Criar uma Equipa de Propostas: Funções e Responsabilidades
A equipa certa para uma proposta é frequentemente tão importante como a própria proposta. Na minha experiência, não existe uma estrutura de equipa “certa” para uma equipa de propostas, e os papéis e responsabilidades da equipa podem variar bastante. Na verdade, uma equipa de propostas pode assumir muitas formas e dimensões, dependendo da natureza da oportunidade e do processo de proposta utilizado.
No entanto, há uma coisa que posso afirmar com certeza: existe uma estrutura de equipa “errada”: qualquer configuração em que não haja cobertura suficiente para fazer o necessário e levar a proposta até à conclusão. Vejamos, então, de que tipo de cobertura poderá precisar.
De que papéis poderá a minha equipa de propostas precisar?
Sei que disse que não existe uma estrutura de equipa “certa”, mas, por vezes, precisamos simplesmente de um ponto de partida. Abaixo encontra-se um exemplo de uma equipa de propostas típica com a qual trabalharia numa agência ou consultora, para contratos entre $500,000 – $2.5M (USD). Estes elementos variam de organização para organização e de oportunidade para oportunidade, mas poderão servir como uma boa base se este for um território novo para a sua equipa.
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A sua equipa de propostas poderá incluir alguns ou todos os papéis aqui indicados, dependendo da dimensão da sua organização.
Porque é importante ter um gestor de propostas?
Há uma função que mencionei acima e à qual não dei grande destaque — o gestor de propostas.
Se a sua organização leva a sério a conquista de novos negócios (e deveria levar!), ter um gestor de propostas torna-se realmente importante. A questão é a seguinte: as propostas são, na verdade, projetos que precisam de ser geridos. Ter um gestor de propostas pode reduzir significativamente a probabilidade de insucesso devido à entrega tardia, à apresentação de uma proposta que seja desqualificada por não cumprir o processo do RFP, à apresentação de uma proposta de baixa qualidade ou a qualquer outro dos riscos que poderiam fazer com que a sua proposta fracassasse.
Alguns dos valores específicos que um gestor de propostas poderá proporcionar incluem a criação de uma matriz de conformidade para acompanhar os requisitos de entrega da proposta, a atribuição e calendarização dos colaboradores e a criação e supervisão do calendário de entrega.
Sem alguém a assumir o papel de gestor de propostas, receberá comentários à última hora, haverá falta de clareza sobre quem está a fazer o quê, falta de alinhamento entre as interpretações dos requisitos da proposta, lacunas na sua proposta que só descobrirá no dia anterior à entrega e um aumento do stress geral.
E, sim, falo com base nas minhas próprias experiências dolorosas!
Como garantir a cobertura
Independentemente da estrutura da sua equipa de propostas, precisa de garantir que a sua equipa tem a cobertura adequada. Para tal, pode recorrer ao seu conjunto de ferramentas de gestão de projetos e trabalhar com a sua equipa para criar uma matriz RACI ou uma lista de verificação de cobertura.
Em poucas palavras, a equipa deverá identificar, em conjunto, tudo o que precisa de ser feito para entregar a proposta e atribuir um responsável a cada tarefa (a pessoa responsável). Se, no final, houver campos em branco, é aí que precisa de reforçar a sua equipa ou de pedir a alguém que assuma essas responsabilidades.
Uma lista de verificação da cobertura da proposta ajuda os gestores de projetos a garantir que têm tudo coberto antes de entregarem uma proposta.
Recrutar e formar a equipa de propostas
Outro elemento igualmente importante é como recruta e informa a equipa. Se for responsável pelo recrutamento da sua equipa, seguem-se algumas sugestões.
- Certifique-se de que inclui todas as perspetivas relevantes. Não deixe a equipa de UX ou a equipa de QA de fora e pense que conseguirá criar uma proposta competitiva e realista sem elas.
- Certifique-se de que os seus líderes principais se sentem confortáveis a fazer estimativas perante alguma ambiguidade. Uma equipa de estimativas que espera ter todas as respostas ficará profundamente desiludida.
- Da mesma forma, inclua algumas pessoas que nunca tenham elaborado uma proposta, para poder obter uma perspetiva nova e, ao mesmo tempo, criar uma oportunidade de aprendizagem para essas pessoas.
- Se houver pessoas na sua organização que conheçam o comprador ou tenham experiência na execução de um âmbito semelhante, encontre uma forma de as envolver.
Quanto à integração e informação dos membros da equipa, seguem-se algumas boas práticas:
- Inicie um Resumo da Oportunidade durante a fase de planeamento, que contenha detalhes sobre o comprador, a declaração do problema, o âmbito do pedido, os principais riscos e as datas importantes relevantes para a submissão.
- Utilize sempre o Resumo da Oportunidade para fornecer contexto e elevar a conversa ao dar informações a novos membros da equipa. Partilhe uma cópia com eles antecipadamente, para que tenham a oportunidade de formular perguntas, e incentive-os também a consultá-lo enquanto trabalham nas respetivas partes da proposta.
- Continue a adicionar detalhes ao seu Resumo da Oportunidade à medida que ficam disponíveis ao longo do processo de vendas: os seus temas vencedores, o âmbito ou a abordagem de alto nível, a equipa proposta, o intervalo de orçamento pretendido, etc.
- Quando a sua proposta for aceite e o projeto for aprovado, transforme o Resumo da Oportunidade no Resumo do Projeto, para garantir a continuidade da informação e não ter de reinventar a roda.
Dica:
Procura dicas sobre como dar informações aos membros da equipa corretamente, para que todos estejam alinhados quanto à visão e ao âmbito do projeto ou da proposta? Junte-se hoje à nossa comunidade e participe no nosso seminário sobre como dominar a apresentação do projeto!
O que acha?
Tem uma estrutura de equipa sólida que produz resultados consistentes? Que histórias tem para partilhar sobre equipas de propostas e sobre quando as coisas correram mal, em comparação com quando correram tranquilamente? Para além das funções e responsabilidades, quais são as competências interpessoais e as dinâmicas de equipa que o levaram ao sucesso? Partilhe comigo nos comentários!
Para mais dicas sobre propostas, consulte as principais dicas de Galen Low para ganhar propostas.
