Especialista em entrega de projetos afirma que a IA está a expor sistemas de conhecimento deficientes nas empresas
Quando as organizações adotam a IA, descobrem frequentemente algo inesperado: os seus sistemas de conhecimento estão fragmentados, não estão documentados e apresentam falhas. O especialista em entrega de projetos Mark Burnett explica o que isso significa para os líderes de projeto — e como conceber sistemas adaptativos onde a IA e a liderança humana prosperem em conjunto.
Mark Burnett
Engenheiro, estratega de transformação e fundador de The Ambidextrous Project Manager
Combinação da governação: Mark Burnett combina a gestão de projetos tradicional e ágil para garantir uma entrega eficaz em ambientes complexos.
Amplificação pela IA: A IA melhora a gestão de projetos ao elevar a qualidade do pensamento e expor fragilidades no conhecimento organizacional.
Mudança da carga cognitiva: A IA reduz o tempo dedicado à documentação, permitindo que os líderes de projeto se concentrem nos aspetos humanos da entrega.
Sistemas iterativos: A adoção de sistemas simples promove a adaptabilidade e o fluxo, privilegiando a documentação iterativa em vez de um controlo extensivo definido antecipadamente.
Liderança do futuro: Os gestores de projeto bem-sucedidos tornar-se-ão orquestradores de equipas, dando ênfase às competências humanas à medida que a IA é integrada.
Mark Burnett é engenheiro, estratega de transformação e fundador de The Ambidextrous Project Manager. O seu foco é conceber sistemas adaptáveis que permitam às equipas prosperar em ambientes complexos.
Falámos com Mark para saber mais sobre a sua abordagem à gestão de projetos e sobre a forma como a IA está a mudar o modo como trabalha e lidera. Foi isto que nos contou.
Combinar a governação tradicional com a adaptabilidade ágil para alcançar o sucesso
O meu nome é Mark Burnett. Sou engenheiro, estratega de transformação e fundador e CEO da The Ambidextrous Project Manager (TAPM). O meu trabalho situa-se na intersecção entre estratégia, tecnologia e resiliência humana.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ajudo líderes empresariais, gestores de projetos, empreendedores (PME) e equipas de engenharia e tecnologia a concretizar iniciativas complexas — sobretudo nas áreas da transformação digital/empresarial, do desenvolvimento de PMO e da mudança de pessoas e organizações. Ao longo das últimas duas décadas, trabalhei nos setores das telecomunicações, das energias renováveis e dos ecossistemas de TI e TIC em toda a região das Caraíbas, na América Latina e noutras regiões. Atualmente, concentro-me menos em impor metodologias rígidas na execução de projetos e mais em conceber sistemas adaptáveis que permitam às equipas prosperar em ambientes complexos.
Descrevo-me frequentemente como um líder ambidestro na execução e parceiro estratégico de transformação — alguém que combina a governação tradicional com a adaptabilidade ágil. Isto significa utilizar estruturas organizadas quando acrescentam valor, mas também dar autonomia às equipas através de práticas de execução leves e centradas nas pessoas, que permitem inovação e rapidez. No essencial, o meu papel é ajudar pessoas e projetos a ter sucesso — especialmente quando as probabilidades estão contra eles.
Porque é que a IA amplifica a «qualidade do pensamento» na gestão de projetos
A IA não substitui o pensamento — amplifica a qualidade do pensamento. Se os seus prompts forem superficiais, os resultados também o serão. Mas quando combina conhecimento especializado, raciocínio estruturado e prompts contextuais, a IA torna-se uma poderosa colaboradora intelectual.
A IA também expõe fragilidades nos sistemas de conhecimento organizacional. Muitas empresas apercebem-se de que a sua informação está fragmentada, não está documentada ou é inconsistente quando adotam a IA. A adoção da IA está a obrigar as organizações a confrontarem-se com uma questão mais profunda: compreendemos os nossos próprios processos?
A IA não substitui o pensamento — amplifica a qualidade do pensamento.
Como é que a IA reformula a carga cognitiva da liderança de projetos
A IA reformula fundamentalmente a carga cognitiva da liderança de projetos. Tradicionalmente, os gestores de projetos passavam enormes quantidades de tempo a tratar da documentação, dos relatórios de estado, das notas de reuniões, dos registos de riscos e das comunicações. Atualmente, a IA gera, resume ou acelera muitas destas tarefas. Agora passo significativamente menos tempo a criar artefactos e mais tempo a conceber sistemas de execução, a orientar equipas, a interpretar informações e a tomar decisões estratégicas.
Ironicamente, à medida que a IA cresce, a liderança de projetos torna-se ainda mais humana.
A IA ajuda-me a gerar rapidamente rascunhos de planos de entrega, modelos de comunicação com as partes interessadas, resumos de conhecimento, materiais para workshops e cenários de risco. A minha atenção centra-se agora mais no lado humano da entrega: alinhamento das partes interessadas, interpretação em contextos de incerteza, utilização ética da tecnologia e capacitação da equipa. Ironicamente, à medida que a IA cresce, a liderança de projetos torna-se ainda mais humana.
Como a IA lida com a complexidade nos sistemas de entrega de projetos
Apoiámos uma iniciativa digital em que as partes interessadas estavam sobrecarregadas pela documentação e pela falta de alinhamento entre as equipas. O primeiro problema não era a tecnologia — era o excesso de informação. Foi assim que resolvemos a questão utilizando IA.
- Passo 1: Consolidação do conhecimento. Gerámos rapidamente resumos, temas e informações sobre riscos. Fizemos isto utilizando ferramentas de IA para consolidar materiais de projeto dispersos, incluindo transcrições de reuniões, documentação técnica, e-mails das partes interessadas e planos de entrega.
- Passo 2: Fluxos de trabalho de apoio à decisão. Utilizando prompts assistidos por IA, gerámos mapas de calor de riscos, rascunhos de comunicações para as partes interessadas e árvores de decisão para a liderança.
- Passo 3: Iteração rápida. Em vez de produzir documentos estáticos extensos, passámos a utilizar entregáveis iterativos curtos, como briefings impressos, roteiros visuais e memorandos de decisão.
Ferramentas utilizadas:
- Assistentes de IA para síntese e elaboração de rascunhos
- Plataformas de documentação colaborativa
- Ferramentas de roteiros visuais
Resultados: O resultado mais importante não foi a rapidez — foi a clareza. A liderança passou finalmente a ter uma compreensão partilhada das prioridades, dos riscos e das restrições da entrega. E a equipa recuperou o ritmo. Por vezes, o maior risco de um projeto não é a complexidade técnica — é uma compreensão desalinhada. A IA ajudou-nos a reduzir significativamente essa fricção.
Por vezes, o maior risco de um projeto não é a complexidade técnica — é uma compreensão desalinhada.
Como a IA e as competências humanas se complementam na entrega de projetos
Utilizamos a IA para aumentar a capacidade em várias áreas. Na geração de documentação, utilizamos a IA para elaborar rascunhos de documentos de iniciação de projetos, notas de reuniões, resumos de requisitos e relatórios para as partes interessadas. A IA também se destaca na síntese de conhecimento. Utilizamo-la para tarefas como extrair informações de documentos extensos, resumir transcrições de reuniões e identificar padrões nos dados dos projetos. Também gosto de utilizar a IA para gerar simulações de cenários e listas de riscos que as equipas poderiam não detetar.
No entanto, há várias áreas que continuam a exigir um toque humano. A liderança de projetos continua a ser profundamente humana. A IA apoia o discernimento — mas não o substitui.
As áreas que continuam a exigir intervenção humana incluem:
- Diplomacia com as partes interessadas
- Tomada de decisões ética
- Motivação da equipa
- Resolução de conflitos
- Priorização estratégica
Como o conjunto de ferramentas de IA evoluiu ao longo do último ano
A IA está a tornar-se a camada de ligação entre as ferramentas, ajudando as equipas a passar mais rapidamente da informação às decisões e à ação. O meu conjunto de ferramentas evoluiu significativamente ao longo do último ano:
- Assistentes de IA: Utilizados para elaborar rascunhos, fazer sínteses e acelerar a investigação.
Impacto: reduzem drasticamente o tempo necessário para a documentação e aceleram a descoberta de conhecimento - Ferramentas colaborativas de conhecimento: Utilizadas para documentação partilhada e alinhamento entre equipas.
Impacto: melhoram a visibilidade e reduzem o conhecimento isolado em silos - Plataformas de planeamento visual: Utilizadas para roteiros, fluxos de trabalho e visualização da execução.
Impacto: compreensão mais rápida por parte das partes interessadas e melhor alinhamento - Ferramentas de comunicação: Continuam a ser fundamentais para coordenar equipas distribuídas.
Impacto: apoiam a colaboração assíncrona
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eA IA está a tornar-se a camada de ligação entre as ferramentas, ajudando as equipas a passar mais rapidamente da informação às decisões e à ação.\u003c/span\u003e
Como a síntese baseada em IA aumenta a velocidade dos projetos
Considero que a síntese de reuniões baseada em IA e de documentos é subvalorizada. Pode parecer algo simples, mas melhora drasticamente a velocidade dos projetos.
Em vez de passarem horas a redigir resumos, as equipas podem utilizar a IA para produzir instantaneamente resumos de reuniões, decisões importantes, itens de ação e atualizações para as partes interessadas. O verdadeiro impacto está na velocidade das decisões. Quando os líderes recebem informação concisa e clara, conseguem tomar decisões melhores mais rapidamente.
Porque é que os sistemas simples estão a substituir os métodos tradicionais
A gestão de projetos tradicional dava frequentemente ênfase à documentação e ao controlo. A execução moderna dá cada vez mais ênfase ao fluxo e à adaptabilidade. Na prática, isto significa:
Em vez de produzirmos grandes conjuntos de documentação antecipadamente, criamos agora:
- Roteiros simples
- Resumos de execução em evolução
- Documentação iterativa
Ferramentas como quadros de planeamento visual e espaços colaborativos de documentação permitem às equipas manter o conhecimento vivo dos projetos. A transição exige uma mudança cultural. As equipas têm de passar de documentar tudo antecipadamente para aprender e adaptar-se continuamente.
Porque é que os fluxos de trabalho baseados em agentes têm um enorme potencial
Comecei a explorar abordagens baseadas em agentes, particularmente no que diz respeito à gestão do conhecimento e à documentação. Neste momento, esta experimentação ainda está numa fase inicial. Mas o potencial é enorme. Os sistemas baseados em agentes poderão funcionar, eventualmente, como analistas digitais de projetos, apoiando continuamente as equipas de execução.
Os sistemas baseados em agentes poderão funcionar, eventualmente, como analistas digitais de projetos, apoiando continuamente as equipas de execução.
Em vez de coordenarem manualmente a informação entre ferramentas, os agentes de IA podem ajudar a:
- Obter conhecimento relevante sobre os projetos
- Gerar relatórios
- Resumir o progresso
- Identificar riscos potenciais
Porque é que a IA altera a forma como abordamos os rituais de execução
A IA está a mudar a forma como abordamos vários rituais de execução. Estes são os mais afetados:
- Definição do âmbito: Em vez de documentos de âmbito estáticos, utilizamos agora uma definição iterativa do âmbito com cenários gerados por IA.
- Alinhamento: Os resumos de IA garantem que todos compreendem as discussões e decisões.
- Validação: As equipas podem testar ideias mais rapidamente através da simulação de resultados ou da geração de protótipos rápidos.
- Execução: A IA apoia a entrega com informações rápidas, rascunhos de documentação e sugestões estruturadas para estimular o pensamento. Torna-se um companheiro de reflexão integrado nos fluxos de trabalho de entrega.
Como a IA irá transformar as funções de gestão de projetos
Nos próximos cinco anos, a função do gestor de projeto irá mudar drasticamente. Os líderes mais bem-sucedidos funcionarão menos como administradores e mais como orquestradores de sistemas complexos.
A entrega de projetos envolverá:
- Copilotos de IA
- Relatórios automatizados
- Inteligência de decisão em tempo real
- Sistemas de planeamento adaptativos
Mas a competência mais valiosa continuará a ser a liderança humana. A empatia, a resiliência, o discernimento ético e a capacidade de contar histórias distinguirão os grandes líderes de entrega dos sistemas automatizados.
Porque devem os líderes experimentar desde cedo e manter a curiosidade
O meu conselho é simples: experimente desde cedo e mantenha a curiosidade. Não espere até as ferramentas de IA se tornarem perfeitas. Comece por algo pequeno. Comece a utilizar a IA para tarefas como redigir documentos, resumir informações e gerar ideias. Mais importante ainda, concentre-se em melhorar o pensamento — não apenas a eficiência.
A verdadeira oportunidade não está apenas em fazer as coisas mais depressa. Está em olhar para os problemas de forma diferente.
O meu conselho é simples: experimente desde cedo e mantenha a curiosidade.
Como manter o foco humano em projetos orientados por IA
Pergunto-me frequentemente como manteremos a liderança dos projetos humana num mundo cada vez mais automatizado. A tecnologia continuará a evoluir rapidamente. Mas os projetos dizem respeito a pessoas que trabalham em conjunto para criar mudanças e, se perdermos de vista a dimensão humana — a confiança, a empatia e o propósito partilhado — a IA não salvará uma iniciativa em dificuldades.
O futuro da liderança de projetos não consiste em escolher entre pessoas e máquinas. Consiste em conceber sistemas onde ambas possam prosperar em conjunto.
Acompanhe
Pode acompanhar o trabalho de Mark Burnett no LinkedIn e consultar O Gestor de Projetos Ambidestro.
Em breve, haverá mais entrevistas com especialistas no Gestor de Projetos Digital!
