O que é um quadro RACI? Guia prático, modelo e exemplos
Quando várias pessoas estão envolvidas num projeto, nem sempre é óbvio quem está a realizar o trabalho, quem o aprova e quem apenas precisa de receber uma atualização. É assim que as tarefas ficam por concluir e as decisões ficam bloqueadas.
Um gráfico RACI torna essas responsabilidades explícitas. Veja como criar um, quando vale a pena utilizá-lo e como evitar erros comuns. Incluí também um exemplo prático e um modelo transferível para começar.
O que é um gráfico RACI?
Um gráfico RACI é uma ferramenta de gestão de projetos que mapeia quem é responsável, quem é o responsável final, quem deve ser consultado e quem deve ser informado relativamente a cada tarefa ou entrega. Também conhecido como matriz de atribuição de responsabilidades, ajuda as equipas a clarificar a responsabilidade, a autoridade de aprovação e as expectativas de comunicação antes do início do trabalho.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Pode criar um durante o planeamento do projeto e consultá-lo ao longo de toda a execução. Mantê-lo no seu software de gestão de projetos proporciona a todos uma referência comum quando as responsabilidades mudam.
Modelo e exemplo de matriz RACI
Criei um modelo de matriz RACI para transferir. Encontrará também um exemplo, uma lista de verificação e uma folha de consulta rápida. O modelo preenche automaticamente as cores com base nos dados introduzidos. Sinta-se à vontade para ajustar as cores ao seu gosto!
Este modelo está disponível através da adesão ao DPM. Torne-se membro e obtenha acesso ao modelo de gráfico RACI, bem como a mais de 100 outros modelos, amostras e exemplos para documentação de projetos.
O que significa RACI?
RACI identifica quatro tipos de envolvimento num projeto:
- R = Responsável (realiza o trabalho): A pessoa que conclui uma tarefa ou entrega. Uma tarefa pode ter vários responsáveis pela execução, embora a responsabilidade deva ser clara.
- A = Responsável final (assume a responsabilidade pelo resultado): A pessoa que, em última instância, responde pela conclusão e aprovação da tarefa. Atribua uma única pessoa como responsável final por tarefa para evitar decisões contraditórias.
- C = Consultado (contribui com informação): As pessoas cujo conhecimento especializado ou feedback é necessário antes ou durante o trabalho. A comunicação ocorre nos dois sentidos.
- I = Informado (recebe atualizações): As pessoas que precisam de saber o estado do progresso, as decisões ou os resultados, mas não devem contribuir diretamente. A comunicação é geralmente unilateral.
A distinção que causa mais confusão é responsável vs. responsável final. Ser responsável significa realizar o trabalho. Ser o responsável final significa garantir que o trabalho é concluído e cumpre as expectativas. Uma pessoa pode desempenhar ambas as funções.
Veja aqui mais informações sobre os gráficos RACI!
Quando utilizar um gráfico RACI
Nem todos os projetos precisam de um gráfico RACI. Numa equipa pequena com responsabilidades óbvias, este pode criar mais trabalho administrativo do que valor. É mais útil quando várias pessoas ou departamentos contribuem para o mesmo trabalho. Pode consultar o modelo RACI ao longo do ciclo de vida de um projeto, uma vez que o RACI indica quando deve envolver as pessoas certas no momento certo.
Considere utilizar um para:
- Projetos complexos com várias partes interessadas: Esclareça quem aprova os resultados, fornece contributos e recebe atualizações antes que as decisões se tornem estrangulamentos.
- Projetos com responsabilidades pouco claras: Identifique lacunas, responsabilidades sobrepostas e tarefas que todos presumem que outra pessoa está a tratar.
- Projetos interfuncionais ou altamente estruturados: Coordene as responsabilidades entre departamentos, fornecedores ou equipas, especialmente quando o trabalho passa por várias fases de aprovação.
Se a sua equipa já sabe quem é responsável por cada decisão e resultado, provavelmente não precisa de outro quadro.
Exemplo de quadro RACI: estudo de caso real
Eis um exemplo de um quadro RACI que criei para um projeto que envolvia a implementação de um programa de fidelização para uma marca de moda.
Este quadro RACI resulta de um projeto de programa de fidelização que geri para uma marca de moda. Com várias partes interessadas do lado do cliente envolvidas, a criação do quadro revelou três questões que mereciam atenção:
- Demasiadas partes interessadas: Concentrei o quadro nas responsabilidades do lado do cliente e agrupei a equipa mais pequena da agência numa única função.
- Grupos de partes interessadas pouco claros: Separei as principais partes interessadas seniores do grupo de liderança mais abrangente, em vez de listar cada pessoa individualmente.
- Responsabilidade concentrada: Inicialmente, demasiadas tarefas dependiam do responsável pelo produto do lado do cliente, pelo que discutimos a distribuição da responsabilidade pelas funções adequadas.
O exercício ajudou-nos a chegar a um acordo sobre as responsabilidades antes de essas sobreposições se transformarem em problemas de execução.
Vantagens e desvantagens dos quadros RACI
Vantagens e desvantagens dos quadros RACI
Um quadro RACI pode tornar mais claras as responsabilidades do projeto, mas não resolverá, por si só, problemas de comunicação ou de tomada de decisões pouco clara. Eis em que pode ajudar e em que pode criar trabalho adicional.
| Vantagens | Desvantagens |
|---|---|
| Responsabilidades mais claras: Identifica quem executa o trabalho e quem é responsável pelo resultado. | Administração adicional: Criar e manter o quadro demora tempo, sobretudo quando as responsabilidades mudam frequentemente. |
| Decisões mais rápidas: Torna explícitas as responsabilidades de aprovação, reduzindo trocas de mensagens desnecessárias. | Atribuições de funções rígidas: As responsabilidades podem ficar desatualizadas à medida que os projetos evoluem. |
| Comunicação mais direcionada: Distingue as pessoas que precisam de dar contributos daquelas que apenas precisam de receber atualizações. | Fricção entre as partes interessadas: As pessoas podem discordar das suas atribuições ou sentir-se excluídas das decisões. |
| Melhor visibilidade da carga de trabalho: Destaca quando demasiadas tarefas dependem de uma só pessoa ou equipa. | Falsa sensação de clareza: Um quadro concluído não garante que as pessoas compreendam ou aceitem as suas responsabilidades. |
Erros comuns dos quadros RACI e como evitá-los
Mesmo um quadro RACI bem concebido pode criar problemas se as atribuições não forem claras ou se a equipa não concordar com elas. Esteja atento a estes erros comuns:
- Tornar o gestor de projeto responsável por tudo: Atribua o trabalho às pessoas que realmente o executam, quer sejam designers, programadores ou responsáveis de departamentos. O gestor de projeto não deve assumir automaticamente a responsabilidade por todos os resultados.
- Confundir responsável pela execução com responsável último: Verifique se cada tarefa tem alguém encarregado de concluir o trabalho e uma pessoa responsável pelo resultado. Podem ser a mesma pessoa, mas não têm de o ser.
- Criar tensão entre as partes interessadas consultadas e informadas: Explique por que razão algumas pessoas fornecem contributos enquanto outras apenas recebem atualizações. Ser informado não é uma função inferior. Significa simplesmente que o seu contributo não é necessário para essa decisão específica.
Reveja estas atribuições com a equipa antes de finalizar o quadro. Uma boa gestão das partes interessadas começa por definir expectativas claras. Uma breve conversa agora pode evitar desacordos sobre responsabilidades mais tarde.
Como criar um quadro RACI em 6 passos
No gráfico abaixo, resumi os seis passos para criar um quadro RACI:
Vamos percorrer os seis passos utilizando um exemplo familiar: a missão da Sociedade para levar o Um Anel até à Montanha da Perdição em O Senhor dos Anéis.
A ideia vem de uma apresentação feita por Meghan McInerny no Digital PM Summit 2017. É um exemplo útil de como as responsabilidades podem ser distribuídas por uma equipa.
Passo 1: Identificar as funções do projeto
Comece por enumerar todas as pessoas envolvidas no projeto na parte superior do seu gráfico. Pode utilizar cargos ou nomes individuais, dependendo da forma como a sua equipa trabalha.
- Utilize funções quando as responsabilidades devem permanecer consistentes apesar de alterações na equipa ou quando uma pessoa ocupa várias posições.
- Utilize nomes quando a responsabilidade individual é importante ou quando várias pessoas partilham o mesmo cargo.
Escolha a abordagem que torne as responsabilidades mais fáceis de compreender e utilize-a de forma consistente.
Passo 2: Identificar as tarefas ou entregáveis do projeto
Enumere as principais tarefas ou entregáveis do projeto na coluna do lado esquerdo. Utilize o seu plano do projeto ou a lista de entregáveis como ponto de partida.
Mantenha o nível de detalhe controlável. Um gráfico RACI deve clarificar a responsabilidade, não tornar-se um segundo registo de tarefas. Concentre-se no trabalho que exige coordenação, decisões ou aprovações.
Passo 3: Atribuir o RACI a cada função e tarefa
Para cada tarefa, atribua as funções de responsável pela execução, responsável final, consultado e informado. Cada tarefa deve ter pelo menos uma pessoa responsável pela execução e exatamente um responsável final. Adicione intervenientes consultados e informados apenas quando necessário.
No nosso exemplo, Frodo é responsável por levar o Anel até à Montanha da Perdição. Gandalf fornece orientação, enquanto Sam apoia ativamente o trabalho de Frodo. Esta distinção também mostra onde um modelo alargado, como o RASCI, que inclui uma função de apoio, pode ser útil.
Passo 4: Chegar a acordo com a sua equipa
Reveja as atribuições com as pessoas que executam o trabalho. Verifique se as responsabilidades são realistas, se alguém tem trabalho a mais e se existem tarefas sem uma responsabilidade claramente definida.
Faça ajustes antes de partilhar o gráfico de forma mais alargada.
Passo 5: Chegar a acordo com os principais intervenientes do projeto
Partilhe o rascunho com os principais intervenientes para confirmar a autoridade de aprovação, as responsabilidades pela tomada de decisões e as expectativas de comunicação.
Mantenha a revisão concentrada na resolução de lacunas ou discordâncias, em vez de convidar todos a reformular o gráfico.
Passo 6: Torne-o útil durante toda a vida do projeto
Um quadro RACI só é útil se as pessoas o utilizarem realmente. Não deixe que desapareça numa pasta do projeto depois da reunião de arranque.
- Consulte-o durante a execução: Verifique as atribuições ao iniciar o trabalho, solicitar aprovações ou resolver questões relacionadas com responsabilidades.
- Atualize-o quando as responsabilidades mudarem: Reveja o quadro após alterações na equipa, ajustes ao âmbito ou mudanças na autoridade de decisão.
- Mantenha-o acessível: Guarde-o num local partilhado, como o Confluence, o Google Docs ou o software de gestão de projetos da sua equipa. Se estiver a utilizar o Excel, certifique-se de que todos conseguem aceder à versão atual.
- Reveja-o no encerramento do projeto: Identifique onde a atribuição de responsabilidades funcionou, onde as aprovações ficaram bloqueadas e se estiveram envolvidas demasiadas pessoas.
Encare o quadro como um documento vivo do projeto, não como um exercício de planeamento único.
Ouça este conteúdo em formato de podcast
A Suze partilha a sua opinião sobre como deixar de apontar culpas e simplesmente avançar.
Boas práticas para o quadro RACI
Antes de começar a utilizar o seu quadro RACI, verifique estes cinco pontos:
- Utilize-o quando acrescentar valor. Os projetos simples, com responsabilidades claramente definidas, podem não precisar de uma matriz formal.
- Defina as funções antes de as atribuir. Certifique-se de que todos compreendem a diferença entre responsável, responsabilizador, consultado e informado.
- Atribua um único responsável final por tarefa. Várias partes responsáveis podem tornar as aprovações mais lentas e deixar decisões por resolver.
- Seja seletivo quanto às pessoas que precisam de atualizações. Nem todas as partes interessadas precisam de aparecer em todas as linhas. Utilize o seu plano de gestão das partes interessadas para comunicações mais abrangentes.
- Elabore-o com a sua equipa. Faça você mesmo um rascunho do quadro, se for mais fácil, mas recolha contributos das pessoas responsáveis por realizar e aprovar o trabalho.
O objetivo não é preencher todas as células. É tornar as responsabilidades suficientemente claras para que o trabalho possa avançar sem questões ou aprovações desnecessárias.
Quais são as alternativas a um RACI?
O RACI não é a única forma de clarificar as funções e as responsabilidades na tomada de decisões. Existem várias alternativas que ajustam a terminologia ou introduzem funções adicionais para se adaptarem a diferentes equipas.
- RASCI (Responsável, Responsabilizador, Apoio, Consultado, Informado): Acrescenta uma função de apoio para as pessoas que ajudam ativamente a concluir uma tarefa. É útil quando o trabalho envolve vários colaboradores.
- CARS (Comunicar, Aprovar, Responsável, Apoiar): Centra-se na comunicação, aprovação, execução e apoio, em vez de distinguir entre partes interessadas consultadas e informadas.
- RAS (Responsável, Aprovar, Apoiar): Um modelo simplificado com três funções. É útil quando uma equipa precisa de menos distinções, embora possa não abranger todos os requisitos de responsabilização.
- DACI (Líder, Aprovador, Colaborador, Informado): Centra-se mais diretamente na tomada de decisões, identificando quem conduz uma decisão, quem a aprova e quem fornece contributos.
- CLAM (Contribui, Lidera, Aprova, Monitoriza): Utiliza funções orientadas para a ação, de modo a distinguir a participação, liderança, aprovação e supervisão.
A melhor escolha depende daquilo que está a tentar esclarecer. Utilize RACI para a atribuição de tarefas e a responsabilização, DACI para a tomada de decisões ou RASCI quando for necessário reconhecer explicitamente os colaboradores que prestam apoio.
Também pode explorar o RACI 2.0 para conhecer outra variação deste modelo.
O que se segue?
Para obter mais ajuda na gestão de projetos e na liderança de equipas, faça o nosso curso de Domínio da Gestão de Projetos Digitais. O curso abrange todo o ciclo de vida do projeto, desde a iniciação até ao encerramento, e inclui também uma vasta gama de metodologias de projeto que ajudam a alcançar o sucesso.
