Är du verkligen en bra projektledare? (med Lina Calin från Forest Made)

Läs utskriften:

Vi testar att skriva ut våra poddavsnitt med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston:

Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är podden Digital Project Manager. Är du faktiskt bra på det du gör? Innerst inne kanske du ibland undrar om du är lite av en charlatan, inte minst en projektledarcharlatan? Undrar du ibland till och med om du har valt helt fel karriär? Dagens podd kommer att ge dig alla svar. Du kan upptäcka hur bra du verkligen är och ta reda på om du passar för det här spelet – och en liten spoiler: det gör du förmodligen. Det går bra för dig. Du är ingen bedragare. Du känner dig bara som en, så fortsätt kämpa. I dag har jag sällskap av den fantastiska Lina Calin. Lina är med för andra gången i programmet och arbetar på en byrå som heter Foster Maid. Om du vill veta allt om Lina kan du lyssna på vår tidigare podd med henne, men på fritiden gör Lina massor av spännande saker, bland annat driver hon en matblogg som du borde kolla in. Hon gillar mat, så vi borde faktiskt börja med att fråga dig, Lina, vad du har ätit i dag, eftersom jag är säker på att det var spännande?

Lina Calin:

Ärligt talat har dagen varit helt kaotisk och jag har inte ätit någonting än.

Ben Aston:

Va? Du har inte ätit någonting?

Lina Calin:

Det är det sista jag gör, men jag är taggad. Jag har kyckling som ligger i marinad hemma och som jag ser fram emot att lägga på grillen.

Ben Aston:

Okej. Du är förberedd.

Lina Calin:

Det är jag.

Ben Aston:

Men allvarligt, du har inte ätit någonting i dag?

Lina Calin:

Nej. Jag tittade på lite choklad som vi hade i köket tidigare och gick bara rakt förbi den.

Ben Aston:

Lina, jag kan inte tro det. Jag tycker att vi borde sluta prata direkt och att du borde gå och skaffa dig lite mat.

Lina Calin:

Absolut inte. Det här kommer först.

Ben Aston:

Okej. Vi ska inte dra ut på det här eftersom jag är orolig för att du ska svimma. På tal om matlagning vet jag inte om du köpte något under Black Friday-rean, men jag köpte en Instant Pot.

Lina Calin:

Åh, väldigt trevligt.

Ben Aston:

Ett stort steg för mig.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Jag ser fram emot att använda den. Jag har faktiskt redan gjort det. Det första jag lagade var ris.

Lina Calin:

Okej, det är en bra början.

Ben Aston:

Ja, jag tänkte att man börjar med grunderna och arbetar sig vidare, men bortsett från att du marinerar kyckling – vad står mer på menyn i helgen?

Lina Calin:

Jag tror att jag ska gå till en bondemarknad i morgon och se vilka grönsaker jag kan köpa. Jag älskar grönsaker. Utöver det tror jag inte att jag har något planerat. Jag kommer förmodligen att laga soppa. Jag har tittat på sopprecept hela veckan. Det är egentligen inte tillräckligt kallt här för att jag ska känna mig ”berättigad”, men jag är sugen och tänker göra det ändå.

Ben Aston:

Det är inte tillräckligt kallt för soppa. Vilken är din favoritgrönsak?

Lina Calin:

Herregud. Jag älskar brysselkål.

Ben Aston:

Verkligen?

Lina Calin:

Verkligen. Jag kan äta hur mycket som helst. Mitt favoritsätt att laga eller äta dem på är att skiva dem riktigt tunt när de är råa och blanda dem med vinäger, olivolja, salt och peppar. Man låter det stå en stund så blir de mjuka. Det är verkligen gott, men jag lägger dem också på grillen. Jag rostar dem, steker dem, har på bacon, lök, vitlök – vad man nu känner för. Riktigt gott.

Ben Aston:

Wow, så om någon är intresserad blir det en brysselkålsfest hemma hos Lina i helgen.

Lina Calin:

Alla är välkomna.

Ben Aston:

Alla är välkomna. Om du är en DPM … Vi klipper där du är. Var är du?

Lina Calin:

Jag är i Virginia.

Ben Aston:

Virginia?

Lina Calin:

Ja?

Ben Aston:

Ja, bege dig bara till Virginia. Det är ett litet ställe. Du kommer att se Lina. Hon är den som lagar mat med brysselkål.

Lina Calin:

Precis.

Ben Aston:

Okej, men bortsett från matlagningen – vad är nytt sedan vi pratade senast? Arbetar du med några intressanta projekt just nu?

Lina Calin:

Jag arbetar fortfarande med det som jag tror att vi pratade om i den förra podden: en hel del processer och dokumentation som håller på att tas fram på företaget. Jag är verkligen entusiastisk över att experimentera med team GAT, som rekommenderades av den ansedda Rachel Gertz. Jag tittar på det och hoppas att det löser några av de problem vi har med resurser, kapacitet, schemaläggning, prognoser och allt sådant i den här typen av byrå. Jag skulle säga förra månaden, men vi är officiellt i december, så i oktober var jag väldigt glad över att delta i DPM Summit i Las Vegas, vilket var fantastiskt. Jag älskade varje ögonblick, precis som vanligt. Det var andra gången jag åkte, precis som förra året.

Ben Aston:

Vad var höjdpunkten för dig?

Lina Calin:

Herregud. Allt var fantastiskt. Det är förstås alltid otroligt att vara omgiven av andra människor som förstår. Som en av mina DPM-vänner sa: ”Att gå på ett evenemang som helt och hållet arrangeras av projektledare” innebär att man kan se på de små detaljerna vilka saker som har planerats, organiserats och genomförts väldigt väl. Jag deltog i en workshop. Jag minns inte presentatörens namn, men det var en improvisationsworkshop som hjälpte mig och verkligen gav mig ett annat perspektiv på att tänka snabbt, kommunicera och fokusera på rätt saker. Jag tyckte verkligen om det perspektivet och kopplingen till projektledning.

Ben Aston:

Det låter roligt. Satsar du nu på en karriär inom improvisation även utanför jobbet?

Lina Calin:

Nej, det gör jag inte. Det kan jag inte säga, men jag har definitivt införlivat några tekniker i mitt projektledningsarbete och även i min personliga kommunikationsstil.

Ben Aston:

Ja, berätta – hur då? Ge oss ett exempel.

Lina Calin:

Till exempel pratade jag i går med några av cheferna här och vi pratade om omfattning, något som många förstås har svårt med men som vi internt försöker få kontroll över. Idén är att inte bara säga nej till en begäran som ligger utanför omfattningen eller som måste tas om hand senare, utan också omge nej-svaret med allt annat som behöver sägas. ”Nej”, eller ”Vi tror att det ligger utanför omfattningen. Vi tror inte att det är en bra idé utifrån våra projektmål. Det kommer att påverka tidsplanen. Det kommer att påverka budgeten.” Alla de påståenden som kan vara relevanta beroende på situationen. Jag log lite när vi pratade, eftersom jag mindes improvisationen och att en fras man ofta ska säga inom improvisation är ”ja, och”. När man ställs inför en situation eller någon föreslagen roll är det i det här fallet ”nej, och”. Man tillämpar det lite annorlunda, men ser till att samtalet fortsätter, leder det vidare och skapar en miljö kring uttalandet.

Ben Aston:

Okej, så om en kund säger: ”Kan ni bara prova ännu en kreativ version av det där?” svarar du: ”Nej, och …”?

Lina Calin:

Jag menade inte ordagrant. Kanske inte med exakt samma ord, men det handlar om att sprida den tanken till teamet och komma ihåg att det inte bara ska vara ett nej.

Ben Aston:

Jag förstår. ”Nej, men …”

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Nej, men vi skulle kunna …

Lina Calin:

Precis.

Ben Aston:

Byta typsnitt, ja. Coolt. Det låter roligt. Låt oss prata om din artikel. Jag tycker verkligen att det är en briljant artikel, om hur vi kan försäkra oss om att vi gör ett bra jobb. Det är bra att vara ärlig med att projektledning ofta kan vara skrämmande. Det roliga med digitalt arbete är att det alltid förändras. Med tiden byter vi byråer, ändrar vilka kunder vi arbetar med och byter teknik och projekt. Eftersom det hela tiden förändras och utvecklas gör vi olika saker. Vi kan hamna i ett projekt och tänka: ”Vad sjutton gör jag här?” ”Hur är det möjligt att det är jag som ansvarar för att leda det här? Jag har ingen aning om vad vi gör.” Jag tror att det som gör detta särskilt svårt är att vi som projektledare till vår natur ofta är kontrollfreaks. Vi vill ha en plan. Vi vill ha kontroll. Om vi inte har en plan och inte vet vad som händer kan det bli väldigt stressigt.
Lina har skrivit den här fantastiska artikeln om hur vi kan veta om vi är bra projektledare. Hon tar upp fem bevispunkter som vi ska prata om om en stund, men jag tycker att vi först ska prata om – artikeln handlar om huruvida man vet om man gör ett bra jobb eller inte – huruvida vi vet om vi är bra projektledare. Jag har skrivit några inlägg om det där jag försöker förenkla det till ledarskapets kärna. Jag lånade idén från Bills Hybels modell för modigt ledarskap. Det handlar om karaktär, kompetens och kemi. Karaktär handlar om ledarskap, att behålla sin personliga integritet och vara lugn under press. Kompetens handlar om grunderna i att läsa, skriva och räkna, men jag inkluderar också ett gott kreativt öga, teknisk analys och kommersiell medvetenhet. Sedan handlar det om att utveckla sin kemi – diplomatiska färdigheter och människokunskap som hjälper oss att relatera till teamet och kunden.
Innan vi vet om vi gör ett bra jobb skulle jag vilja börja med frågan om vad som faktiskt gör en bra projektledare. Lina, vad tycker du gör en bra projektledare till en bra projektledare?

Lina Calin:

Jag älskar den frågan. Jag tycker att den är väldigt intressant, särskilt när vi ser hur människor från olika liv och bakgrunder hittar in i projektledning. Det gör att spannet av personlighetstyper och intressen i den här branschen verkligen varierar. Jag tror att de viktiga sakerna liknar principerna för det modiga ledarskap du pratade om. Det är viktigt att ha empati. Det är viktigt att värdesätta kommunikation och förståelse för andra människor. Dessutom är det viktigt att vara intresserad av kontinuerligt lärande och ständig utveckling, vilket jag tror leder till den kompetensdel du pratar om. Man måste också kunna behålla lugnet i olika situationer och sprida det lugnet till teamet.
Det vi gör är mycket svårt och ibland väldigt stressigt. Att kunna behålla huvudet kallt även när saker blir komplicerade är en mycket viktig egenskap hos en projektledare.

Ben Aston:

Coolt. Det intressanta med även de saker du nämnde, och sakerna jag nämnde, är att de är väldigt svåra att kvantifiera, eller hur?

Lina Calin:

Det är de.

Ben Aston:

Hur vet man om man är bra på empati? Är det det man menar? Hur vet man? Hur vet man om man gör ett bra jobb, förutom … Det finns inget empiriskt sätt … Man skulle förstås kunna titta på hur många som säger att de inte vill vara i ens team eftersom man är en hemsk person, men annars är det väldigt svårt att kvantifiera sådana saker, eller hur? Leder man bra? Är man kompetent? Kemi och empati är väldigt svåra saker att kvantifiera. Jag tycker att det är intressant att du tar upp frågan: ”Hur vet vi om vi gör ett bra jobb om vi inte kan kvantifiera det?”
I din artikel pratar du först om att bry sig om sitt jobb och sina projekt, vilket jag tycker är en väldigt bra poäng – att ha integritet och göra det rätta för kunden och teamet. Men låt oss vara ärliga en stund. Ja, vi kanske bryr oss om jobbet och projekten, men ofta arbetar vi med väldigt tråkiga projekt. Det är bara verkligheten, eller så är kunden jobbig. När det händer och man tänker: ”Jag har det här projektet. Jag hatar det här jobbet”, vad gör man då? Hur får man sig själv att bry sig när man känner att man inte bryr sig?

Lina Calin:

Ärligt talat påverkar tråkiga projekt mig inte särskilt mycket eftersom jag tycker att projektledning är så spännande. Det låter som ett typiskt ”vilket bra svar”, men …

Ben Aston:

Det är ett fantastiskt svar, Lina.

Lina Calin:

Jag tror inte att produkten jag bygger är det som gör mig entusiastisk. Det är mina interaktioner med teamet och kunden. Det är att hålla allting på rätt spår och i ordning. Det är att se hur vi tar en idé och gör den till en färdig produkt. Produkten längs vägen är verkligen häftig. Det är fantastiskt att ha en produkt som vi är entusiastiska över, men för mig är det spännande att ta något från idé till en faktisk, konkret sak som kommer att hjälpa ett företag framåt – och allt arbete, all interaktion, kommunikation och alla olika personlighetstyper som dyker upp längs vägen. Det är det som är spännande för mig.

Ben Aston:

Det är processen, inte projektet, som håller dig engagerad? Ja, det är rimligt. För mig är det kanske annorlunda. Jag har kanske blivit gammal och cynisk, men jag har märkt att det ibland är svårt att engagera ett team i ett projekt när de säger: ”Herregud, vad tråkigt. Jag vill inte göra ännu en bannerannons. Det här är bara dåligt.” Då blir hela processen mer av ett tvång. Det är där det blir svårt. Där måste vi ge teamet energi och säga: ”Hörrni, vi kan göra det här roligt”, så att de faktiskt bryr sig. Om man inte bryr sig smittar det av sig på teamet. Slutresultatet blir dåligt och ingen har roligt. Lite positivitet räcker långt, så Lina, du säger rätt saker.
Låt oss prata om att människor kommer till dig för att lösa problem. Jag tycker att det är ännu en bra indikator på att man gör ett bra jobb. Om man är problemlösaren är det ju därför vi finns. Vi ska få hjulen att snurra och skapa en väg för teamet att följa. I min erfarenhet handlar det om allt från att laga ett rangligt skrivbord till att skaffa en ny bärbar dator eller programvara som sparar tid. Jag stöter på det här hela tiden när det gäller programvara. En utvecklare eller designer säger: ”Jag har lagt fyra timmar på det här eftersom det finns ett fantastiskt verktyg vi skulle kunna använda, men jag har inte tillgång till det.” Då säger jag: ”Vad kostar det? Säg hur mycket det kostar.” De svarar: ”Tio dollar.” Jag säger: ”Du har just lagt fyra timmar på det. Det är värt mer än tio dollar. Vi köper det nu.” Människor kommer till oss för att lösa problem, men vart vänder du dig när du inte riktigt vet hur problemet ska lösas?

Lina Calin:

Det är en bra fråga. Det händer varje dag. Jag söker på Google. Jag är med i ett par olika nätgemenskaper för digitala projektledare och de är ovärderliga när det dyker upp en fråga eller något jag inte förstår. Jag tror att eftersom projektledare ofta talar med självförtroende – jag får tala för mig själv – antas det ofta att jag vet mer än jag faktiskt gör. Det är viktigt att inte vara rädd för att erkänna att man inte vet något och säga: ”Oroa dig inte. Jag tar hand om det och tar reda på det åt dig”, eller ”Låt oss arbeta igenom det tillsammans.” Sedan kan man söka ytterligare utbildning genom mentorskap, tillgängliga gemenskaper eller helt enkelt en sökmotor som hjälper en att besvara frågor man inte kan besvara själv.

Ben Aston:

Ja, och jag tycker att du har helt rätt. Det händer hela tiden. Folk kommer till mig och säger: ”Jag vet inte hur vi ska göra det här.” Ibland säger jag: ”Har du försökt hitta en lösning? Har du faktiskt googlat det här? Det är vad jag tänker göra. Jag kommer tillbaka om en halvtimme med något från Googles första sida.” Det är fantastiskt hur stor del av att vara en digital projektledare som handlar om att vara bra på att googla.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Förminska inte det. Alla kan inte göra det. Du pratar också om att ha ett fast grepp om projektet. Man vet att man gör ett bra jobb om man har ett fast grepp om projektet. För mig är det verkligen där gummit möter vägen: man vet att man gör ett bra jobb om projekten är under kontroll, eller i stort sett under kontroll. Jag vill veta hur du gör för att kontrollera projekten. Hur vet du att du har ett fast grepp om dem? Vad använder du för att fråga teamet: ”Ligger vi i fas?” eller ”Ligger vi inte i fas?” Jag vill gärna höra dina tankar.

Lina Calin:

Jag jämför projektets framsteg med projektplanen. Vi jämför hur utvecklarna ligger till, alltså deras uppskattningar. En stor del av min roll är att uppmuntra eller pressa dem att hålla uppskattningarna och fortsätta slutföra uppgifter enligt den ursprungliga prognosen. De vanliga måtten är förstås att leverera projektet under budget, försöka se till att kunderna är nöjda och ge dem anledning att arbeta med oss igen, att de uppskattar samarbetet och att teamet inte känner sig stressat eller överarbetat. Men utöver de traditionella och mycket viktiga måtten finns påminnelsen om att saker alltid kommer att hända som ligger utanför vår kontroll. Vi lurar verkligen oss själva om vi tror att vi kan kontrollera allt i våra projekt.
Människor är ofullkomliga, och det gäller även oss. Ett av de viktigaste sätten att behålla ett fast grepp om ett projekt är att förbli lugn inför det okända och ha lösningar på problem redan innan de uppstår, eftersom man redan har tänkt igenom och förberett sig för dem. Sedan sätter man förväntningar på hur teammedlemmarna, både på kundens sida och i de kreativa teamen, förväntas arbeta sig igenom projektet och bidra. Man ser till att alla är medvetna om att projektet kan utvecklas annorlunda än planen och är förberedda på det.

Ben Aston:

Ja. Det du säger om de grundläggande delarna av att faktiskt hålla koll på projektet … Ibland kan det vara frestande att vara lat när det gäller avstämningar mellan uppskattade och faktiska värden och att ha en ordentlig process för det. Även disciplinen att göra det nödvändiga kontrollarbetet, köra rapporter och undersöka om man ligger i fas är en väldigt viktig del. Om man inte baserar det på någon data kan projekten ibland rusa iväg, särskilt när vi är överbelastade. Då tänker vi: ”Jag tror att det där går ganska bra, så vi behöver inte oroa oss för det den här veckan.” Att hålla fingret på pulsen är verkligen viktigt. En annan intressant sak du nämnde var att ännu ett tecken på att man gör ett bra jobb är att teamet vill ha mer av en. Förra gången vi pratade var du den enda projektledaren på din byrå. Är det fortfarande så?

Lina Calin:

Jag tror att vi har erbjudit en ny projektledare en tjänst och förhoppningsvis börjar personen snart.

Ben Aston:

Ingen press. Personen lyssnar förmodligen på dig just nu. Jag hoppas att hen vet att hen har fått ett erbjudande.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Det är bra, eller hur? Du har skapat något. Du var den enda projektledaren där. Nu tänker människor: ”Det här är en bra idé. Vi behöver fler Lina.” Nu fördubblar de teamet. Teamet blir dubbelt så stort.

Lina Calin:

Det blir det.

Ben Aston:

Det är ett ganska bra jobb.

Lina Calin:

Ja. Det är verkligen fantastiskt. Jag tror att det kan vara svårt i början när man visar nyttan med projektledning. Man vill ha fler projekt, och åtminstone för mig, som en personlighetstyp som vill prestera och som verkligen gillar att förbättra saker, vill man fortsätta utvecklas och erbjuda sina färdigheter till fler projekt. Innan man vet ordet av är man för hårt belastad. Det kan få följdeffekter som inte är idealiska, men att tidigt erkänna att teamet vill ha mer av en – mer projektledning och fler projekt med projektledning – är viktigt. Det gäller särskilt för en ensam projektledare. Det är ett fantastiskt tecken och betyder att man gör sitt jobb bra och har visat nyttan av det man gör.

Ben Aston:

Ja, definitivt. Den övergången på en byrå där det inte finns några projektledare, där man börjar införa projektledning och sedan skalar upp, är så viktig. I början måste man skapa sig lite utrymme och komma fram till vad projektledarrollen ska vara. När man blir framgångsrik blir man snabbt överbelastad. Att rekrytera tidigt, förmodligen tidigare än man tror, är väldigt viktigt. Annars blir man för hårt belastad, effektiviteten minskar och människor börjar säga: ”Jag tror inte att den här projektledningen fungerar.” Ett praktiskt tips är alltså att se till att rekrytera tidigt. Annars kommer du att se dålig ut, oavsett om du gillar det eller inte. Jag tycker att vi har täckt mycket av det där, och du nämner det i din artikel.
Verkligheten är att jobbet vi gör är svårt, men bara för att det ibland kan kännas som om vi gör ett dåligt jobb betyder det inte nödvändigtvis att vi gör det. Att vi kastas in i något eller känner att det ligger lite utanför vår förmåga definierar inte vårt värde. Det som definierar vårt värde är det vi har pratat om: att bry sig om jobbet och projekten, att utnyttjas väl och att människor kommer till oss för att lösa problem. Vi har kontroll över projekten. Linas situation är ett bra exempel där människor vill ha mer av henne. Det är ett gott tecken på att man gör ett bra jobb.
Lina, tack så mycket för att du ville vara med. Det har varit fantastiskt att ha dig här.

Lina Calin:

Det har varit ett nöje. Tack.

Ben Aston:

Om du vill bidra till samtalet och har tankar om hur du vet att du gör ett bra jobb kan du gå till Digital Project Manager och webbplatsens avsnitt för gemenskapen. Gå med i vår medlemsgrupp och kommentera även artikeln. Men tills nästa gång: tack för att du lyssnade.