Guia essencial para a gestão de portefólios de projetos (PPM)
Aprenda a gerir várias tarefas: A gestão de portefólios de projetos ajuda os gestores de projetos a lidar com projetos complexos, a otimizar a priorização e a sequência, e a obter o máximo retorno do investimento através da seleção e execução estratégicas de projetos.
O puzzle da gestão de portefólios de projetos: A gestão de portefólios de projetos estabelece a ligação entre a estratégia e a implementação, permitindo que a sua organização priorize e execute eficazmente os projetos que melhor apoiam os seus objetivos empresariais e estratégicos.
PMO: os feiticeiros dos fluxos de trabalho: O escritório de gestão de projetos (PMO) implementa fluxos de trabalho e normas consistentes, que ajudam os gestores de projetos a manter a ordem em todo o portefólio de projetos.
A gestão de portefólio de projetos (PPM) descreve a forma como os gestores de projetos lidam com a combinação frequentemente confusa de projetos inter-relacionados, dependentes e ligados entre si.
A PPM considera o panorama geral dos projetos passados, atuais e futuros e calcula a sua priorização e sequência ideais para maximizar o retorno do investimento (ROI) de uma organização.
Neste guia de PPM, abordarei tudo o que precisa de saber para começar a utilizar a PPM e explicarei como implementá-la com sucesso para melhorar os seus projetos.
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A PPM é melhor conduzida utilizando ferramentas de PPM ou software empresarial de gestão de portefólio de projetos, dependendo da dimensão e das necessidades da sua organização.
O que é a gestão de portefólio de projetos?
A gestão de portefólio de projetos refere-se à gestão centralizada de um ou mais projetos para alcançar objetivos estratégicos. É uma forma de colmatar a distância entre a estratégia e a implementação, garantindo que a sua organização seleciona, prioriza e executa projetos com sucesso.
Eis a principal diferença entre a gestão de projetos e a gestão de portefólio:
- A gestão de projetos envolve a aplicação de conhecimentos, competências, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para cumprir os requisitos definidos em projetos individuais
- A PPM centra-se na escolha dos projetos a realizar, com base no facto de estes apoiarem ou não os objetivos empresariais
Nas organizações empresariais de maior dimensão, isto é designado por gestão empresarial de portefólio de projetos.
Qual é o papel de um gestor de portefólio de projetos?
O papel de um gestor de portefólio de projetos consiste em supervisionar o portefólio de projetos de uma organização, sendo por isso fundamental para o planeamento e a execução estratégicos. Gere um ou mais portefólios, avalia o alinhamento dos projetos com os objetivos estratégicos e define prioridades (o que constitui frequentemente um importante ponto problemático).
Os gestores de portefólio de projetos fazem parte do gabinete de gestão de projetos (PMO), responsável por estabelecer fluxos de trabalho e normas em todo o portefólio de uma organização. O PMO pode também determinar quais as metodologias de gestão de projetos utilizadas por uma organização.
Porque é importante a gestão de portefólio de projetos?
Quando é realizada corretamente, a gestão de portefólio na gestão de projetos ajuda as organizações a:
- Identificar os potenciais retornos de um projeto. A PPM permite às empresas que pretendem investir em novos projetos (frequentemente projetos concorrentes e relacionados) prever riscos e tomar uma decisão informada sobre avançar ou não avançar.
- Comunicar eficazmente em toda a organização. A PPM garante que as partes de diferentes áreas funcionais envolvidas nos projetos estão alinhadas, reduzindo o risco de conflitos.
- Obter o apoio das partes interessadas para os projetos, ajudando-as a compreender o contexto mais amplo e a gerir e mitigar melhor os riscos dos projetos.
Por exemplo, imaginemos que a sua agência tem 50 projetos em curso. Os cronogramas sobrepõem-se, sem mencionar os clientes e os membros da equipa atribuídos a esses projetos. Está a realizar alguns dos projetos para manter a atividade, outros pela possibilidade de obter prémios e outros ainda para apostar na inovação.
Mas, enquanto proprietário de uma agência, gestor de programas ou diretor de projetos, como sabe se está a concentrar as suas equipas e os respetivos projetos nas coisas certas? Pergunta-se:
- Este projeto é uma boa ideia? Se não for, o que deveríamos fazer em alternativa?
- Que projetos devemos priorizar?
- Como podemos concentrar os nossos recursos da forma mais eficiente?
- Como podemos executar estes projetos em simultâneo e de forma rentável?
Por estas razões, obter uma certificação em gestão de portefólio é uma forma de garantir que atua de acordo com as melhores práticas. Os conhecimentos adquiridos através de um destes programas ajudam-no a aumentar o seu sucesso enquanto gestor de portefólio e podem dar-lhe acesso a cargos mais séniores.
Principais objetivos da gestão de portefólio de projetos
O PPM tem dois objetivos fundamentais:
- Maximizar os benefícios que uma empresa obtém dos projetos que empreende. Isto implica selecionar apenas os projetos que oferecem valor, tendo em consideração a sua adequação estratégica aos objetivos da empresa, o nível de esforço necessário para executar o projeto e os recursos disponíveis.
- Alcançar o equilíbrio em todo o portefólio de projetos, garantindo uma combinação adequada de projetos de risco elevado e reduzido, e de curto e longo prazo. Estabelecer uma combinação ideal de projetos posiciona melhor a sua empresa para alcançar os seus objetivos operacionais e financeiros.
O processo de gestão do portefólio de projetos: 5 fases
Um sistema de gestão estratégica do portefólio requer um processo de gestão do portefólio. Eis as etapas envolvidas num processo de PPM robusto. Também pode utilizar a IA na gestão do portefólio de projetos em conjunto com estas etapas.
1. Criar um inventário e estabelecer uma estratégia
Primeiro, identifique os projetos em carteira, incluindo os projetos potenciais, reunindo informações essenciais sobre os projetos e a organização. Categorize os projetos com base na fase em que se encontram no ciclo de vida do projeto, incluindo os projetos concluídos e os projetos cancelados.
Em seguida, identifique os objetivos estratégicos e empresariais da sua empresa para avaliar se os projetos selecionados estão alinhados com esses objetivos. Coloque a si próprio questões como “quanto irá isto custar à empresa?”, “como nos irá beneficiar?” e “este projeto é necessário para o crescimento e a sobrevivência?” como parte do seu quadro de priorização de projetos.
2. Analisar o seu portefólio de projetos
Em seguida, analise os pontos fortes e fracos do seu portefólio de projetos. Avalie cada projeto individualmente com base nos marcos planeados, no ROI estimado, no calendário de relatórios e na afetação de recursos.
Ao realizar esta análise, coloque questões como:
- Algum destes projetos é redundante?
- Podemos combinar algum dos nossos projetos existentes para aumentar a eficiência?
- Há algum projeto que devamos interromper completamente?
- Qual é a probabilidade de este projeto ser bem-sucedido?
- Que riscos prevemos durante a execução?
- Quais são os benefícios esperados do projeto?
3. Garantir o alinhamento com os objetivos estratégicos
Em seguida, realize uma análise de alinhamento para determinar se os projetos que decide empreender estão alinhados com as iniciativas estratégicas da empresa. Alguns dos seus princípios orientadores devem incluir:
- O grau de adequação estratégica entre o portefólio e a empresa. É necessário encontrar um equilíbrio entre as oportunidades de crescimento a curto prazo, os objetivos a longo prazo e a procura de inovação a longo prazo.
- A distribuição dos projetos, incluindo o número e a natureza dos projetos, está alinhada com os objetivos estratégicos de uma forma economicamente sensata.
- A probabilidade de o produto final gerar o retorno esperado.
- Uma avaliação dos riscos associados. É importante avaliar o risco não só em termos financeiros, mas também em termos do calendário do projeto, do âmbito do projeto, dos recursos e da tecnologia.
4. Gerir o seu portefólio de projetos
Segue-se a componente de gestão do processo. Nesta fase, é necessário reavaliar o portefólio de projetos para tomar decisões informadas sobre uma possível reafetação do orçamento e dos recursos. Por exemplo, faz sentido ter colaboradores de elevado desempenho a trabalhar em projetos menos críticos?
Poderá ter de dar prioridade aos projetos do seu portefólio com base nas informações que descobriu durante as fases anteriores do processo de PPM. Poderá também ter de reagendar projetos com base nesse esforço de redefinição de prioridades.
Obviamente, a colaboração é absolutamente fundamental antes de tomar estas decisões, para garantir que acaba por ter o portefólio certo. No final, o seu portefólio deve ter uma combinação equilibrada de risco e retorno e cumprir os requisitos internos.
5. Testar e adaptar
Por último, teste e adapte. Não há garantia de que irá acertar imediatamente no seu processo de PPM e, na verdade, não deve esperar que isso aconteça. Terá de adaptar-se e fazer alterações em tempo real.
O significado de adaptação é bastante diferente para cada empresa, como deve ser, mas é uma boa ideia testar o seu novo portefólio com alguns intervenientes, recolhendo feedback conforme necessário.
Quais são as fases de maturidade da implementação de PPM?
As organizações não acordam simplesmente um dia com uma estratégia empresarial totalmente definida, um portefólio de projetos alinhado com essa estratégia e um conjunto de processos altamente funcionais para a apoiar. A implementação bem-sucedida de PPM exige algum trabalho.
Eis as fases de maturidade pelas quais uma organização normalmente passa no que diz respeito à implementação de PPM:
- Definir o processo inicial. Nesta fase, uma organização dedica-se principalmente à execução pontual de projetos. Se seguir algum processo de PPM, esse processo não está documentado.
- Criar um processo estruturado e um conjunto de normas. Neste momento, uma organização decidiu que beneficiaria de PPM e começa a documentar alguns dos seus processos de gestão.
- Documentar processos de gestão repetíveis. Dar continuidade ao trabalho de documentação dos processos existentes, para os aplicar em todo o portefólio de projetos.
- Seguir um processo de PPM gerido. Uma organização aplica processos de PPM em toda a empresa e também monitoriza métricas de desempenho para acompanhar a saúde do portefólio.
- Otimizar o processo de PPM. Recolher e aplicar as lições aprendidas para melhorar continuamente o PPM da organização.
Dicas para alcançar o sucesso na gestão de portefólios de projetos
Depois de o seu portefólio ter sido implementado, pode ser difícil perceber qual deve ser o passo seguinte. Eis algumas dicas para alcançar o sucesso:
- Dê prioridade à identificação precisa dos riscos e das estratégias de mitigação associadas (ou seja, à gestão de riscos)
- Não tenha medo de cancelar projetos se estes já não estiverem alinhados com a estratégia da empresa
- Permita que os arquitetos, as equipas de planeamento de TI e a alta direção alinhem a execução com a estratégia empresarial
- Simplifique a gestão do tempo e das tarefas para os membros da equipa do projeto, garantindo que têm liberdade e flexibilidade para registar os dados das tarefas e do tempo, conforme necessário
- Dê prioridade à precisão dos dados e ao acesso aos dados. Um atraso na obtenção de dados pode prejudicar a sua capacidade de tomar decisões, bem como a sua capacidade de cumprir os requisitos regulamentares
- Utilize as ferramentas certas para se manter no caminho certo e simplificar o processo. Por exemplo, dar à sua equipa de projeto liberdade e flexibilidade para registar os dados das tarefas e do tempo pode melhorar a precisão das métricas de desempenho do seu portefólio.
Para saber mais, ouça este episódio de podcast sobre como otimizar a gestão de portefólios de projetos:
Desafios comuns na utilização de PPM
Eis alguns desafios aos quais os gestores de portefólios de projetos devem estar atentos:
- Concorrência por recursos dentro do portefólio: Os gestores de portefólios de projetos têm de decidir quais os recursos que são alocados a cada projeto, e muitas vezes não existem recursos suficientes para todos.
- Resistência à mudança dentro da organização: Os portefólios introduzem mudanças nas organizações, e os gestores de portefólios têm de ser os impulsionadores dessas mudanças para obter o apoio da equipa e de outras partes interessadas.
- Acompanhamento e medição do desempenho: Com muitos projetos em curso em simultâneo, pode ser difícil para os gestores de portefólios acompanharem o desempenho individual e o desempenho do portefólio como um todo.
- Conformidade com os regulamentos e normas do setor: Os gestores de portefólios têm de garantir que cada projeto do portefólio cumpre as regras e os regulamentos do respetivo setor, o que pode prejudicar a rapidez e a eficiência.
- Escalabilidade à medida que a organização cresce: À medida que a organização cresce e expande o seu portefólio, os gestores de portefólios de projetos têm de adaptar os seus processos e sistemas para acomodar recursos e projetos adicionais.
Benefícios da gestão de portefólios de projetos
A GPP oferece muitos benefícios, incluindo:
- Melhor tomada de decisões: Com acesso aos dados e às métricas corretos, os gestores de portefólios de projetos podem tomar melhores decisões sobre quais os projetos a realizar e como os realizar.
- Capacidade de dar prioridade a projetos de elevado valor: A GPP permite analisar e dar prioridade aos projetos que proporcionarão mais valor à sua organização e que a aproximarão dos seus objetivos organizacionais.
- Menor probabilidade de gastos excessivos: Independentemente do sucesso que um projeto possa ter, pode ser vítima de gastos excessivos. A GPP ajuda uma empresa a identificar onde os recursos estão sobrealocados e a travar os gastos excessivos desde o início.
- Gestão da mudança mais eficaz: A GPP elimina ineficiências, permitindo que a organização se concentre em estratégias adequadas para alcançar os objetivos organizacionais. A GPP também torna uma empresa mais ágil e capaz de se adaptar à mudança com o mínimo de complicações ou perturbações.
- Execução de projetos altamente eficiente: Com uma estratégia de GPP eficaz, uma empresa pode reestruturar e melhorar os seus métodos de gestão de portefólios para a execução de projetos, como parte de um processo mais amplo de alteração da direção operacional ou estratégica da empresa.
- Maior probabilidade de sucesso na entrega dos projetos: A GPP implementa normas, processos e boas práticas (determinados por dados sobre o que funciona e o que não funciona) que são consistentes em todos os projetos.
Ferramentas de GPP para aumentar a eficiência
As ferramentas de gestão de portefólios de projetos incluem funcionalidades para:
- Painéis para acompanhar o progresso e a rentabilidade do portefólio, bem como verificar se os resultados estão a ser entregues dentro do prazo
- Automatizações para ajudar a garantir que recebe notificações sobre os itens certos
- Diagramas de Gantt para acompanhar cargas de trabalho e dependências e identificar estrangulamentos
- Outras funcionalidades de gestão do trabalho, com foco na gestão de vários projetos em simultâneo
Muitas ferramentas de software de GPP também disponibilizam aplicações e versões para computador, integrações para que possa ligá-las a quaisquer ferramentas existentes e modelos para uma configuração rápida.
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Se perceber que não precisa de todas as funcionalidades de uma ferramenta de GPP, descobrirá que existem ferramentas mais simples de software de gestão de projetos que o ajudam a gerir tarefas e equipas que abrangem vários projetos.
