11 competências de gestão de tarefas que os gestores de projetos devem dominar
Mestre das tarefas: Melhores competências de gestão de tarefas podem melhorar significativamente a sua produtividade e a da sua equipa, ajudá-lo a manter-se organizado e a alcançar os objetivos do seu projeto de forma eficiente.
Organize-se para ganhar energia: Desenvolver uma abordagem estruturada à gestão de tarefas pode resultar numa melhor organização, menos stress e maior eficácia geral no trabalho.
Impulsionadores da produtividade: Identificar e resolver as causas profundas da ineficiência, como uma gestão inadequada de tarefas, pode ajudá-lo a melhorar o desempenho e a produtividade no trabalho.
Se está a ter dificuldades em manter a produtividade, manter-se organizado e alcançar os objetivos do seu projeto, a causa pode ser a falta de competências de gestão de tarefas.
Neste artigo, vou abordar competências, estratégias e ferramentas essenciais de gestão de tarefas para o ajudar a controlar e transformar a forma como trabalha, para que possa fazer mais e concluir os seus projetos dentro do prazo.
O que são competências de gestão de tarefas?
As competências de gestão de tarefas são os talentos e as estratégias utilizados para planear, estabelecer prioridades e executar atividades de forma eficiente, com o objetivo de alcançar metas específicas.
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As competências de gestão de tarefas são mais do que a capacidade de assinalar algo numa lista de tarefas. Trata-se de gerir os membros da equipa, estabelecer prioridades entre tarefas e criar cronogramas alcançáveis e mensuráveis para a totalidade de um projeto.
Estas competências incluem a capacidade de tomar decisões, gerir as tarefas da equipa e as suas próprias enquanto gestor de projetos, e motivar os membros da equipa a concluir as tarefas até às respetivas datas-limite (ou antes). Podem ajudá-lo a monitorizar melhor o progresso e a gerir tarefas num projeto, criar planos de projeto mais sólidos e manter o trabalho em andamento ao longo do fluxo de trabalho.
11 competências essenciais de gestão de tarefas
As seguintes competências de gestão de tarefas são algumas das mais importantes a dominar. Também abordei a forma de falar sobre elas no seu CV ou numa entrevista para uma função de gestão de projetos.
1. Planeamento
O planeamento é mais do que definir e cumprir prazos. Trata-se também de estabelecer cronogramas realistas e identificar a ordem adequada para as tarefas importantes, para que possa otimizar o fluxo de trabalho do seu projeto.
Uma excelente forma de destacar esta competência de gestão de tarefas num contexto profissional é apresentar exemplos de projetos específicos nos quais definiu listas de tarefas prioritárias e os respetivos prazos do projeto.
2. Definição de prioridades
Saber quais as tarefas que precisam de ser tratadas e por que ordem é uma competência essencial conhecida como definição de prioridades das tarefas. Não só é uma parte fundamental do conjunto de competências de um gestor de projetos, como também é uma das competências mais subvalorizadas. Ser capaz de distinguir uma tarefa urgente de uma tarefa importante exige muita prática na definição de objetivos a longo prazo e no planeamento a curto prazo.
Durante uma entrevista, destaque as suas competências de definição de prioridades partilhando um caso em que o progresso das tarefas a curto prazo parecia estar a correr bem, mas previu um problema mais adiante se não fizesse ajustes específicos às tarefas para adotar uma perspetiva mais a longo prazo.
3. Gestão da carga de trabalho
A gestão da carga de trabalho é uma tarefa essencial, especialmente num ambiente de trabalho onde a colaboração da equipa é valorizada. Significa garantir que os membros da equipa não têm trabalho em excesso nem estão subutilizados. Ao prestar muita atenção aos seus recursos, pode gerir tarefas de forma eficaz, redistribuir o trabalho dos membros da equipa mais ocupados para os que têm menos trabalho e delegar tarefas aos membros da equipa conforme necessário.
Se quiser chamar a atenção para a sua competência de gestão da carga de trabalho no CV, mencione um projeto no qual geriu eficazmente os seus recursos para evitar o esgotamento e a procrastinação, cumprindo ainda os marcos do projeto dentro do prazo ou antes do previsto.
4. Delegação
As competências de delegação eficazes promovem o desenvolvimento de competências na equipa, aumentam a motivação e ajudam a evitar estrangulamentos causados por uma carga de trabalho excessiva. A capacidade de delegar tarefas para que a sua equipa se mantenha no caminho certo para alcançar o roteiro do projeto é uma das competências mais importantes de gestão de tarefas e do tempo. Ajuda a manter um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal, tanto para si como para a sua equipa.
Para demonstrar da melhor forma as suas competências de delegação, descreva ou apresente brevemente, sob a forma de tópicos, um projeto no qual conseguiu avaliar tarefas exigentes, conversar com as partes interessadas e distribuir a carga de trabalho para incentivar um trabalho de equipa mais eficiente.
5. Comunicação
Quer esteja a falar com membros da equipa, partes interessadas, clientes ou até prestadores de serviços, precisa de saber comunicar de forma eficaz. Isto reduzirá o tempo gasto a tentar recuperar o atraso ou a refazer trabalho.
Para partilhar informações sobre as suas competências de comunicação num CV ou numa entrevista, descreva um momento em que utilizou técnicas de comunicação eficazes para gerir um projeto em tempo real. Pode fazê-lo explicando o seu método de comunicação ou partilhando as suas estratégias de comunicação.
6. Gestão do tempo
Técnicas de gestão do tempo, como a técnica Pomodoro, o agrupamento de tarefas ou os quadros Kanban (embora sejam frequentemente úteis), existem às dezenas. Pode ser necessário algum processo de tentativa e erro para encontrar as ferramentas ou competências que funcionam melhor consigo, mas uma boa gestão do tempo resume-se a passar menos tempo nas tarefas sem reduzir a qualidade.
Uma forma eficaz de demonstrar as suas competências de gestão do tempo é partilhar provas de como conseguiu realizar mais em menos tempo. Pode, por exemplo, contar uma breve história sobre uma ocasião em que reduziu em vários dias a duração de um projeto.
7. Organização
Ter uma abordagem estruturada para gerir tarefas, prazos, recursos e informações é uma competência essencial para si enquanto gestor de projetos — ser capaz de organizar todos os detalhes é um dos trabalhos mais importantes que pode realizar num projeto.
Pode demonstrar as suas competências de organização falando sobre os sistemas e processos que implementou para acompanhar tarefas, progresso, ficheiros e versões, feedback e conversas com as partes interessadas, bem como outras informações essenciais do projeto.
8. Adaptabilidade
Manter-se ágil e flexível relativamente ao seu plano do projeto é uma competência fundamental para os gestores de projetos. Os requisitos podem mudar, novas partes interessadas podem envolver-se e o âmbito do projeto pode aumentar. A capacidade de pensar rapidamente e de mudar de direção quando necessário é essencial na gestão de projetos.
No seu currículo ou numa entrevista, destaque a forma como se adaptou à medida que os objetivos ou os prazos do projeto se alteraram com clientes ou num projeto específico. Partilhe um caso concreto em que tenha sido necessário mudar inesperadamente de direção.
9. Resolução de problemas
Identificar um problema e depois fazer algo a esse respeito parece simples, mas existe uma quantidade surpreendente de gestores de projetos que ficam bloqueados perante problemas pouco importantes ou não urgentes.
Durante uma entrevista, saliente como resolveu rápida e eficazmente um problema inesperado. No seu currículo, descreva problemas específicos que resolveu e os resultados do seu raciocínio rápido.
10. Pensamento crítico
Reconhecer um problema é uma coisa, mas pensar detalhadamente sobre a forma de o resolver é um conjunto de competências completamente diferente. Um pensamento crítico criativo e rápido pode contribuir muito para que se mantenha no caminho certo e conclua o projeto dentro do prazo.
Não se limite a indicar o pensamento crítico como uma das suas competências no currículo. Demonstre estas competências com uma breve explicação de como o seu pensamento criativo e crítico melhorou os resultados do projeto.
11. Conhecimentos de software de gestão de tarefas
Existe uma grande variedade de ferramentas de gestão de tarefas, aplicações e modelos à sua escolha que podem ajudá-lo a gerir melhor o seu tempo e as tarefas do projeto. Encontrar o software de gestão de projetos adequado implica garantir que a ferramenta funciona para si e para a sua equipa, e não o contrário. Isto vai além de garantir que tem acesso a funcionalidades de notificações, integrações com redes sociais ou registo do tempo.
No seu currículo ou numa entrevista, explique a sua experiência com as ferramentas existentes. O mais importante não são as ferramentas específicas que utilizou no passado, mas sim a forma como as utilizou para concluir tarefas e projetos dentro do prazo, do orçamento e do âmbito definidos.
Como melhorar as suas competências de gestão de tarefas
Eis as minhas principais sugestões para melhorar as suas competências de gestão de tarefas.
Determine os seus períodos de maior produtividade
Descubra quando o seu cérebro funciona em pleno. Encontrar esses períodos de maior produtividade pode ser difícil — se quiser aperfeiçoar as suas competências de gestão de tarefas, comece a prestar muita atenção aos momentos em que realiza o seu melhor trabalho.
Uma boa prática consiste em experimentar diferentes momentos do dia para descobrir quando é mais produtivo, de acordo com a Insightful. Defina uma tarefa simples que exija uma boa dose de capacidade mental para ser realizada. Repita essa tarefa ao longo do dia e registe quanto tempo demorou (um registador simples de tempo é adequado para este efeito), quão difícil lhe pareceu e quão cansado se sentia antes e depois.
A recolha destes dados ajudá-lo-á a identificar padrões e os momentos em que trabalha com o máximo desempenho. Em seguida, agende todas as tarefas que exigem maior esforço mental para esses períodos.
Defina objetivos claros
Definir objetivos é uma competência importante na gestão de tarefas, mas isto vai além de objetivos grandes e de longo prazo. Defina objetivos menores para as tarefas, que possam ser facilmente agendados e concluídos. Isto irá mantê-lo motivado e permitir-lhe manter o progresso, para que possa tirar o máximo partido da sua gestão do tempo.
O que funciona para mim é definir uma tarefa principal por dia que me aproxime dos meus objetivos mais abrangentes, seguida de 3-5 tarefas menores que contribuam para essa tarefa principal. Desta forma, tem um objetivo claro a alcançar e um caminho claro para lá chegar.
Reserve tempo no seu calendário
Se determinou o seu período de maior produtividade e definiu objetivos claros, a sua próxima tarefa é reservar tempo no seu calendário para concluir essas tarefas mais importantes. Esta é uma tática popular apresentada em muitos livros sobre gestão do tempo, e existe um ditado nos círculos empresariais que diz: “o que é agendado é feito”. Por isso, reservar tempo para alcançar os seus objetivos é fundamental.
Reservar tempo pode consistir em definir no seu calendário as suas tarefas mais importantes por nome ou tipo. Por exemplo, agende uma a duas horas para “trabalho administrativo” durante o seu período menos produtivo e “alcançar os objetivos diários” para outro bloco de uma a duas horas. Se estiverem reservadas no seu calendário, irá garantir que são concluídas.
Acompanhe o seu tempo e progresso
Existe outro ditado: “o que é medido é gerido”. Se dedicar tempo a acompanhar o seu progresso e a duração das tarefas, poderá identificar melhor quaisquer ineficiências que possam surgir.
Uma técnica popular de gestão do tempo é o Método Pomodoro, no qual trabalha em períodos intensos intercalados com pausas breves ao longo de uma a duas horas. Isto ajuda-o a perceber quanto consegue realizar em blocos de tempo específicos. Depois de analisar o seu progresso, verá alguns padrões que lhe permitirão gerir o seu tempo de forma mais eficiente.
Uma excelente forma de fazer isto é utilizar o método de delimitação temporal—um método comum utilizado por profissionais de alto desempenho e diretores executivos.
Defina prazos realistas e acompanhe-os
Todas as competências de gestão do tempo e de tarefas do mundo não o poderão ajudar se não estiver a definir objetivos e prazos realistas. O viés do otimismo é um conceito psicológico que explica como muitas vezes pensamos ser melhores a concluir trabalho do que realmente somos. No entanto, se acompanhar o seu tempo e progresso, poderá ultrapassar este viés.
Dê prioridade e delegue aquilo que possa ser feito de forma mais eficiente por outro membro da equipa. Utilize software de gestão de projetos para organizar os seus cronogramas e processos de gestão de recursos.
Evite fazer várias tarefas em simultâneo
Quando tenho muitos projetos em que trabalhar ou várias tarefas que precisam de ser concluídas num curto período de tempo, sinto-me tentado a tentar trabalhar em algumas delas ao mesmo tempo. No entanto, foi provado que fazer várias tarefas em simultâneo é ineficiente para a grande maioria das pessoas.
Quando divide a sua atenção, divide a qualidade do seu trabalho. Não se sinta tentado a tentar fazer mais realizando várias tarefas ao mesmo tempo. Concentre-se numa tarefa de cada vez, com toda a sua atenção, e verá que consegue fazer mais num período de tempo mais curto.
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