För jag är värd det (med Tucker-Sauer Pivonka från Crema)

Läs transkriptionen:

Vi testar att transkribera våra podcaster med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston:

Välkommen till DPM-podden, där vi går bortom teorin för att ge expertråd inom projektledning och hjälpa till att genomföra bättre digitala projekt. Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och är grundare av The Digital Project Manager.

Har du någon gång befunnit dig i ett projekt där du som projektledare inte blivit särskilt välkomnad? Kanske har någon sagt: ”Hej, vi behöver ingen projektledare i det här projektet, tack.” Eller så lyssnar du på den här podden och försöker avgöra om du över huvud taget behöver en projektledare i ditt projekt. Beroende på vem du frågar håller projektledning antingen på att försvinna helt eller bli viktigare än någonsin. Så vilket är det? Jag kanske är partisk, men jag väljer det senare. I den här podden ska vi prata om varför du inte har råd att vara utan projektledning och hur vi som projektledare kan bemöta en del av negativiteten kring det vi gör och hur vi gör det.

I dag har jag sällskap av Tucker Sauer-Pivonka. Tucker är chef för projektledning på Crema, där han arbetar med nystartade företag och företagskunder. De arbetar med prototyper, tester och utveckling av mobila lösningar och webblösningar. Han ansvarar för att leda och handleda produktionsteamen och produktcheferna samt för att leda och stödja deras utveckling.

Han är också en ivrig vandrare och tycker om semester, så det ska vi prata om. Tucker, tack så mycket för att du är med oss.

Tucker Sauer-Pivonka:

Hej Ben, det är fantastiskt att få prata med dig i dag.

Ben Aston:

Jag är nyfiken på att höra om ditt hus. Förra gången vi pratade nämnde vi ditt nya hus, som väl inte är så nytt längre. Arbetar du fortfarande med ditt husprojekt?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det gör vi. Jag tror inte att vi någonsin kommer att bli helt färdiga med det. Vi upptäcker snabbt att så fort man är klar med ett projekt dyker det upp ett nytt som man vill slutföra. Men ja, vi har fått mycket gjort hittills och ser fram emot 2019 och de kommande projekten hemma.

Ben Aston:

Vad står på agendan för 2019 när det gäller hemmet och semestern?

Tucker Sauer-Pivonka:

När det gäller semestern åker vi alltid på en årsdagresa i mars, ungefär under sportlovet. Min man är lärare, så det är ungefär den enda tiden under läsåret då han kan ta ledigt. Därför åker vi förmodligen till Palm Springs. Sedan har vi några andra resor planerade, bland annat en till Mexiko och några resor inom landet, kanske till Oregon och Washington. Vi kanske också åker upp längs östkusten någon gång, men mycket återstår att planera. Det är bara den 7 januari, så jag har fortfarande lite tid.

Ben Aston:

Det låter som mycket semester att få in. Jag vet inte hur mycket semester du har, men lycka till med det. Hur är det på det personliga planet? Det är början av året. Har du satt upp några yrkesmässiga mål, eller vart är du på väg i karriären? Du har blivit befordrad till att leda teamet. Var ser du dig själv framöver?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jag satte upp några avsikter för 2019. Inga fasta, hårda mål, utan snarare sådant jag vill fokusera på under året. Ett av dem, med min nya roll, är att underlätta utvecklingen av Crema-teamet för projektledning. När vi växer som företag och team vill jag se till att mitt direkta team har allt de behöver för att prestera på bästa möjliga nivå.

Jag arbetar också med att bygga upp mitt självförtroende i min nya roll. Rollen började gälla den 1 januari, så jag är fortfarande ganska ny i den och jag har aldrig varit chef tidigare. Det handlar om att bygga upp trygghet, vilket i grunden kommer med övning. Jag kommer därför att göra mycket av det. Ett annat mål eller en annan avsikt för året handlar om att tala inför publik. Jag vill göra fler framträdanden, både internt och externt, så att jag kan utveckla mina färdigheter och känna mig tryggare när jag står på en scen eller talar inför en mindre grupp.

Ben Aston:

Har du några särskilda ämnen som du tror att du kommer att tala om under det kommande året?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jag tror att det blir många ämnen.

Ben Aston:

Har du inte kommit så långt än?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jag tror att det blir många ämnen. Men det övergripande temat kommer att handla om produktledning på byråer. Jag tror att det finns mycket utrymme för innehåll om det. Mycket av det innehåll om produktledning som finns handlar om att vara produktchef på ett programvaruföretag, till exempel Spotify. Det är bra och mycket informativt, men det beskriver inte alltid hur produktledning fungerar på byråer. Därför hoppas jag kunna tala och skriva mycket om just det ämnet under 2019.

Ben Aston:

Låt oss prata om det en stund. Om du inte har sett Spotifys videor om produktledning är de utmärkta, och jag rekommenderar verkligen att du tittar på dem. Men hur skiljer sig produktledning på en byrå från produktledning på ett programvaruföretag? Vilka är utmaningarna? Vi har den här blandningen av produktledning och projektledning, men var ser du likheterna och skillnaderna?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jag ser definitivt många likheter. När man tänker på kunder i vår värld och arbetar på ett programvaruföretag som Spotify är det egentligen de interna intressenterna man arbetar med. När man arbetar enligt en byråmodell får det en något annan karaktär. Man måste lägga lite mer kraft på kundhantering, bygga förtroende och se till att alla fortsätter att vara överens samt att kunderna fortsätter att vara involverade i projekten på den nivå man vill.

Det finns också skillnader i hur man utvecklar produkten och hur projekten finansieras. På ett stort programvaruföretag som Spotify får man ett team som man arbetar med. I byråvärlden behöver man sälja mer och se till att man inte bara fortsätter att leverera värde till kunden utan också visar att teamet fortfarande är kundens team, även om det inte arbetar direkt inom kundens företag.

Det är viktigt att finnas där för kunden och visa det under projektets gång. På programvaruföretag kan det vara lite enklare, eller kanske inte.

Ben Aston:

Jag är nyfiken på om ni arbetar mycket med produktområdet. Kan du berätta vad du har i din verktygslåda? Det finns fortfarande budgetar och tidsplaner att hantera. Vilka verktyg använder du för att hålla allt under kontroll?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det finns fortfarande en viss överlappning. En av de största skillnaderna mellan att vara produktchef på ett programvaruföretag och på en byrå är att jag fortfarande utför vissa projektledningsrelaterade uppgifter regelbundet. I min verktygslåda har jag fortfarande saker som hjälper mig att prognostisera projekt, till exempel Harvest Forecast. På så sätt kan jag se hur våra team är fördelade och vilka projekt som är på väg in. Hur vi ska fördela projekten är fortfarande en del av mitt jobb och kommer alltid att vara det. Jag använder också Meetingbird för schemaläggning. Jag vill inte lägga mycket tid på att hitta lediga tider i kalendern, utan skickar hellre en länk där personen själv kan välja en tid.

Självklart använder jag också vanliga verktyg som Slack, Dropbox och Paper. Sedan finns det ett stort område där jag har upptäckt en lucka. Jira, Atlassians Jira, har vissa lösningar för detta. Hos en av mina kunder använder vi Jira, men inte hos alla. Luckan handlar om att kunna kommunicera produktplanen både på 30 000 fots nivå och på 10 000 fots nivå. Jira har en lösning för det, men jag har inte hittat något utanför Jira som uppfyller alla de krav jag har.

Det jag faktiskt brukar använda är Keynote för att skapa och kommunicera allt detta. På så sätt kan vi fortsätta hålla kunden uppdaterad om hur vi utvecklas, vad vi behöver leverera regelbundet och hur arbetet går. Keynote är helt enkelt ett av de verktyg jag känner mig mest bekväm med. Jag kan snabbt lägga in saker på en bild och skicka den till kunden.

Ben Aston:

Det är en intressant färdighet. Det finns verktyg för produktplaner, men hur de faktiskt integreras med Jira eller det man använder är ofta svagt. Att kunna visa kunden eller teamet helhetsbilden, produktplanen och syftet eller målet för varje sprint, och sedan visa hur varje sprint levererar mot produktplanen, är viktigt. Gränssnittet mellan de delarna är en utmaning.

Det är en av Jiras svagheter. Men kommunikationen med kunden är så viktig: här är varför vi gör detta i nästa sprint och här är varför vi inte gör det andra som du vill att vi ska göra. Vi måste göra detta innan vi kan göra det andra. Jag är därför nyfiken på att du använder Keynote, eftersom det uppenbarligen är en mycket manuell lösning.

Tucker Sauer-Pivonka:

Det är definitivt inte idealiskt, men det finns ännu inget där ute som uppfyller alla mina krav. Jag tror att Jira kommer närmast och jag kommer förmodligen att experimentera med det under det kommande året. Jag hoppas att det kan automatisera mycket av det jag gör manuellt så att jag sparar tid.

När mallarna väl är på plats tar det inte särskilt lång tid. Det handlar mest om att se till att de uppdateras regelbundet.

Ben Aston:

Jag vill prata om ditt inlägg och koppla det till en diskussion om projektledning i stort. Du har skrivit om de största lögnerna inom projektledning. Du nämner bland annat att kunder inte behöver projektledning, att projektledare bara bryr sig om tid, pengar och budget samt att projektledare inte är ärliga. Resultatet av dessa tre saker kan vara missuppfattningen att projektledning inte är viktigt.

Det finns en uppfattning om att projektledning håller på att dö ut. Vem behöver det egentligen? Varför pratar vi inte bara med dem som utför arbetet och får det gjort? Men som jag sa i inledningen menar jag att projektledning är viktigt. Den roll vi spelar som projektledare är betydelsefull av många skäl.

Varför ska vi bry oss om huruvida människor värdesätter det vi gör? Bör vi bry oss, och varför?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jag tycker att vi bör bry oss, men vi måste också ta det med en nypa salt. Låt oss vara realistiska. För det mesta räddar vi inte liv, åtminstone inte direkt. Vi kan arbeta med programvara som ibland gör det, men vi står inte mitt i situationen och ger hjärt-lungräddning åt någon. Samtidigt kopplar de flesta människor ihop hur mycket de värderas med sitt eget människovärde. Om det är rätt eller fel är en annan podd, men jag tycker att det är viktigt att känna sig värdefull i det man gör.

Oavsett om det handlar om programvaruutveckling, projektledning eller produktledning är det viktigt att känna sig värdefull i det man gör. I vår bransch innebär värde pengar, och alla har räkningar att betala. Därför finns det ett värde i det vi gör, och det finns ett stort värde i projektledningsprocessen och i projektledare i allmänhet.

Ben Aston:

Varför tror du att människor har den här uppfattningen och varför återkommer tanken att projektledning är en onödig kostnad? Hur kan vi motverka det?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jag tror att kunder pressas att förhandla med leverantörer för att få lägsta kostnad och högsta möjliga värde, eller åtminstone det som uppfattas som högsta värde. Av alla roller i ett projekt, särskilt digitala projekt, har projektledare vanligtvis den minst konkreta arbetsprodukten jämfört med designers, utvecklare, textförfattare och andra.

Det finns en liknande parallell med testingenjörer och kvalitetssäkringsingenjörer. Vi har inget som kunden direkt kan se. Det är mer ett slutresultat, och det kan vara svårt att visa arbetet bakom det. Men det betyder inte att arbetet saknar värde.

Mer erfarna kunder som har byggt produkter och webbplatser tidigare vet vanligtvis att dessa roller behövs i varje projekt. De vet det eftersom de har upplevt det själva. De har behövt ta in en projektledare som ”räddar dagen” och sedan insett att de överskred sin budget eftersom projektledaren inte fanns med från början. Detsamma gäller ibland kvalitets- och testingenjörer.

Jag tror därför att vi främst ser två orsaker: förhandlingsprocessen, där man vill skära bort kostnader, och att det vi gör inte alltid är konkret synligt.

Ben Aston:

Låt oss tala om några av lögnerna om projektledning. Kunder tror inte att de behöver projektledning, men det finns många skäl till att projektledning är viktigt. Vi har strategisk samordning, ledarskap, tydligt fokus på mål, realistisk projektplanering, kvalitetskontroll, riskhantering, en ordnad process, kontinuerlig uppföljning, ämnesexpertis samt att hantera och lära av framgångar och misslyckanden.

En av de viktigaste delarna är ledarskap. Någon måste leda teamet, skapa strategisk samordning, ge fokus och ange riktningen för projektet eller produkten. Personen behöver inte vara produktägaren, men måste kunna ena teamet. Hur hjälper du kunden att förstå värdet av det?

Tucker Sauer-Pivonka:

I varje projekt måste någon finnas där för att hålla arbetet framåt. Någon behöver vara där varje dag eller nästan varje dag för att undanröja hinder. Våra kunder är ofta upptagna och projektet är bara en av deras prioriteringar. Därför förväntar de sig att vi ser till att arbetet fortsätter och att vi lyfter sådant som kan hindra projektets framsteg.

Det handlar om att kunden ska förstå att de kan lita på att du håller arbetet igång. De behöver inte vara involverade varje dag, eftersom de sannolikt inte har tid eller rätt färdigheter för det. Därför måste vi som projektledare bidra med ledarskap och tala tydligt både internt och externt.

Ben Aston:

Bra projektledning ska nästan inte märkas. Det är som luftkvalitet: man märker den inte förrän den är dålig. Samma sak gäller projektledning. Kunder kan ibland tänka att om utvecklaren eller designern är mycket kompetent behövs inte särskilt mycket hantering. Men någon måste leda projektet och ge den uppföljning som krävs för att hålla det på rätt spår.

En annan kritik är att projektledare bara bryr sig om tidsplaner och budgetar. I din artikel skriver du att du främst ägnar dig åt relationshantering, kommunikation och förhandling. Hur ser det ut i vardagen?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det kan vara allt från individuella avstämningar med kunden och teamet till att säkerställa att användbara underlag skickas ut till kunden och deras intressenter. Det kan också innebära att utmana kunden och se till att teamet arbetar mot den väg som bäst leder till den bästa möjliga produktidén.

Oavsett hur projektet utvecklas kommer problem att dyka upp. Men om jag har en bra arbetsrelation med teamet och kunden, om kommunikationen fungerar och om jag hela tiden utmanar både teamet och kunden, vet jag att vi kan hålla samma riktning när något händer. Det blir inte ett fingerpekande, utan ett mer produktivt samtal om hur vi håller arbetet framåt.

Ben Aston:

Det leder tillbaka till strategisk samordning. Vi når den genom kommunikation, relationshantering och löpande förhandling, snarare än genom att vänta tills en stor katastrof kräver en katastrofförhandling. Om förhandling och kommunikation är en regelbunden del av relationen är vi bättre samordnade när problem uppstår och det blir lättare att nå en lösning.

Vårt fokus kan alltså inte bara ligga på tidsplaner och budgetar. Om det är det enda vi fokuserar på gör vi fel. En annan del är att skapa optimala arbetsförhållanden för teamet. Hur ser det ut?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det handlar om att undanröja hinder så att teamet kan fortsätta framåt. Det handlar också om att ge alla utrymme att göra sitt bästa arbete utan att känna att någon hela tiden kontrollerar dem. Jag vill behandla mitt team som vuxna människor. Vi har alla ett jobb att göra, så jag bör lita på att de gör sitt jobb.

Samma sak gäller kunden. Det är inte min uppgift att passa dem som barn. Jag måste lita på kunden och teamet och utgå från att de levererar det de ska. Om något inte levereras är det en annan diskussion. Optimala arbetsförhållanden handlar om att bygga förtroende och låta teamet utföra sitt arbete.

Ben Aston:

En annan kritik är att projektledare inte är ärliga, att de försöker skydda sig själva och göra livet enklare. Hur balanserar du det med att inte detaljstyra och samtidigt ge kunden aktuella och korrekta uppdateringar?

Tucker Sauer-Pivonka:

Man måste hela tiden kommunicera ärligt och i realtid om sådant som händer i teamet. Om teamet har problem tjänar man inte på att undanhålla nyheten för kunden. Det leder bara till felaktiga förväntningar senare och skadar relationen ytterligare. Var ärlig med kunden om utmaningarna.

Detsamma gäller teamet. Om du har problem med att få information från kunden eller om det har uppstått hinder som du inte kunnat undanröja ska du berätta att du arbetar med det. Förklara varför kunden har svårt att leverera informationen. Det hjälper alla att förstå att du inte försöker kontrollera eller undanhålla information.

En obekväm konversation nu är mycket bättre än en betydligt mer obekväm konversation senare eftersom du inte sa något när du borde ha gjort det.

Ben Aston:

Vilken är den största utmaningen med att argumentera för projektledning, och vad kan vi göra åt den?

Tucker Sauer-Pivonka:

Den största utmaningen är att vissa kunder har fått för sig att deras projekt inte behöver projektledning eftersom de redan har ett eget projektledningsteam. Det bästa sättet att hantera det är att visa varför projektledning är viktigt och att du bidrar med mer än uppdateringar och administrativt arbete.

Du måste också vara öppen med information gentemot teamet och kunden. Allt detta handlar om att visa att du levererar värde till kunden på ett konsekvent sätt.

Ben Aston:

Med den växande populariteten för Scrum och rollerna Scrum Master och produktägare, men utan en projektledare, hur ser du på projektledarrollens utveckling? Blir projektledning överflödig?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jag tycker inte att projektledare blir överflödiga. Det kommer alltid att finnas ett behov av digital projektledning, men rollen kan förändras beroende på vilken typ av arbete man utför.

På Crema arbetar vi mycket med produktutveckling, vilket passar färdigheterna hos produktchefer. Andra digitala projekt, som e-postkampanjer och marknadsföringswebbplatser, är mer traditionella digitala projekt. Jag tror därför att digital projektledning kommer att finnas kvar. När företag behöver komplexa digitala produkter krävs personer som kan gå från detaljerna till helheten och kommunicera hur detaljerna hör ihop med den övergripande produktstrategin.

Det sker en förändring, men det betyder inte att digitala projektledare försvinner. Produktchefer på digitala byråer kommer sannolikt att bli vanligare eftersom nästan alla företag har produktidéer som behöver designas och utvecklas, samtidigt som de kanske saknar den interna kompetensen.

Ben Aston:

Den del av produktledningen som projektledare behöver vara medvetna om är den mer strategiska delen av rollen. Produktägaren förstår verksamheten och vad som skapar strategiskt värde. Projektledare bör tänka på hur de säkerställer att de levererar strategiskt värde, inte bara slutför projektet. Oavsett om vi kallas produktchefer eller projektledare är det strategiska perspektivet viktigt.

Tucker Sauer-Pivonka:

Hundra procent.

Ben Aston:

Vad vill du säga till någon som lyssnar och funderar på om de ska betala för projektledning, eller till en projektledare som vill få kunden att känna att de får värde? Vad är det viktigaste att ta med sig?

Tucker Sauer-Pivonka:

Den röda tråden är att bygga förtroende, både med kunden och med teamet. Lär känna dem som människor först. Det hjälper mycket, eftersom det skapar större förståelse under projektets gång. När problem uppstår blir samtalet mer produktivt om man känner varandra som människor, i stället för att börja peka ut syndabockar.

Två ord att komma ihåg är att bygga förtroende. Ett snabbt sätt att bygga förtroende med kunder är att utmana deras tankar. De anlitar dig som expert, och det är vad du ska vara. Var inte rädd för att ifrågasätta deras resonemang bara för att de betalar fakturan. De vill förmodligen att du gör det.

Det bygger snabbt respekt hos både teammedlemmar och kunder och skapar förtroende tidigt i samarbetet.

Ben Aston:

Kloka råd. Tucker, tack så mycket för att du var med oss.

Tucker Sauer-Pivonka:

Det var fantastiskt att prata med dig. Tack, Ben.

Ben Aston:

Vad tycker du? Håller du med? Är projektledning viktigt eller inte? Berätta vad du tycker. Kommentera inlägget och gå till resurssektionen på thedigitalprojectmanager.com för att gå med i vårt Slack-team. Där hittar du intressanta samtal om allt som rör digitalt arbete och projektledning. De flesta där skulle förmodligen säga att projektledning är viktigt, men dela gärna ditt perspektiv också. Om du tyckte om det du hörde i dag får du gärna prenumerera och ta ett par minuter för att lämna en ärlig recension av DPM-podden på iTunes eller där du lyssnar. Betyg och recensioner uppskattas verkligen eftersom de hjälper oss att utveckla programmet. Tack för att du lyssnade.