Ditt kalkylblad kan inte göra det här: AI som faktiskt känner ditt företag (med vd:n för Forecast, ett Accelo-företag)

Tim Fisher: Varför är AI det område ni satsar allra hårdast på just nu? Vad är det strategiska beslutet för er?

Joe DiPaulo: Historiskt har de här företagen vuxit genom att anställa fler människor. Så satsningen med AI samt mer intelligens och automatisering är att de här företagen ska kunna använda det som ett verktyg för att förbättra sina resultat, förbättra kundupplevelsen och i slutändan växa utan att öka personalstyrkan.

Tim Fisher: När jag ser verktyg som det här tänker jag på hela mötesdödaraspekten: att kunna gå till ett användargränssnitt och få djupa, kontextualiserade svar direkt från företagets interna data.

Joe DiPaulo: Det kan vara en resurschef eller någon i en ledande roll som letar efter rapportinformation som de vill hämta ur systemet, eller efter projektstatus och liknande saker.

Tim Fisher: Vad skiljer allt det här från att bara använda ChatGPT, Claude eller Copilot med en dump av data och sedan ställa frågor till den?

Joe DiPaulo: System som vårt har mer—

Tim Fisher: Hej och välkomna till Framtidens AI och projektledning — en serie där vi går bortom presentationsmaterialet och undersöker hur AI faktiskt förändrar sättet som team planerar, levererar och hanterar arbete på. I dag presenterar vi Forecast PSA, ett Accelo-företag.

Om du driver ett team inom professionella tjänster och har undrat var AI faktiskt skapar värde, inte teoretiskt utan i de verktyg du använder varje dag, då är det här samtalet för dig. Vi får höra deras perspektiv på vad som inte fungerar inom projektleverans och prata om vart allt det här är på väg.

Jag heter Tim Fisher. Jag är vice vd för AI på The Digital Project Manager, och mitt jobb är att ta reda på var AI faktiskt fungerar och var det fortfarande bara är marknadsföringsbilder. Därför kommer jag att ställa de frågor som ditt team skulle ställa. Med oss i dag har vi Joe DiPaulo, vd för Accelo, företaget bakom Forecast PSA. Joe har ägnat hela sin karriär åt att hjälpa team inom professionella tjänster att bygga mer förutsägbara och skalbara leveransorganisationer. I dag kommer han att berätta hur AI formar den framtiden.

Joe, roligt att ha dig här.

Joe DiPaulo: Fantastiskt att vara här, Tim. Tack för att du bjöd in mig. Jag ser fram emot ämnet och hur det formar vår värld inom professionella tjänster.

Tim Fisher: Joe, ge oss 30-sekundersversionen av Forecast: vad gör det och vem fakturerar det?

Joe DiPaulo: Absolut. Forecast är en modern PSA-plattform, alltså en plattform för automatisering av professionella tjänster.

Den är utformad för företag inom professionella tjänster som vanligtvis är tillväxtinriktade och arbetar med att skala sina verksamheter. Det är den viktigaste delen. Vi fokuserar på funktioner från projektplanering, kapacitet och prognostisering av leveranser till genomförande och intäktsdrift. Vårt uppdrag är verkligen att ge kunderna insyn i sina data.

Förutsägande insikter om vad som händer i verksamheten och hur de levererar, så att de kan hantera företaget så effektivt som möjligt.

Tim Fisher: Forecast gick nyligen samman med Accelo. Vad möjliggör den kombinationen som ingen av plattformarna egentligen kunde erbjuda på egen hand tidigare?

Joe DiPaulo: Målet med kombinationen av de två organisationerna och plattformarna är att skapa ett verkligt heltäckande operativsystem för organisationer inom professionella tjänster.

Forecast har varit mycket starkt när det gäller AI-drivna projektplaner, resursprognoser och efterfrågeplanering ur ett resursstyrningsperspektiv, samt att ge mycket god framåtblickande insyn. Accelo har många styrkor inom CRM-funktioner, hantering av kundarbetsflöden och ekonomiska arbetsflöden. Tillsammans täcker den kopplingen hela kedjan ur perspektivet för en organisation inom professionella tjänster och fungerar som ett centralt system för verksamhetens grunddata.

Tim Fisher: Fantastiskt. Det låter rimligt. Så, en nästan komiskt uppenbar fråga: varför är AI det område ni satsar allra hårdast på just nu? Vad är den strategiska satsningen för er?

Joe DiPaulo: Jag tror inte att någon pratar om det här, eller hur?

Tim Fisher: Nej, inte alls. Nej, det kommer aldrig upp.

Joe DiPaulo: Vi satsar på AI eftersom våra kunder, som är tjänsteinriktade företag, verkar i en mycket marginalpressad och komplex miljö.

Det är många faktorer som påverkar hur de levererar till sina kunder. Historiskt har de här företagen vuxit genom att anställa fler människor. Satsningen med AI samt mer intelligens och automatisering är därför att de här företagen ska kunna använda det som ett verktyg för att förbättra sina resultat, förbättra kundupplevelsen och i slutändan växa till en mer lönsam verksamhet.

Ur vårt perspektiv gör AI det möjligt för ledare att gå från att reagera på det som historiskt har hänt till att driva en mycket mer proaktiv verksamhet. Jag kommer säkert att säga det här många gånger i dag, men det handlar återigen om att låta våra kunder växa, i slutändan utan att öka personalstyrkan, och om att låta kundernas team fokusera på det mervärde deras tjänster skapar, bygga relationer med kunder och se till att.

De kan fortsätta växa och optimera sin leveransprocess. Det är därför vårt fokus ligger där, och i slutändan beror det på att våra kunder vill att vi ska hjälpa dem att utveckla sina verksamheter.

Tim Fisher: Jag vill höra din bild av vad du ser i branschen just nu. Du pratar med företag inom professionella tjänster varje dag — byråer, konsultföretag, IT-tjänsteföretag och många andra. Vad förändras egentligen i hur arbetet levereras just nu?

Joe DiPaulo: Jag tror att våra kunder går från att ha experimenterat med AI under det senaste året eller de senaste två åren till att verkligen försöka använda det mer effektivt som en resurs i organisationen.

De tittar på hur de levererar arbete, identifierar sin verksamhet och använder det för att hjälpa dem att leverera till sina kunder. Jag tror att alla befinner sig på olika stadier av den resan, men de arbetar med att skapa upprepningsbara resultat och optimera dessa resultat genom AI. Det är den utveckling vi ser just nu.

Tim Fisher: Ja. Jag tror att vi alla nyligen har sett artiklar om AI som inte levererar för organisationer eller inte lever upp till hypen eller löftena. Jag tror att fokus just nu definitivt ligger på verkliga, praktiska resultat, och det känns verkligen som att det är det ni strävar efter här.

När man tittar lite på det visar plattformsdata från er att team rapporterar en beläggningsgrad på ungefär 75 procent, jämfört med branschgenomsnittet på 40 procent. Vad tror du driver den enorma skillnaden?

Joe DiPaulo: När man kan arbeta mer konsekvent och använda verktyg som hjälper en att bli mer förutsägbar i det man gör, kan man vara mycket mer proaktiv.

En av sakerna vi försöker göra i PSA-systemet är att ge våra kunder insyn i arbete som kommer från deras säljorganisationer, driva upprepningsbara och konsekventa processer samt låta dem se vem som gör vad och när. Ju mer de kan förutsäga och vara proaktiva kring sådant, desto bättre kan de driva verksamheten.

När de kan planera i förväg för arbete som kommer om en, två eller tre månader, eller se exakt vad alla arbetar med, kan de undvika att överbelasta individer och i stället använda dem utifrån deras bästa och högsta potential och kapacitet. Ju mer de kan utnyttja den operativa kapaciteten, desto bättre kan de driva verksamheten.

Och vi ser att det leder till bättre resultat vad gäller beläggningsgrad.

Tim Fisher: Det hänger nära ihop. När man tittar på de över 2 000 företag inom professionella tjänster som ni arbetar med, vilka är då de största luckorna ni ser? Oavsett om det handlar om marginalförluster eller den här välkända saken som jag tror fortfarande händer i dag: resursstyrning utifrån kalkylblad, där alla kalkylblad bara döljer problemen.

Hur ser allt det ut för dig just nu?

Joe DiPaulo: Det finns ett par olika ämnen att reda ut där, men när det gäller marginalförluster inom professionella tjänster är det definitivt något som våra kunder ofta kämpar med. Det är aldrig något som händer på en gång, eller hur?

Det händer bit för bit när ett projekt eller ett kunduppdrag drar ut på tiden. Då upptäcker de problem med hur de tilldelar resurser eller vilka resurser de använder. Är det rätt personer? Överutnyttjar jag en viss kompetens eller en viss högpresterande medarbetare?

De upptäcker ofta risker i arbetet för sent, när projekten börjar spåra ur. Det är sådant vi försöker lösa. En annan sak som påverkar marginalen är omfattningsglidning. Vi använder verkligen systemet för att hjälpa dem att upptäcka och förutsäga när de har sådana utmaningar.

I slutändan leder det till förbättrade marginaler. Det finns förstås många ställen i livscykeln där detta kan hända, men ju mer vi kan varna kunderna och hjälpa dem att proaktivt förutsäga när sådant sker, desto bättre kan de hantera det när de arbetar utifrån kalkylblad.

Jag tror att det är vanligt i mindre organisationer. Ofta säger människor att de är mer agila på det sättet och kan reagera snabbare. Men jag tror att det är en missuppfattning, och självklart har vi ett verktyg som hjälper till att lösa det problemet. När företag blir mer komplexa, får fler projekt, använder olika prismodeller, strukturerar sina uppdrag på olika sätt och får fler team, blir det allt mer utmanande.

Man förlorar en del av noggrannheten och kontrollerna i realtid, börjar bryta mönster eller processer som påverkar marginalen och tappar disciplinen kring marginalhantering. I organisationer som verkligen använder data, hämtar in arbete från sitt CRM, analyserar det och blickar framåt för att avgöra hur de behöver bemanna, kan de se värdet bortom att bara hantera processen i ett kalkylblad. De blir mycket mer förutsägande och kan förhoppningsvis driva verksamheten betydligt mer effektivt och smidigt.

Tim Fisher: Forecast byggdes AI-inhemskt från första dagen. Jag tror inte att många PSA-verktyg kan säga det.

Det är faktiskt inget jag har hört tidigare. Imponerande. Med tanke på det vi just pratade om — marginalpress, skalning, sen insyn och allt sådant — vad innebär det i praktiken för hur produkten hanterar de här problemen på ett annorlunda sätt?

Joe DiPaulo: Ja, precis. Systemet bygger verkligen på idén att använda maskininlärningsmodeller för att hjälpa team att bemanna och planera resurser bättre. Det har utvecklats och vuxit sedan starten. Målet är att AI ska fungera som en vägledare för organisationer inom professionella tjänster, hjälpa dem att hantera ineffektivitet och ta sig förbi begränsningar eller skalningsutmaningar.

När företag blir mer förutsägande kan de undvika risker, skapa en bättre kundupplevelse och använda sina resurser mer effektivt. De kan optimera hur de använder resurserna, hålla teamen nöjda och hindra högpresterande medarbetare från att överutnyttjas och bli utbrända.

AI kommer alltså att hjälpa dem att identifiera sådana problem och risker samt driva effektiviseringar. En annan sak vi hör från kunder är att de, när de hanterar projekt eller uppdrag inom olika delar av verksamheten eller olika avdelningar, ofta kan se data bättre över hela organisationen.

Om de behöver använda resurser tvärs över funktioner eller fatta beslut som sträcker sig över dessa gränser kan de göra det effektivt. AI hjälper definitivt till med det. Och som du antydde kommer AI framöver att bli allt mer centralt i hur företag inom professionella tjänster faktiskt utför arbete och levererar resultat.

Det är den spännande delen av det som sker i dag. Och återigen handlar det om hur företag växer och hur AI gör det möjligt för dem att göra det mer effektivt.

Tim Fisher: Du nämnde maskininlärning, vilket jag känner mig tvungen att ta upp eftersom vi alla använder termen AI och även uttrycket stora språkmodeller. Men bara det faktum att du nämner det säger mig att ni arbetade med det här innan ChatGPT kom ut i världen, och att det är mer grundläggande för hur ni har tänkt.

Det tycker jag är väldigt intressant.

Joe DiPaulo: Ja, jag håller med. Det är spännande. Jag är glad att vi hade den historiken och att vi började för flera år sedan, men vi fortsätter naturligtvis att investera i och dra nytta av all ny teknik som kommer för att hjälpa våra kunder.

Tim Fisher: Verkligen. Låt oss ägna några minuter åt att blicka lite framåt.

PSA-marknaden förväntas nästan fördubblas fram till 2030, vilket är häpnadsväckande att tänka på, och AI-verktyg och projektledning växer uppenbarligen ännu snabbare än så. Joe, vart tror du att det här tar vägen?

Joe DiPaulo: Jag antydde det i början, men jag är verkligen entusiastisk över hur AI gör det möjligt för företag inom professionella tjänster att använda agenter för att hjälpa till att leverera mer effektivt till sina kunder. Vi kommer att se organisationer använda agenter för att utföra arbete och ta över en del av det som människor gör. Det innebär kortare tid till värde för kunderna, en bättre kundupplevelse och bättre vinstmarginaler för användaren av vårt system.

Jag tycker att det är ett spännande perspektiv.

Tim Fisher: Absolut. Berätta gärna det du vill, på den nivå du vill, men utan att ge oss hela er färdplan. Vilken förmågelucka är du mest entusiastisk över att täppa till med AI, och hur förändrar det vad kunderna kommer att kunna göra?

Joe DiPaulo: Det bygger vidare på det tema jag just pratade om. Vi hör definitivt hur verktyg som Claude och liknande hjälper team inom programvaruutveckling, bland annat genom att skriva kod och göra det mer effektivt. Vi vill vara en del av det ekosystemet och hjälpa våra kunder att identifiera sin arbetsstyrka.

Vi vill låta dem orkestrera och koppla sina operativa system till dessa agenter, så att de kan driva verksamheten så effektivt som möjligt, se information i kontexten av verksamheten och arbetsflödena samt dra nytta av agenternas möjligheter för att hantera arbetet mer robust och leverera det snabbare.

Vi tror verkligen på det här. Vi gör det inom vårt eget företag och kan se hur det kan påverka och förbättra våra kunders verksamheter på ett mycket dramatiskt sätt.

Tim Fisher: Jag brukar ställa den här frågan. Om tre eller fyra år, hur ser vardagen ut för en projektledare?

Hur utvecklas den rollen? Finns det ens projektledare? Ser du att AI tar över den rollen? Hur ser du på framtiden från din horisont?

Joe DiPaulo: Jag tror att vi kommer att se enorma förändringar i hur arbete utförs. Jag tror fortfarande att människor kommer att behövas för att organisera, fundera på vilka resultat vi försöker uppnå och verkligen.

Jag använder ett modeord, men i praktiken hjälpa till att orkestrera de här systemen så att de levererar. Det kommer alltså att krävas mycket eftertanke kring vilka indata jag matar in i maskinerna och vilket resultat jag vill uppnå. Det kommer fortfarande att finnas kvalitetskontroller och annat som måste göras, men jag tror att allt detta sker snabbare än bara under de kommande tre åren.

Vi kommer att se stora förändringar och agenter som fungerar som arbetare i organisationer. Om vi inte ser det redan nu kommer det definitivt att hända under de kommande 12 till 36 månaderna, och det kommer att införas allt mer inom mycket specifika områden, ja, inom många branscher skulle jag säga. Så ja, jag tycker att det är fascinerande.

Tim Fisher: Ja, verkligen. Okej. Tack så mycket för att du gick igenom allt det här med oss. Det var ett mycket insiktsfullt samtal. För alla som tittar och tänker: "Okej, jag vill se Forecast i vår miljö med våra data" — vilket är det bästa nästa steget?

Joe DiPaulo: Det bästa är att gå till vår webbplats på forecast.app.

Där kan de begära en demonstration, och en konsult kontaktar dem. Vanligtvis vill konsulten förstå lite om verksamheten de driver, så att demonstrationen och samtalet kan anpassas och man kan definiera hur vi skulle visa värdet för dem och gå igenom processen tillsammans. Det är vad jag skulle rekommendera.

Vi kommer också att publicera en bedömning av AI-beredskap. Det är ytterligare något som kunder kan interagera med och använda. Vi kan självklart kontakta dem om de är intresserade även efter det.

Tim Fisher: Okej, det var all tid vi hade i dag, Joe. Tack så mycket för att du var med oss. Det här var fantastiskt. Tack, Joe.

Joe DiPaulo: Tack så mycket, Tim. Jag uppskattar det.