Como Ser Mais Produtivo no Trabalho Sem Esforço
Todos queremos ser mais produtivos no trabalho — mas quais são os segredos para sermos mais produtivos com menos esforço? O desafio que enfrentamos enquanto gestores de projetos resulta da sensação de termos demasiado para fazer e de não termos tempo suficiente para o fazer.
A Lei de Parkinson diz que o trabalho se expande de forma a preencher o tempo disponível para a sua conclusão. Isto significa que, se nos dermos uma semana para concluir uma tarefa de duas horas, então (psicologicamente falando) a tarefa aumenta em complexidade e torna-se mais assustadora, de forma a preencher essa semana.
Há muitas coisas que podemos fazer no trabalho que parecem produtividade, mas que, na realidade, servem apenas para ocupar tempo. Isto inclui coisas como verificar o e-mail, conversar no Slack e participar em reuniões — tudo isso ocupa tempo. Pode até ser importante, mas não é, na realidade, trabalho produtivo. É aqui que a regra dos 2 minutos se torna inestimável, pois ajuda a reservar tempo para despachar rapidamente pequenas tarefas e aumentar a produtividade.
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Lembro-me de quando comecei a minha carreira como gestor de projetos e confiava nos meus instintos naturais. Sempre fui bastante otimista, por isso, por natureza, sou o tipo de pessoa que “se desenrasca”. No entanto, confiar apenas no instinto não funcionou. Talvez sem surpresa, os projetos continuavam a ultrapassar o orçamento e os prazos. Os clientes ficavam zangados quando não recebiam aquilo que pensavam ter pago.
Rapidamente me fizeram perceber que a forma como estava a gerir os projetos não era, na realidade, gestão. Na verdade, limitava-me a deixar que os projetos acontecessem à minha volta, esperando que tudo acabasse por se resolver.
Lição aprendida? Temos de nos concentrar em realizar tarefas importantes e relevantes que produzam efetivamente os resultados que pretendemos alcançar.
Temos de aprender a ser mais produtivos no trabalho. Uma das formas como consegui fazê-lo foi recorrendo a ferramentas de software de gestão de recursos que ajudam a dar prioridade aos recursos e a alocá-los de forma eficiente.
Como ser mais produtivo no trabalho sem esforço
Perceber como ser mais produtivo no trabalho é mais difícil do que parece… ou será que não? Haverá sempre a sensação de que há demasiado para fazer e de que não há tempo suficiente para o fazer — mas isso não significa que estejamos realmente a concluir as tarefas certas. Se criássemos uma lista das tarefas que fazemos no trabalho e que nos fazem “sentir” produtivos, mas que não o são, seria uma lista longa, incluindo atividades como verificar o Slack, procurar ficheiros e consultar o telemóvel.
Ouvimos falar muito sobre como ser mais produtivo e escrevemos bastante sobre truques de produtividade para gestores de projetos. Dito isto, os truques de produtividade seguintes não lhe dirão como aumentar a produtividade concentrando-se em concluir mais tarefas em menos tempo. Em vez disso, falaremos sobre como ser produtivo aprendendo a dar prioridade às atividades que são verdadeiramente produtivas.
Continue a ler para descobrir alguns dos melhores truques de produtividade que aprendi para obter resultados mais positivos de si próprio, despendendo menos esforço.
1. Controle o excesso de notificações
Voltemos àquela caixa de entrada de e-mail que verifica 18 vezes por dia (aposto que acabou de a verificar — não é verdade?). Havia alguma coisa verdadeiramente importante na sua caixa de entrada que não estivesse lá há 10 minutos? Suspeito que nenhum dos novos itens que chegaram à sua tão preciosa caixa de entrada fosse realmente importante.
E se, em vez de verificar o e-mail a cada 10 ou 15 minutos e não fazer nada, o verificasse apenas algumas vezes definidas por dia? Se quiser melhorar rapidamente a sua produtividade, verificar o e-mail com menos frequência é uma mudança fácil de implementar.
Assim que chegar à sua secretária de manhã, reserve dez ou quinze minutos para verificar o e-mail e responder rapidamente. Depois, volte a verificá-lo por breves instantes a meio da manhã (para o caso de ter chegado algum e-mail importante no final da manhã). Verifique-o novamente logo depois do almoço e, por fim, cerca de uma hora antes de sair para casa.
Tenho a certeza de que, nesta altura, está a perguntar a si próprio como poderá não verificar o e-mail várias vezes por dia. Os toques, bips e outros sons que o alertam para a chegada de novos e-mails podem ser uma fonte constante de interrupções. E as interrupções, como bem sabe, reduzem a concentração e a produtividade. A forma mais fácil e eficaz de evitar isto é fechar completamente o programa de e-mail. Não ter o e-mail aberto tornará mais difícil espreitar constantemente a caixa de entrada e facilitará a concentração numa coisa de cada vez.
2. Concentre-se e leve as tarefas até ao fim
Pouse o smartphone. Embora seja muito tentador verificar o telemóvel para ver mensagens de texto, o FB, o Twitter, o SnapChat e afins, o trabalho não é propriamente o momento para fazer isso. Faça uma pequena pausa do mundo social cibernético durante algumas horas. Canalize a sua energia durante algumas horas e dedique-a à tarefa que tem em mãos.
Existem imensos programas e aplicações excelentes para gerir tarefas de forma eficaz. Tire partido destas ferramentas para ver e definir prioridades para as tarefas facilmente. Talvez prefira uma lista em papel, mas, seja qual for a sua escolha, não perca tempo à procura da lista — ela deve estar disponível para o ajudar a poupar tempo e a manter o foco!
O meu conselho é colocar absolutamente todas as tarefas na lista. Isto vai ajudá-lo a agrupar as suas tarefas e a evitar fazer várias coisas ao mesmo tempo, tendo uma ideia clara daquilo em que está a tentar trabalhar a cada momento. Embora fazer várias coisas ao mesmo tempo em casa seja frequentemente uma necessidade — está a ajudar os seus filhos com os trabalhos de casa, a tratar da roupa, tudo isto enquanto prepara o jantar e atende uma chamada telefónica —, não é adequado para o pensamento de ordem superior. Especialmente para quem trabalha com conhecimento, fazer várias coisas ao mesmo tempo no trabalho normalmente não é a melhor resposta e pode acabar por torná-lo menos produtivo do que se se concentrasse numa tarefa de cada vez. Isso significa que não deve atender o telefone? Não — mas significa que deve tentar ser breve, apenas para obter os factos necessários. Pode ligar de volta para ter uma conversa mais descontraída depois de concluir a tarefa.
3. Comece pelas tarefas mais difíceis
Coloca as tarefas mais difíceis ou intensas no topo da sua lista e tenta concluí-las durante a manhã (depois de pelo menos uma chávena de café, claro)? Isto parece contraintuitivo para quem quer “entrar no ritmo” do dia. Mas é mais fácil concentrar-se e concluir tarefas mais difíceis antes da pausa para o almoço, enquanto a sua mente ainda está fresca. Se for como eu, quando chegam as horas do meio da tarde, os seus olhos parecem ter vontade própria e tudo o que querem fazer é fechar-se e descansar! Deixe para a tarde as tarefas diárias que exigem menos autocontrolo.
4. Faça pausas para o cérebro
Lembre-se, no entanto: o facto de estar a fazer as tarefas mais difíceis não significa que deva continuar até ficar esgotado. Embora possa não parecer produtivo, fazer pausas pode aumentar a qualidade do seu trabalho e melhorar o seu humor, resistência e saúde. Não se esqueça de se levantar da secretária algumas vezes durante a manhã e também durante a tarde, e faça uma “pausa para o cérebro”. Bastam 5 minutos para refrescar a mente e recuperar a energia. Esses 5 minutos serão mais do que compensados por um pensamento de maior qualidade no futuro.
5. Utilize a regra “faça já”
Se vir uma tarefa que demora 2 minutos ou menos a concluir, faça-a já. Porquê 2 minutos? Porque uma tarefa tão curta consumiria mais tempo a ser adicionada à sua lista de tarefas e a receber uma prioridade do que a ser simplesmente concluída de imediato. Se conseguir tratar das pequenas tarefas assim que as vir, a sua lista de tarefas ficará menos sobrecarregada, tal como a sua mente.
Enquanto gestores de projetos, é fundamental não nos tornarmos um estrangulamento para o projeto. Por isso, temos frequentemente um ciclo contínuo de pensamentos como “Oh, tenho de me lembrar de mover aquela folha de cálculo para a outra pasta”. Infelizmente, este tipo de pensamentos persistentes ocupa espaço no seu cérebro que poderia ser dedicado a trabalho mais importante. Para tarefas rápidas, basta “fazê-las já” e dar uma palmadinha nas costas por as marcar como concluídas na sua lista de tarefas antes de sequer lá chegarem!
6. Faça menos reuniões e mais focadas
A temida reunião no escritório! O e-mail (que agora só verifica 3 ou 4 vezes por dia) chegou à sua caixa de entrada na segunda-feira à tarde: “Reunião do escritório na quarta-feira às 13:30”. Pensa imediatamente, “Lá se vai a minha tarde inteira”. Se o moderador da reunião não souber conduzir uma reunião corretamente, tem razão.
Se for o organizador da reunião, considere utilizar uma ferramenta de produtividade, como o Slack, caso o resultado da conversa não exija uma ação imediata. Mas, se precisar mesmo de realizar essa reunião, seguem-se algumas ideias simples que pode aplicar para que a reunião decorra de forma tranquila e rápida:
- Mantenha as reuniões pequenas e breves — convide apenas as pessoas essenciais para a reunião.
- Escolha um único tema para a reunião e não se desvie do assunto.
- Considere realizar a reunião num espaço que permita a todos permanecer de pé — isso ajudará a mantê-la tão curta quanto possível.
- Comece e termine as reuniões a horas.
- No final da reunião, certifique-se de que existe um plano de ação para o dia, a semana ou até para o mês.
Para tornar as reuniões tão rápidas e produtivas quanto possível, os assuntos abordados têm de ser documentados e úteis para a sua equipa. Recomendo gerir os cronogramas e as tarefas definidos nas suas reuniões com ferramentas de gestão de projetos, que facilitam a sua modificação e partilha.
7. Defina limites
Se sente que tem demasiado trabalho em mãos e simplesmente não consegue concentrar-se, está na altura de estabelecer limites com colegas de trabalho que o distraem. Isto é especialmente importante quando está a tentar ser produtivo enquanto trabalha a partir de casa. Defenda a sua produtividade e recuse, de forma educada mas firme, trabalhar com colegas que o distraem.
Da mesma forma, não aceite assumir trabalho se olhar para ele e souber que não vai conseguir contribuir positivamente para o projeto. Enquanto gestor, fico mais satisfeito quando os membros da equipa dizem: “Sabe que mais? Simplesmente não sinto que vá ser uma mais-valia neste projeto, e esta é a razão…” em vez de perderem tempo (e afetarem a produtividade das pessoas e dos recursos da empresa) por terem receio de estabelecer limites.
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