledning med hjälp av beteendevetenskap, samhällsvetenskap, kognitionsvetenskap och neurovetenskap, mot ett framväxande område: beteendebaserad projektledning. Dessutom forskar han för närvarande på tillämpningen av vetenskap inom projektledning för att bygga en grund för projektvetenskap utifrån befintliga arbetssätt.
När AI kommer in i bilden blir beteendevetenskap central för allt. Om AI kan hantera rutinartade projektledningsuppgifter är det upp till oss som beslutsfattare att tillämpa klart tänkande.
Dr. Josh Ramirez
Resurser från detta avsnitt:
- Gå med i gemenskapen för digitala projektledare
- Prenumerera på nyhetsbrevet för att få våra senaste artiklar och poddar
- Ta kontakt med Josh på LinkedIn
- Institutet för neuro- och beteendeinriktad projektledning
- Neural Plan-certifiering
Relaterade artiklar och poddar:
Läs transkriptet:
Vi provar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.
