Como otimizar o seu portefólio de gestão de projetos
Galen Low junta-se a Michelle Watkins—Fundadora e Sócia-Gerente da Global PMO Partners—para falar sobre gestão de portefólios de projetos, como otimizá-la e como obter o apoio dos executivos para investir numa ferramenta que ajude os seus projetos e negócios a funcionar melhor.
Destaques da entrevista
- Como começou a Global PMO Partners
- Após 30 anos em Gestão de Programas e Projetos em grandes empresas globais, não se limitando a desempenhar as suas funções como gestora de projetos ou, mais tarde, como líder de um PMO, Michelle descobriu que as ferramentas e a tecnologia eram fundamentais para simplificar os processos a todos os níveis e garantir a integridade dos dados e a visibilidade em tempo real. [2:14]
- O problema que todos enfrentavam enquanto gestores de projetos e líderes de PMO era como ter uma solução integrada de gestão de projetos que funcionasse como um ponto único de acesso e reunisse não só os dados do plano do projeto, mas também registos RAID, pedidos de alteração, listas de contactos, relatórios e painéis numa experiência integrada e sem falhas. [2:41]
- Quer esteja numa organização de serviços profissionais ou numa organização de TI, os seus clientes finais e a sua liderança não querem ver os detalhes do seu plano de projeto; não pensam como um gestor de projetos, querem imagens baseadas em dados reais, vistas agregadas que contem uma história. [3:27]
- Há 13 anos, Michelle encontrou finalmente uma plataforma—a Smartsheet—que conseguia alcançar tudo o que era necessário para ter um ponto único de acesso aos dados e informações dos projetos. Com dados que podia agregar e com o processo de gestão de projetos de ponta a ponta, tinham finalmente uma solução verdadeiramente escalável, repetível, transparente, em tempo real, colaborativa, integrada e automatizada. Algo que podia apresentar aos clientes ou executivos e que era relevante. [3:40]
- Quando fundaram a Global PMO Partners, o objetivo era fornecer otimização da gestão de projetos ao nível do projeto, para resolver os problemas tradicionais das ferramentas. [5:31]
- Depois de implementar estas soluções baseadas na gestão de projetos nas suas próprias organizações globais, Michelle descobriu que utilizar uma plataforma como a Smartsheet e dispor de uma solução integrada liberta 40-50% do tempo administrativo de um gestor de projetos, que pode finalmente ser reaproveitado para desempenhar a componente efetiva de gestão de projetos do seu trabalho (ou reduzir semanas de trabalho de 60-80 horas). [5:51]
- Como é isto possível? O poder da colaboração em tempo real transfere as atualizações dos membros da equipa para um modelo de autosserviço, no qual já não atualizam um ficheiro Excel estático nem enviam um resumo ao gestor de projetos, que teria depois de efetuar manualmente todas as atualizações. As funcionalidades da Smartsheet que permitem ao gestor de projetos manter-se informado sobre alterações/atualizações são impulsionadas pela automatização, pelo histórico das células, pelo realce das alterações e pelos registos de atividades.
- A otimização da gestão de projetos transformou-se rapidamente numa solução de Gestão de Portefólios de Projetos altamente configurável.
- Depois de implementar estas soluções baseadas na gestão de projetos nas suas próprias organizações globais, Michelle descobriu que utilizar uma plataforma como a Smartsheet e dispor de uma solução integrada liberta 40-50% do tempo administrativo de um gestor de projetos, que pode finalmente ser reaproveitado para desempenhar a componente efetiva de gestão de projetos do seu trabalho (ou reduzir semanas de trabalho de 60-80 horas). [5:51]
- Após 30 anos em Gestão de Programas e Projetos em grandes empresas globais, não se limitando a desempenhar as suas funções como gestora de projetos ou, mais tarde, como líder de um PMO, Michelle descobriu que as ferramentas e a tecnologia eram fundamentais para simplificar os processos a todos os níveis e garantir a integridade dos dados e a visibilidade em tempo real. [2:14]
É importante que os líderes analisem a carteira/portefólio de projetos, o que está em curso e as datas aproximadas de conclusão, quais os recursos necessários e quando têm capacidade para aceitar outro projeto.
Michelle Watkins
- A Gestão de Portefólios de Projetos garante um ritmo para o negócio—o que está a chegar, o que está a terminar, quem está disponível e quando. [8:51]
- Assim que um projeto é ganho ou aprovado, à medida que começa a ganhar vida e a avançar, existem informações críticas sobre a saúde dos projetos que precisam de ser agregadas nas vistas da liderança de forma mais holística (todos os projetos em conjunto numa única vista do portefólio)—estado de saúde, dados financeiros do projeto, atualizações resumidas do estado, datas de início/fim.
- Com uma solução de PPM construída numa plataforma como a Smartsheet, os dados estão integrados e fluem sem falhas. Existe uma única versão da verdade, que pode ser agregada com métricas/gráficos/relatórios de painéis para fornecer as vistas certas aos níveis certos.
- Esta capacidade é fundamental para o negócio porque cria eficiência, transparência e informação em tempo real com um elevado nível de integridade dos dados. Permite aos líderes de todos os níveis manterem-se a par da situação, minimiza surpresas e tem como resultado final uma execução rentável dos projetos.
- O processo de implementação das melhores práticas de gestão de portefólios de projetos numa organização
Adote uma abordagem gradual ao desenvolver uma solução de gestão de portefólios de projetos, começando por otimizações incrementais e estabilizando os novos processos para permitir que os vários utilizadores finais adotem a mudança.
Michelle Watkins
- Primeiro—comece a utilizar uma plataforma como a Smartsheet. Crie o seu conjunto de modelos ao nível do projeto (planos de projeto, registos RAID, relatórios, painel), implemente o conjunto de modelos de forma tradicional para cada projeto e familiarize o gestor de projetos e as equipas de projeto com o nível do projeto. [12:31]
- Segundo—crie a carteira/portefólio de projetos, com a lista de projetos e os principais atributos dos projetos no portefólio. Crie painéis de PPM, KPIs, vários gráficos e relatórios, vistas de calendário e familiarize a liderança com a ideia de um portefólio de projetos. [13:28]
- Terceiro—reúna o ponto de partida do portefólio de projetos com o conteúdo dos projetos para criar vistas agregadas a todos os níveis—por executivo, por região, por portefólio ou programa, por cliente, por utilizador. E continue a simplificar e a proporcionar maior visibilidade e transparência com os dados em tempo real. [13:52]
- Quando se trata de adquirir uma ferramenta de GPP — onde deve ser tomada esta decisão?
- O que Michelle constata frequentemente com o Smartsheet é que tudo começa como uma iniciativa de base por parte de gestores de projeto que precisam de uma solução melhor para gerir os seus projetos. Obtêm a aprovação dos seus gestores, conseguem a adesão de pessoas dentro da própria organização e começam a colaborar de formas mais eficazes utilizando o Smartsheet. [18:34]
- Depois, chama a atenção da liderança — que fica aliviada por ter informação sempre atualizada, podendo colocar questões desde cedo e com frequência.
- É nesse momento que o Smartsheet passa de uma simples plataforma de gestão de projetos para uma plataforma de gestão de portefólios de projetos — é nessa fase, juntamente com a liderança, que alguém pode começar a reunir a visão de ponta a ponta de um portefólio de projetos de uma forma significativa, permitindo tomar decisões mais informadas e com maior confiança na informação.
- Normalmente, isto acontece ao nível executivo — não sabem o que não sabem, o que significa que não sabem que uma opção como uma versão de GPP do Smartsheet é algo que podem considerar. [19:17]
- Na maioria das vezes, trata-se de uma iniciativa de base ou de uma equipa de PMO que recebeu a tarefa de participar num processo de avaliação e seleção de uma solução de GPP, e o Smartsheet passa a ser uma das ferramentas consideradas. Em alguns casos, membros da equipa de PMO ou da equipa de projetos utilizaram o Smartsheet noutra empresa, ou um fornecedor/cliente utilizou-o e colaborou com eles, pelo que já tinham algum conhecimento das capacidades fundamentais do Smartsheet.
- Na maioria das vezes, trata-se de uma iniciativa de base ou de uma equipa de PMO que recebeu a tarefa de participar num processo de avaliação e seleção de uma solução de GPP, e o Smartsheet passa a ser uma das ferramentas consideradas. Em alguns casos, membros da equipa de PMO ou da equipa de projetos utilizaram o Smartsheet noutra empresa, ou um fornecedor/cliente utilizou-o e colaborou com eles, pelo que já tinham algum conhecimento das capacidades fundamentais do Smartsheet.
- O que Michelle constata frequentemente com o Smartsheet é que tudo começa como uma iniciativa de base por parte de gestores de projeto que precisam de uma solução melhor para gerir os seus projetos. Obtêm a aprovação dos seus gestores, conseguem a adesão de pessoas dentro da própria organização e começam a colaborar de formas mais eficazes utilizando o Smartsheet. [18:34]
- Para quem lidera as operações ou um gabinete de gestão de projetos e tem dificuldade em obter aprovação para adquirir uma ferramenta que permita gerir os seus portefólios de projetos, eis alguns argumentos que pode utilizar ao apresentá-la à equipa executiva.
- Prepare um caso de negócio ou defina algo que esteja a tentar acompanhar. Explique o valor que a empresa obterá ao implementar algo como uma solução de GPP. [21:18]
- Fale sobre a redução de custos
- Mostre o valor da ferramenta
- Prepare um caso de negócio ou defina algo que esteja a tentar acompanhar. Explique o valor que a empresa obterá ao implementar algo como uma solução de GPP. [21:18]
- Como conseguir que os seus colaboradores adiram à utilização de uma ferramenta de GPP
- A primeira coisa a fazer é identificar quem está disponível para avaliar os processos e as ferramentas adequados, bem como aquilo que fazemos atualmente em comparação com aquilo que poderemos fazer no futuro. [25:10]
- Identifique os promotores
- Envolva-os desde o início — têm muito a ganhar com a implementação desta decisão
- A primeira coisa a fazer é identificar quem está disponível para avaliar os processos e as ferramentas adequados, bem como aquilo que fazemos atualmente em comparação com aquilo que poderemos fazer no futuro. [25:10]
- Não poderia uma organização simplesmente ligar várias ferramentas através de integrações, em vez de adquirir e implementar uma nova solução de GPP?
- Há informação que precisa de fluir de uma plataforma para outra. A solução de GPP da Global PMO Partners integra toda essa informação, para que a possa reunir de uma forma mais significativa. [28:24]
- Todas as organizações estão preparadas para utilizar uma ferramenta de GPP?
- Antes de chegarem à PMO Partners, já utilizavam outras ferramentas e estão preparadas para ter uma solução integrada. [31:12]
Conheça a nossa convidada
Michelle Watkins, fundadora e sócia-gerente da Global PMO Partners, é uma líder sénior com vasta experiência e um historial de desenvolvimento e apoio a projetos e soluções bem-sucedidos, que incorporam uma ampla variedade de aplicações, ambientes e tecnologias. Michelle é reconhecida como um excelente recurso para melhorar a eficácia e a eficiência organizacionais, através do seu contributo pessoal para o alinhamento dos processos empresariais e da infraestrutura. Construtora de equipas empresariais de elevado desempenho e mentora que prospera em ambientes que exigem uma estratega de alto nível e uma pensadora com visão global, Michelle ajuda as empresas a reduzir custos, acelerar o desempenho e criar uma vantagem competitiva para a organização, alinhando as expectativas empresariais e técnicas.
A gestão de portefólios de projetos garante que existe um ritmo de funcionamento na empresa — o que está a chegar, o que está a ser concluído, quem está disponível e quando.
Michelle Watkins
Recursos deste episódio:
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