Bli en mer produktiv projektledare (med Laura Bosco)

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt 100 procent av tiden.

Ben Aston:

Välkommen till DPM-podden, där vi går bortom teorin för att ge expertråd till projektledare som vill leda bättre digitala projekt. Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och är grundare av The Digital Project Manager. Jag tror att om du frågar nästan vilken projektledare som helst hur arbetet går, och hur de tror att de skulle svara, så skulle de förmodligen oftare än inte säga: ”Förlåt, jag har inte tid att prata just nu. Jag är helt överbelastad. Kanske kan vi höras nästa vecka.”

Min egen erfarenhet av att vara projektledare är att det är en krävande roll. Vi bär ansvaret för att leverera ett projekt efter bästa förmåga och vill desperat att våra projekt ska lyckas. Därför springer vi runt hela dagen som om våra byxor brinner, försöker få ordning på vår grupp och hanterar ett team som till synes inte vill göra det vi ber dem om. Vi försöker göra allt vi tror kommer att få projektet att lyckas. Men hjälper vår upptagenhet oss verkligen att leverera ett bättre projekt? Hjälper den verkligen vårt team och våra kunder?

Kanske gör den det. Men ofta hjälper vår upptagenhet faktiskt inte. Så vad är lösningen? Allt kommer att avslöjas i dagens podd när vi pratar om sätt att vara mindre upptagna men mer produktiva.

I dag talar jag med Laura Bosco. Laura är webbcopywriter och en slags blivande digital projektledare, eftersom hon håller på att lämna projektledarrollen. Det ska vi prata om om en liten stund. Hon har arbetat med många nystartade företag, Fortune 500-företag och ideella organisationer. Hon bor i Chattanooga, vilket är ett av mina favoritord att säga. Så hej, Laura.

Laura Bosco:

Hej Ben. Tack för att jag fick vara med i dag.

Ben Aston:

Det var så lite. Jag vill börja med att prata om dig, eftersom jag vill säga Chattanooga igen. Jag har också tillbringat alldeles för mycket tid med att bli en slags Laura-stalker. Jag gick till LauraBosco.com, platsen där man går om man vill veta mer om Laura. Berätta lite om dig själv. Av det jag har förstått från Instagram ser det nästan ut som att du bor i en trädkoja i en skog. Berätta om var du bor i Chattanooga.

Laura Bosco:

Idén om trädkojan är faktiskt inte helt fel. Jag bor på ett av två berg i Chattanooga, som heter Signal Mountain. Det ligger ungefär 20 minuter från centrum och vi har ett underbart litet hus med utsikt över några hektar mark som vi inte äger, men som vi gärna inbillar oss att vi äger när vi tittar ut från vår veranda. Det är en veranda på andra våningen som just nu vetter mot vackra löv som skiftar färg på hösten, så det känns faktiskt lite som att vara i en trädkoja.

Ben Aston:

Det låter riktigt häftigt. Titta gärna på Lauras Instagram för fina bilder från livet i Chattanooga. Berätta lite om din bakgrund. Du var projektledare, eller är projektledare en del av tiden. Jag vet att du håller på att byta roll för att bli copywriter, men hur kom du in på digital projektledning från början?

Laura Bosco:

Som många andra digitala projektledare är det inte en roll jag ursprungligen planerade att ta. Jag studerade inte projektledning på universitetet och det fanns inte heller på min radar när jag tänkte på vad jag skulle arbeta med under gymnasiet och universitetet. Jag gjorde faktiskt många olika saker. Jag brukar bokstavligen kommentera mitt CV för människor eftersom det är så förvirrande att läsa. Jag gick från att vara restaurangchef till praktikant på en varumärkesbyrå, där jag hjälpte till på kundsidan. Den byrån kopplade ihop mig med byrån där jag har arbetat som projektledare. Några personer kom helt enkelt till mig och sa: ”Jag känner till en byrå som behöver hjälp med att organisera saker. Du är riktigt bra på det. Vill du göra det?”

Jag sa: ”Visst.” Så började jag där och lärde mig under arbetets gång.

Ben Aston:

Och vilka typer av projekt har du levererat som digital projektledare?

Laura Bosco:

På byrån jag har arbetat med, Range, som är en byrå för WordPress-design och -utveckling, har vi arbetat med en väldigt bred variation av kunder och branscher. För det mesta handlar det om skräddarsydda webbprojekt. Vi börjar från grunden med en upptäcktsfas, går vidare till en helt anpassad design och därefter en helt anpassad utvecklingsfas. Oftast handlar det om en marknadsföringswebbplats, men det kan också vara något så omfattande som en anpassad inloggning eller portal.

Ben Aston:

Och du arbetar alltså med designers, utvecklare, användarupplevelse och kvalitetssäkring som ett internt team?

Laura Bosco:

Ja, det är ett litet team, så vi har inte alla roller du nämnde. Vi har främst en kreativ chef och en designer. Hon har flera roller som byråpartner. Sedan har vi haft ett par olika utvecklare som arbetar med hela teknikstacken. Jag har tur som får arbeta med ett så litet men kompetent team. Jag tror att det hjälper oss att bryta ned några olika silor.

Ben Aston:

Hur organiserar du teamet som digital projektledare, och hur hanterar du de verktyg ni använder?

Laura Bosco:

Vi är helt distribuerade, från Kalifornien till Nederländerna. Därför använder vi Slack som vårt huvudsakliga kommunikationsverktyg. Jag har blivit mycket bättre på att samordna tidszoner under de senaste åren. Det innebär att titta på en kalender och hitta en tid då fyra personer i fyra eller fem olika tidszoner kan delta i samma samtal.

Vi använder främst en kombination av Asana och Teamwork. Vi gick från Basecamp till Teamwork av flera olika skäl, men framför allt passade det vår budget och det vi behövde åstadkomma. Min filosofi kring verktyg är att börja med problemen vi försöker lösa och de begränsningar vi har. Sedan blir det mycket enklare att välja verktyg. Vi använde Asana för att följa mer detaljerade uppgifter, eftersom vi tyckte att Asana gjorde det lite bättre än Teamwork.

Ben Aston:

Har du hittat någon webbplats, något verktyg eller någon app som gör livet bättre?

Laura Bosco:

En av mina favoriter heter Blinker. Den påminner dig om att blinka när du har stirrat på skärmen. Det är troligen ett Chrome-tillägg som påminner dig om att titta bort från skärmen med några minuters mellanrum. Det är mer en fråga om personlig hälsa än produktivitet, men jag tycker att det är ett bra verktyg.

Ben Aston:

Du lämnar alltså nu världen av digital projektledning för att fokusera mer på copywriting?

Laura Bosco:

Ja.

För ungefär ett år sedan började jag skriva vid sidan av. Jag upptäckte att även om jag tyckte om mycket med projektledning så tillfredsställde det inte min kreativa sida, och jag började bli rastlös. Jag började skriva åt ett par kunder, som sedan bad mig om mer arbete och rekommenderade mig till andra kunder. För ungefär tre månader sedan insåg jag att jag antingen behövde arbeta deltid med båda karriäralternativen eller satsa fullt ut på ett av dem.

Med tanke på min livssituation kändes det som rätt tid att ta steget och prova detta i ett år. Det är det vi gör nu.

Ben Aston:

Det här är alltså början på experimentet. Hur går det hittills?

Laura Bosco:

Det går otroligt bra. Att hitta kunder har inte varit ett problem. Som vid alla övergångar sitter man den första veckan och tänker: ”Herregud, vad har jag gjort och varför gjorde jag det?” Man får alla de där frågorna om bluffsyndromet: ”Kan jag verkligen göra det här?” Jag minns att jag tänkte så när jag blev projektledare: kan jag kalla mig projektledare om jag ännu inte har förstått hur man gör?

Ben Aston:

Låt oss prata om ditt inlägg om produktivitet. Varför spelar produktivitet någon roll?

Laura Bosco:

Många börjar med frågan ”Hur kan jag bli mer produktiv?” i stället för ”Varför ska jag bli mer produktiv?” Jag tycker att varför är den avgörande frågan. Mitt personliga svar är att det hjälper team att bli effektivare och att trivas bättre med sitt arbete. Jag har märkt att människor som trivs med sitt arbete gör ett bättre jobb. Som projektledare var ett av mina mål därför att hjälpa oss att arbeta effektivt, så att vi totalt sett kunde arbeta mindre, fortsätta uppskatta jobbet och fortsätta leverera bra arbete.

Ben Aston:

Du skriver bland annat om att inte kontrollera e-posten direkt på morgonen, att inte vara tillgänglig på Slack hela tiden och att inte ha e-posten öppen hela dagen. Hur gör man det utan att bli en flaskhals?

Laura Bosco:

Det börjar med förväntningar. Om du stänger Slack och e-posten stora delar av dagen utan att teamet och kunderna är med på det kommer det att gå dåligt. Därför måste du berätta för teamet vad du gör och hur det kommer att fungera. Med kunderna är det effektivt att redan från första dagen förklara hur kommunikationen går till. Jag brukar ge dem en kommunikationsöversikt där jag förklarar hur de kan nå mig, när jag oftast är tillgänglig och vilka kanaler som passar bäst.

Du kan också förklara att ni behöver arbeta ostört under vissa delar av dagen för att göra ert bästa arbete. Ni kommer inte att ha e-posten öppen hela tiden, men ni kommer att kontrollera den flera gånger och hålla den öppen under viktiga dagar, exempelvis lanseringsdagen.

Ben Aston:

Det är goda råd. Att skapa en kommunikationsplan och hantera förväntningarna.

Laura Bosco:

Ja. Om du svarar inom 30 sekunder på kundens tre första e-postmeddelanden skapar du en förväntan om att du alltid kommer att svara inom 30 sekunder. Om de i stället förväntar sig svar inom en eller två timmar blir de inte frustrerade när du fortsätter följa det mönstret.

Ben Aston:

En annan utmaning för projektledare är att göra flera saker samtidigt. Hur undviker du det?

Laura Bosco:

Jag försöker att inte göra det mer än absolut nödvändigt, eftersom jag gör fler misstag när jag multitaskar. Om flera saker kommer in samtidigt prioriterar jag dem med den modell jag nämner i inlägget, Eisenhowers prioriteringsmatris, och arbetar systematiskt igenom dem. Även om allt behöver ske ungefär samtidigt försöker jag ta en sak i taget, eller en del av en sak i taget. Jag fungerar bättre för teamet på det sättet.

Ben Aston:

Du skriver också om att sätta godtyckliga, dumma mål. Hur hjälper det?

Laura Bosco:

Det bygger på idén om belöningskoppling, där man kopplar en frestelse till något man måste göra. Om du har en tidsplan du verkligen inte vill skapa kan du muta dig själv med ett litet godtyckligt mål. Du kanske får äta en chokladbit när tidsplanen är klar, eller göra ett ärende till en favoritbutik när du har publicerat den. Målet är inte viktigt i sig. Det hjälper dig bara att göra något du verkligen inte vill göra.

Ben Aston:

Vilket är det mest effektiva produktivitetsrådet för dig?

Laura Bosco:

Utgå inte från att du har åtta timmars arbete på en dag. Projektledare vet att man inte kan räkna med åtta produktiva timmar per person när man planerar resurser, eftersom det finns kaffepauser, telefonsamtal och spontana möten. Men jag antog ändå att jag själv hade åtta produktiva timmar. När jag började följa min tid insåg jag att jag inte var ett undantag. Jag har inte åtta produktiva timmar per dag. Om du börjar med antagandet att du har fyra till sex timmar, vilket är mer normalt, skapar du bättre förutsättningar för att lyckas.

Ben Aston:

Det är verkligen ett bra råd. I Google Kalender kan man ställa in möten på 25 minuter i stället för 30 och på så sätt skapa en femminutersbuffert mellan mötena.

Laura Bosco:

Absolut. Saker tar alltid längre tid än man tror.

Ben Aston:

Laura, tack så mycket för att du var med. Det finns mycket mer vi skulle kunna prata om, men vi avslutar här.

Laura Bosco:

Tack för att jag fick vara med. Det har varit väldigt roligt att prata i dag.

Ben Aston:

Om du vill bidra till samtalet om produktivitet, hur vi blir bättre projektledare och vad vi kan göra för att bli mer produktiva kan du kommentera Lauras inlägg. Du kan också gå till resurssektionen på TheDigitalProjectManager.com och gå med i vårt Slack-team, där många intressanta samtal pågår.

Tack för att du lyssnade. Vi hörs nästa gång.