Guia do Termo de Abertura do Projeto: Modelo, Exemplos e Como Criá-lo
Os termos de abertura do projeto definem o âmbito e os objetivos do seu projeto. Sem um, o seu projeto não pode começar oficialmente e não há garantia de que as partes interessadas estejam alinhadas quanto ao propósito e aos resultados do projeto. Isto deixa-o vulnerável ao aumento descontrolado do âmbito, a falhas de comunicação e, em última análise, ao fracasso do projeto.
Vou explicar o que é um termo de abertura do projeto e como um termo bem elaborado, armazenado na sua ferramenta de software de gestão de projetos, o mantém no caminho certo ao longo de todo o projeto. Encontrará também exemplos de termos de abertura de projetos e um modelo para começar rapidamente.
O que é um termo de abertura do projeto?
Um termo de abertura do projeto é um documento formal que descreve o entendimento partilhado do âmbito do projeto, do desenvolvimento e dos objetivos do projeto, definindo também os papéis e as responsabilidades de cada parte envolvida. Geralmente, é um documento relativamente curto.
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Os termos de abertura do projeto dão luz verde ao início de um projeto. Autorizam a existência de um projeto e dão ao gestor de projeto autoridade para executar o trabalho e utilizar o orçamento do projeto. Se o termo for aprovado, o projeto entra na fase de planeamento. Também poderá encontrar este documento designado como resumo ou documento de iniciação do projeto (PID).
Modelo e exemplo de termo de abertura do projeto
Transfira o seu modelo aqui e utilize este guia enquanto o preenche — as informações deste artigo irão ajudá-lo a criar um termo de abertura do projeto sólido. Incluímos também um exemplo preenchido para lhe dar uma ideia do aspeto que o seu deverá ter.
Termo de abertura do projeto vs declaração de trabalho (SoW) vs plano do projeto
Uma declaração de trabalho, um termo de abertura do projeto e um plano do projeto têm finalidades diferentes, mas funcionam em conjunto para definir, autorizar e orientar um projeto. A SoW estabelece o âmbito e os resultados esperados, o termo de abertura autoriza formalmente o projeto e o plano do projeto descreve como o trabalho será executado e gerido.
| Declaração de Trabalho | Termo de Abertura do Projeto | Plano do Projeto | |
|---|---|---|---|
| Finalidade | Define o trabalho a realizar, os seus limites e os resultados esperados | Autoriza formalmente o projeto e confere ao gestor de projeto autoridade para o liderar | Explica como o projeto será executado, monitorizado e controlado |
| Foco principal | Que trabalho está incluído, o que não está incluído e o que deve ser entregue | Por que razão o projeto existe, o que pretende alcançar e quem é responsável | Como e quando o trabalho será concluído |
| Principais conteúdos | Necessidades do negócio, âmbito do projeto, entregáveis, pressupostos, exclusões e critérios de aceitação | Estudo de viabilidade, objetivos, âmbito de alto nível, partes interessadas, funções, orçamento, cronograma e critérios de sucesso | Cronograma, fases do projeto, entregáveis, dependências de tarefas, marcos, recursos, riscos e planos de comunicação |
| Nível de detalhe | Descrição detalhada do trabalho e dos entregáveis acordados | Visão geral de alto nível do projeto e dos seus requisitos | Decomposição detalhada das atividades do projeto e dos processos de gestão |
| Quando é criado | Durante o início do projeto ou a contratação, frequentemente antes do termo de abertura | Durante o início do projeto, antes do começo do planeamento detalhado | Durante o planeamento do projeto, depois de o termo de abertura ser aprovado |
| Quem o utiliza | Clientes, fornecedores, gestores de projeto e partes interessadas | Patrocinadores do projeto, gestores de projeto e principais partes interessadas | Gestores de projeto, equipas de projeto e partes interessadas |
| Aprovação e autoridade | Estabelece as obrigações de trabalho acordadas quando é incorporada num acordo aprovado | Fornece autorização formal para avançar e permite ao gestor de projeto utilizar os recursos da organização | Estabelece uma abordagem aprovada e uma linha de base para gerir a execução do projeto |
| Relação com outros documentos | Serve frequentemente de entrada para o termo de abertura do projeto | Baseia-se na SoW ou no estudo de viabilidade e orienta o desenvolvimento do plano do projeto | Baseia-se no termo de abertura e traduz os seus objetivos em trabalho executável |
Porque é tão importante o Termo de Abertura do Projeto?
O documento do termo de abertura do projeto é importante porque faz com que as suas partes interessadas concordem sobre a razão pela qual estão a realizar o projeto, o que está incluído no âmbito (a um nível elevado) e quem faz o quê. Algumas organizações exigem um termo de abertura do projeto assinado antes de alocar recursos, incluindo financiamento, ao seu projeto.
Vamos analisar os benefícios mais detalhadamente, na perspetiva de cada parte envolvida.
Benefícios para Gestores de Projeto e Equipas
- Articula a proposta de valor do projeto: Ajuda-o a determinar se vale a pena realizar o projeto.
- Poupa tempo no futuro: O tempo que dedica a clarificar os objetivos no início de um projeto é tempo que não terá de gastar mais tarde a resolver problemas e a negociar durante o ciclo de vida do projeto.
- Clarifica o orçamento: Um termo de abertura do projeto garante que o financiamento está disponível e será disponibilizado atempadamente. Definir a sua autoridade para efetuar despesas e os orçamentos poupa tempo antes do início do projeto.
- Estabelece orientações claras para a equipa do projeto: Definir critérios de sucesso é inestimável para orientar a equipa quando começa a apresentar o projeto.
- Aumenta a moral da equipa: Uma equipa que trabalhe com base num termo de abertura mal elaborado sentir-se-á repetidamente confusa, com o seu trabalho árduo desperdiçado ou orientado na direção errada. Um termo de abertura bem redigido fornece métricas para um projeto bem-sucedido, em direção às quais a sua equipa pode trabalhar com motivação e confiança.
O termo de abertura do projeto tornou-se automático, certo? As pessoas esquecem-se do objetivo disto. É um ótimo documento; este é o seu documento de vendas para entusiasmar as pessoas com aquilo que estamos a fazer. Também indica quem é o gestor de projeto. Quando não existe essa formalização, entra-se numa sala e as pessoas perguntam: ‘quem fez de si o deus ou a deusa da gestão de projetos?’ Tem este documento para mostrar, mesmo aqui. Tem a aprovação do executivo. Por isso, também serve como documento de apoio.
Benefícios para Clientes e Outras Partes Interessadas
- Cria um entendimento partilhado: O termo de abertura do projeto permite que as partes interessadas saibam o que esperar e quais as restrições de recursos que o projeto enfrenta.
- Funciona como uma ferramenta de marketing: O termo de abertura do projeto pode funcionar como um documento de vendas para justificar investimentos novos ou existentes.
O que incluir num termo de abertura do projeto
Eis o que deve incluir no seu termo de abertura do projeto:
- Introdução: Esta secção explica o objetivo do termo de abertura e fornece o nome do projeto.
- Justificação empresarial e declaração do âmbito: Esta secção explica o objetivo do projeto (incluindo os fatores impulsionadores do negócio e quaisquer projetos relacionados), define as atividades de alto nível que fazem parte do âmbito do projeto (para evitar o alargamento descontrolado do âmbito mais tarde) e aborda o retorno esperado do investimento.
- Critérios de sucesso: Esta secção define como será o sucesso e como a equipa o irá medir.
- Principais requisitos ou entregáveis: Esta secção resume os requisitos de alto nível e/ou os principais entregáveis.
- Orçamento: Esta secção estima os custos do projeto, idealmente por fase do projeto, e define as fontes de financiamento do projeto.
- Calendário de marcos: Esta secção estima a duração do projeto e resume cada parte importante do projeto e todos os marcos.
- Pressupostos e restrições: Esta secção identifica os parâmetros conhecidos e desconhecidos no início do projeto.
- Riscos do projeto: Esta secção resume as principais ameaças ou oportunidades conhecidas que podem afetar o sucesso do projeto.
- Equipa e organização: Esta secção define as funções e responsabilidades do projeto.
- Aprovações: Esta secção inclui um espaço para as partes interessadas registarem a sua aprovação (ou reprovação) do termo de abertura.
Além destas secções do termo de abertura do projeto, também pode incluir um anexo com documentos como:
- Lista de entregáveis: Se os entregáveis já estiverem definidos, esta lista contém detalhes sobre cada entregável: o que é e os critérios de aceitação associados (como os critérios de aceitação dado-quando-então).
- Documentos de calendarização: Estes podem incluir o cronograma do projeto, o calendário ou outros documentos que organizam sequencialmente as atividades do projeto e incluem detalhes sobre cada marco ou fase do projeto.
- Plano de comunicação: Este inclui detalhes sobre como cada pessoa envolvida será mantida informada sobre o progresso, as alterações ao âmbito, etc.
Quando devo criar o termo de abertura do projeto?
O gestor de projeto deve criar o termo de abertura do projeto durante a fase de iniciação do projeto. Documentar o objetivo do projeto, as atividades que farão parte da execução e quem é responsável por realizar cada atividade é fundamental para alinhar as principais partes interessadas antes do início do projeto.
Como criar um termo de abertura do projeto
Eis um processo básico a seguir ao criar um termo de abertura do projeto:
1. Debata com as partes interessadas e a equipa
Recolha informações sobre o projeto reunindo-se com as principais partes interessadas, incluindo o gestor de projeto, os patrocinadores do projeto, os clientes e representantes da equipa do projeto.
Não se esqueça de que as partes interessadas também podem incluir outras equipas que prestam apoio especializado, como especialistas em capacidade de rede e segurança.
2. Tome e organize notas
Durante as suas conversas, faça perguntas e tome notas que o ajudem a preencher cada uma das secções do seu termo de abertura. Utilize o seu tempo de forma sensata para recolher as informações mais relevantes; pode sempre preencher os detalhes de apoio mais tarde.
3. Utilize um modelo
Adote os inúmeros modelos de termos de abertura de projetos disponíveis online para criar o formato que melhor responde às necessidades do seu projeto.
Os membros DPM podem utilizar o nosso modelo de termo de abertura já preparado, juntamente com muitos outros recursos que permitem poupar tempo. Em alternativa, pode utilizar um dos exemplos de termos de abertura de projetos apresentados nesta publicação como ponto de partida.
4. Inclua informações específicas
Comecemos por um mau exemplo. Para um cliente do setor bancário, um gestor de projeto escreve no termo de abertura, como objetivo do projeto, “melhorar os canais de comunicação”. Sim, uma boa comunicação é um objetivo válido, mas a forma como isto está escrito deixa muito à imaginação:
- Quais canais de comunicação serão melhorados? Os dos clientes? Os dos funcionários internos?
- Quantas necessidades de utilizadores estamos a tentar satisfazer?
- Vamos atualizar um sistema existente ou criar um sistema completamente novo?
- Quando estará concluído?
- O âmbito inclui formação sobre a nova ferramenta de comunicação?
- O contrato incluirá algum tipo de suporte contínuo para o sistema?
Um termo de abertura completo fornece informações claras e específicas sobre estas questões, para que o leitor possa compreender o objetivo do projeto. Eis um exemplo melhor de uma declaração do âmbito do projeto (uma parte essencial do seu termo de abertura):
“Criar um novo sistema de comunicação para substituir o sistema ABC até dezembro de 2026, para que os clientes possam conversar com os respetivos gestores de produto através das aplicações móveis proprietárias do banco XYZ. Formar 400 funcionários para manter e prestar suporte ao sistema internamente.”
Aplique uma lógica semelhante para elaborar as outras secções do termo de abertura. O objetivo deste exercício é garantir que o patrocinador do projeto dispõe de informação suficiente para poder aprovar o projeto.
5. Reveja com os representantes da equipa
Depois de elaborar um termo de abertura do projeto, mas antes de o rever com um cliente, reserve tempo para o analisar com os principais membros da sua equipa, de modo a avaliar a sua exatidão e abrangência.
6. Apresente para aprovação
Repare que este passo não consiste em “enviar para aprovação”. O termo de abertura do projeto é fundamental para obter aprovação para avançar com o projeto e é importante que seja apresentado corretamente. Evite simplesmente anexar o termo de abertura como PDF num e-mail, correndo o risco de ser ignorado ou rejeitado liminarmente.
Em vez disso, apresente o termo de abertura aos seus patrocinadores, partes interessadas ou clientes. Faça-o numa reunião ou através de uma apresentação de diapositivos que inclua materiais de apoio. Certifique-se de que reserva tempo suficiente para perguntas e respostas.
Exemplos de termos de abertura de projetos
Eis três exemplos diferentes de termos de abertura de projetos que pode considerar:
Neste exemplo de termo de abertura de projeto para um sistema de resposta interativa de voz, o gestor de projeto incluiu algumas notas sobre o caso de negócio, além de uma descrição do projeto e do âmbito.
Também apresentou as restrições por ordem de prioridade, o que é útil para fornecer rapidamente algum contexto a quem estiver a ler este documento.
Este exemplo de termo de abertura de projeto apresenta claramente os objetivos do projeto, bem como os marcos e o calendário correspondente.
Embora ainda não precise necessariamente de um calendário completo (este será definido no plano do projeto), este é um bom elemento a incluir e atualizar posteriormente nos relatórios de estado do projeto, à medida que a equipa conclui o trabalho durante a fase de execução.
Este é semelhante ao exemplo anterior, na medida em que inclui marcos e um calendário.
Também definiu claramente os objetivos e o que está incluído no âmbito, e inclui algumas notas sobre os processos que o projeto irá afetar, o que é útil, uma vez que isto se relaciona com a restrição da atitude perante a mudança (que está listada na secção das restrições).
Conselhos de especialistas para criar um termo de abertura do projeto
Ao criar um termo de abertura do projeto, siga estas boas práticas para estabelecer expectativas claras, garantir o compromisso das partes interessadas e preparar o seu projeto para o sucesso:
- Mantenha a simplicidade: Escreva o termo de abertura de forma a que alguém que não esteja familiarizado com o projeto consiga compreender o seu objetivo, âmbito e resultados esperados. Evite jargão e afirmações vagas. Se as partes interessadas precisarem que explique o significado de uma secção, provavelmente vale a pena reescrevê-la.
- Concentre-se na visão geral: Limite-se aos objetivos de alto nível, ao âmbito, aos resultados e às restrições, em vez de incluir tarefas ou calendários detalhados. Recomendo manter os detalhes da implementação no plano do projeto, onde podem evoluir sem exigir alterações ao termo de abertura.
- Crie consenso entre as partes interessadas: Envolva o patrocinador do projeto e as principais partes interessadas antes de finalizar o termo de abertura. Preste especial atenção às expectativas divergentes relativamente ao âmbito, às prioridades e aos critérios de sucesso. É muito mais fácil resolver divergências durante a iniciação do que depois de o trabalho ter começado.
- Defina critérios de sucesso mensuráveis: Não se contente com objetivos abrangentes como "melhorar a experiência do cliente". Especifique o que significa alcançar o sucesso (por exemplo, reduzir em 20% o tempo de integração dos clientes). Isto dá à sua equipa um objetivo comum e ajuda as partes interessadas a avaliar se o projeto proporcionou o valor pretendido.
- Documente os pressupostos e as restrições: Seja explícito quanto às condições das quais o seu projeto depende, incluindo limites orçamentais, disponibilidade de recursos e dependências externas. Por exemplo, se a entrega depender de uma integração de terceiros, documente esse pressuposto antes de se comprometer com uma data de lançamento.
- Clarifique a autoridade para a tomada de decisões: Identifique o patrocinador do projeto, o gestor do projeto e as partes interessadas responsáveis pelas principais aprovações. De acordo com a minha experiência, uma autoridade pouco clara para a tomada de decisões cria atrasos desnecessários, especialmente quando as alterações ao âmbito ou as prioridades concorrentes exigem uma escalada.
- Obtenha aprovação formal antes da execução: Peça ao patrocinador do projeto para aprovar o termo de abertura antes de comprometer recursos significativos. A aprovação confirma a concordância quanto aos objetivos, ao âmbito e à autoridade do projeto. Mantenha o termo de abertura aprovado acessível para poder consultá-lo quando surgirem novos pedidos ou divergências.
Desafios comuns dos termos de abertura de projetos e como superá-los
A criação de um termo de abertura do projeto pode ser desafiante quando os requisitos não são claros, as partes interessadas discordam ou ainda não foram tomadas decisões importantes. Eis seis desafios comuns e formas práticas de os superar:
- Objetivos do projeto pouco claros: Objetivos vagos dificultam a definição do sucesso e a mobilização das partes interessadas em torno do mesmo resultado. Trabalhe com o patrocinador do projeto para estabelecer objetivos específicos e mensuráveis, associados às necessidades da empresa.
- Desacordos sobre o âmbito do projeto: As partes interessadas podem ter expectativas divergentes sobre o que está incluído, o que pode provocar atrasos ou uma expansão descontrolada do âmbito. Documente o que está incluído e excluído do âmbito e, em seguida, resolva as divergências com as principais partes interessadas antes de solicitar a aprovação.
- Expectativas irrealistas relativamente ao orçamento ou ao prazo: A liderança pode propor prazos ou orçamentos sem compreender plenamente o trabalho envolvido. Valide as estimativas de alto nível com a sua equipa de entrega e apresente as contrapartidas entre o âmbito, o custo e o calendário.
- Envolvimento limitado das partes interessadas: As partes interessadas ocupadas podem atrasar o feedback ou aprovar o termo de abertura sem analisar o seu conteúdo. Identifique atempadamente os responsáveis pelas principais decisões e agende uma revisão focada para resolver as questões pendentes antes da aprovação final.
- Funções e autoridade para a tomada de decisões não definidas: Sem uma responsabilidade clara, as aprovações podem ficar bloqueadas e as decisões importantes podem ficar por resolver entre equipas. Especifique o patrocinador do projeto, o gestor do projeto e os principais responsáveis pelas decisões, incluindo quem pode autorizar alterações ao âmbito ou ao orçamento.
- Informação incompleta ou pressupostos não testados: As estimativas iniciais do projeto dependem frequentemente de requisitos técnicos desconhecidos, da disponibilidade de recursos ou de dependências externas. Documente explicitamente os pressupostos e as restrições, atribua responsáveis pela sua validação e assinale as incertezas que possam afetar a viabilidade do projeto.
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