Governança de Projetos: O que É e Como Implementar
Domine o Mundo: A governança de projetos ajuda a garantir uma responsabilização eficaz, a normalização e a gestão de riscos, reduzindo, em última análise, a probabilidade de fracasso do projeto.
A Normalização Preserva a Sanidade: Com procedimentos de governança adequados, pode manter a consistência e a coerência nos seus projetos, e as equipas seguirão processos normalizados.
Adote Ferramentas de Software: As ferramentas de software de gestão de projetos podem ajudá-lo a definir e gerir processos, criar responsabilização e aumentar a normalização.
A governação de projetos não consiste apenas em estabelecer regras. Sem este importante processo em vigor, irá deparar-se com problemas como a falta de responsabilização, normalização e gestão de riscos — tudo isto coloca o seu projeto em risco de fracasso.
Neste artigo, abordarei a importância da governação de projetos, os seus componentes, as melhores práticas para garantir que os seus esforços são eficazes e a forma como as ferramentas de software de gestão de projetos podem ajudá-lo a implementá-la com sucesso.
O que é a governação de projetos?
A governação de projetos é um enquadramento que define a forma como os projetos são geridos e executados em toda a sua organização. Garante que todos os projetos estão alinhados com os objetivos estratégicos da sua empresa e disponibiliza políticas e processos que funcionam como salvaguardas para manter os seus projetos no caminho certo.
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Porque é importante a governação de projetos?
A governação de projetos é importante porque ajuda a garantir que os seus projetos estão alinhados com os objetivos da sua empresa. Fornece a estrutura e os princípios necessários que orientam uma execução eficaz dos projetos, ajudam a proporcionar o valor pretendido e reduzem os riscos.
A governação desempenha estas funções essenciais.
- Orienta os seus processos, políticas e estruturas
- Define a forma como os projetos são geridos e controlados
- Disponibiliza mecanismos de supervisão e controlo
- Estabelece critérios para o processo de tomada de decisões
- Ajuda-o a tomar decisões que vão ao encontro dos melhores interesses do seu projeto e da sua empresa
- Estabelece linhas claras de responsabilização e responsabilidade
- Define quem tem autoridade para tomar decisões
Os 3 pilares da governação de projetos
A governação de projetos tem três pilares fundamentais: estrutura, pessoas e informação.
- Estrutura: este pilar disponibiliza um enquadramento de governação bem definido, juntamente com processos e políticas que estabelecem uma hierarquia de funções e responsabilidades, definem a autoridade para a tomada de decisões e estabelecem um sistema de verificações e equilíbrios. Cria também um roteiro claro para a execução do projeto e ajuda todos a compreenderem as suas funções, de modo a minimizar a confusão e melhorar a produtividade da equipa.
- Pessoas: este pilar define quem está envolvido nos projetos e qual é a sua função (por exemplo, o proprietário do projeto, as partes interessadas consultadas, os decisores, etc.), para que possa identificar as pessoas certas e colocá-las em funções alinhadas com as suas competências e conhecimentos especializados. A governação pode também estabelecer políticas para a formação e o desenvolvimento contínuos, de modo a manter as pessoas atualizadas relativamente às melhores práticas e às tendências emergentes na gestão de projetos.
- Informação: este pilar ajuda a garantir que dispõe dos dados e da informação corretos sobre o seu projeto e que estes são exatos e oportunos. O pilar da informação também envolve a criação de sistemas de recolha, elaboração de relatórios e análise de dados. Utilizará esta informação para tomar decisões fundamentadas, acompanhar o progresso, avaliar o desempenho e identificar potenciais problemas antes de estes se tornarem problemas reais. A informação também melhora a transparência e a confiança entre as partes interessadas.
Componentes da governação de projetos
Estes componentes e elementos do enquadramento de governação ajudam a orientar a execução dos projetos, a delegação de trabalho, a conduta da equipa e a responsabilização, bem como a alinhar os resultados com os objetivos da sua empresa.
Modelos de governação
Os modelos de governação definem a estrutura e a hierarquia do seu projeto. Estes são exemplos de modelos que poderá escolher, dependendo da dimensão, complexidade e necessidades específicas da sua empresa.
- Centralizado: este modelo utiliza uma autoridade individual ou uma equipa para tomar decisões fundamentais e fazer cumprir as políticas.
- Descentralizado: neste modelo, a sua equipa de projeto ou unidade funcional pode gerir o projeto com supervisão adicional limitada.
- Híbrido: o modelo híbrido combina uma abordagem centralizada e descentralizada, utilizando normalmente políticas centralizadas e uma execução descentralizada.
Responsabilização e responsabilidades
Este componente envolve clarificar as funções e responsabilidades e definir quem é responsável por cada tarefa. Ajuda-o a tomar decisões eficazes e atempadas com um maior grau de responsabilização.
Por exemplo, os membros da sua equipa são responsáveis por concluir as tarefas e os resultados do projeto, enquanto as partes interessadas são responsáveis por fornecer contributos e comentários para garantir que o projeto satisfaz as suas necessidades e expectativas.
Envolvimento e comunicação das partes interessadas
Este componente envolve manter as partes interessadas informadas e envolvidas ao longo do ciclo de vida do seu projeto. Isto inclui configurar canais de comunicação para aspetos como relatórios de progresso e feedback.
Por exemplo, pode estabelecer uma periodicidade padrão, relatórios de estado e outras formas de comunicação para manter as partes interessadas informadas e envolvidas. Isto ajuda a gerir as expectativas das partes interessadas, responder prontamente às preocupações e aumentar a confiança.
Reuniões e relatórios
Este componente ajuda a monitorizar o progresso do projeto e a manter os seus projetos no caminho certo. Envolve estabelecer calendários para reuniões regulares, definir as agendas, registar as atas, acompanhar as ações, identificar potenciais problemas numa fase inicial e tomar prontamente medidas corretivas.
Gestão de riscos e problemas
Este componente envolve identificar, avaliar e mitigar riscos e problemas. Irá desenvolver um processo padrão para o planeamento da gestão de riscos, a identificação, avaliação, mitigação e monitorização de riscos. Isto ajuda a resolver potenciais problemas antes de estes afetarem o sucesso do seu projeto.
Irá definir estratégias de gestão de riscos claras e práticas que abrangem a forma como os problemas serão identificados, avaliados e resolvidos. Isto também envolve estabelecer um processo para documentar e acompanhar os problemas e, em seguida, resolvê-los prontamente.
Garantia
Este componente envolve definir mecanismos de supervisão e controlo, como auditorias internas do projeto, revisões pelos pares e avaliações externas. A garantia da qualidade é importante porque ajuda a determinar se os resultados do projeto cumprem as normas e expectativas especificadas exigidas.
Estabeleça processos para realizar avaliações regulares da qualidade, planeamento da qualidade, garantia da qualidade (QA), controlo da qualidade (QC) e melhoria contínua.
Processo de controlo da gestão do projeto
Este componente envolve estabelecer processos para monitorizar e controlar a execução do projeto. Irá estabelecer uma periodicidade para acompanhar o progresso do seu projeto em comparação com o plano do projeto; medir o desempenho em relação a marcos importantes, resultados e orçamento; e fornecer atualizações às partes interessadas.
Também deverá estabelecer quais as métricas e os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que irá utilizar, configurar sistemas de monitorização e estabelecer mecanismos para ações corretivas, de modo a manter os seus projetos no caminho certo e alcançar os resultados esperados.
Quem está envolvido na governação do projeto?
Eis as principais funções envolvidas na governação do projeto.
Patrocinadores
Um patrocinador do projeto (normalmente um executivo sénior) fornece a visão e a orientação gerais para o seu projeto. Alinha o projeto com os objetivos estratégicos da empresa, para que este proporcione o valor planeado.
Os patrocinadores também aprovam os recursos necessários, apoiam a equipa do projeto, são responsáveis pelo sucesso do projeto e envolvem-se com as principais partes interessadas para gerir as suas expectativas.
Gestor de projeto
Enquanto gestor de projeto, é responsável pelo trabalho e por fornecer orientação ao longo do ciclo de vida do projeto, incluindo o planeamento, a execução e o encerramento do projeto. Garante que o projeto se mantém no caminho certo, gere os riscos e problemas e alcança os resultados esperados.
Também comunica com as partes interessadas, fornece atualizações regulares, responde prontamente às preocupações e garante que o projeto é executado de acordo com o quadro de governação.
Comité de direção
O comité de direção é um grupo de executivos seniores e partes interessadas que fornece supervisão e orientação para o projeto. O comité toma decisões de alto nível, resolve problemas e mantém o projeto alinhado com os objetivos da empresa.
Também se reúne regularmente para analisar o progresso do projeto, resolver quaisquer preocupações e fornecer à equipa do projeto os recursos necessários.
Gabinete de Gestão de Projetos (PMO)
O escritório de gestão de projetos (PMO) estabelece e mantém o quadro de governação e fornece-lhe apoio e orientação para garantir que os projetos são executados de acordo com o quadro de governação.
O PMO também monitoriza o progresso dos projetos, fornece atualizações regulares à gestão de topo e segue as melhores práticas de gestão e governação de projetos.
Benefícios da governação de projetos
Eis os principais benefícios da implementação da governação de projetos.
- Alinhamento com os objetivos organizacionais: A governação de projetos ajuda a garantir que os seus projetos estão alinhados com os objetivos da empresa, que a execução dos projetos é realizada de forma coerente com as normas da sua organização e que são priorizados os projetos que oferecem mais valor e alocam recursos de forma eficiente e eficaz.
- Gestão eficaz dos riscos: Os riscos dos projetos podem conduzir ao fracasso do projeto. A governação ajuda a identificar, avaliar e mitigar os riscos de forma proativa e sistemática, para que possa resolver os problemas antes de estes ameaçarem o seu projeto.
- Maior envolvimento das partes interessadas: A governação de projetos ajuda a manter todas as partes interessadas informadas e envolvidas ao longo do ciclo de vida do projeto. Com os contributos adequados das partes interessadas, pode cumprir os objetivos do projeto e proporcionar o valor esperado. Também ajuda a gerir as expectativas e a responder prontamente às preocupações.
- Maior transparência e responsabilização: A governação de projetos estabelece linhas claras de responsabilização e responsabilidade, para que as decisões sejam tomadas de forma atempada e eficaz. Isto minimiza a confusão, aumenta a confiança entre as partes interessadas e aumenta a probabilidade de sucesso do projeto.
Desafios comuns e como os ultrapassar
Eis alguns desafios comuns da governação de projetos e como os ultrapassar:
- Resistência à mudança: Se encontrar resistência à mudança, envolva os membros da equipa e as partes interessadas no processo de governação e forneça-lhes a formação e o apoio necessários. Comunique os benefícios e responda prontamente a quaisquer preocupações para obter o seu apoio.
- Expectativas irrealistas das partes interessadas: Se verificar que as expectativas das partes interessadas não são realistas, estabeleça canais de comunicação, reuniões regulares e mecanismos de feedback. Mantenha-as informadas e envolvidas ao longo do ciclo de vida do projeto para contrariar quaisquer expectativas irrealistas e responder prontamente às preocupações.
- Restrições de recursos: Se os recursos do seu projeto forem limitados, certifique-se de que realiza um planeamento e uma gestão de recursos adequados e que prioriza os projetos que oferecem mais valor tendo em conta os recursos necessários. Identifique, monitorize e comunique regularmente as potenciais restrições numa fase inicial e tome medidas corretivas prontamente.
Como implementar a governação de projetos
Eis como implementar a governação de projetos na sua organização.
1. Criar uma equipa de governação
Crie uma equipa de governação que possa fornecer uma orientação estratégica geral e supervisão, bem como aprovar o âmbito do projeto, o orçamento e os prazos. Esta equipa deve incluir um comité diretor, o patrocinador do projeto, o gestor de projeto (ou seja, você), o PMO (se esse departamento existir) e as principais partes interessadas.
2. Estabelecer um quadro de governação claro
Defina as funções, as responsabilidades e a autoridade para a tomada de decisões no âmbito da sua equipa de projeto. Especifique quem é responsável por quê e certifique-se de que existe clareza, evitando ambiguidades.
Poderá ser necessário estabelecer quadros diferentes para diferentes tipos de projetos. Certifique-se de que cada quadro está alinhado com os objetivos estratégicos mais amplos da sua empresa e com os objetivos do projeto, de modo a proporcionar coerência e uma orientação clara.
3. Desenvolver processos e procedimentos da equipa
Uniformize os seus procedimentos de governação para manter a consistência e garantir que todas as partes interessadas, especialmente os membros da sua equipa, estão alinhadas. Utilize metodologias de gestão de projetos estabelecidas, como PRINCE2 ou PMBOK, como referência para criar os seus processos.
Reveja e atualize regularmente estes processos para se adaptar a quaisquer alterações nos seus fluxos de trabalho, objetivos organizacionais ou prioridades. A forma como a sua equipa segue estes processos terá impacto em áreas fundamentais, como a gestão de riscos, a resolução de problemas, a tomada de decisões e o desempenho do projeto.
4. Estabeleça canais de comunicação
A comunicação é fundamental para obter apoio à governação. Estabeleça um plano de comunicação que identifique os principais canais para divulgar políticas, procedimentos e estruturas de governação, para que a informação circule de forma fluida entre todas as partes interessadas.
Isto inclui a organização de reuniões regulares, relatórios de progresso e mecanismos de feedback. A transparência é fundamental; certifique-se de que todos são mantidos informados sobre quaisquer alterações na governação.
Ferramentas para a governação de projetos
Uma governação eficaz de projetos requer as ferramentas certas. Eis alguns tipos de ferramentas que pode utilizar para aumentar a visibilidade e alcançar os objetivos pretendidos para o projeto.
- Software de gestão de projetos: Este software ajuda a planear, executar e monitorizar os seus projetos, com funcionalidades de gestão de tarefas, atribuição de recursos, acompanhamento do progresso e elaboração de relatórios.
- Ferramentas de governação, risco e conformidade: As ferramentas GRC ajudam a identificar, avaliar e reduzir riscos através de funcionalidades como a avaliação de riscos, o planeamento da mitigação de riscos e a monitorização de riscos. Também podem ajudar a cumprir os regulamentos específicos do seu setor.
Boas práticas de governação de projetos
Eis algumas boas práticas a ter em mente enquanto implementa a governação de projetos.
- Certifique-se de que a sua estrutura de governação é clara: Seja claro ao desenvolver a sua estrutura de governação, definindo funções e responsabilidades, e estabeleça um plano de comunicação que identifique os principais canais. Envolva-se com as partes interessadas de forma frequente e clara para as manter informadas e responder prontamente às suas preocupações. Monitorize e comunique regularmente os potenciais problemas e tome medidas corretivas.
- Promova formação e desenvolvimento contínuos: Proporcione formação e desenvolvimento aos membros da equipa para garantir que possuem as competências e os conhecimentos necessários para cumprir as políticas e os processos de governação. Isto ajuda a manter todos atualizados relativamente às alterações e às boas práticas.
- Utilize as ferramentas certas: A utilização de software de gestão de projetos, de governação de projetos ou de gestão de riscos reduz o trabalho manual, melhora a eficiência geral e aumenta a capacidade de todos para cumprir as regras de governação.
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