Controlo do tempo: o seu superpoder secreto na gestão de riscos

Deixem-me recuar e explicar: porque estou eu sequer a falar disto? O terreno está juncado de cavalos mortos sobre este assunto. E, no entanto, a morte de cavalos inocentes continua. Podemos parar com esta loucura? Para travar este desleixo, temos de compreender o porquê, ou o PORQUÊ, AFINAL?

Para extrair sucesso de qualquer projeto, os gestores de projetos têm de compreender a cornucópia de vetores que podem conduzir ao seu fracasso. Assim que isto for compreendido, pode ser estabelecido um plano de gestão de riscos, no qual o acompanhamento do tempo tem de ser uma prioridade crítica.

Onde se ligam a gestão de riscos e o acompanhamento do tempo?

Eis uma base de gestão de riscos, de acordo com o ChatGPT 3.5:

“O princípio do risco de projeto consiste em abordar sistematicamente as incertezas e potenciais perturbações de um projeto, identificando, avaliando, planeando e monitorizando os riscos ao longo do seu ciclo de vida. Uma gestão de riscos eficaz pode melhorar as probabilidades de sucesso de um projeto e minimizar os impactos negativos de acontecimentos imprevistos.”

Está bem. Mas como é que o acompanhamento do tempo se enquadra no processo de gestão de riscos? Vamos definir o acompanhamento do tempo. Chat GPT3.5, faça-nos novamente o favor:

“O acompanhamento do tempo de um projeto é o processo de monitorizar e registar a quantidade de tempo despendida em várias tarefas, atividades ou fases no âmbito de um projeto. É um aspeto crucial da gestão de projetos que ajuda os gestores de projetos, as equipas e as partes interessadas a obter informações sobre a forma como o tempo é distribuído, a identificar potenciais estrangulamentos ou ineficiências e a garantir que o projeto se mantém dentro do calendário.”

Mais uma vez, está bem, está bem, está bem. Mas...

Aqui vamos concentrar-nos especificamente na forma como o acompanhamento do tempo tem de ser uma componente crítica da sua estratégia de soluções de gestão de riscos.

Até hoje, o acompanhamento rigoroso do tempo continua a ser um tema muito debatido. O cerne deste simples dilema de introdução de dados ainda não foi desvendado. As equipas com que trabalhei dão diferentes níveis de prioridade ao acompanhamento do tempo:

• Acompanhamento contínuo e diário do tempo, hora a hora, feito meticulosamente, como lavar e arrumar a loiça depois de comer. Prioridade máxima! Quase ao nível da automatização, com introdução e implementação de dados em tempo real. Esta pessoa é o seu herói da gestão de riscos.
• Registo recorrente de blocos de 15 minutos no final do dia para introduzir o tempo. Como lavar a loiça do pequeno-almoço, do almoço e do jantar à noite. É provável que o painel do software de acompanhamento do tempo baseado no navegador esteja fixado entre 20 separadores abertos. Não é exatamente um relatório em tempo real, mas também não constitui uma grande ameaça para a sua estratégia específica de identificação de riscos.
• Registo recorrente de blocos de tempo no final da semana para introduzir o tempo. Eca, deixar a loiça de segunda-feira no lava-loiça até sexta-feira. É muito mais difícil de limpar. O que está aqui, afinal? A análise de riscos baseia-se agora em dados deficientes, aumentando o potencial impacto dos riscos não identificados e a probabilidade de não implementar planos de mitigação. Numa escala de 1 a 3, sendo 3 o pior. Isto é um 3. Nada bom.
• Por último, e mais grave nesta lista, o departamento financeiro faz um pedido no final do mês a toda a agência para que o tempo seja introduzido antes de terminar o trabalho. 

Não vou descrever isto em termos de lavar a loiça. É demasiado nojento e tem um impacto igualmente nojento numa compreensão rigorosa. Se todos esperassem por este aviso para registar o tempo, a exposição ao risco estaria nas alturas e os planos de mitigação poderiam muito bem estar na sanita, pois todas as potenciais ameaças andariam por aí como se fossem donas do lugar. 

Isto equivale a navegar de olhos vendados: não há forma de monitorizar o risco, mitigar o risco ou dizer ao risco para ir para casa, está bêbedo. Os projetos deste grupo desenrolam-se como a experiência científica em que o seu “amigo” disse para adicionar água e depois fugiu, protegendo a cabeça.  

4 dicas de acompanhamento do tempo para o ajudar a gerir melhor os riscos

Eis algumas boas práticas de acompanhamento do tempo. Tenha em conta que também pode utilizar IA no acompanhamento do tempo juntamente com estas dicas para obter maior eficiência e automatização.

1. Prepare o seu projeto para o sucesso: realize uma análise forense histórica do projeto

Ao definir o âmbito e planear um projeto, gosto de consultar os resultados de projetos semelhantes que foram concluídos anteriormente. Ficou acima do orçamento? Abaixo do orçamento? Quantas horas foram necessárias? Quem utilizou mais tempo? E menos? Quem teve tempo suficiente ou não teve tempo suficiente? Sabemos a razão por detrás de alguma discrepância? 

Basicamente, isto fornece informações sobre potenciais riscos e vulnerabilidades e ajuda a orientar as estratégias de mitigação de riscos. Ao desenvolver a sua estratégia de gestão de riscos geral, este é o passo 1. O registo de riscos que começa a criar aqui orientará a sua resposta aos riscos.

Este esforço de análise forense dá-me uma ideia melhor de como proceder e é a minha arma secreta na avaliação de riscos. O conhecimento é poder. Utilizo-o para orientar a minha estratégia do projeto, o cronograma, a minha estratégia de controlo do tempo (como mencionado, o controlo do tempo pode ajudar no planeamento de projetos futuros) e, talvez mais importante, a configuração básica do projeto no que diz respeito aos números de trabalho. 

A forma como configura os números de trabalho pode ser complicada. Porquê? Suponho que seja porque somos todos pessoas, a comportarmo-nos como pessoas e a fazer coisas atarefadas de pessoas.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Sobre os números de trabalho: duas abordagens para a configuração

1. Número de trabalho principal

Esta abordagem reúne os esforços acumulados num único número de trabalho. 

Vantagem: As equipas têm menos elementos para controlar. Se estão a trabalhar no projeto, este é o seu número de trabalho. Pela minha experiência, o departamento financeiro prefere esta abordagem. Faturas, POs, tempo — tudo é registado num único local, deixando menos margem para confusão.

Desvantagem: É mais difícil determinar o tempo necessário para esforços específicos, o que é sempre útil para estimar projetos semelhantes no futuro. Frequentemente, os clientes querem custos discriminados para esforços específicos. A extração de um relatório do trabalho anterior não apresentará este número já preparado para consulta e exigirá uma discriminação através da verificação das datas e das horas registadas por disciplina. Pode ser um processo moroso e trabalhoso de reconstrução, especialmente quando as equipas estão a desenvolver esforços em simultâneo. 

2. Trabalho agregador com subtrabalhos

Esta abordagem regista esforços específicos para orçamentos específicos. 

Vantagem: Permite um controlo direcionado do tempo para esforços específicos, criando dados de referência mais úteis para futuros esforços de definição de âmbito que necessitem de documentação discriminada.

Desvantagem: A possibilidade de as equipas registarem o tempo incorretamente aumenta com cada número de subtrabalho adicional.

2. Divulgue expectativas claras 

Todas as equipas partilham uma compreensão comum sobre como, o que e quando registar? Certifique-se de que todos estão alinhados quanto ao que constitui uma ação faturável ao cliente e ao que não constitui. 

Regista o tempo em incrementos de 0,25? Que software de gestão de projetos baseado na nuvem utiliza toda a gente para registar estas métricas? As equipas recebem notificações de lembrete para registar o tempo? Como é identificado e descartado o tempo de inatividade?

Eis alguns exemplos de tempo faturável de gestão de projetos ou de gestão de projetos digitais:

• Geral
  • Configuração do projeto
  • Comunicações com fornecedores, gestão de recursos
  • Relatórios de orçamento e despesas
  • Preparação para reuniões de ponto de situação
    • Consolidação do feedback 
    • Discriminação dos itens de ação 
    • Resumo dos próximos passos
  • Garantia de qualidade (QA)

Eis alguns exemplos de tempo não faturável:

• Geral
  • Experimentação durante o período de teste do software
  • Reuniões de análise das capacidades dos fornecedores que não se destinam a trabalho específico do projeto
  • Sessões internas de partilha de conhecimentos durante o almoço ou entre departamentos
  • Atualizações gerais de processos (mais uma vez, não específicas do projeto)
  • Integração repetida de novos colaboradores (isto indica uma elevada rotatividade e instabilidade)

3. Estabeleça uma periodicidade de relatórios para garantir a responsabilização 

No início do projeto, estabeleça uma periodicidade previsível para os pontos de situação e os relatórios, permitindo que as equipas antecipem e planeiem o registo do seu tempo. Isto pode ser motivado por reuniões de ponto de situação que necessitem de relatórios de execução. Reserve tempo para a sua análise, de modo a avaliar corretamente se todo o tempo foi registado. Tenha um plano de contingência preparado para o caso de não ter sido.

4. Reveja o tempo por data e disciplina, comparando-o com o plano

Antes de poderem ser tomadas decisões e ações, é importante compreender alguns aspetos sobre o tempo registado. Muitas vezes, na realidade com regularidade, as equipas estão a trabalhar em vários projetos com diversos resultados a entregar. 

Este esforço deve ser registado sob um número de trabalho principal ou sob um trabalho abrangente com trabalhos secundários específicos, para esforços específicos. Pode facilmente acontecer que o trabalho de segunda-feira, registado na semana seguinte, seja acidentalmente associado ao número de trabalho ou aos números de trabalhos secundários errados. Isto pode ser difícil de detetar e corrigir perto do final de um trabalho. Por isso, aconselho a estabelecer uma rotina para verificar o tempo registado. 

Dependendo dos parâmetros do seu projeto, verificações regulares do progresso ajudarão a gerir o risco. E, por verificação, refiro-me a analisar a situação com um olhar crítico.

Analise quem está a registar tempo em que trabalhos e se a quantidade é lógica, tendo em conta os fluxos de trabalho atuais do projeto. Como se compara o tempo registado com o plano geral do projeto? Os fornecedores estão atualizados relativamente ao envio do tempo? Como se comparam com o respetivo orçamento de tempo?

Certifique-se de assinalar e acompanhar quaisquer problemas detetados e de efetuar correções e ajustes conforme necessário. Se descobrir irregularidades, trabalhe com a sua equipa e o departamento financeiro para corrigir o registo do tempo, de modo a manter a exatidão. 

Encontre aqui mais boas práticas para o registo do tempo.

Como é que tudo isto ajuda a gerir o risco?

Em resumo, o plano do projeto e a configuração do projeto têm de ser devidamente comunicados e deve ser utilizada uma estratégia lógica para os números de trabalho. O fluxo de trabalho, os métodos e a frequência do registo do tempo devem ser claros em todas as equipas, criando uma compreensão partilhada das expectativas. 

Assim que essas regras fundamentais estiverem definidas, os relatórios de consumo regulares assinalarão problemas. Qualquer utilização inesperada, acima ou abaixo do previsto, deve ser imediatamente analisada, pois pode representar um problema. 

• As especificações não são claras? 
• Existe um obstáculo que impede uma equipa de começar? 
• Foi introduzida uma complexidade inesperada no sistema? 

Uma frequência regular de verificações pode revelar todo o tipo de potenciais problemas e permitir-lhe uma segunda oportunidade para se antecipar às dificuldades.   

More Articles

• 14 Prós & Contras do Software de Gestão de Projetos para os Gestores de Projetos de Hoje’s

Que riscos estão associados ao registo do tempo?

O meu primeiro responsável de produção num estúdio disse-me uma vez: entra lixo, sai lixo. Aplica-se a tudo, exceto talvez à reciclagem de alumínio? Um registo incorreto do tempo pode causar problemas graves a longo prazo, prejudicando tudo, desde a rentabilidade à utilização, às receitas, ao crescimento da equipa, à retenção da equipa, aos prémios e até aos aumentos salariais. 

Pode pensar no registo do tempo como tentar rebentar uma enorme bolha de sabão. Quanto mais tempo ficar a observá-la, sem agir, maior será o risco de perder a sua oportunidade. Quanto maior for o intervalo entre o trabalho e o tempo registado, maior será o risco de obter dados incorretos. Invista em boas ferramentas de registo do tempo.

Ao utilizar o registo do tempo como forma de punição ou de microgestão, fará com que a sua equipa passe a considerar que o registo do tempo é mau, colocando em risco os seus futuros dados de tempo.

Como pode o software de registo do tempo ajudar na gestão do risco?

A implementação de um software de registo do tempo aceite universalmente aumentará a probabilidade de diminuir a variação na exatidão entre os membros da equipa.

Se todos trabalharem da mesma forma, registarem o tempo de maneira consistente, utilizarem as mesmas ferramentas e seguirem os mesmos protocolos, parte do ruído será removida dos dados do sistema e, consequentemente, será alcançada uma maior exatidão. As ferramentas de software de registo do tempo com IA também podem ajudar a reduzir parte do esforço manual associado a este processo.

Isto conduz a decisões melhores e a soluções melhores. Duas soluções de software para registo das horas de que gosto são o Harvest e o Toggl Track. Tenho a certeza de que existem milhões de outras opções; utilizei estas duas.

O Toggl tem uma funcionalidade útil de notificações que lembra os utilizadores de registarem o tempo, bem como um rastreador automático do tempo de inatividade. Só por esses motivos, é o meu preferido, embora as funcionalidades de faturação do Harvest sejam interessantes. Escolha a sua própria aventura.

O registo do tempo já não está na zona de amizade

Para saber mais sobre este tema apelativo e persistente, subscreva a newsletter do The Digital Project Manager.