Dicas de Priorização: 8 Formas de Melhorar a Sua Lista de Tarefas
Domine a Sua Lista de Tarefas: Concentre-se nas atividades com maior impacto que tem em mãos e direcione os seus esforços para os resultados mais valiosos — pode fazê-lo organizando e ordenando os itens da sua lista.
Comece pela Tarefa Mais Importante: Libertar tempo e espaço na sua mente ao "começar pelo sapo" — eliminando a maior e mais difícil tarefa da sua lista logo no início do dia.
Experimente a Produtividade Lenta: A pressa e a alternância constante entre tarefas podem, na realidade, fazer com que o trabalho demore mais tempo, devido a erros, retrabalho e ao tempo necessário para o seu cérebro se adaptar entre mudanças.
Enquanto gestor de projetos, não é novidade para si lidar com a sua enorme lista de tarefas (para além de gerir as listas de tarefas da sua equipa). Pode ser difícil decidir por onde começar quando está a ser puxado em tantas direções diferentes. Aqui ficam algumas das minhas melhores dicas e truques para o ajudar a pensar de forma mais estratégica e a despachar o trabalho.
1. Faça uma lista completa
Por que razão funciona: Conhece a expressão «não conseguir ver a floresta por causa das árvores»? Começar com uma lista completa permite-lhe ver a floresta e as árvores, para que possa decidir qual é realmente a coisa mais importante a tratar e o que pode esperar até mais tarde.
Se estiver a trabalhar em vários projetos diferentes ou a reportar a vários intervenientes, ter uma lista completa pode ajudá-lo a definir prioridades e a decidir por onde começar. Isto não tem que ver com deixar toda a gente satisfeita; trata-se de tomar as melhores decisões sobre como utilizar os seus recursos limitados (ou seja, o seu tempo e energia).
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Como começar: Faça uma lista de tudo o que tem em mãos e não se preocupe em colocá-la por ordem de prioridade até terminar de despejar tudo o que tem na cabeça.
Assim que tiver uma lista completa, pode começar a organizá-la por ordem, do mais importante ao menos importante. Se encontrar itens que possa despachar rapidamente ou delegar, faça-o de imediato — é apenas um bónus.
2. Engula o sapo
Por que razão funciona: Engolir o sapo significa tratar primeiro das tarefas mais difíceis ou desagradáveis da sua lista. Ao começar pelo item mais complicado da lista, liberta espaço mental que poderia ser ocupado por essa tarefa que paira sobre si. Também ganha impulso, o que pode ajudá-lo a eliminar outros itens da lista (depois de engolir o sapo), especialmente quando a lista é longa.
Como começar: Pegue na sua lista (consulte a dica número um) e escolha a tarefa mais importante. Divida essa tarefa em passos mais pequenos e fáceis de gerir e assinale-os um a um até concluir a tarefa principal. Dividi-la em passos mais pequenos torna-a menos avassaladora a nível mental e mais fácil de gerir.
3. Se tudo é urgente, nada é urgente
Por que razão funciona: Ter membros da equipa do projeto, clientes e intervenientes a procurá-lo constantemente com tarefas, perguntas ou necessidades urgentes pode ser avassalador e gerar muito ruído. Definir corretamente os níveis de prioridade e aprender a dizer não torna-se essencial. Pense na sua maior prioridade — se tudo for importante, pode bloquear ou concentrar-se nas coisas erradas.
Como começar: Ensine à equipa a sua definição de urgência. Por exemplo, se alguém estiver à espera de informações ou comentários da sua parte e isso estiver a impedi-lo de concluir o seu trabalho de uma forma que possa pôr em risco o prazo, então sim, isso é urgente. Também pode utilizar o método Ivy Lee para estruturar as prioridades diárias, reduzindo a probabilidade de se deixar envolver por distrações.
Explique a quem está a fazer o pedido como está a determinar se algo é urgente e certifique-se de que estão alinhados. Desta forma, não irá questionar as suas próprias decisões nem sentir-se mal se surgir mais tarde algum pormenor que o faça pensar que não compreendeu corretamente a urgência.
Por exemplo, eu estava a gerir o desenvolvimento de um software personalizado para um cliente. O meu engenheiro principal estava a tentar concluir uma melhoria para que a equipa do cliente a pudesse testar. Entretanto, o cliente estava frustrado porque havia outra tarefa na lista de pendências para corrigir algo menor que o incomodava quando utilizava o software.
No entanto, o engenheiro partiu do princípio de que, ao concluir primeiro a melhoria para testes, estava a ajudar o cliente, dando-lhe mais tempo para testar antes do lançamento. Resolvemos a situação validando as prioridades com o cliente em futuras reuniões de acompanhamento.
4. Negocie os prazos sempre que possível
Porque funciona: Ter algum espaço adicional pode ajudá-lo a ser mais produtivo e eficaz, e a reduzir a sensação de sobrecarga que pode surgir com prioridades concorrentes.
Como começar: Analise a sua lista de prioridades para encontrar oportunidades que lhe permitam reorganizar as tarefas. Uma matriz de prioridades pode ajudá-lo a categorizar as tarefas com base na urgência e na importância, de modo a identificar os itens que podem ser adiados. Se não encontrar nada, fale com os membros da sua equipa ou com as partes interessadas sobre o que pode ser ajustado. Muitas vezes, as coisas não são tão urgentes como acreditamos. Questionar as prioridades e obter uma perspetiva externa pode ser útil.
Se não puder adiar os itens da sua lista, veja onde mais pode recuperar algum tempo. Precisa de participar em todas as reuniões? Até meia hora ou uma hora adicional no seu dia para se concentrar na sua lista de tarefas pode ser extremamente útil. Isso proporciona-lhe mais tempo de concentração e elimina outra situação em que precisa de mudar de contexto (um conhecido inimigo da produtividade).
5. Abrande para acelerar
Porque funciona: Quando executa as tarefas à pressa e muda constantemente de contexto, é mais provável que se esqueça de detalhes importantes ou cometa erros, o que conduz a retrabalho. Abrande para concluir a sua lista mais rapidamente — não precisará de gastar tanto tempo a corrigir erros ou, pior ainda, a ajustar os prazos do projeto porque se esqueceu de concluir uma tarefa, obter aprovação ou atribuir um recurso.
Como começar: Reserve blocos de tempo no seu calendário e atribua períodos específicos a cada tarefa, deixando tempo suficiente para a concluir. Por exemplo, pode reservar uma hora de manhã para rever os seus e-mails, garantindo que tem tempo suficiente para dar respostas ponderadas antes da sua primeira reunião.
6. Utilize ferramentas de gestão de projetos para calendários e lembretes
Porque funciona: À medida que reorganiza as prioridades, não perca de vista as tarefas importantes. Mantenha-as no seu software de gestão de projetos ou no seu sistema de gestão de tarefas para libertar espaço mental (ou espaço nas suas notas, se for uma pessoa que prefere caneta e papel). Defina datas de conclusão com semanas ou meses de antecedência, se necessário — o seu eu do futuro agradecer-lhe-á os lembretes atempados.
Como começar: Ao acompanhar as suas próprias tarefas na mesma ferramenta onde gere os projetos, não terá de procurar em vários locais as várias coisas de que precisa para fazer o seu trabalho, o que reduz a carga cognitiva. Adicione ligações para os recursos ou documentos de que precisará enquanto gere as suas tarefas, transformando a sua ferramenta num local único para realizar tudo.
7. Recolha dados para determinar a sua capacidade
Porque funciona: Pode sentir-se constantemente sobrecarregado ou com excesso de trabalho, mas continua a ser produtivo? Acompanhe as suas tarefas ao longo de algumas semanas ou até de alguns meses. Quantas tarefas conclui por dia e quantas são adicionadas? Se lhe forem atribuídos trabalhos mais rapidamente do que consegue concluí-los e sentir que está cada vez mais atrasado, recolha alguns dados que o comprovem.
Estes dados podem ajudá-lo a justificar a necessidade de apoio adicional sob a forma de um coordenador de projetos ou outro gestor de projetos. Se isso não parecer necessário, talvez seja altura de procurar orientação sobre como gerir melhor o seu tempo ou de experimentar algumas novas técnicas de gestão do tempo.
Como começar: Use uma cor específica para destacar a lista de tarefas do dia (ou utilize a funcionalidade do seu software de gestão de projetos para realçar as tarefas iniciais). Se precisar de adicionar tarefas à sua lista, utilize outra cor de tinta ou identifique-as de forma adequada. Também pode adicionar o tempo que cada tarefa lhe demorou à medida que avança ao longo do dia. Não se esqueça de registar qualquer período em que esteve afastado do trabalho (como os períodos das refeições ou as pausas).
No final de cada dia, registe quanto da sua lista de tarefas concluiu e quantas horas adicionais teria precisado para concluir a lista completa. Poderá precisar de várias horas adicionais, mas, se as tarefas puderem esperar, isso poderá não ser suficiente para argumentar que está sobrecarregado.
Repita este exercício para perceber qual é a diferença entre o que consegue fazer diariamente e o que precisa de fazer. Poderá haver altos e baixos (nem todos os dias têm o mesmo volume de trabalho). Poderá também querer fazer este exercício durante a sua época mais movimentada (se tiver uma) e durante um período de menor volume de trabalho, para perceber a diferença.
Se a sua empresa tiver grandes oscilações entre períodos movimentados e períodos de inatividade, converse com a sua equipa de liderança sobre a contratação de ajuda temporária para os períodos movimentados, em vez de contratar outro membro da equipa a tempo inteiro. Se for um prestador de serviços, este exercício poderá ajudá-lo a determinar quantas horas ou projetos consegue gerir de cada vez.
8. Experimente trabalhar acompanhado
Por que funciona: Se estiver distraído e precisar de ajuda para se concentrar, trabalhar em silêncio com um parceiro ou num pequeno grupo poderá ajudar. Embora esta técnica, conhecida como trabalhar acompanhado, seja frequentemente recomendada a pessoas com TDAH, poderá beneficiar dela mesmo que não tenha este diagnóstico.
Como gestor de projetos, poderá deparar-se com uma lista de tarefas maçadoras e pouco glamorosas que não está propriamente entusiasmado por realizar. Alguém tem de as fazer, e é perfeitamente normal precisar de alguma motivação externa.
Como começar: Chame um colega ou crie uma sala no Zoom. Limite a sua sessão de trabalho, restringindo-a a cerca de uma hora de cada vez. Defina o seu objetivo para a sessão. Por exemplo, poderá tratar-se de auditar folhas de horas, criar um novo cronograma de projeto ou atualizar os seus modelos de retrospetivas.
Comece a trabalhar e permita que o seu parceiro faça o mesmo. Quando o tempo terminar, partilhe com o seu parceiro aquilo que conseguiu (ou não conseguiu) fazer. Repita conforme necessário até concluir todas as suas tarefas.
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