O Guia Definitivo para a Gestão de Projetos Logísticos
A logística é estratégica: Embora a gestão de projetos logísticos inclua armazéns e transportes, trata-se, em última análise, de alinhar todas as partes móveis entre pessoas, sistemas e prazos. Se gosta do fluxo operacional, este pode ser o seu nicho.
Logística vs. cadeia de abastecimento: A logística é o motor tático e quotidiano da estratégia mais abrangente da cadeia de abastecimento. Os gestores de projetos que trabalham em logística asseguram a execução — fazem com que o produto certo chegue ao lugar certo, a horas, sempre.
Vai precisar de competências especializadas: O sucesso na gestão de projetos logísticos exige mais do que competências gerais de gestão de projetos. Terá de compreender os transportes, a armazenagem, a conformidade legal e a coordenação com fornecedores — além de dispor das ferramentas necessárias para acompanhar tudo em tempo real.
Pequenos erros, grande impacto: Quando a logística corre mal, os efeitos propagam-se rapidamente. Desde o desperdício alimentar à escassez de produtos, esta função exige um planeamento proativo dos riscos e uma comunicação entre diferentes áreas.
A flexibilidade é decisiva: O mundo da logística muda rapidamente. Os seus superpoderes enquanto gestor de projetos logísticos? Definir expectativas claras, adaptar-se à mudança e criar planos de contingência que mantenham as mercadorias em circulação, independentemente do que aconteça.
Garantir que os artigos chegam ao local onde são necessários, no momento certo, é uma das áreas em que um gestor de projetos de logística se destaca. Se procura o próximo passo na sua carreira de gestão de projetos e tem curiosidade em saber o que é possível fazer, esta análise aprofundada da função de gestão de projetos de logística pode ajudá-lo a decidir se este poderá ser um caminho viável para si.
O que é a gestão de projetos de logística?
A gestão de projetos de logística consiste na aplicação da gestão de projetos à aquisição, ao armazenamento, ao transporte e à distribuição de bens e serviços. Os serviços de logística podem ser encontrados em vários setores, incluindo os cuidados de saúde (equipamento e materiais médicos), a eletrónica (televisores, computadores, telemóveis, etc.), o comércio eletrónico (Amazon, vendas diretas ao consumidor, lojas de departamento, mercearias e bens pessoais), entre muitos outros.
Também pode estar relacionada com a gestão de projetos de engenharia, que pode combinar várias disciplinas com funções logísticas, como o planeamento, a aquisição, a movimentação e o armazenamento de bens e materiais para projetos de engenharia, como a construção de moradias, edifícios de apartamentos, estradas ou pontes.
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Gestão logística vs. gestão da cadeia de abastecimento
A gestão logística é um subconjunto da gestão da cadeia de abastecimento. A gestão da cadeia de abastecimento centra-se numa estratégia mais abrangente para gerir o fluxo de bens ou produtos, desde a aquisição de matérias-primas até à entrega dos produtos aos clientes. A gestão de projetos de logística está mais relacionada com a gestão diária do processo de levar os produtos ou as matérias-primas até ao local onde são necessários.
Veja a gestão da cadeia de abastecimento como a estratégia de alto nível que garante a aquisição dos materiais certos e a entrega dos produtos no local certo e no momento certo. A gestão logística, por outro lado, trata da vertente operacional: coordenar expedições, gerir frotas, otimizar rotas de entrega e garantir que os bens são armazenados e transportados de forma eficiente.
Exemplo: a logística em ação
No espaço digital, a gestão da cadeia de abastecimento pode consistir em adquirir tecido e madeira, transformá-los numa cadeira e enviá-la para o seu espaço de trabalho, para que possa sentar-se com a sua equipa enquanto criam sítios Web para os vossos clientes. A gestão logística garante que, depois de produzido um lote de cadeiras, estas são embaladas, expedidas, acompanhadas e entregues no seu escritório a tempo — possivelmente enfrentando regulamentações aduaneiras, atrasos nos portos ou restrições à entrega em zonas urbanas pelo caminho.
O que é um gestor de projetos de logística?
Um gestor de projetos de logística é um tipo específico de gestor de projetos que se concentra em garantir que as coisas chegam ao local onde são necessárias, no momento certo. Este gestor de projetos deve ter formação avançada em gestão da cadeia de abastecimento e um conhecimento profundo do transporte, da armazenagem, da expedição, dos métodos de armazenamento e de outros elementos da gestão da logística de projetos da sua organização.
Esta pessoa pode gerir a coordenação de uma vasta gama de artigos, desde stands de feiras até materiais de construção (como aço) ou qualquer tipo de bem de consumo. Em setores regulamentados, o gestor de projetos de logística pode ter de conhecer melhor diferentes leis para garantir que as expedições, o armazenamento e até os pagamentos cumprem os requisitos legais.
Por exemplo, o gestor de projetos de logística pode precisar de compreender a legislação relativa a bebidas alcoólicas se um dos produtos sob a sua responsabilidade for vodka. No setor dos cuidados de saúde, deve estar familiarizado com as temperaturas seguras e legalmente permitidas para o transporte e o armazenamento de medicamentos ou vacinas.
Porque é importante a gestão de projetos de logística?
Gerir bem a logística é importante por vários motivos. Estes podem incluir o controlo dos custos de transporte de materiais ou bens, a garantia de que existem bens suficientes para satisfazer as necessidades dos clientes e a prevenção de que o excesso de existências ocupe espaço de armazenamento necessário ou esteja prestes a expirar (partindo do princípio de que os artigos são perecíveis).
Estudo de caso: quando a gestão de projetos de logística corre mal
A ausência de um gestor de projetos de logística pode causar vários problemas ao longo do processo logístico. Vejamos, por exemplo, alguns hambúrgueres que deveriam chegar a restaurantes de todo o país. Sem um gestor de projetos de logística para simplificar o processo, existem muitas formas de esses hambúrgueres não chegarem ao destino a tempo e dentro do orçamento.
Em primeiro lugar, o gestor de projetos de logística deve trabalhar com o gestor de inventário ou com a equipa de aprovisionamento para compreender quantos hambúrgueres são necessários. Poderá analisar dados históricos ou previsões futuras baseadas em fatores como a sazonalidade, a população ou até o estado do tempo (vendem-se mais hambúrgueres nos dias de sol).
Em seguida, o gestor de projetos deve garantir que os hambúrgueres são encomendados no momento certo, para que cheguem a horas e frescos. Encomendá-los demasiado cedo ou demasiado tarde pode significar que os hambúrgueres se estraguem durante o transporte ou no local.
O gestor de projeto poderá também ter de coordenar-se com a empresa de transporte ou de camionagem para garantir que todas as rotas estão desimpedidas e que os hambúrgueres conseguirão chegar ao destino. Os atrasos podem ser causados por estradas encerradas, condições meteorológicas extremas ou qualquer outro fator fora do controlo da empresa de camionagem ou da equipa do projeto. Se o gestor de projeto tiver conhecimento de algum atraso, poderá ter de coordenar planos alternativos para garantir que todos os locais dispõem dos hambúrgueres de que necessitam.
A falha ou a coordenação incorreta de qualquer uma destas atividades poderá fazer com que os locais não consigam vender hambúrgueres, o que resulta no desperdício de hambúrgueres e na perda de lucros.
Diferentes tipos de gestão logística
No setor da logística, existem muitos tipos diferentes de logística que poderão ter de ser planeados ou geridos. Cada tipo tem as suas próprias necessidades e partes interessadas, e representa diferentes componentes da cadeia de abastecimento mais abrangente. Estes podem incluir:
1. Logística de entrada
A logística de entrada centra-se na compra, encomenda e armazenamento de matérias-primas. Nesta função, o gestor de projeto poderá trabalhar com a sua equipa no planeamento do projeto relativamente à quantidade de cada artigo de que a equipa necessitará, à data em que os artigos terão de ser entregues e ao inventário que já está disponível.
Poderá também ter de sinalizar o inventário que está prestes a expirar ou que poderá deixar de estar em conformidade para utilização numa determinada data.
2. Logística de saída
Por outro lado, os gestores de projeto de logística de saída supervisionam o envio de produtos ou matérias-primas.
Poderão configurar automatizações para receber notificações quando chegam encomendas, ajudar a equipa a planear os calendários de produção para enviar as encomendas atempadamente ou coordenar-se com empresas de transporte de mercadorias para gerir os prazos e os orçamentos de forma mais eficaz.
3. Logística inversa
Se é novo no mundo da logística, talvez nunca tenha ouvido falar de logística inversa. Mas é exatamente aquilo que parece. O foco está em trazer de volta artigos que foram enviados para um cliente final ou local. Isto poderá dever-se a um excedente, a uma fusão ou a encomendas excessivas.
O gestor de projeto neste tipo de projeto logístico concentra-se em ajudar a equipa a recuperar artigos, evitar perdas e manter o valor para a organização. Esta pessoa poderá também concentrar-se em projetos de otimização para garantir que a logística inversa não seja necessária com tanta frequência ou para tantos artigos no futuro.
4. Logística de terceiros
A logística de terceiros envolve a subcontratação de partes das operações logísticas a terceiros. Isto poderá incluir camionagem, armazenamento, expedição ou outras etapas do processo.
Um gestor de projeto logístico centrado na logística de terceiros poderá configurar fluxos de trabalho para a gestão de fornecedores, identificar potenciais riscos, resolver problemas e criar planos de contingência à medida que surgem problemas. Poderá ter de realizar avaliações de risco e procurar ineficiências causadas pela utilização de demasiados terceiros ao longo da cadeia de abastecimento.
5. Logística de distribuição
A logística de distribuição centra-se no envio de materiais aos clientes (ou seja, na distribuição dos produtos que fabrica). Pode envolver o planeamento do armazenamento, envio e entrega de artigos aos clientes.
Os gestores de projeto especializados em logística de distribuição poderão concentrar-se na gestão de inventário (a quantidade de artigos disponível), no planeamento do transporte e da logística e na entrega de produtos da forma mais económica e eficiente. Poderão avaliar armazéns, tipos de transporte ou parceiros, e até analisar padrões de encomenda para alinhar a produção com as necessidades dos clientes.
6. Logística verde
A logística verde é uma disciplina centrada na sustentabilidade e nas melhores práticas ecológicas. Os gestores de projeto que trabalham em logística verde poderão trabalhar com a sua equipa para reduzir a sua pegada de carbono e encontrar a forma mais amiga do ambiente de conduzir a sua atividade.
Os gestores de projeto especializados em logística verde poderão trabalhar em toda a cadeia de abastecimento, desde a obtenção de matérias-primas até ao fabrico, à distribuição e à logística inversa.
Principais atividades da gestão de projetos logísticos
A gestão de projetos logísticos abrange uma vasta gama de atividades, mesmo dentro dos vários tipos de gestão logística. Como vimos, cada tipo inclui várias funções e inúmeras tarefas que os gestores de projetos logísticos poderão desempenhar, tais como:
1. Gestão de armazéns
Uma das principais atividades na logística é a gestão de armazéns. Isto poderá envolver o planeamento do que entra no armazém, do local onde é colocado, bem como de quando e como sai do armazém. O gestor de projeto poderá trabalhar com a equipa para chegar a um consenso sobre quando é necessário espaço adicional no armazém ou sobre o que fazer se o armazém não estiver cheio de forma ideal.
2. Processamento e preparação de encomendas
Um gestor de projetos de logística também pode ajudar a planear e gerir o processamento e o cumprimento de encomendas. Isto pode incluir fluxos de trabalho para o processamento de encomendas e melhorias de processos para simplificar o cumprimento e gerir os custos.
3. Manuseamento de Materiais & Embalagem
O manuseamento de materiais e a prevenção de deterioração ou danos podem exigir algum planeamento e supervisão. Ter um gestor de projetos dedicado a supervisionar o manuseamento de materiais pode ajudar a prevenir problemas antes que estes surjam. Isto pode incluir a monitorização dos controlos de temperatura, a garantia de que os materiais são embalados e manuseados corretamente ou a atualização dos procedimentos operacionais normalizados para o manuseamento.
4. Gestão do Transporte
O transporte de mercadorias é uma parte fundamental da gestão logística, uma vez que assegura a entrega atempada dos materiais aos destinos previstos. Encontrar prestadores de serviços de transporte, programar o transporte e acompanhar os problemas são atividades essenciais que um gestor de projetos de logística pode ter de supervisionar.
Tentar gerir orçamentos, ser ambientalmente responsável e melhorar continuamente as rotas de transporte pode representar desafios gratificantes para os gestores de projetos.
5. Gestão de Inventário
Ter a quantidade certa de produtos no momento certo é uma parte essencial da gestão de projetos de logística. Os gestores de projetos podem trabalhar com os membros da sua equipa na gestão de inventário para garantir que não existem faltas em períodos críticos. Por outro lado, ter de armazenar uma quantidade excessiva de um produto também pode causar problemas, como o aumento dos custos de armazenamento ou a necessidade de o vender com desconto — ou, pior ainda, com prejuízo.
O Ciclo de Vida do Projeto de Logística
Tal como qualquer outro projeto, os projetos de logística passam pelo mesmo ciclo de vida e pelas principais fases da gestão de projetos. Pode ter um aspeto ligeiramente diferente dos projetos digitais ou dos projetos de outros setores, por isso apresentamos aqui o que pode esperar ao realizar um projeto de logística.
1. Planeamento
Ao planear um projeto de logística, o gestor de projetos deve ter em conta toda a cadeia de eventos que precisa de ocorrer e todas as partes interessadas que precisam de estar envolvidas. Isto pode incluir o cliente ou os clientes, a equipa do armazém, as empresas de transporte rodoviário e os motoristas, bem como aqueles que irão receber as mercadorias.
O planeamento deve incluir o planeamento do cronograma e das comunicações, para garantir que todos estão em sintonia, em cada passo do processo!
Por fim, se existirem riscos decorrentes de mau tempo, orçamentos reduzidos ou artigos perecíveis, deve ser realizado um planeamento de contingência para garantir que, caso algo corra mal, existe um plano para minimizar quaisquer perdas ou atrasos.
2. Execução
Quando o planeamento estiver concluído, é altura de avançar. O gestor de projetos deve garantir que todos estão no lugar certo à hora certa. A execução consiste em cumprir o plano e corrigir rapidamente o rumo caso algo esteja fora de ordem.
3. Monitorização e Controlo
A execução de projetos de logística não é uma atividade que se configura e depois se esquece. O PM deve verificar regularmente se tudo está a avançar conforme planeado ao longo da cadeia de abastecimento.
Se algo estiver adiantado ou atrasado em relação ao cronograma, de acordo com o seu índice de desempenho do cronograma, o gestor de projetos terá de ajudar a coordenar as atividades para manter tudo a avançar sem problemas.
Parte da monitorização e do controlo pode também incluir o registo de dados que possam ser analisados no final do projeto ou no final de um grupo de projetos semelhantes. Por exemplo, se for suposto o transporte de peças de automóveis de Chicago para Nova Iorque por camião demorar 2 dias úteis, mas demorar sempre três, o gestor de projetos deve começar a garantir que são previstos 3 dias úteis completos para a viagem. Se estiver a trabalhar em projetos de reparação automóvel, experimente software de gestão de projetos automóveis.
4. Encerramento
Quando um projeto estiver concluído, a fase de encerramento envolve arquivar todos os documentos e resultados, bem como documentar as lições aprendidas para projetos futuros. Um gestor de projetos de logística pode ser responsável por reunir todos os documentos, incluindo registos de armazenamento, relatórios de inventário e faturas de transporte rodoviário, e por organizar uma análise pós-projeto para recolher feedback e documentar as lições aprendidas.
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Ferramentas para a Gestão de Projetos de Logística
Existem muitas ferramentas que um gestor de projetos de logística pode utilizar para ajudar as operações a decorrer de forma mais eficiente. Algumas destas ferramentas mais especializadas incluem:
- Sistemas de Gestão de Armazéns: Um sistema de gestão de armazéns pode permitir que um gestor de projetos logísticos planeie o armazenamento de forma mais eficiente. Pode mostrar que espaço está disponível no armazém e quando. Isto pode ser útil ao programar as encomendas recebidas, para que tudo tenha um lugar onde ser armazenado. Além disso, pode ajudar a garantir que os produtos mais antigos são utilizados primeiro e que os produtos perecíveis não se estragam.
- Software de Planeamento de Rotas: Se estiver a planear as suas próprias rotas de transporte rodoviário ou expedição, o software de planeamento de rotas pode ajudá-lo a traçar o percurso mais eficiente e a fornecer alternativas em caso de mau tempo, trânsito intenso ou estradas encerradas ao longo da rota preferida.
- Sistemas de Gestão de Transportes: Para organizações que possuem transporte rodoviário interno e uma grande frota em circulação, um sistema de gestão de transportes é essencial. Este sistema fornece uma visão geral de toda a frota, incluindo horários, disponibilidade e acompanhamento das datas em que camiões, automóveis ou outros veículos devem realizar a manutenção de rotina.
- Rastreamento por GPS em tempo real: O rastreamento por GPS pode ser utilizado em conjunto com um sistema de gestão de transportes ou de forma independente. Permite aos gestores de projetos verem onde se encontram os seus inventários e camiões a qualquer momento.
- Sistemas ERP (Planeamento de Recursos Empresariais): Obtenha uma visão global com um sistema ERP que reúne os recursos humanos, a folha de pagamentos e outros processos empresariais, o que pode ajudá-lo a compreender o verdadeiro custo da atividade empresarial enquanto gere os horários, a documentação dos recursos humanos e os pagamentos dos funcionários e fornecedores (este é o principal benefício do software de planeamento de recursos empresariais).
- Software de Gestão de Projetos: Qualquer gestor de projetos poderá beneficiar de um software de gestão de projetos num contexto de gestão de projetos logísticos. Ferramentas como Asana, Workfront ou Teamwork podem ser utilizadas para planear tarefas, prever necessidades ou gerir fluxos de trabalho repetitivos em projetos ou portefólios.
Desafios Comuns na Gestão de Projetos Logísticos
Tal como qualquer outra forma de gestão de projetos, a gestão de projetos logísticos não está isenta de desafios. Alguns dos desafios comuns enfrentados pelos gestores de projetos logísticos podem incluir:
- Atrasos nas expedições: Se alguma vez encomendou algo online, sabe que os atrasos nas entregas são inevitáveis. Enquanto gestor de projetos logísticos responsável por várias expedições, os atrasos nas entregas podem acumular-se e tornar-se um enorme desafio. Estes atrasos também podem causar estrangulamentos na cadeia de abastecimento, perturbando ainda mais as operações a jusante. Encontrar formas de resolver os problemas e gerir os estrangulamentos causados por estes atrasos (ou preveni-los desde o início) constitui uma parte importante deste trabalho.
- Falta de inventário: Todos conhecemos as leis da oferta e da procura. Por isso, quando a procura por determinados artigos aumenta, a oferta pode não conseguir aumentar ao mesmo ritmo (lembra-se de tentar comprar papel higiénico em 2020?). Enquanto gestor de projetos logísticos, este problema provavelmente ficará a seu cargo. Por mais proativo que seja relativamente às encomendas, poderá simplesmente ter de comunicar com as pessoas que aguardam o seu produto para lhes explicar qual será o prazo previsto.
- Má comunicação com os fornecedores: Com várias partes envolvidas, pode ser difícil obter comunicação de todos os seus fornecedores. Se um fornecedor estiver noutro fuso horário, o risco de uma comunicação deficiente aumenta exponencialmente, sobretudo se os horários de funcionamento das vossas empresas não coincidirem.
Melhores Práticas para uma Gestão de Projetos Logísticos Bem-sucedida
Quer prosperar enquanto gestor de projetos logísticos? Eis algumas boas práticas que podem ajudá-lo ao longo do caminho:
- Utilize painéis logísticos para obter visibilidade: Dispor de alguns elementos visuais simples que apresentem os pontos-chave pode ajudar-vos, a si e às partes interessadas, a saber onde devem concentrar a vossa atenção. Considere elementos visuais relativos a encomendas em atraso, faturas em aberto ou quilómetros percorridos semanalmente.
- Mantenha os SLA dos fornecedores claramente definidos: Para evitar uma comunicação deficiente com os fornecedores, considere definir claramente os seus SLA com os fornecedores. Isto pode incluir orientações como responder a emails no prazo de dois dias úteis, confirmar encomendas no prazo de três dias úteis ou responder a chamadas telefónicas no prazo de 2 horas, especialmente se existir a possibilidade de emergências ou necessidades de comunicação urgentes.
- Planeie sempre para situações de perturbação: Tenha sempre um plano B (e, já agora, um plano C ou D). Com tantas coisas fora do seu controlo, é importante conseguir planear para contingências. Situações como condições meteorológicas, regulamentação legal, tarifas, encerramentos de estradas ou até problemas de inventário podem comprometer os planos mais bem elaborados. É aqui que entram em ação práticas sólidas de gestão de riscos — antecipar potenciais problemas e incorporar flexibilidade no seu planeamento logístico ajuda a minimizar o impacto de acontecimentos inesperados.
- Comunique atempadamente e com frequência: Ao trabalhar com uma cadeia de abastecimento longa e com muitos fornecedores e partes interessadas, deve certificar-se de que dispõe de um plano de comunicação sólido. Deve comunicar de forma atempada e frequente sobre planos, atualizações e necessidades. Considere efetuar as encomendas o mais cedo possível e informar os fornecedores assim que considerar que um plano poderá sofrer alterações.
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