5 dicas para gerir vários projetos

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Estamos a experimentar transcrever os nossos podcasts utilizando um programa de software. Perdoe quaisquer erros tipográficos, uma vez que o robô não está correto a 100% do tempo.

Galen Low Lembro-me de aparecer no meu primeiro dia no meu novo emprego como gestor de projetos, entusiasmado por aprender mais sobre aquele projeto em que iria trabalhar. Mas não era apenas um projeto. Eram seis. E esse entusiasmo rapidamente se transformou em medo.

Como raio iria conseguir manter todas as tarefas no ar? Não tinha sido formado para isto!

Com o passar do tempo, percebi que isto não era uma exceção para os gestores de projetos; era a regra. E não apenas a parte de gerir vários projetos, mas também o stress e a sensação de estar sobrecarregado que a acompanhavam.

Por isso, se é um dos muitos gestores de projetos que, tal como eu, procura uma forma fiável de gerir vários projetos em simultâneo, continue a ouvir. Vamos explicar cinco dicas para gerir vários projetos de forma eficaz, para que possa deixar de sacrificar as suas noites e os seus fins de semana.

Olá a todos, obrigado por nos acompanharem. O meu nome é Galen Low, da The Digital Project Manager. Somos uma comunidade de profissionais digitais com a missão de nos ajudarmos mutuamente a desenvolver competências, ganhar confiança e criar ligações, para podermos amplificar o valor da gestão de projetos num mundo digital. Se quiser saber mais, visite thedigitalprojectmanager.com.

Hoje falamos sobre como aumentar a sua capacidade enquanto gestor de projetos e como pode não só sobreviver, mas prosperar num ambiente onde gere vários projetos em simultâneo.

Comigo está a única e incomparável Elizabeth Harrin, fundadora da Rebel’s Guide To Project Management e autora de vários livros, incluindo “Managing Multiple Projects”, “Engaging Stakeholders on Projects”, “Customer-Centric Project Management” e vários outros textos de referência sobre gestão de projetos.

Elizabeth, é um prazer enorme tê-la hoje no programa.

Elizabeth Harrin Muito obrigada pelo convite. É ótimo estar aqui.

Galen Low É uma honra. Tenho acompanhado o seu trabalho. Sou um pouco fã da Rebel's Guide, anteriormente conhecida como Girl's Guide to Project Management. Adoro o que faz e estou entusiasmado por começarmos.

Elizabeth Harrin Também estou entusiasmada por ouvir as suas perguntas. Acho que vai ser ótimo.

Galen Low Quero interrogá-la sobre a gestão de vários projetos, mas gostaria de começar por contextualizar o tema e ajudar os nossos ouvintes a orientarem-se.

Muitas pessoas, incluindo muitos dos nossos ouvintes, conhecem-na como fundadora da Rebel's Guide to Project Management, anteriormente conhecida como Girl's Guide to Project Management. Pode contar-nos um pouco sobre a razão pela qual criou este projeto e para onde se dirige a Rebel's Guide?

Elizabeth Harrin Claro. Referiu que mudámos o nome, e fizemo-lo em janeiro deste ano. Para quem nos ouve em 2022, isso aconteceu no início de 2022. Durante muitos anos chamámo-nos Girl's Guide to Project Management.

Comecei o projeto porque sempre gostei de escrever. Quando comecei a escrever sobre gestão de projetos, não havia muitos sites ou blogues sobre a experiência das mulheres enquanto gestoras de projetos. Existiam revistas, conferências, sites e outras publicações, mas, se olhássemos para os autores ou para os painéis e palcos, eram sobretudo homens.

Essa não era a minha experiência de trabalho na gestão de projetos. Fazia parte de uma equipa que tinha facilmente 50% de mulheres, provavelmente mais. Achei que tinha algo a dizer sobre gestão de projetos. Claro que nunca falei em nome de todas as mulheres, mas pensei que podia partilhar a minha experiência enquanto mulher a trabalhar nesta área.

Foi assim que tudo começou. O blogue tornou-se um espaço para falar sobre o meu trabalho, a função, a realidade da profissão e aquilo que pode ser uma excelente carreira. Havia também outra razão: na altura em que comecei o blogue, estava a escrever o meu primeiro livro. Li algures que os autores deveriam ter uma plataforma e que todos deveríamos ter blogues.

Pensei que poderia ser uma boa técnica de marketing começar um blogue, tanto para praticar a escrita como para publicar alguns textos.

Galen Low É uma excelente forma de amadurecer ideias. Escreveu vários livros e eu não escrevi nenhum, mas imagino que seja uma tarefa avassaladora pensar: “Vou escrever um livro inteiro, várias centenas de páginas sobre este tema.” O blogue também servia como fonte de conteúdo, além de marketing?

Elizabeth Harrin Não para este livro, mas sim para livros anteriores. Comecei com um tema ou transformei partes de artigos que tinha escrito para um livro. No entanto, ficaria surpreendido.

Para alguém que gosta muito de escrever, escrever um livro é uma tarefa enorme. São mais de 60 mil palavras. Falo atualmente com algumas pessoas que estão a tirar cursos superiores e têm de escrever ensaios de 12 mil ou 15 mil palavras, e todas se sentem extremamente sobrecarregadas.

Na verdade, é mais difícil escrever algo curto quando se tem muitas palavras disponíveis. Se é preciso escrever algo muito conciso, é mais difícil. E sabe isso pela edição dos artigos do blogue da Digital Project Manager: quando é necessário respeitar um limite de palavras, é difícil.

Mas testo algumas das minhas ideias no blogue.

Galen Low Gosto muito dessa ideia e do facto de ter mencionado o seu novo livro, Managing Multiple Projects. Tenho de perguntar: por que razão é um tema tão importante para si? É uma tarefa enorme, como diz. O que a levou a escrever um livro inteiro sobre o assunto?

Elizabeth Harrin Suponho que foi porque não existia mais nada. Tudo começou quando fiz um inquérito e perguntei às pessoas no que estavam a trabalhar, com as perguntas habituais para perceber o que seria útil para os leitores do blogue. Gerir vários projetos parecia ser algo que todos faziam.

Comecei a pensar: ninguém me ensinou a fazer isto, mas eu faço-o. E gosto de pensar que sou razoavelmente boa. Consigo gerir tudo e manter todas as coisas no ar. Por isso, criei um curso de formação de seis meses, com um grupo de pessoas que se reunia para abordar um tema diferente todos os meses, analisando um aspeto da gestão de vários projetos. Achei que seria interessante e inscreveram-se pessoas suficientes para justificar o curso.

Ensinei o curso mais duas vezes. Depois percebi que, quando pensamos na forma como aprendi gestão de projetos e na forma como todos os cursos de formação em gestão de projetos que conheço ensinam atualmente, aprendemos a gerir um projeto do início ao fim. Depois chegamos ao local de trabalho e a vida não é assim: no primeiro dia recebemos seis tarefas, um projeto que já está a meio e um cliente que espera que comecemos algo no mês seguinte.

A vida real não consiste apenas em gerir um projeto de ponta a ponta, exceto talvez quando se gere algo gigantesco. Para a maioria das pessoas que trabalham numa equipa digital, numa agência ou numa empresa, estamos a gerir várias coisas ao mesmo tempo. Por isso, a forma como os gestores de projetos são ensinados a gerir o seu trabalho não corresponde àquilo que têm de fazer na vida real.

Achei que existia uma grande lacuna e quis perceber como podemos trabalhar de forma mais inteligente.

Galen Low Gosto muito dessa observação. Tem razão: quando recebi formação, foi “este é o projeto; no contexto deste projeto, eis o que deve fazer”. Depois comecei a trabalhar na minha primeira agência digital e disseram-me: “A propósito, há 12 projetos em curso, todos em fases diferentes. Além disso, estão a chegar mais três; pode ajudar? E também tem de tratar do suporte e da manutenção.”

As realidades do trabalho de muitas pessoas envolvem gerir um grande volume de projetos, e não apenas um projeto no qual se pode concentrar.

Elizabeth Harrin Exatamente. Desde o primeiro dia sentimos que estamos a falhar, porque pensamos que deveríamos preencher todos os documentos, participar em todas as reuniões, envolver as partes interessadas e fazer a gestão de riscos. Na prática, passamos o tempo em reuniões, a apagar fogos e a resolver todos os problemas que chegam à nossa secretária.

Muitas pessoas dizem-me que não sabem se estão a fazer bem o seu trabalho. Estariam a fazê-lo bem se tivessem horas suficientes no dia. O que tentei fazer foi reunir algumas estratégias: não apenas as minhas ideias, mas também a investigação, os inquéritos e os estudos de caso que compilei.

As citações e histórias partilhadas comigo também entraram no livro. Espero que seja um guia sobre como não se deixar afundar pelo trabalho.

Galen Low Gosto dessa abordagem. Entramos a pensar que vamos aplicar na perfeição todas as técnicas e métodos que aprendemos, com grande rigor. Se não o fizermos, pensamos que estamos a falhar. Mas, na realidade, pode parecer que estamos apenas a manter a cabeça fora de água, e isso também pode ser um sucesso.

Elizabeth Harrin Exatamente. Por vezes, é o melhor que conseguimos fazer.

Galen Low No livro e nas nossas conversas, partilhou comigo cinco dicas para manter a cabeça fora de água e transformar essa situação em prosperidade. Pode explicar quais são?

Elizabeth Harrin A primeira é planear por marcos e sobrepor os marcos, criando um plano de marcos para vários projetos. Em segundo lugar, prestar atenção às dependências entre os projetos, porque provavelmente se sobrepõem mais do que esperamos. Em terceiro lugar, estabelecer uma governação para vários projetos, para simplificar os relatórios e as reuniões. Em quarto lugar, criar uma gestão de várias partes interessadas e analisar os canais de comunicação, para reunir toda a informação. Por fim, gerir muito bem o nosso próprio tempo.

Galen Low São todas excelentes dicas, talvez mais fáceis de dizer do que de fazer. Vamos analisar cada uma. Comecemos pelas duas primeiras: planear por marcos, sobrepô-los e prestar atenção às dependências entre projetos. No contexto do trabalho em vários projetos simultâneos, o que significa planear por marcos e por que razão devemos fazê-lo?

Elizabeth Harrin Imagine que tem cinco ou seis calendários de projeto. Quando incluem todos os detalhes, são úteis, mas é difícil manter tudo organizado quando acontecem muitas coisas ao mesmo tempo. O planeamento por marcos ajuda a ver o panorama geral.

Pode continuar a precisar do calendário detalhado, mas, se tiver também uma lista dos principais marcos e atividades, consegue observar os marcos de todos os projetos. Isso ajuda a gerir o tempo, porque permite ver quando acontecem as grandes etapas e o que se aproxima em todos os projetos.

Pode criar uma folha de cálculo com os projetos no topo e as datas na lateral, ou o contrário. Depois escreve nas células: início, reunião importante com uma parte interessada, início dos testes de aceitação do utilizador, encerramento do projeto, revisão ou auditoria.

Não é necessário partilhá-la com ninguém. Quando agrupa os principais acontecimentos de todos os projetos, obtém uma matriz que mostra como será a sua vida nos próximos meses. E pode planear melhor.

Se dois projetos começam ao mesmo tempo, talvez possa perguntar se é possível adiar um início por duas semanas ou antecipar outra atividade. Se dois projetos terminam ao mesmo tempo, talvez seja possível combinar as reuniões de encerramento do projeto ou entregar os resultados numa única sessão.

Ao analisar todos os calendários em conjunto, pode descobrir opções que não seriam visíveis em calendários muito detalhados.

Galen Low Gosto do facto de a ferramenta poder ser simples. Não é necessário abrir o ClickUp ou o Asana e utilizar uma tecnologia dispendiosa. Uma folha de cálculo com datas pode mostrar onde as coisas coincidem, preparar-nos para períodos intensos e desencadear conversas importantes.

Elizabeth Harrin É isso mesmo. Tentamos evitar surpresas e tornar o futuro mais previsível sempre que possível, apenas tendo consciência do que está a acontecer. Muitas vezes, os gestores dizem: “Vamos iniciar este projeto; acabou de ser aprovado”, sem compreender as implicações no trabalho diário. Se conseguirmos mostrar que começar daqui a dez dias deixará toda a gente mais satisfeita, talvez aceitem essa opção. Não querem sobrecarregar-nos; simplesmente não têm visibilidade.

Galen Low E é importante comunicar essa informação de forma simples às equipas, às partes interessadas e ao patrocinador. Pode mostrar as datas importantes e explicar que existe um risco de sobrecarga, mas que escalonar os projetos pode reduzir esse risco.

Elizabeth Harrin Pode fazer tudo isso numa folha de cálculo ou em dez minutos num caderno. Quando os projetos estão em curso e as coisas mudam, é necessário manter alguma flexibilidade. Todos os projetos mudam. Se tiver uma estrutura leve, é relativamente fácil atualizá-la e perceber as implicações.

A visibilidade é o mais importante. Permite planear refeições, organizar os cuidados das crianças, tratar das entregas e preparar outros aspetos da vida pessoal. Somos gestores de projetos; pensar no futuro faz parte do nosso trabalho. Quanto mais conseguirmos preparar antecipadamente, mais tranquilos e resilientes seremos, nós e as nossas equipas.

Galen Low Essa é uma perspetiva muito importante. Gerir vários projetos não acontece isoladamente do resto da vida. As horas extraordinárias e as responsabilidades familiares também influenciam a forma como planeamos os marcos.

Elizabeth Harrin Atualmente falamos mais de integração entre vida profissional e pessoal do que de equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Se conseguirmos integrar o trabalho na forma como queremos viver e nos nossos valores, seremos mais felizes. Passamos muito tempo a trabalhar, por isso o trabalho deve ser um lugar onde sentimos que fazemos o nosso melhor, e não um lugar onde estamos sempre a afundar-nos.

Galen Low Vamos passar à próxima dica: prestar atenção à gestão das dependências. Qual é a dependência mais frequentemente ignorada quando se gerem vários projetos?

Elizabeth Harrin Penso que são os recursos. As pessoas não conseguem fazer tudo ao mesmo tempo. Se a mesma pessoa trabalha em vários projetos, existe uma tendência para planear cada projeto isoladamente e presumir que tudo ficará bem. De repente, essa pessoa fica sobrecarregada.

É essencial saber que recursos estão atribuídos ao projeto ou que recursos são necessários. Isso pode alterar os prazos. Também existem dependências relativamente a projetos de outras pessoas. Um projeto pode depender de algo que está a ser feito por outra equipa, e isso exige uma gestão cuidadosa.

Galen Low Como coordena, na prática, dependências entre projetos que pode não controlar diretamente?

Elizabeth Harrin Falando com as pessoas. Temos reuniões regulares com as equipas e os gestores de projeto para perceber quem está a utilizar determinado recurso. É importante compreender o que está a acontecer no resto da empresa e perguntar: se eu fizer isto, quem poderá ser afetado? O que mais está a acontecer no portefólio? Se alterar isto, será necessário refazer o trabalho de outro projeto?

Podemos falar com os gestores de projeto no início de um trabalho e perguntar se existem implicações para eles. Se houver um gestor de portefólio ou de um gabinete de gestão de projetos, essa pessoa poderá ajudar imediatamente.

Galen Low E quando as pessoas entram em conflito porque precisam do mesmo recurso?

Elizabeth Harrin É necessário saber qual projeto tem maior prioridade. Idealmente, não deveríamos ter pontos únicos de falha, mas as organizações raramente têm pessoas disponíveis sem nada para fazer. É preciso definir prioridades, negociar antecipadamente e decidir qual projeto deve avançar primeiro.

Este é um dos maiores desafios da gestão de vários projetos: muitas organizações não fornecem a informação necessária para termos sucesso. Se o portefólio estiver priorizado, as decisões tornam-se mais claras. Nem todos os projetos têm a mesma importância, e é assim que as coisas funcionam. Faça o seu melhor na negociação.

Galen Low A clareza ajuda, mesmo quando a conversa é desconfortável. Um projeto pode ter um orçamento menor, mas ser estratégico ou ter grande visibilidade. Atribuir prioridades permite tomar decisões com base em informação.

Elizabeth Harrin Todos os projetos são importantes para alguém. Mas, quando os comparamos, normalmente existe alguém sénior que pode tomar a decisão. Se dois gestores de projeto não chegarem a acordo, um gestor de conta, um responsável pelo gabinete de gestão de projetos ou um executivo poderá decidir.

Galen Low Também existem dependências técnicas que só descobrimos ao longo do caminho.

Elizabeth Harrin Sim. Em projetos de tecnologias da informação, podem existir atualizações de rede, melhorias de infraestrutura ou outras tarefas de capacitação que precisam de acontecer. São elementos essenciais, embora nem sempre sejam os mais apelativos. Muitas vezes são esquecidos.

Não é necessário criar mapas complicados. Pode ser uma lista ou uma nota. Cada dependência pode ser um risco. O importante é torná-la visível e verificar regularmente se os pressupostos continuam válidos e se o projeto está no caminho certo.

Galen Low Isso liga-se à próxima dica: governação de vários projetos. O que é e como funciona na prática?

Elizabeth Harrin A governação é a camada de controlo e supervisão de um projeto. Inclui revisões de fases, aprovações, relatórios e reuniões que ajudam a garantir que o projeto avança corretamente e produz o resultado esperado.

Quando vários projetos têm o mesmo patrocinador ou pertencem à mesma área, podemos combinar relatórios e grupos de direção. Podemos falar com os patrocinadores sobre todos os projetos ao mesmo tempo e, quando for adequado, combinar a gestão e os relatórios de riscos.

Em projetos de grande dimensão, pode fazer sentido organizar um dia de reuniões de direção. Os gestores de projeto apresentam os seus projetos ao mesmo grupo executivo, respondem às perguntas e prestam contas. Isto reduz a quantidade de relatórios e reuniões, embora não funcione para todos os projetos.

Galen Low Na prática, os gestores desenvolvem estas competências desde o primeiro dia. Percebem que alguns projetos devem ser geridos como um programa ou portefólio e que as relações entre projetos são importantes, tanto para a execução como para os resultados.

Elizabeth Harrin Exatamente. Numa agência, se quatro projetos forem para o mesmo cliente, pode ser útil apresentá-los de forma coerente. Para o cliente, é uma única relação, mesmo que para nós sejam quatro projetos. Agrupá-los cria valor e reduz o trabalho administrativo.

A principal ideia é adaptar a governação para que seja simples e inteligente. Não devemos ficar presos ao que dizem os manuais. Com alguma criatividade, podemos poupar tempo, parecer mais profissionais e acrescentar valor ao patrocinador.

Galen Low E onde deve começar quem ainda não tem um modelo de governação?

Elizabeth Harrin Deve começar por garantir que o projeto faz a coisa certa com o nível adequado de supervisão. Pode criar um grupo de direção ou um conselho de projeto para apoiar a tomada de decisões. Crie relatórios, mesmo que a organização não valorize muito a documentação. Os relatórios ajudam a demonstrar o impacto do seu trabalho e a criar uma cultura de transparência.

A governação consiste em dizer a verdade sobre o estado do projeto, pedir ajuda quando necessário e criar uma estrutura onde as pessoas possam ajudar. É importante evitar projetos “melancia”: verdes por fora, mas vermelhos por dentro quando começamos a analisá-los.

Galen Low A próxima dica é a gestão e comunicação com várias partes interessadas. Como a define e por que razão é importante?

Elizabeth Harrin Gerir a comunicação e o envolvimento das partes interessadas de forma coerente em vários projetos está relacionado com uma governação integrada. Podemos combinar reuniões quando participam as mesmas pessoas, enviar um único briefing em vez de três e reutilizar informações recolhidas por outro gestor de projeto.

Os projetos são realizados através de pessoas. Se tivermos várias iniciativas em curso, haverá sempre compromissos. Quanto mais reduzirmos pedidos de reuniões e comunicações desnecessárias, mais provável será que as pessoas respondam quando realmente precisamos delas.

Também devemos verificar se outra pessoa já recolheu a informação de que precisamos. Se conseguir utilizar dados existentes em vez de pedir novamente tempo a pessoas ocupadas, estará a reduzir o impacto sobre elas.

Galen Low Que tipos de comunicação podem ser combinados e quais não devem ser combinados?

Elizabeth Harrin Depende do contexto. Podemos combinar reuniões, relatórios, boletins e mensagens, desde que as pessoas não fiquem sentadas a ouvir assuntos que não lhes dizem respeito. Podemos enviar um único briefing a um cliente que tem vários projetos em curso.

Mas, num e-mail, é melhor abordar um único tema. Se colocarmos demasiados assuntos, a pessoa responderá apenas ao primeiro e ignorará os restantes.

Galen Low E quanto à gestão eficaz do próprio tempo?

Elizabeth Harrin Significa trabalhar de forma inteligente e não ter medo de adaptar as regras. O que podemos reutilizar? O que podemos simplificar? Como podemos retirar trabalho em vez de o duplicar? Podemos utilizar novamente um processo, uma lista de verificação, um resultado ou uma forma de trabalhar.

Não existe uma varinha mágica que elimine a carga de trabalho. Muitas vezes, tudo depende da atitude com que abordamos o trabalho.

Galen Low Também queria falar sobre limites. Como podem os gestores de projetos evitar trabalhar muitas horas e fazer sacrifícios na vida pessoal?

Elizabeth Harrin É preciso decidir com o que estamos dispostos a viver. Se houver três lançamentos numa semana pela primeira vez em cinco anos, e for uma situação excecional, talvez seja possível fazer um esforço. Mas, se se tornar um hábito e a cultura for baseada em apagar fogos constantemente, isso é tóxico e talvez seja necessário procurar outro lugar.

As pessoas encontram-se em fases diferentes da vida. Eu trabalhava mais horas quando era mais jovem e tinha menos responsabilidades. Agora tenho uma família e sou melhor a estabelecer limites. No final do meu dia de trabalho, paro. Demorei algum tempo a perceber que isso é aceitável.

Não devemos avaliar-nos com base no que pensamos que os outros estão a fazer. Se quiser ir para casa, vá para casa.

Galen Low Gosto muito dessa mensagem. Não devemos presumir que trabalhar até tarde é algo a que devemos aspirar.

Elizabeth Harrin O trabalho de gestão de projetos tem períodos de maior e menor intensidade. Existem momentos de lançamento e de maior carga, mas também existem fases mais tranquilas. É importante não cair na armadilha de pensar que, só porque podemos trabalhar, devemos estar sempre a trabalhar.

É necessário sentirmo-nos confortáveis a desligar e perceber que chegar descansado no dia seguinte é benéfico para nós e para a organização.

Galen Low Tem alguma dica prática de gestão do tempo?

Elizabeth Harrin Seja gentil consigo próprio e use o tempo de forma sensata. Agende os e-mails para quando as pessoas estiverem à secretária, em vez de os enviar durante as férias. Esteja atento às responsabilidades dos outros para obter respostas mais rápidas.

Também planeio as refeições. Utilizo as minhas competências de gestão de projetos para planear o que vamos comer, o que pode parecer estranho, mas é muito eficaz.

Galen Low Um backlog de ideias para refeições.

Elizabeth Harrin Exatamente. Tenho um caderno.

Galen Low Elizabeth, muito obrigado por estar aqui e por partilhar o seu conhecimento connosco. Foi muito útil ouvir a sua perspetiva e experiência, bem como conhecer uma estrutura tão prática para a forma como trabalhamos atualmente.

Se as pessoas quiserem saber mais sobre si e sobre o seu livro Managing Multiple Projects, onde devem dirigir-se?

Elizabeth Harrin Podem visitar o meu site em elizabeth-harrin.com/mmp. Todas as informações estão disponíveis aí.

Galen Low E como podem saber mais sobre a Rebel's Guide to Project Management?

Elizabeth Harrin Podem visitar rebelsguidetopm.com, onde encontrarão ligações para o Facebook e para as minhas restantes redes sociais.

Galen Low É uma pessoa muito ocupada: escreve livros, participa em podcasts, gere grupos, tem um emprego a tempo inteiro e é mãe. Isso dá-lhe certamente grande credibilidade para falar sobre este tema.

Obrigado novamente, Elizabeth. Foi muito divertido.

Elizabeth Harrin Muito obrigada pelo convite. Foi ótimo conversar consigo.

Galen Low O que pensa?

Gerir vários projetos é uma competência que se desenvolve através da experiência e do tempo? Ou o conjunto certo de ferramentas e técnicas pode ajudar-nos a organizar o pensamento e a evitar a sobrecarga?

Conte-nos uma história: qual foi o maior número de projetos simultâneos que já geriu e como conseguiu manter tudo organizado?

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