Att bygga och skala projektledningsteam (med Brian Kessman från Lodestar Digital)

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella skrivfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston:

Hej och tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är podden för digitala projektledare. I dag har jag sällskap av Brian Kessman och vi ska prata om artikeln han just skrev åt oss om att bygga och skala digitala projektledningsteam inom en byrå. Men innan vi börjar prata om artikeln, Brian, kan du berätta lite om dig själv?

Brian Kessman:

Absolut. Först vill jag tacka för att jag fick vara med i podden och för inbjudan att skriva blogginlägget. Jag tyckte om att göra det. Jag bor i Chapel Hill i North Carolina. Ursprungligen kommer jag från New York; jag växte upp på Long Island och bodde i Manhattan i några år, men nu har vi slagit oss ner här. I dag driver jag konsultföretaget Lodestar Digital.

Ben Aston:

Berätta lite om Lodestar. Vad gör Lodestar?

Brian Kessman:

Lodestar är en konsultgrupp. Vi fokuserar på att hjälpa digitala och kreativa byråer att bygga upp och förbättra sina digitala tjänster. Det kan innebära att hjälpa byråer med förändringar i organisationen eller teamstrukturen för att de ska kunna leverera bättre digitalt arbete. Det kan också handla om att skapa nya digitala kompetensområden, som digital projektledning, samt att skala upp eller effektivisera arbetsflöden. Ibland handlar det om att införa agila arbetssätt, men i en anpassad version för den kreativa branschen. Det är i huvudsak våra tjänsteområden.

Ben Aston:

Du arbetar alltså med rådgivning inom det här området. Hur kom du in på digital projektledning och på att hjälpa byråer med den här typen av frågor?

Brian Kessman:

Jag började med projektledning för många år sedan när jag arbetade med teknikkonsulttjänster. Därefter hade jag redan erfarenhet från reklambranschen, men tog en paus för att arbeta med teknikkonsulttjänster, och det var där jag introducerades till projektledning. När jag sedan återvände till byråvärlden kunde jag använda de färdigheterna. Under de senaste sjutton eller arton åren har jag främst arbetat på digitala byråer eller i digitalt inriktade roller på traditionella byråer.

Det spänner över hela min erfarenhet, men under de senaste tio åren har jag särskilt fokuserat på att förbättra byråers processer, leveranser och arbete med webbplatser och appar. Jag har sett många växtproblem. Byråerna jag arbetat med har oftast varit små eller medelstora, och när de växte började jag se samma mönster som på andra byråer och sådant som jag redan hade hjälpt till att lösa. Därför bestämde jag mig för att hjälpa byråer med samma problem, eftersom mängden digitalt arbete har ökat kraftigt och många byråer fortfarande kämpar med det.

Ben Aston:

Vilka typiska utmaningar möter du när traditionella byråer ska bli mer digitala och skala upp?

Brian Kessman:

En huvudorsak till många utmaningar inom kreativa byråer är det uppdelade arbetssättet, där man fortfarande lämnar över arbetet till nästa team eller grupp. Jag försöker i stället införa en tvärdisciplinär teammodell med fasta eller tillfälligt sammansatta tvärfunktionella team. Då arbetar människor tillsammans med större transparens och bättre förståelse för varandras roller. Det ökar allas digitala förståelse och kompetens.

Ett exempel är en designer som arbetar med en webbdesign utan att ta hänsyn till responsiv layout. När arbetet lämnas över till den digitala designern eller utvecklaren krävs då mycket omarbete, eftersom viktiga aspekter inte beaktades från början.

Ben Aston:

Det låter väldigt bekant. Det är den klassiska situationen där någon aldrig har designat en webbplats och använder märkliga layoutmått, och man måste säga: ”Så bygger vi inte webbplatser.” Det är sådana detaljer som ibland glöms bort.

Brian Kessman:

Eller: ”Här är en annonstavla”, utan att någon har tänkt på landningssidan som den ska leda till.

Ben Aston:

När du hjälper byråer, vilka verktyg använder du? Finns det något du nyligen har upptäckt som du tycker att alla borde använda?

Brian Kessman:

Jag har fastnat för Designbetter.co, som nyligen släpptes av InVision. De försöker hjälpa människor att förbättra sina designmetoder, inte bara inom digital design utan för att lösa affärsproblem genom design. De har många bra poddar, blogginlägg och e-postkurser från ledande designers. Det är en fantastisk resurs för att förstå hur man bygger bra produkter och team.

Mitt arbete består dock främst av rådgivning snarare än att själv bedriva digital projektledning. Därför förlitar jag mig mycket på workshoppar, intervjuer, enkäter, intressentkartläggning, processkartläggning och analyser av kompetensgap. Jag använder den kompetensmatris som jag publicerade i blogginlägget.

Ben Aston:

Finns det verktyg som verkligen hjälper byråer att bli mindre uppdelade och arbeta mer tillsammans?

Brian Kessman:

Det handlar främst om programvara för arbetsflödeshantering. Det finns många alternativ och det beror på vad byrån känner sig mest bekväm med. JIRA är utmärkt för utveckling av programvaruprodukter, även om många byråer använder det för kreativt arbete. Det viktigaste är att skapa transparens kring arbetet och få arbetsflödet att flyta genom samarbete.

Ben Aston:

I din artikel beskriver du fem P:n för att skala ett projektledningsteam: syfte, personer, partnerskap, process och resultat. Syftet handlar om varför teamet finns, personer om att hitta rätt kompetens, partnerskap om samarbeten inom byrån, process om att skapa konsekventa arbetssätt och resultat om att följa upp och förbättra verksamheten över tid.

Brian Kessman:

Det viktigaste är att definiera teamets syfte. Om syftet inte är tydligt vet ingen vad projektledningsteamet ska göra, vilket stöd det behöver eller hur framgång ska se ut. När syftet är definierat blir nästa steg enklare. Fokusera på den specifika nytta och de resultat som rollen ska skapa och håll fast vid en tydlig specialisering.

Ben Aston:

Du betonar också vikten av rätt personer och rätt ledare. Vilka egenskaper letar du efter?

Brian Kessman:

Det krävs en balans mellan hårda och mjuka färdigheter. Erfarenhet behövs för att kunna hantera det dagliga praktiska arbetet, men ledarskap handlar i stor utsträckning om att inspirera och motivera teamet. En bra ledare visar empati, förstår olika perspektiv och undanröjer hinder så att andra kan utvecklas. Det liknar ett tjänande ledarskap: ledaren hjälper teamet att lyckas i stället för att göra allt själv.

Ben Aston:

Hur ser bra mentorskap och stöd ut i praktiken?

Brian Kessman:

Det handlar om att finnas där och lyssna. Genom regelbundna individuella samtal kan du upptäcka områden där någon har problem utan att själv vara medveten om det. Det är också värdefullt att delta i möten, exempelvis uppstarts- eller introduktionsmöten, och sedan ge konkret återkoppling. Kompetensmatrisen hjälper dig att koppla observationerna till tydliga utvecklingsmål.

Ben Aston:

Vilken professionell utveckling rekommenderar du för digitala projektledare?

Brian Kessman:

Utbildning till certifierad Scrum Master och produktägare var mycket värdefull för mig. Den ger ett annat sätt att se på arbetet, särskilt om man inte känner till agila metoder. Det är också viktigt att förstå andra discipliner som projektledaren samarbetar med. Skaffa praktisk erfarenhet av exempelvis kodning och lär dig mer om strategi, design och utveckling. Då kan du samarbeta bättre och ge bättre stöd.

Ben Aston:

Den tredje aspekten är partnerskap. Du talar om att använda en RACI-matris. Hur fungerar den?

Brian Kessman:

RACI står för ansvarig, ytterst ansvarig, konsulterad och informerad. Man beskriver processens steg och markerar vem som har vilken roll. Den ytterst ansvariga säkerställer att arbetet blir gjort på rätt sätt och enligt rätt förväntningar. Den ansvariga personen utför arbetet. De konsulterade bidrar med synpunkter och de informerade hålls uppdaterade. Börja enkelt och lägg till detaljer när du behöver större tydlighet.

Ben Aston:

Hur undviker man att för många personer ska konsulteras eller informeras i varje steg?

Brian Kessman:

Programvara för arbetsflödeshantering kan skapa transparens utan att alla behöver delta i varje möte. Beslut och uppdateringar kan delas där, och människor kan informeras automatiskt via e-post. På så sätt minskar man onödig administration utan att förlora insyn.

Ben Aston:

Hur standardiserar man processer när en byrå arbetar med många olika typer av projekt?

Brian Kessman:

Börja med att identifiera återkommande mönster mellan projekten. Om byrån är specialiserad blir det lättare att skapa en gemensam process, men även bredare byråer kan standardisera återkommande delar. Bygg en process för de mest komplexa projekten och använd relevanta delar av den för mindre projekt.

Ben Aston:

Slutligen: resultat. Hur följer man upp och förbättrar arbetet?

Brian Kessman:

Börja med en eller två mätpunkter, till exempel genomsnittlig projekttid, leverans i tid eller lönsamhet. För mjukare mål kan interna och externa enkäter användas. Interna enkäter kan genomföras kvartalsvis och resultaten kan ligga till grund för nästa förbättringsperiod. Kundundersökningar, inklusive net promoter score, kan också visa om kunderna upplever ett ökat värde.

Ben Aston:

Brian, tack så mycket för att du var med. Det har varit väldigt värdefullt att prata om hur man bygger och skalar projektledningsteam.

Brian Kessman:

Tack själv. Det här var roligt.

Ben Aston:

Om du vill bidra till samtalet kan du kommentera inlägget och gå till community-sektionen på thedigitalprojectmanager.com för att gå med i vårt Slack-team. Där pågår många intressanta samtal. Tack för att du lyssnade.