O que é a gestão da integração de projetos? Guia completo
Criar harmonia no projeto: A gestão da integração de projetos ajuda a unificar projetos complexos, coordenar processos e partes interessadas e manter as operações a funcionar sem problemas, para que possa alcançar os objetivos do projeto.
Manter o rumo: Esta abordagem de gestão mantém os projetos dentro do prazo e do orçamento, permitindo-lhe tomar decisões eficazes quando se depara com conflitos relacionados com recursos e prioridades.
Ultrapassar desafios: A gestão da integração de projetos ajuda a identificar potenciais conflitos numa fase inicial, a fazer compromissos fundamentados e a gerir eficazmente as expectativas das partes interessadas.
A gestão da integração do projeto é um conjunto de processos que pode aplicar para unificar projetos complexos e partes interessadas interfuncionais, e melhorar a colaboração e os resultados do projeto.
Neste artigo, vou analisar os passos envolvidos na gestão da integração do projeto e a forma como pode implementá-la nos seus projetos.
O que é a gestão da integração do projeto?
A gestão da integração do projeto é uma forma elaborada de designar a orquestração dos fluxos de trabalho do projeto, para garantir que os processos do projeto decorrem sem problemas.
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Enquanto gestor de projetos, a gestão da integração é verdadeiramente a sua oportunidade para brilhar. Como parte da gestão da integração do projeto, irá reunir os recursos do projeto e as principais partes interessadas para executar tarefas de forma eficiente e produzir entregáveis de elevada qualidade, contribuindo para os objetivos do projeto.
Porque é importante a gestão da integração do projeto?
A gestão da integração do projeto é importante porque ajuda a manter projetos complexos no caminho certo. Quando trabalha entre diferentes departamentos para concluir tarefas de acordo com o cronograma do projeto e o orçamento definido, terá de fazer compromissos entre prioridades concorrentes.
Por exemplo, se os membros da equipa estiverem atrasados na conclusão de um entregável do projeto, terá de decidir se deve reduzir o âmbito para concluir o projeto a tempo ou aceitar o atraso e incorrer em custos adicionais.
A gestão da integração do projeto identifica antecipadamente este tipo de conflitos, de modo a apoiar uma tomada de decisões eficaz e ajudá-lo a cumprir as expectativas das partes interessadas.
Processo de gestão da integração do projeto
A gestão da integração do projeto é uma das áreas de conhecimento identificadas no Guia do Conhecimento em Gestão de Projetos (PMBOK) do Project Management Institute (PMI). É constituída pelos seguintes processos:
1. Criar um termo de abertura do projeto
Durante a iniciação do projeto, o patrocinador do projeto é responsável por elaborar o termo de abertura do projeto, um documento formal que resume os objetivos do projeto, o âmbito do projeto e as funções e responsabilidades dos membros da equipa do projeto.
Documentar os objetivos do projeto, o que está incluído e excluído do âmbito e quem faz o quê reduz o risco de expansão descontrolada do âmbito.
2. Criar um plano do projeto
Se o termo de abertura do projeto descreve “o quê” e “porquê” de um projeto, o plano do projeto explica “como” irá alcançar os objetivos do projeto.
O plano de gestão do projeto descreve como irá gerir os vários aspetos de um projeto, incluindo a gestão do âmbito, a gestão de riscos, a gestão de custos, a gestão de recursos, o cronograma e as comunicações ao longo do ciclo de vida do projeto.
3. Dirigir & gerir tarefas
Durante a fase de execução do projeto, supervisionará a conclusão das atividades do projeto e elaborará relatórios sobre o estado do projeto.
4. Gerir o conhecimento do projeto
Parte da sua tarefa enquanto gestor de projetos consiste em desenvolver documentos do projeto que resumam o planeamento do projeto e quaisquer lições aprendidas durante a execução do projeto. A sua organização pode então utilizar estes dados para melhorar a concretização de projetos futuros.
5. Monitorizar & controlar tarefas
Na fase de monitorização e controlo do ciclo de vida do projeto, avalia o progresso do projeto e toma as medidas corretivas necessárias para manter o projeto no caminho certo.
6. Utilizar o controlo integrado de alterações
Para controlar eficazmente o trabalho do projeto, precisará de um processo para gerir os ajustes solicitados ao âmbito do projeto. Caso contrário, será difícil cumprir os objetivos do projeto e respeitar os marcos estabelecidos.
A implementação de um processo de controlo de alterações permite-lhe analisar e decidir sobre os pedidos de alteração recebidos, maximizando as probabilidades de sucesso do projeto.
7. Encerrar o projeto
Depois de concluir as atividades de todo o projeto, é altura de se preparar para o encerramento do projeto. Nesta fase, analisará as métricas do projeto e documentará as lições aprendidas para as aplicar em projetos futuros.
Como implementar a gestão da integração do projeto
Eis algumas boas práticas para implementar a gestão da integração do projeto:
- Identifique as partes interessadas certas: Precisa de envolver as pessoas certas para concluir as atividades do projeto e identificar dependências com outros grupos. Não ter em conta as dependências pode atrasar a implementação do projeto enquanto aguarda que outra equipa conclua uma tarefa antes de poder avançar para a seguinte.
- Defina protocolos de comunicação: Depois de identificar as pessoas certas, trabalhe com a equipa na elaboração de um acordo que especifique as formas de trabalhar, incluindo a forma como as comunicações serão realizadas no projeto. Distinguir quando utilizar o e-mail em vez das mensagens instantâneas pode parecer uma questão menor, mas formalizar esta distinção elimina as dúvidas na execução do projeto, ajudando a poupar tempo e a reduzir a confusão.
- Acompanhe o tempo despendido nas atividades do projeto: Pedir aos membros da equipa que registem o tempo despendido ajuda-o a garantir que o trabalho é concluído dentro do prazo e do orçamento. Além disso, a equipa pode utilizar estes dados para elaborar estimativas de custos para projetos futuros.
Ferramentas para a gestão da integração do projeto
Considere um software de gestão de projetos como uma ferramenta útil para apoiar os fluxos de trabalho de gestão da integração do projeto, especialmente para monitorizar e controlar o trabalho do projeto.
Por exemplo, pode utilizar software para gerir o trabalho do projeto, acompanhar a afetação de recursos em tempo real, elaborar relatórios de estado do projeto e armazenar a documentação do projeto.
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Desafios comuns da gestão da integração do projeto
Eis alguns desafios comuns da gestão da integração do projeto que poderá encontrar e a forma de os ultrapassar:
- Dificuldade em chegar a um consenso sobre o âmbito do projeto: As partes interessadas de diferentes áreas funcionais podem ter opiniões divergentes sobre o que deve ser incluído no âmbito do projeto. Utilize o desenvolvimento do termo de abertura do projeto como uma oportunidade para definir os objetivos do projeto e o caso de negócio, e alinhe o âmbito com esses objetivos. Não deve iniciar a execução do projeto até que a equipa esteja alinhada e seja responsável pelos objetivos do projeto definidos.
- Falta de visibilidade sobre as atividades do projeto em curso: Uniformize os protocolos de comunicação da equipa e os relatórios do projeto para proporcionar uma visão unificada do trabalho do projeto em curso
- O elevado volume de pedidos de alteração ameaça fazer descarrilar o projeto: Mantenha um processo rigoroso de controlo de alterações para avaliar os pedidos recebidos
- Falta de compromisso com a documentação do projeto: Responsabilize os membros da equipa pela documentação do seu trabalho. Realize retrospetivas do projeto em fases importantes para recolher e documentar as lições aprendidas.
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