Gestão de projetos Lean: 5 princípios & como implementar
A gestão de projetos Lean centra-se em entregar aquilo que os clientes valorizam, eliminando o trabalho que não acrescenta valor. Ajuda a sua equipa a eliminar desperdícios, a melhorar continuamente e a dedicar tempo ao que realmente importa.
O Lean teve origem na indústria automóvel, mas está agora presente no desenvolvimento de software, no marketing, na construção e nos cuidados de saúde. Veja como aplicá-lo a projetos digitais.
O que é a gestão de projetos Lean?
A gestão de projetos Lean é uma metodologia que se centra na entrega de valor ao cliente, eliminando o desperdício. Dito de forma simples: trabalhe de forma mais inteligente, não mais arduamente.
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O Lean assenta em dois pilares: a melhoria contínua e o respeito pelas pessoas. O seu objetivo é:
- Simplificar processos
- Eliminar etapas desnecessárias
- Entregar resultados de maior qualidade com menos recursos
O Lean remonta ao Sistema de Produção da Toyota (TPS). A Toyota adotou a abordagem de produção em massa da Ford e adaptou-a a produtos variados e a uma procura em constante mudança. Mais tarde, os investigadores deram a esta abordagem o nome de “lean”, que se difundiu para além da indústria.
As abordagens de gestão de projetos Lean e ágil estão relacionadas, mas são distintas. O Lean surgiu primeiro e o desenvolvimento ágil aproveitou muitas das suas ideias. Seja qual for a metodologia Lean ou ágil que siga, os projetos são sempre melhor geridos através de software de gestão de projetos.
Os 3 M da gestão de projetos Lean
O Lean procura eliminar o desperdício, conhecido como muda, bem como duas condições que o causam. Em conjunto, estes elementos são conhecidos como os 3 M.
- Muda: Qualquer atividade que utilize recursos, mas não acrescente valor pelo qual o cliente esteja disposto a pagar. São exemplos o retrabalho, os períodos de espera ociosos e as funcionalidades não utilizadas.
- Mura: Desigualdade ou inconsistência nas cargas de trabalho. Por exemplo, uma distribuição de tarefas que sobrecarrega alguns membros da equipa, enquanto outros têm pouco que fazer.
- Muri: Cargas de trabalho excessivas ou irrealistas. Por exemplo, atribuir demasiado trabalho para um prazo apertado, aumentando o risco de esgotamento e de erros.
5 princípios da gestão de projetos Lean
Em Pensamento Lean, James P. Womack e Daniel T. Jones propuseram cinco princípios fundamentais para a gestão de projetos Lean. Veja como cada um se aplica na prática.
1. Identificar o valor
Comece por identificar aquilo pelo qual o seu cliente está disposto a pagar. Tudo o resto é candidato a ser eliminado.
Na prática, isto é muito semelhante a apresentar uma estimativa do projeto e um âmbito de trabalho com preços. Pergunte ao seu cliente quais são os resultados mais importantes e, depois, defina o âmbito com base nessas respostas.
2. Identificar o fluxo de valor de cada produto
Crie um mapa do fluxo de valor para visualizar todo o trabalho necessário para entregar um produto. Trata-se de um fluxograma que mostra como os materiais e as informações circulam ao longo do projeto.
Analise cada etapa com a sua equipa e assinale quais acrescentam valor. As etapas que não acrescentam valor, como aprovações redundantes, são os primeiros alvos a eliminar.
3. Criar o fluxo
Organize o trabalho para que este avance do início ao fim sem interrupções. Isto evita atrasos e estrangulamentos.
Para isso, divida o trabalho em lotes mais pequenos e limite a quantidade de tarefas que a sua equipa gere em simultâneo. Um quadro Kanban ajuda a identificar onde as tarefas se acumulam, para que possa desimpedir o bloqueio.
4. Estabelecer o sistema de puxar
Alinhe o trabalho com a procura real dos clientes, conhecida como sistema de puxar. A sua equipa só inicia trabalho novo quando alguém está preparado para o receber, em vez de distribuir tarefas que ninguém pediu.
Na prática, isto significa não acumular entregáveis para o caso de um cliente vir a querer utilizá-los. Poupa tempo e dinheiro, e os seus recursos são direcionados para onde são necessários agora.
5. Procurar a perfeição
Trate a melhoria como um hábito contínuo, não como uma limpeza pontual. Cada ciclo deve eliminar mais desperdício e entregar mais valor.
Realize retrospetivas regulares para analisar o que funcionou e o que não funcionou. Depois, faça uma ou duas pequenas alterações antes da ronda seguinte e acompanhe os resultados.
Técnicas de gestão de projetos Lean
O Lean inclui várias técnicas fundamentais. Estas oito são aquelas com que eu começaria por se familiarizar.
- Ciclo de Deming: Comece com um plano para um objetivo específico e, em seguida, execute-o. Depois, verifique os resultados e incorpore o que aprendeu no seu próximo plano. Também é chamado ciclo PDCA ou PDSA, que significa Planear, Fazer, Verificar (ou Estudar) e Agir.
- Lean Six Sigma: Esta abordagem combina o Six Sigma com princípios lean. O Six Sigma utiliza dados, probabilidades e estatística para reduzir o desperdício e os erros, juntamente com técnicas como a análise da causa-raiz.
- Kanban: O Kanban é um sistema visual para gerir o trabalho à medida que este atravessa várias etapas. Acompanhe as tarefas num quadro, limite a quantidade de trabalho em curso e identifique rapidamente os estrangulamentos.
- Sistema do Último Planeador: Esta técnica, comum na construção, planeia o trabalho com as pessoas que o irão executar. Os membros da equipa comprometem-se com tarefas que sabem que conseguem terminar, o que torna os planos semanais mais fiáveis.
- Kaizen: Kaizen é a prática de realizar pequenas melhorias contínuas. Todas as pessoas da equipa, desde os colaboradores da linha da frente até à liderança, podem sugerir alterações e testá-las.
- Mapeamento do fluxo de valor: Esta técnica mapeia cada etapa, desde o pedido até à entrega. Assinale quais as etapas que acrescentam valor e quais provocam atrasos, para poder eliminar o desperdício.
- Entrega no momento certo: A entrega no momento certo significa produzir e entregar o trabalho apenas quando é necessário. Evita assim o excesso de inventário e a acumulação de trabalho inacabado.
- Método 5S: O método 5S organiza o seu espaço de trabalho para que o trabalho flua sem problemas. As cinco etapas são Seiri (separar), Seiton (ordenar), Seiso (limpar), Seiketsu (normalizar) e Shitsuke (manter).
Como implementar a gestão de projetos lean
Estas oito etapas põem em prática os princípios acima. Eu seguiria estas etapas por ordem.
1. Defina o valor com o seu cliente
Comece por perguntar ao seu cliente por que motivo estaria disposto a pagar e por que motivo não estaria. Registe as respostas e utilize-as como filtro para todas as tarefas seguintes.
Perguntas que faço:
- Qual é o resultado mais importante para si?
- O que eliminaria se o orçamento diminuísse?
- Que entregáveis anteriores não foram utilizados?
2. Mapeie o seu fluxo de valor atual
Siga o processo real, não o processo idealizado no seu plano de projeto. Consigo obter os melhores mapas ao sentar-me com as pessoas que executam o trabalho. Inclua as transferências e o tempo de espera, pois é aí que os atrasos se escondem.
| Etapa | Tempo ativo | Tempo de espera | Acrescenta valor? |
|---|---|---|---|
| Redigir o texto | 4 horas | 1 dia | Sim |
| Aprovação interna | 15 minutos | 2 dias | Não |
3. Identifique e classifique o desperdício
Encontrará mais desperdício do que aquele que consegue eliminar, por isso deve classificá-lo. Começo pelo que mais atrasa a entrega, não pelo que é mais fácil de remover. As vitórias rápidas criam dinâmica, mas raramente alteram o seu calendário.
- Faça: Procure retrabalho, filas inativas e entregáveis não utilizados.
- Faça: Pergunte à equipa onde tem de esperar.
- Não faça: Elimine uma etapa, como o controlo de qualidade, antes de saber o que ela protege.
4. Visualize o trabalho e limite o trabalho em curso
Coloque todas as tarefas num quadro Kanban com colunas que correspondam ao seu fluxo de trabalho real. Em seguida, limite o número de itens que cada coluna pode conter. Os limites parecem desconfortáveis no início, mas expõem rapidamente os estrangulamentos.
Nos projetos digitais, as tarefas inacabadas são o seu inventário. Um bom limite inicial é de um ou dois itens por pessoa.
5. Adote um sistema puxado
Deixe de atribuir o trabalho antecipadamente. Permita que os membros da equipa escolham a tarefa seguinte quando tiverem capacidade. Os lotes mais pequenos ajudam, pois algo deve ficar concluído a cada poucos dias, e não semanas.
| Empurrado | Puxado |
|---|---|
| Trabalho atribuído antecipadamente | Trabalho escolhido quando está pronto |
| As filas acumulam-se | As filas mantêm-se curtas |
| As prioridades mudam a meio da tarefa | As prioridades são definidas no momento da escolha |
6. Faça primeiro um projeto-piloto com uma equipa
Não implemente o lean em todos os projetos ao mesmo tempo. Escolha uma equipa e um projeto com um responsável disponível. Já vi implementações em grande escala estagnarem porque as pessoas sentiam que o lean lhes estava a ser imposto.
Um bom projeto-piloto inclui:
- Uma data de início e de fim claras
- Um patrocinador que apoie as mudanças
- Trabalho suficiente para mostrar resultados num mês
7. Acompanhe algumas métricas de fluxo
Escolha três ou quatro métricas e analise-as em cada retrospetiva. Já vi equipas afundarem-se em painéis, por isso mantenha o número reduzido. Acompanhe tendências, não o desempenho individual, caso contrário as pessoas irão manipular os números.
| Métrica | O que mede |
|---|---|
| Tempo de execução | Do pedido à entrega |
| Tempo de ciclo | Do início à conclusão do trabalho |
| Trabalho em curso | Itens em execução ao mesmo tempo |
| Volume processado | Itens concluídos por semana |
| Eficiência do fluxo | Percentagem do tempo de execução passada a trabalhar ativamente |
8. Analise e melhore regularmente
Faça uma retrospetiva em cada sprint ou a cada duas semanas. Pergunte o que vos atrasou e, em seguida, escolha uma ou duas mudanças e teste-as com o Ciclo de Deming. Resista à tentação de corrigir tudo de uma só vez.
Por exemplo, se as aprovações acrescentarem dois dias de espera, teste uma janela de aprovação de 24 horas durante um sprint. Na minha experiência, as pequenas mudanças mantêm-se, enquanto as grandes acabam por ser abandonadas.
Vantagens e desvantagens da gestão de projetos Lean
A abordagem Lean reduz o desperdício e mantém o trabalho ligado ao valor para o cliente, mas exige muito da sua equipa e das partes interessadas. Use esta tabela para verificar se é adequada ao seu projeto.
| Vantagens | Desvantagens |
|---|---|
| Cultura de melhoria contínua: Os membros da equipa, em todos os níveis, podem sugerir e testar formas melhores de trabalhar. | Foco limitado: As correções pequenas e incrementais podem ocultar o panorama geral e transferir trabalho para outras fases do projeto. |
| Maior visibilidade para as partes interessadas: O contributo regular dos clientes e das partes interessadas mantém o âmbito ligado ao valor real. | Planeamento reativo: Evitar a sobreprodução dificulta a preparação para mudanças súbitas na procura. |
| Custos mais baixos: A entrega justo a tempo limita o excesso de inventário, e a redução do desperdício ajuda a controlar as despesas. | Reservas reduzidas: Com pouca margem no processo, um atraso ou problema com um fornecedor pode bloquear todo o projeto. |
| Menos desperdício e retrabalho: Elimina etapas, transferências e entregáveis que não acrescentam valor. | Exigências elevadas das partes interessadas: O contributo frequente só funciona quando as partes interessadas estão disponíveis e empenhadas. |
| Entrega mais rápida: Ciclos mais curtos e lotes mais pequenos fazem chegar o valor aos clientes mais cedo. | Adoção cultural lenta: As equipas habituadas ao planeamento tradicional podem ter dificuldade em adaptar-se, e os resultados demoram tempo. |
| Maior envolvimento da equipa: As pessoas responsáveis pelas melhorias tendem a preocupar-se mais com os resultados. | Valor difícil de medir: Definir e acompanhar o valor exige disciplina, e as equipas discordam frequentemente sobre o assunto. |
| Prioridades mais claras: O foco no valor para o cliente dá à sua equipa uma razão para rejeitar trabalho de baixo impacto. | Menor adequação a projetos complexos: Os projetos grandes, altamente regulamentados ou profundamente interdependentes precisam frequentemente de mais planeamento inicial. |
| Melhor qualidade: Detetar os defeitos cedo significa menos correções e menos retrabalho numa fase posterior do projeto. | Risco de esgotamento: A pressão constante para encontrar e eliminar desperdícios pode desgastar as equipas. |
| Maior visibilidade do fluxo de trabalho: Ferramentas como os quadros Kanban facilitam a identificação e a resolução dos bloqueios. | Previsões a longo prazo limitadas: O foco no próximo incremento torna mais difícil prever prazos e orçamentos. |
| Utilização mais inteligente dos recursos: As suas pessoas e o seu orçamento são direcionados para trabalho que os clientes realmente valorizam. | Lacunas de formação e competências: A sua equipa precisa de aprender ferramentas Lean, como o mapeamento do fluxo de valor, antes de estas produzirem resultados. |
Quando utilizar a gestão de projetos Lean
A gestão de projetos Lean é mais útil em situações de projeto nas quais:
- Tem recursos ou orçamento limitados: A abordagem Lean ajuda a reduzir o desperdício e a obter ganhos de eficiência, permitindo tirar o máximo partido dos seus recursos e eliminar custos desnecessários ou desperdícios de tempo.
- Precisa de margem para flexibilidade e adaptabilidade: Como a abordagem Lean avança rapidamente e envolve análises regulares (frequentemente em marcos definidos do projeto), as equipas podem ajustar rapidamente o rumo para responder a comentários, alterações ao plano do projeto ou novas informações ou decisões que afetem o projeto.
- Tem um prazo apertado: A abordagem Lean dá prioridade a respostas rápidas às mudanças, permitindo que a equipa se adapte a alterações que, de outro modo, poderiam comprometer os seus esforços para concluir o trabalho dentro do prazo.
- Precisa de dar prioridade à melhoria contínua: A abordagem Lean fornece um sistema integrado para melhorar ao longo do tempo. É ideal para equipas compostas por membros juniores ou para equipas que estão a começar a trabalhar em conjunto.
Lean vs. Outras Metodologias de Gestão de Projetos
Lean, ágil, Scrum, Kanban e Six Sigma sobrepõem-se, por isso é frequente as pessoas confundirem-nos. Lean e ágil estão relacionados, mas são distintos. Lean surgiu primeiro e o ágil adotou muitas das suas ideias. Scrum e Kanban são estruturas específicas que pode utilizar no âmbito de qualquer uma das abordagens.
| Metodologia | Foco principal | Abordagem ao planeamento | Cadência de entrega | Gestão da mudança | Ideal para |
|---|---|---|---|---|---|
| Lean | Reduzir o desperdício e proporcionar valor ao cliente | Contínua, baseada na procura | Fluxo contínuo | Adapta-se através de ciclos regulares de melhoria | Processos repetíveis com desperdício visível |
| Ágil | Adaptar-se à mudança e entregar resultados funcionais antecipadamente | Iterativa | Iterações curtas | Aceita alterações entre iterações | Projetos com requisitos em evolução |
| Scrum | Entregar em ciclos fixos e limitados no tempo | Ciclo a ciclo | Ciclos de uma a quatro semanas | As alterações são adicionadas à lista de pendências, não ao ciclo atual | Equipas de produto com uma lista de pendências dedicada |
| Kanban | Visualizar o trabalho e limitar o trabalho em curso | Contínua | Contínua | As prioridades podem mudar a qualquer momento | Trabalho contínuo e pedidos de suporte |
| Six Sigma | Reduzir defeitos e a variação dos processos | Orientada por dados e baseada em projetos | Por fases, utilizando DMAIC | Baixa, uma vez que as alterações seguem a análise de dados | Processos com defeitos mensuráveis |
Perguntas frequentes sobre a gestão de projetos Lean
Qual é a diferença entre Lean e ágil?
Lean procura reduzir o desperdício e proporcionar valor ao cliente, enquanto o ágil procura entregar trabalho em iterações curtas e adaptar-se à mudança. Lean tem origem na indústria transformadora e o ágil tem origem no desenvolvimento de software. Ambos valorizam a melhoria contínua e o contributo do cliente. Lean analisa o seu fluxo de trabalho completo, enquanto o ágil analisa a forma como entrega cada incremento.
É possível combinar Lean com ágil ou Kanban?
Sim, e muitas equipas fazem-no. Kanban já é uma ferramenta Lean, pelo que se adapta naturalmente. Utilize Lean para encontrar desperdício no seu processo e ciclos ágeis para entregar em períodos curtos. Eu começaria por utilizar um método como base e acrescentaria práticas apenas quando resolvessem um problema específico.
Como aplicar a gestão de projetos Lean a projetos de software?
Comece por mapear o seu fluxo de entrega, desde a ideia até ao lançamento. Depois, procure desperdícios como longas filas de revisão, funcionalidades não utilizadas e atrasos nas transferências. Utilize um quadro Kanban para limitar o trabalho em curso e tornar visíveis os estrangulamentos. Lance pequenos incrementos e recolha feedback dos utilizadores, para criar apenas aquilo de que os clientes necessitam. Realize retrospetivas regulares para continuar a melhorar.
Que tipos de desperdício procura o Lean eliminar?
Lean tem como alvo qualquer atividade que não acrescente valor ao cliente. A lista original de Taiichi Ohno inclui sete tipos: transporte, inventário, movimento, espera, sobreprodução, processamento excessivo e defeitos. Muitos profissionais acrescentam um oitavo: talento não utilizado. No trabalho de projeto, estes desperdícios manifestam-se em aprovações adicionais, transferências sem atividade, funcionalidades desnecessárias e retrabalho.
Quais são os erros mais comuns ao adotar Lean?
O maior erro é tratar Lean como um exercício de redução de custos. Outros erros incluem não obter o apoio das partes interessadas, copiar ferramentas da indústria transformadora sem as adaptar e ignorar os contributos da sua equipa. Eliminar toda a folga também não deixa espaço para imprevistos. Eu começaria por algo pequeno, testaria uma alteração e mediria os resultados antes de expandir.
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