Como Criar o Seu Kit de Ferramentas de Gestão de Projetos (com Sally Woolston, da Nzime)

Leia a transcrição:

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Ben Aston:

Como está o seu processo? Está a funcionar de forma eficiente? E funciona bem com as suas ferramentas de gestão de projetos? Bem, se não tem a certeza do que está a acontecer com o seu kit de ferramentas de gestão de projetos, continue a ouvir, porque no podcast de hoje vamos discutir como podemos desenvolver processos mais eficientes, como podemos escolher as ferramentas certas para os nossos projetos e implementá-las em toda a organização.

Obrigado por nos acompanhar. Eu sou Ben Aston, fundador do The Digital Project Manager. Bem-vindos ao podcast DPM. Estamos empenhados em ajudar os gestores de projetos a ter sucesso e em ajudar as pessoas que gerem projetos a obter melhores resultados. Estamos aqui para o ajudar a levar a sua gestão de projetos para o nível seguinte. Visite thedigitalprojectmanager.com para conhecer a formação e os recursos que disponibilizamos através da adesão. Este podcast é-lhe apresentado pela Clarizen, líder em software empresarial de gestão de projetos e portefólios. Visite clarizen.com para saber mais.

Hoje estou acompanhado por Sally Woolston, gestora de projetos digitais na Nzime. Pronunciei isso corretamente?

Sally Woolston:

Não.

Ben Aston:

Oh, não.

Sally Woolston:

Não faz mal. Toda a gente faz isso.

Ben Aston:

Como se pronuncia?

Sally Woolston:

É Enzyme.

Ben Aston:

Enzyme. Assim faz mais sentido. Esse é o problema com um nome complicado, não é?

Sally Woolston:

O nosso diretor é criativo, por isso não consegue escrever as coisas corretamente. É simplesmente Enzyme.

Ben Aston:

Gosto. Enzyme faz sentido. Eu li Enzeem. Mas, de qualquer forma, a Sally trabalha na Enzyme, uma agência focada em conhecimentos comportamentais, e já geriu todo o tipo de projetos — desde tecnologia financeira, comércio eletrónico, recrutamento e retalho. Olá, Sally.

Sally Woolston:

Olá, Ben.

Ben Aston:

E desculpa ter-te obrigado a corrigir-me sobre Enzyme e Enzeem.

Sally Woolston:

Não faz mal. Como estás?

Ben Aston:

Muito bem, obrigado. Pelo que percebi, já trabalhaste em muitas áreas diferentes e, no teu perfil do LinkedIn, vi que tens experiência em desenvolvimento de negócio e vendas. Conta-me como chegaste à gestão de projetos.

Sally Woolston:

Acho que, tal como acontece com muitos gestores de projetos digitais, entrei nesta área quase por acidente. Trabalhava como gestora de desenvolvimento de negócio numa companhia de seguros, integrada num grupo de várias seguradoras. Era no setor imobiliário. Como gestora de desenvolvimento de negócio, lidava regularmente com a equipa interna de desenvolvimento e comecei a perceber que faltava um processo e uma estrutura. Era simplesmente uma questão de quem chegava primeiro junto dos programadores para conseguir colocar o seu projeto na fila. Por isso, por estar praticamente na posição de cliente da equipa interna, disse: “Precisamos mesmo de dar alguma estrutura a isto.” E o meu gestor na altura respondeu: “Está bem. Agora és a gestora de projetos.” E eu pensei: “Está bem.” Tive de aprender um pouco enquanto trabalhava, mas foi assim que entrei na área.

Ben Aston:

Muito bem. E isso foi uma promoção ou um castigo na altura?

Sally Woolston:

Um pouco dos dois. Foi certamente difícil. Era muito complexo e eu não fazia ideia de como funcionava o desenvolvimento de software ou um processo criativo. Na altura trabalhávamos com Scrum e, em retrospetiva, até o fazíamos bastante bem. Agora sei isso. Mas eu não fazia ideia de nada, e o site thedigitalprojectmanager.com e o canal do Slack foram ferramentas muito úteis para aprender enquanto avançava, porque é uma boa comunidade e as pessoas partilham os seus conhecimentos.

Ben Aston:

É isso mesmo que gostamos de ouvir. É essa a razão de existir. Sabendo o que sabes agora, o que dirias à tua versão mais jovem naquele dia em que te atribuíram esse castigo ou promoção para gestora de projetos? Qual foi o maior erro que cometeste logo no início e que hoje pensas: “Se pudesse fazer isso de novo, faria de forma completamente diferente”?

Sally Woolston:

Não me ocorre um grande erro específico.

Ben Aston:

Apenas uma série deles.

Sally Woolston:

Muitos pequenos. Acho que é importante ter a atitude de que podemos aprender sempre com todas as pessoas à nossa volta e prestar muita atenção ao que aconteceu antes de nós. Especialmente quando assumimos um projeto: o que aconteceu antes, porque falhou e o que precisamos de fazer de forma diferente? É importante prestar mais atenção às pessoas e à situação e deixar que isso nos oriente, em vez de entrarmos a pensar que sabemos tudo. Acho que, no início, talvez tenha pensado que sabia mais do que realmente sabia.

Ben Aston:

Sim. O envolvimento das partes interessadas é muito importante. No início das nossas carreiras, talvez estejamos mais concentrados no próprio projeto e na entrega das coisas do que nas partes interessadas envolvidas, na equipa, no valor e na forma como estamos a gerar valor. Podemos ficar demasiado presos à ideia de “tenho simplesmente de entregar isto”. Mas também temos de nos lembrar do elemento humano e do valor que estamos a gerar no final.

Sally Woolston:

Exatamente. E também temos de lidar com diferentes tipos de pessoas e personalidades que não pensam da mesma forma que nós e que não têm os mesmos requisitos. Por isso, como dizes, se, enquanto gestores de projetos, nos concentrarmos apenas no orçamento, no prazo e em entregar as coisas, podemos perder uma parte muito importante do processo: “As minhas partes interessadas ou os meus clientes estão a beneficiar deste processo ou estou apenas a assinalar tarefas e a concluí-las?” Por isso, a gestão das partes interessadas continua a ser uma parte muito complexa do meu trabalho, que ainda estou a aperfeiçoar.

Ben Aston:

Que projetos estás a realizar atualmente?

Sally Woolston:

Somos uma agência, por isso temos clientes de vários setores. Mas a nossa atividade principal é realmente a estratégia e os conhecimentos. Normalmente, isso traduz-se em comércio eletrónico, desenvolvimento de websites ou campanhas, sejam de CRM por email ou de estratégia para redes sociais. É uma mistura de coisas.

Ben Aston:

E como é um projeto de estratégia típico para ti? Trabalhas com pequenos retalhistas online ou com marcas maiores? Podes explicar-nos esse processo de estratégia? Vamos aprofundar o processo quando falarmos das ferramentas, mas podes ajudar-nos a compreender o contexto destas estratégias, projetos de experiência do utilizador e desenvolvimento no espaço do comércio eletrónico?

Sally Woolston:

Muitos dos nossos clientes pertencem ao setor profissional: construtores, comerciantes e marcas internacionais com as quais trabalhamos bastante. Não são necessariamente marcas glamorosas ou aquilo que normalmente consideraríamos “fixe”, mas existe um mercado enorme no setor profissional. O que conseguimos fazer, sobretudo no lado da estratégia, é visitar uma empresa, falar sobre a sua oferta real, ajudá-la a compreender melhor o seu negócio e depois traduzir isso para um ecossistema digital.

Isso pode significar um novo website, comunicar eficazmente nas redes sociais ou garantir que a empresa está onde precisa de estar. A estratégia envolve muita comunicação. Fazemos workshops e reuniões, por isso esta fase fica um pouco fora dos processos no que diz respeito às ferramentas. É quase a aquisição do projeto. Depois de identificarmos uma estratégia e termos um projeto como resultado, avançamos para a experiência do utilizador, o design e, esperamos, o desenvolvimento e a entrega.

Ben Aston:

Quero aprofundar os resultados desta estratégia. Ouve-se frequentemente falar sobre isto, mas quem não trabalha em agências que fazem este trabalho estratégico no início de um projeto talvez não saiba exatamente o que envolve. Falaste de um workshop, do desenvolvimento de uma estratégia e de um ecossistema digital. Em termos de resultados, fazem mapeamento da jornada? Criam um modelo de serviço? Utilizam um quadro de modelo de negócio Lean? Quais são os resultados e como desenvolvem esse ecossistema?

Sally Woolston:

Depende dos problemas com que os clientes se deparam. Muitas vezes, não estão a comunicar eficazmente os seus serviços ou produtos. Pode acontecer que a equipa de liderança ou a administração estejam desligadas das pessoas que trabalham no terreno. Normalmente, essa falha de comunicação significa que a estratégia digital não está totalmente correta. Os decisores não têm os conhecimentos e o retorno adequados das pessoas que estão no terreno. Os nossos workshops fazem essa ligação. Reunimos as pessoas — normalmente responsáveis de marketing, responsáveis de marca ou pessoas que lidam com o website ou as redes sociais — e ajudamo-las a compreender melhor o público, o consumidor e o seu comportamento online.

O resultado do projeto pode variar bastante. Mais recentemente, temos identificado situações como: “Está presente nas redes sociais, mas talvez esteja nas plataformas erradas e o seu conteúdo não seja adequado, porque está a falar sobre os temas errados”, ou “Não está a falar com o seu público de uma forma que ele compreenda.” É quase um workshop de consultoria empresarial ou de marketing, que esperamos que depois se transforme em trabalho para nós.

Ben Aston:

No teu papel de gestora de projetos, mencionaste num artigo alguns desafios relacionados com ineficiências nos processos. Existem outros desafios com que estejas particularmente a lidar este ano? Em que estás a tentar melhorar?

Sally Woolston:

Um dos meus principais focos este ano é a comunicação eficaz. Não apenas com clientes ou partes interessadas, mas também com a equipa interna. Como gestora de projetos, sou provavelmente a pessoa que contacta com todos os departamentos da agência. Tenho de compreender diferentes tipos de personalidade, perceber como gostam de receber comunicação e saber quando devo recuar. Tudo isto está relacionado com a tentativa de aumentar a produtividade, ajudando as pessoas do estúdio a entrarem mais frequentemente num estado de concentração e reduzindo as interrupções. Por isso, a comunicação e uma melhor compreensão das diferentes personalidades são o meu principal foco este ano.

Ben Aston:

Estás a utilizar alguma ferramenta para te ajudar nesse objetivo?

Sally Woolston:

Tenho lido bastante e visto vídeos no YouTube sobre produtividade e sobre como compreender pessoas diferentes. Gosto de alguns canais, como Better Ideas e Matt D’Avella, que têm bons conteúdos sobre produtividade. Mas, neste momento, estou sobretudo a tentar aprender e melhorar.

Ben Aston:

Leste algum livro bom recentemente?

Sally Woolston:

Estou a meio de um chamado Como Ter Conversas Significativas. Não me lembro do autor, mas é bastante interessante. Fala sobre como algumas pessoas conseguem iniciar uma grande conversa ou perceber quando é necessário ter uma conversa importante, enquanto outras ficam muito assustadas com a ideia de confronto e evitam-no. Depois, mostra o que pode acontecer como consequência de não se ter essa conversa. O livro dá exemplos extremos, como “quero divorciar-me de ti, mas não consigo falar sobre isso”, mas também traduz as ideias para situações do dia a dia, como falar com colegas ou clientes e abordar uma conversa.

Ben Aston:

Parece interessante. Com a nova década em que entrámos, descobriste recentemente alguma coisa que tenha tornado a tua vida melhor?

Sally Woolston:

Ainda só passaram 22 dias.

Ben Aston:

Vá lá! Já passou quase um mês!

Sally Woolston:

Não há uma coisa específica, penso eu. Estou a tentar esforçar-me para ler um pouco mais e não consumir constantemente informação inútil, como acontece com a Netflix.

Ben Aston:

Vamos regressar ao teu artigo sobre a escolha de ferramentas de gestão de projetos para a tua agência. Se ainda não leste o artigo de que vamos falar, visita thedigitalprojectmanager.com. Chama-se Segredos do Crescimento de uma Agência. Nele, a Sally explica como equipar a equipa com as ferramentas certas pode ser um grande catalisador para o crescimento de uma agência. Quando a equipa adere ao processo, aos fluxos de trabalho e às ferramentas, fica muito mais envolvida e consegue trabalhar com mais eficiência. Quero começar esta discussão pelo processo: quando escolhem novas ferramentas, como envolvem a equipa, recolhem requisitos, criam uma lista restrita, decidem o que experimentar e tomam uma decisão.

Este é um desafio que muitas pessoas enfrentam. Sabem que algo não está a funcionar bem na agência, o processo talvez não esteja bem definido e as ferramentas podem não estar a ajudar. Muitas vezes existe um conjunto de ferramentas, algumas excelentes para uma tarefa específica. A questão é saber se devemos ter várias ferramentas especializadas que funcionam bem em conjunto e se integram através de APIs, ou uma única ferramenta que faça tudo.

Sally, no teu artigo, falas sobre a escolha de uma ferramenta, o processo de decisão e a implementação junto da equipa. Identificaste alguns hábitos menos adequados depois de a agência já estar a funcionar há algum tempo. Podes explicar quais eram esses hábitos e como percebeste que havia coisas que não estavam a funcionar bem?

Sally Woolston:

Para mim, era muito evidente o que não estava a funcionar. Dentro da agência tínhamos várias ferramentas: Asana, Harvest, outra ferramenta de planeamento, uma ferramenta de faturação e folhas de cálculo por todo o lado. Entre o departamento de atendimento ao cliente e o estúdio, duplicávamos imenso trabalho. Recebíamos um email de um cliente — ou talvez esse cliente utilizasse o Asana, ninguém sabia. Não havia um protocolo. Depois enviávamos o pedido para o estúdio obter um orçamento. A tarefa acabava por ser criada novamente no estúdio com um nome semelhante ao do briefing original, e os clientes davam feedback noutro local. Era evidente que não estava a funcionar e que estávamos a desperdiçar uma enorme quantidade de esforço.

Se não for tão evidente, uma coisa que faço regularmente, pelo menos trimestralmente com os estúdios, é enviar um questionário do Google. É uma boa forma de obter a informação concreta de que preciso. Pergunto, por exemplo: “Tem sempre o briefing de que precisa? Tem sempre tempo suficiente? Consegue aceder facilmente ao seu calendário?” Envio o questionário ao estúdio e recolho o seu feedback. Nove vezes em dez, aquilo que pensamos estar a funcionar bem no atendimento ao cliente ou no meu departamento é visto de forma diferente pelo estúdio. Se suspeitar que alguma coisa podia ser mais fácil, pergunte. Pergunte às pessoas e aos clientes se é fácil enviar-nos um pedido, consultar o estado de uma tarefa ou verificar a faturação. Mais uma vez, tudo se resume à comunicação.

Ben Aston:

Muitas vezes, os processos e fluxos de trabalho que funcionam numa agência com cinco a dez pessoas não são os mesmos que funcionam numa agência com 30 pessoas. Por vezes, os processos e as operações não acompanham o crescimento da agência e é aí que começam a surgir problemas. Isto acontece novamente quando a agência chega às 50 ou às 100 pessoas, porque os processos têm de mudar e os fluxos de trabalho têm de ser adaptados.

Sally Woolston:

É verdade. Ainda não somos assim tão grandes; somos uma equipa de dez pessoas. Mas é inevitável que seja necessário aumentar a escala dos processos. Para isso, é preciso que eles estejam definidos desde o início. Mesmo uma equipa de duas pessoas não pode trabalhar exatamente da mesma forma que uma equipa de dez, porque pode não ter os mesmos departamentos ou funções. Eu diria para começar por estabelecer um processo e regras internas sobre a forma como as coisas funcionam. Ter uma identidade de trabalho facilita a expansão. Também é importante rever constantemente se o processo continua eficiente. Estamos sempre a mudar, mas, se os processos já estiverem definidos e o problema tiver sido identificado antes de ser necessário crescer, a tarefa torna-se muito mais simples.

Ben Aston:

Falaste de questionários e de conversar com a equipa e com os clientes para perceber se estavam a trabalhar de forma eficiente. Também mencionaste a duplicação de trabalho e a atualização de várias plataformas. Encontraste outras grandes ineficiências no processo ou nas ferramentas?

Sally Woolston:

A nossa colaboração interna melhorou imenso. Fazemos reuniões diárias rápidas e verificamos se todos têm acesso aos mesmos quadros e à mesma documentação. Também é importante reunir regularmente por videochamada. Até a própria disposição do estúdio pode facilitar a colaboração: por vezes, é simplesmente necessário virar-nos e falar cara a cara. Gosto muito do Slack, mas há situações em que precisamos mesmo de uma conversa presencial.

Ben Aston:

No teu artigo, mencionaste outros sinais de alerta: comunicação inconsistente com os clientes, falta de processos na equipa, relatórios incorretos, perda de tempo e um processo de integração intimidante por existirem demasiadas ferramentas. Explica-nos o processo que seguiste para encontrar uma nova ferramenta, analisar o processo e escolher a ferramenta adequada.

Sally Woolston:

Tive a sorte de a minha equipa de gestão ter dito: “Esta é a tarefa prioritária e vais trabalhar nela até ficar correta.” Tive tempo disponível, o que tornou todo o processo possível. Demorei cerca de quatro meses e meio, talvez cinco, desde o início da análise séria do projeto até à implementação num ambiente de teste. É um investimento de tempo considerável, mas tive autorização para me concentrar realmente nessa tarefa.

Comecei por falar com as diferentes equipas: estúdio, atendimento ao cliente, clientes e equipa financeira. Perguntei o que cada pessoa precisava de fazer no dia a dia e se era possível reunir todos esses requisitos. Depois identifiquei os pontos comuns: precisávamos de colaborar facilmente entre equipas e com os clientes, de uma ferramenta simples de utilizar e de conseguir consultar rapidamente o estado e o orçamento de um projeto. Também precisávamos de algum planeamento, mas simplificar os requisitos tornou tudo muito mais fácil.

Ben Aston:

Como definiste a lista restrita de ferramentas?

Sally Woolston:

Através do canal do Slack do DPM. Existe um canal dedicado às ferramentas. Consultei várias opções e perguntei qual era a experiência real de utilização numa agência semelhante à nossa. O monday.com, o Wrike e o Trello eram frequentemente mencionados. O Trello pareceu-me um pouco limitado e não queria tornar o sistema demasiado complexo com muitas integrações. Acabei por testar várias ferramentas com dados fictícios, criar diferentes perfis e pedir feedback à equipa. Foi um processo de tentativa e erro.

Ben Aston:

Se quiserem consultar listas de ferramentas, visitem thedigitalprojectmanager.com/tools. Também podem juntar-se ao Slack e perguntar o que outras pessoas estão a utilizar. Experimentaste o monday.com. Como o testaste num ambiente real antes de o implementares em todos os projetos?

Sally Woolston:

Foi necessário um esforço considerável. Implementámo-lo internamente e só cerca de um mês depois o disponibilizámos aos clientes. Durante esse mês, copiávamos tudo para o monday.com e o estúdio geria o trabalho através da plataforma, enquanto o atendimento ao cliente fazia tudo duas vezes. Precisávamos de garantir que funcionava antes de envolver os clientes. Queríamos ter confiança na ferramenta, saber como os ensinar e garantir que resolvia os problemas que tinham identificado. A implementação demorou cerca de um mês e fizemo-la com calma.

Ben Aston:

Que conselhos darias para obter a adesão da equipa e dos clientes?

Sally Woolston:

É essencial manter uma conversa aberta. Podemos dizer: “Estávamos a trabalhar desta forma e não está a funcionar bem para nós. Imagino que também tenha sido frustrante para si.” Os clientes costumam confirmar se esse é o caso. A comunicação aberta permite chegar rapidamente ao problema. No monday.com, os clientes veem apenas o seu quadro de projeto. Podemos alterar os nomes dos estados ou acrescentar colunas sem afetar demasiado o trabalho interno. Isso dá-lhes mais controlo e pode acrescentar muito valor.

Ben Aston:

A Sally é uma grande defensora do monday.com e, no artigo, explica como o utilizam para gerir a agência, os clientes, os recursos e o acompanhamento do trabalho. Para verem como este processo pode funcionar numa agência, visitem thedigitalprojectmanager.com. Sally, quais são as principais conclusões para alguém que está prestes a iniciar este processo?

Sally Woolston:

Antes de começar, é preciso saber qual é o problema que se está a tentar resolver. Isso torna a tarefa muito mais fácil. Fale com as pessoas envolvidas nos processos e recolha o seu feedback. Pode acabar por alterar os processos sem mudar as ferramentas. Talvez sejam necessárias reuniões mais regulares ou momentos de acompanhamento antes, durante e depois dos projetos. Identifique o problema principal, fale com todos os utilizadores dos processos e verifique se têm os mesmos pontos de dificuldade. Se tiverem, terá um bom ponto de partida. Se não tiverem, talvez não exista realmente um problema.

Ben Aston:

Não alterem as ferramentas sem pensarem também no processo. É importante definir como um projeto passa desde a aquisição de novo negócio até à faturação, incluindo os passos intermédios e os pontos de contacto com a equipa e com o cliente. Alinhem as necessidades antes de escolherem uma ferramenta apenas porque parece interessante.

Sally Woolston:

Eu estava muito relutante, porque o monday.com investe muito em publicidade paga.

Ben Aston:

Mesmo assim, acabaste por experimentar.

Sally Woolston:

Sim. E quando gostei, pensei: “E agora?” Mas gosto realmente da ferramenta.

Ben Aston:

Sally, muito obrigado por te juntares a nós. Foi uma conversa muito interessante.

Sally Woolston:

Obrigada por me receberes.

Ben Aston:

Se quiser aprender mais e progredir no seu trabalho, junte-se a nós através de uma adesão DPM. Visite thedigitalprojectmanager.com/membership para ter acesso à nossa equipa do Slack, modelos, workshops, ofertas, livros eletrónicos e muito mais. Gostava de saber o que pensa do monday.com e da implementação de novos processos e ferramentas. Comente os artigos e diga-nos o que funciona e o que não funciona. Partilhe as suas estratégias, sugestões e truques para implementar e selecionar novas ferramentas. Também gostava de conhecer as suas histórias de fracasso e de sucesso. Se gostou do episódio, subscreva o podcast e mantenha-se em contacto através de thedigitalprojectmanager.com. Até à próxima, obrigado por ouvir.